d. Các xí nghiệp, các chi nhánh văn phòng, các đội sản xuất:
2.2.2.2. Thực trạng kế toán chi phí Hợp đồng xây dựng tại Công ty cổ phần Xây dựng số
Công ty cổ phần Xây dựng số 2
* Thực trạng về cách phân loại và xác định nội dung chi phí HĐXD
Hiện nay tại Công ty cổ phần Xây dựng số 2 thờng hạch toán chi phí HĐXD theo các khoản mục chi phí, cụ thể:
- Chi phí NL, VL: Bao gồm các chi phí vật liệu chính nh sắt, thép, xi măng, cát, đá, sỏi, gạch… các vật liệu phụ, các bộ phận kết cấu công trình, chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật liệu. Hầu hết các khoản
chi phí NL, VL này Công ty đều tập hợp đầy đủ chi tiết theo từng công trình.
- Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lơng, tiền công phải trả của công nhân trực tiếp sản xuất và các khoản có tính chất tiền l- ơng của công nhân trực tiếp tham gia thi công công trình, của công nhân điều khiển máy thi công, tiền công của lao động thuê ngoài theo từng công việc.
- Chi phí sử dụng máy thi công: Bao gồm các chi phí phát sinh liên quan đến việc sử dụng máy thi công phục vụ trực tiếp cho việc thi công công trình, nh:
+ Chi phí nhân công lái máy: Bao gồm chi phí về tiền lơng bộ phận lái máy, tiền làm thêm giờ, tiền công phải trả của công nhân lái máy.
+ Chi phí nhiên liệu, vật liệu tiêu hao cho máy: Gồm các loại nhiên liệu (nh: dầu diezen, xăng, dầu mỡ phụ,…). Đây là nhiên liệu chính quan trọng đảm bảo máy vận hành tốt.
+ Chi phí dụng cụ thay thế, sửa chữa máy thi công: Các chi phí sửa chữa nhỏ cho xe, máy thi công đang sử dụng cho công trình nào thì hạch toán vào chi phí máy thi công cho công trình đó. Trờng hợp chi phí sửa chữa máy thi công phát sinh một lần với giá trị lớn nhng không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá máy thi công. Kế toán tập hợp chi phí sửa chữa, thay thế cho xe, máy thi công vào bên Nợ TK 142 hoặc 242 sau đó phân bổ dần vào bên Nợ TK 623 cho các công trình, hạng mục công trình theo thời gian sử dụng hữu ích.
+ Chi phí khấu hao máy thi công: Bao gồm chi phí khấu hao máy thi công trong quá trình thực hiện hợp đồng. Chi phí khấu hao
máy móc thiết bị cho thuê tạm thời trong thời gian sử dụng không tính vào chi phí HĐXD.
+ Chi phí mua ngoài nh: Chi phí mua ngoài phục vụ cho các máy huy động cho hợp đồng, nh: chi phí bảo dỡng, chi phí trông coi máy…
+ Chi phí khác bằng tiền nh: Chi phí liên quan đến máy thi công mà không nhóm chúng vào các khoản mục chi phí trên.
Chi phí sản xuất chung: Gồm các chi phí dùng cho quản lý và phục vụ chung cho công trờng. Chi phí sản xuất chung bao gồm:
+ Chi phí nhân viên phân xởng: Bao gồm chi phí về tiền lơng, các khoản trích theo lơng của bộ phận quản lý thi công tại công trờng, của nhân viên sử dụng máy thi công.
+ Chi phí vật liệu quản lý: Gồm các chi phí về vật liệu sử dụng chung cho mục đích quản lý tại công trờng, phục vụ sản xuất tại hiện trờng nh chi phí làm lán trại, chi phí văn phòng phẩm…
+ Chi phí dụng cụ sản xuất: Gồm những chi phí nh cốt pha, giàn giáo, máy phát điện, máy mài, máy cắt gạch… các dụng cụ khác mà không đủ điều kiện làm TSCĐ phục vụ cho công trờng.
+ Chi phí khấu hao TSCĐ: Gồm những khoản chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng ở các bộ phận không trực tiếp tham gia vào quá trình thi công nh máy vi tính, máy in,…
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: Gồm các chi phí mua ngoài phục vụ cho quá trình sản xuất nh chi phí điện, nớc, điện thoại, thuê lán, thuê vận chuyển thiết bị…
+ Chi phí khác bằng tiền: Gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất của công ty nhng không nhóm vào các khoản
mục chi phí trên nh chi phí tiếp khách, chi phí bảo hiểm, chi phí huy động và giải thể, chi phí bảo hành công trình.
- Chi phí thầu phụ: Bao gồm toàn bộ chi phí mà Công ty phải trả cho nhà thầu phụ về việc thuê ngoài thực hiện trọn gói một hạng mục nào đó của công trình trong HĐXD.
Nh vậy, tại Công ty hầu hết các chi phí phát sinh trực tiếp liên quan đến HĐXD đều đợc phản ánh vào chi phí của các HĐXD, tuy nhiên vẫn còn một số khoản chi phí về bản chất vẫn thuộc về HĐXD nhng lại không đợc ghi nhận vào chi phí của HĐXD, cụ thể nh sau:
- Chi phí lãi vay cho các khoản vay phục vụ cho việc thi công HĐXD: Hiện nay tất cả các khoản chi phí lãi vay đợc Công ty hạch toán vào chi phí tài chính (TK 635) mà không đợc tính vào chi phí của HĐXD, việc hạch toán nh vậy là không phù hợp. Theo chuẩn mực kế toán về chi phí lãi vay thì các khoản chi phí lãi vay đủ điều kiện đợc vốn hóa phải phản ánh vào chi phí của HĐXD.
- Đối với các khoản thu đợc từ việc bán nguyên vật liệu thừa, thu thanh lý máy móc thiết bị thi công khi công trình xây dựng hoàn thành bàn giao, Công ty coi đó là một khoản thu nhập khác và đợc phản ánh vào TK 711 mà không ghi giảm chi phí cho HĐXD.
- Đối với các khoản tiền phạt bị trừ vào doanh thu do sự chậm tiến độ hay vi phạm vào các điều khoản khác trong hợp đồng hiện nay công ty hạch toán các khoản này vào chi phí khác (TK 811) mà không ghi giảm doanh thu. Mặc dù khoản chi phí này rất ít khi xảy ra, tuy nhiên việc hạch toán nh vậy là không đúng theo quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 15, theo quy định thì các khoản nh vậy đợc ghi giảm doanh thu của HĐXD.
- Các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc bảo hành công trình thờng đợc Công ty hạch toán ghi giảm doanh thu của kỳ tiếp theo vì thông thờng các khoản chi phí này phát sinh khi công trình đã hoàn thành, công ty đã kết chuyển chi phí, doanh thu và xác định kết quả lỗ lãi của công trình mà công ty lại không trích trớc chi phí bảo hành. Việc hạch toán nh vậy cũng cha phù hợp vì bản chất chi phí bảo hành là một khoản chi phí của HĐXD phát sinh sẽ làm tăng chi phí của HĐXD từ đó làm giảm lợi nhuận thu đợc từ HĐXD chứ không phải là một khoản làm giảm doanh thu.
- Hiện nay Công ty cha phát sinh những khoản chi phí khác có thể thu lại từ khách hàng nh: Chi phí giải phóng mặt bằng, chi phí triển khai mà khách hàng phải trả lại cho nhà thầu, do hầu hết các hợp đồng của công ty sau khi đợc ký kết đều đợc chủ đầu t giao mặt bằng thi công.
- Đối với những chi phí phát sinh trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng đợc Công ty hạch toán ngay vào chi phí sản xuất trong kỳ phát sinh chi phí mà không ghi nhận vào chi phí của HĐXD.
* Thực trạng phơng pháp tập hợp chi phí tại Công ty cổ phần Xây dựng số 2
+ Xác định đối tợng tập hợp chi phí: Đối tợng tập hợp chi phí HĐXD của Công ty là từng công trình hoặc hạng mục công trình phù hợp với HĐXD đã ký kết. Khi bắt đầu phát sinh chi phí của HĐXD kế toán tiến hành mở sổ chi tiết theo dõi và tập hợp chi phí phát sinh theo từng khoản mục đã trình bày trên của từng hợp đồng cụ thể.
Khi HĐXD đợc ký kết, căn cứ vào năng lực thi công của từng đội, Công ty sẽ tiến hành giao cho từng đội thi công thực hiện. Mỗi một đội thi công đều có một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ tập hợp chứng từ về những chi phí phát sinh liên quan đến từng công trình, hạng mục công trình. Căn cứ vào các chứng từ phát sinh do kế toán đội chuyển lên, kế toán sẽ phản ánh vào các sổ kế toán chi tiết của từng HĐXD.
- Đối với những chi phí phát sinh liên quan đến nhiều HĐXD công ty sẽ tập hợp trên đối tợng tập hợp chi phí riêng tơng ứng theo từng khoản mục chi phí gọi là chi phí chung, cuối kỳ sẽ tiến hành phân bổ chi phí phát sinh chung cho từng công trình, hạng mục công trình của HĐXD theo tiền lơng của công nhân trực tiếp sản xuất.
Cuối kỳ trên cơ sở các chi phí đã tập hợp đợc trên các sổ chi tiết tài khoản kế toán sẽ tiến hành kết chuyển sang TK 154 để tập hợp chi phí cho toàn bộ công trình, và cũng làm cơ sở để xác định chi phí liên quan đến khối lợng công trình, hạng mục công trình hoàn thành trong kỳ. Sổ kế toán để tập hợp chi phí cho TK 154 cũng đợc mở chi tiết cho từng công trình cụ thể.
- Đối với các khoản chi phí trả cho nhà thầu phụ: Công ty chủ yếu đi thuê ngoài, (trờng hợp này coi nh Công ty làm chủ đầu t), Công ty cũng tiến hành nghiệm thu khối lợng công việc nhà thầu phụ thực hiện, căn cứ vào biên bản nghiệm thu, bên nhận thầu lập phiếu giá, căn cứ vào phiếu giá và hóa đơn GTGT Công ty hạch toán thẳng vào sổ chi tiết TK 154 của công trình, hạng mục công trình đó.
- ở Công ty có giao khoán nội bộ cho các tổ đội thi công nhng không tiến hành khoán gọn mà chỉ giao khoán nội bộ cho đội tiền lơng và chi phí vật liệu phụ thông qua việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng.
Việc tổ chức hạch toán nh vậy là tơng đối phù hợp với đặc điểm, điều kiện và yêu cầu quản lý tại Công ty hiện nay. Tuy nhiên việc Công ty không tiến hành khoán gọn mà chỉ tạm ứng cho phụ trách đội một số tiền để thanh toán một số khoản chi phí phát sinh trong đội trong quá trình thi công sẽ gây khó khăn cho Công ty trong việc quản lý và giám sát chi phí, mặt khác phòng kế toán của công ty chỉ quản lý chi phí phát sinh trên chứng từ do kế toán đội tập hợp và chuyển lên, và chứng từ thanh toán tạm ứng chi phí giao khoán nội bộ của phụ trách đội. Với cách quản lý hóa đơn, chứng từ nh hiện nay của Công ty sẽ khó có thể kiểm soát đợc chi phí thực tế phát sinh của HĐXD.
+ Phơng pháp kế toán chi phí HĐXD theo các khoản mục chi phí
- Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Trờng hợp xuất kho nguyên liệu vật liệu: Thông thờng đối với các loại vật liệu chủ yếu theo phân cấp quản lý của công ty, việc mua vật t do phòng vật t các xí nghiệp mua dự trữ. Khi có nhu cầu sử dụng, các đội thi công lập phiếu đề nghị cấp vật t, phiếu này đợc giám đốc xí nghiệp phê duyệt làm cơ sở lĩnh vật t tại kho. Thủ kho lập phiếu xuất kho vật t. Định kì các chứng từ xuất kho vật t đợc chuyển về phòng kế toán làm căn cứ tính giá và ghi sổ kế toán. Ví dụ, trong quý IV năm 2008, căn cứ Giấy đề nghị lĩnh vật t và các Phiếu xuất kho vật t cho đội thi công công trình "Ngân hàng ngoại thơng tỉnh Hải Dơng" kế toán lập bảng tổng hợp vật t xuất kho sử dụng cho công trình và ghi sổ chi tiết và các sổ tổng hợp theo định khoản:
Nợ TK 621 474.098.480 Có TK 152 474.098.480
Trờng hợp NL, VL do các đội tự mua ngoài: Đối với các công tr- ờng ở xa và toàn bộ các chi phí về NL, VL phụ, công ty tạm ứng tiền và khoán cho các đội thi công tự mua (trên cơ sở các định mức tiêu hao đối với từng loại NL,VL cho từng hạng mục công trình). Sau đó các đội tập hợp các chứng từ mua hàng nh hóa đơn mua hàng, biên bản giao nhận hàng hóa và đợc lập vào 01 bảng kê chứng từ và gửi về phòng kế toán công ty vào cuối mỗi tháng để thực hiện việc hoàn tạm ứng và hạch toán chi phí và kê khai thuế GTGT. (TK1413 - Phải thu tạm ứng các đội thi công). Ví dụ: Quý IV năm 2008, kế toán đội thi công thực hiện tạm ứng tiền mua vật t thi công công trình " Ngân hàng ngoại th- ơng tỉnh Hải Dơng" số tiền theo phiếu chi 0025 - XN1: 550.000.000 đ. Khi tạm ứng cho đội kế toán ghi:
Nợ TK 141 (1413) 550.000.000 đ Có TK 111 (1111) 550.000.000đ
Cuối tháng căn cứ bảng kê chứng từ của đội gửi về quyết toán chi phí NVL mua ngoài sử dụng ngay cho công trình, kế toán lập bảng kê chi phí NVL mua ngoài chi bằng tiền tạm ứng, kế toán ghi:
Nợ TK 621 635.000.000đ Nợ TK 133 31.750.000đ
Có TK 141 (1413) 550.000.000đ
Có TK 331 (Chi tiết theo đối tợng) 116.775.000đ
Cuối quý, căn cứ bảng tổng hợp chi phí NVL từng công trình và tổng hợp các công trình toàn doanh nghiệp, kế toán thực hiện kết chuyển Chi phí NVLTT trên các sổ chi tiết và tổng hợp về chi phí NVL trực tiếp.
Chi tiết xem Phụ lục số 3 sổ tổng hợp tài khoản 621 - Công trình xây dựng Trụ sở chi nhánh Ngân hàng NT Hải Dơng.
- Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Quy trình tập hợp chi phí nhân công trực tiếp đợc thực hiện tại các đội thi công và tại phòng kế toán công ty nh sau:
Căn cứ vào kế hoạch thi công hàng tháng và ớc tính khối lơng thực hiện, đội thi công thực hiện tạm ứng tiền lơng của ngời lao động. Quy trình kế toán tạm ứng tiền lơng đợc thực hiện tơng tự nh tạm ứng chi phí mua nguyên vật liệu của các đội đã trình bày ở trên.
Tại các đội thi công, việc tính lơng đợc thực hiện theo phơng thức tiền lơng thời gian hoặc lơng sản phẩm đối với từng loại lao động. Căn cứ vào các chứng từ nhân công nh: Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành, Bảng theo dõi công nhật, Bảng thanh toán tiền lơng, tiền công để lập bảng tổng hợp tiền lơng cho công trình hàng tháng. Định kì hàng quý, kế toán đội gửi toàn bộ chứng từ thanh toán lơng nêu trên để thực hiện quyết toán tạm ứng lơng.
Tại phòng kế toán công ty, căn cứ vào bảng tổng hợp quyết toán lơng quý của từng công trình để lập bảng tổng hợp lơng toàn công ty. Căn cứ vào bảng quyết toán lơng từng công trình để ghi các sổ chi tiết; đồng thời căn cứ bảng tổng hợp lơng toàn doanh nghiệp để ghi các sổ tổng hợp (Nhật kí chung và Sổ Cái tài khoản 622, 334). Ví dụ, theo bảng quyết toán lơng Quý IV năm 2008 của đội thi công công trình Ngân hàng ngoại thơng Hải Dơng, kế toán công ty ghi:
Nợ TK 622 (Chi tiết công trình NHNT HD) 732.165.600 Có TK 334 732.165.600
Đồng thời ghi nhận số tạm ứng tiền lơng đội đã quyết toán trong quý:
Có TK 141 (Chi tiết đội thi công công trình) 732.165.600
Cuối quý, căn cứ Bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp từng công trình và tổng hợp các công trình toàn doanh nghiệp, kế toán thực hiện kết chuyển Chi phí nhân công trên các sổ chi tiết và tổng hợp về chi phí nhân công trực tiếp.
Chi tiết xem Phụ lục số 4 Sổ tổng hợp tài khoản 622 - Công trình xây dựng Trụ sở chi nhánh Ngân hàng NT Hải Dơng.
- Kế toán Chi phí sử dụng máy thi công
Là những khoản chi phí liên quan đến việc sử dụng máy thi công phục vụ trực tiếp cho việc thi công công trình nh: Chi phí nhiên liệu cho máy hoạt động, chi phí khấu hao máy móc thiết bị, chi phí bảo dỡng, sửa chữa máy thi công...
Đối với chi phí khấu hao máy thi công: Theo khảo sát tài liệu năm 2008, Đơn vị áp dụng phơng pháp khấu hao tuyến tính, thời gian trích khấu hao tuân thủ theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trởng Bộ Tài chính. Chi phí khấu hao đợc theo dõi và hạch toán riêng cho từng đối tợng sử dụng (từng công trình, hạng