CHO LAO ĐỘNG QUẢN LÝ Ở VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY.
Việc xây dựng các bản tiêu chuẩn, nhiệm vụ cho người lao động là một phần của phân tích công việc. Hiện nay công tác phân tích công việc ở văn phòng Tổng công ty vẫn chưa được thực hiện tốt, vì thế Tổng công ty cần tiến hành hoàn thiện quá trình phân tích công việc, xây dựng nó một cách cụ thể, rõ ràng và khoa học. Phân tích công việc là cơ sở để người lao động hoàn thành tốt công việc, vì nhờ nó mà người lao động hiểu rõ các nhiệm vụ, nghĩa vụ, trách nhiệm của mình trong công việc.
1.1. Xây dựng các bản mô tả công việc.
Một trong các nội dung của phân tích công việc là phải xây dựng các bản mô tả công việc. Nhờ có các bản mô tả công việc mà người lao động biết rõ được nhiệm vụ, trách nhiệm,..cụ thể của mình. Tổng công ty cần xây dựng các bản mô tả công việc cho từng vị trí lao động cụ thể và quản lý việc thực hiện nó một cách chặt chẽ.
Bản mô tả công việc thường gồm các 3 phần sau:
+ Xác định công việc: gồm: tên công việc (chức danh công việc), mã số của công việc, tên địa điểm hay bộ phận thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp,...phần này còn có thể bao gồm một vài ý tóm tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc.
+ Tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc về công việc: là phần viết một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc về
công việc. Trong phần này các câu mô tả phải chính xác người lao động phải làm gì, thực hiện nhiệm vụ và chịu trách nhiệm như thế nào,..
+ Các điều kiện làm việc: gồm các điều kiện về môi trường vật chất, thời gian làm việc, điều kiện vệ sinh an toàn lao động,..
Ta có thể xây dựng một bản mô tả công việc cho một chuyên viên phòng Tổ chức lao động như sau:
Chức danh Chuyên viên phòng Tổ chức lao động
Báo cáo với Trưởng phòng Tổ chức lao động
Các nhiệm vụ
- Nghiên cứu các văn bản pháp quy liên quan đến chế độ chính sách của người lao động và làm các thủ tục liên quan đến chế độ chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với cán bộ của khối văn phòng Tổng công ty tại khu vực phía Bắc.
- Tham gia dự thảo kế hoạch định mức lao động và đơn giá tiền lương hàng năm của Tổng công ty. Thẩm định các phương án sắp xếp lao động của Tổng công ty và các đơn vị. - Tổng hợp các báo cáo, thống kê định kỳ về lao động, thu nhập của Tổng công ty và các báo cáo thống kê khác có liên quan đến nhiệm vụ được giao.
- Dự thảo các quyết định nâng, hạ bậc lương cho người lao động.
- Tính tiền lương, lập sổ lương hàng tháng và tính thu nhập năm của cán bộ văn phòng Tổng công ty.
Điều kiện làm việc
- Được trang bị đầy đủ các điều kiện vật chất như: máy tính, máy in, máy fax, bàn ghế,...
- Làm việc theo giờ hành chính 8 tiếng.
Không chỉ xây dựng hệ thống các bản mô tả công việc, Tổng công ty cần phải quản lý việc thực hiện các bản này một cách chặt chẽ và có hiệu quả.
1.2. Xây dựng các bản mô tả công việc.
Ngoài bản mô tả công việc, văn phòng Tổng công ty còn cần phải xây dựng các bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Các bản tiêu chuẩn thực hiện công việc có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tạo động lực cho người lao động, vì nó là cơ sở để người lao động thực hiện công việc, nó còn là căn cứ tổ chức đánh giá thực hiện công việc để trả lương cho người lao động.
Dưới đây là ví dụ về một bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của một nhân viên kế toán tổng hợp như sau:
TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA MỘT NHÂN VIÊN KẾ TOÁN TỔNG HỢP TOÁN TỔNG HỢP
1. Lập các báo cáo kế toán hàng tháng, quý năm chính xác và đúng thời hạn quy định.
2. Lập chính xác và đúng thời gian các bản báo cáo tài chính, các bản thu chi ngân quỹ, các khoản nộp ngân sách và các khoản phải nộp khác.
3. Quản lý, kiểm tra sổ sách trong mọi lĩnh vực kế toán: giấy báo thu, nợ phải trả, tài sản cố định, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,.. chính xác, rõ ràng.
4. Thực hiện báo cáo đầy đủ cho kế toán trưởng, hỗ trợ kế toán trưởng thực hiện một số công việc khác đạt kết quả tốt.
5. Hoàn thành tốt các công việc khác được cấp trên giao phó.
Thực hiện và quản lý tốt việc xây dựng và thực hiện các bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ là cơ sở cho hoạt động đánh giá thực hiện công việc.
1.3. Đánh giá thực hiện công việc
Đây cũng là một hoạt động hết sức quan trọng, không thể thiếu trong công tác tạo động lực làm việc cho người lao động. Như đã phân tích, hoạt động đánh giá thực hiện công việc ở văn phòng Tổng công ty chưa đạt được hiệu quả cao. Vì thế Tổng công ty cần hoàn thiện hơn nữa công tác đánh giá thực hiện công việc. Một nguyên nhân quan trọng dẫn đến công tác đánh giá thực hiện công việc của văn phòng Tổng công ty chưa được tốt là do chưa xây dựng được hệ thống các bản mô tả công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc
cho từng lao động. Khi hệ thống này được xây dựng, việc đánh giá thực hiện công việc của người lao động sẽ chính xác và hiệu quả hơn.
Tại văn phòng Tổng công ty, cần xây dựng một hệ thống đánh giá thực hiện công việc khoa học, hợp lý và thực hiện một cách chính xác. Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc thường gồm 3 yếu tố cơ bản sau:
+ Các tiêu chuẩn thực hiện công việc.
+ Đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức đã xây dựng trong tiêu chuẩn.
+ Thông tin phản hồi với người lao động và với phòng Tổ chức lao động. Để đánh giá thực hiện công việc một cách chính xác thì đầu tiên cần phải xác định phương pháp đánh giá phù hợp. Văn phòng Tổng công ty có thể lựa chọn một phương pháp đơn giản dễ thực hiện như phương pháp thang đo đánh giá đồ họa.
Tại Văn phòng Tổng công ty đã xây dựng được các mẫu phiếu đánh giá thực hiện công việc một cách rõ ràng và khoa học ( như đã đề cập ở phần 2 và ở phụ lục). Tuy nhiên công ty có thể xây dựng thêm một số mẫu phiếu đánh giá thực hiện công việc khác. Dưới đây là ví dụ một mẫu phiếu đánh giá thực hiện công việc ta có thể xây dựng cho văn phòng Tổng công ty như sau:
PHIẾU ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Họ tên:……… Đơn vị: Phòng………
Nội dung đánh giá Xếp loại
A B C D