II. Mụ hỡnh Văn hoỏ Doanh nghiệp Cụng ty đang xõy dựng
2. Hệ thống cỏc chuẩn mực trong hoạt động của Tam Kim:
Cơ cấu tổ chức hoạt động của Tam Kim được thể hiện qua sơ đồ sau: Đại hội đồng cổ đụng Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Chủ tịch: Trần Thanh Hải Phòng trợ lý Phòng nhập khẩu Phòng Xuất khẩu Phòng
Nghiên cứu & phát triển
Phòng
Marketing – Quảng cáo
Công ty CP TB điện tam kim Công ty TBNB bách hợp chi nhánh hà nôi
Công ty cp tam kim cn hà nội Công ty cp tam kim
Chi nhánh
TP Hồ Chí Minh
Chi nhánh
Cụ thể cỏc thành phần với chức năng, nhiệm vụ như sau:
a. Đại Hội đồng Cổ đụng:
Là cơ quan cú quyền biểu quyết, cơ quan quyết định cao nhất của Tam Kim, quyết định những vấn đề được Luật phỏp và điều lệ cụng ty quy định. Đại Hội Đồng Cổ Đụng cú trỏch nhiệm đưa ra những chớnh sỏch dài hạn về việc phỏt triển của cụng ty, quyết định về cơ cấu vốn, bầu ra bộ mỏy quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của cụng ty. Ngoài ra, Đại Hội Đồng Cổ Đụng cũn cú thể ủy thỏc một số quyền hạn của mỡnh cho Hội Đồng Quản Trị vào từng thời điểm.
Đại Hội Đồng Cổ đụng bao gồm tất cả cỏc cổ đụng cú quyền biểu quyếttheo điều lệ Cụng ty.
b. Hội đồng Quản trị:
Là cơ quan quản lý cao nhất của Tam Kim, Chịu trỏch nhiệm trước Đại Hội Đồng Cổ Đụng, cú toàn quyền nhõn danh cụng ty để quyết định mọi vấn đề liờn quan đến hoạt động của Cụng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại Hội đồng Cổ đụng. Hội đồng Quản trị cú trỏch nhiệm giỏm sỏt hoạt động của ban điều hành. Quyền và nghĩa vụ của Hội đũng Quản trị do Luật phỏp và Điều lệ cụng ty, cỏc quy chế nội bộ của Cụng ty và nghị quyết Đại hội đồng Cổ đụng quy định.
Hội đồng quản trị bao gồm cỏc thành viờn do Đại hội đồng Cổ đụng bổ nhiệm, theo quy định của điều lệ cụng ty.
c. Ban Kiểm soỏt:
Là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đụng, cú thẩm quyền thay mặt đại hội đồng Cổ đụng giỏm sỏt tất cả cỏc hoạt động và cụng việc kinh doanh của cụng ty, kiểm tra tớnh hợp lý, hợp phỏp trong điều hành hoạt động kinh doanh, bỏo cỏo tài chớnh của cụng ty. Ban Kiểm soỏt hoạt động độc lập với Hội đồng Quản trị và Ban Điều hành nhằm đảm bảo quyền lợi cho cỏc Cổ đụng.
Ban Kiểm soỏt bao gồm cỏc thành viờn do Đại Hội đồng Cổ đụng bổ nhiệm.
d. Ban Điều hành:
Là cơ quan quản lý, hoạt động dưới sự lónh đạo của Hội Đồng Quản trị và chịu trỏch nhiệm trước Hội Đồng quản trị.
Ban Điều hành bao gồm cỏc thành viờn: Giỏm đốc, (cỏc Phú Giỏm đốc và Kế toỏn trưởng, cỏc trưởng bộ phận và cỏc vị trớ quản lý khỏc mà Hội Đồng Quản trị xỏc định là những vị trớ quản lý trong cụng ty.
-Giỏm đốc: Là đại diện về mặt phỏp lý của Cụng ty đối với cỏc võn sđề cú liờn quan đến hoạt động và quản lý của cụng ty, bao gồm (nhưng khụng giới hạn) ở việc đại diện cụng ty trước Tũa ỏn và cỏc Cơ quan Quản lý Nhà nước cũng như thay mặt cụng ty thực hiện bất kỳ và tất cả cỏc hợp đồng với bờn thứ ba. Nghĩa vụ của Giỏm đốc bao gồm việc thực thi cỏc ngị quyết của Đại Hội đồng Cổ Đụng và cỏc quyết định của Hội đồng Quản trị, tổ chức và điều hành cỏc hoạt động hằng ngày của Cụng ty phự hợp với cỏc cơ cấu và thụng lệ quản lý hiện đại. Tất cả những nghĩa vụ này phải được thực hiện một cỏch trung thực và vỡ lợi ớch của Cụng ty.
-Cỏc Phú Giỏm đốc: Sẽ bỏo cỏo cho Giỏm đốc, phối hợp và hỗ trợ Giỏm đốc.
-Kế toỏn trưởng: Làm việc theo sự chỉ đạo của Giỏm đốc, chịu trỏch nhiệm về quản lý tài chớnh của Cụng ty. Kế toỏn trưởng phải bỏo cỏo cho Giỏm đốc và Hội đồng Quản trị, và trong trường hợp cú mõu thuẫn giữa cỏc chỉ thị của Hội đồng Quản trị và Giỏm đốc, chỉ đạo của Hội đồng Quản trị sẽ được thực hiện. Kế toỏn trưởng phải cung cấp thụng tin đỳng luậtvà đầy đủ cho Ban Kiểm soỏt khi được yờu cầu, theo quy định củ điều lệ Cụng ty.
-Cỏc trưởng Bộ phận và cỏc vị trớ quản lý khỏc trực thuộc cỏc Cụng ty, chi nhỏnh thành viờn: Làm việc dưới sự chỉ đạo của Giỏm đốc, chịu trỏch nhiệm về hoạt động của Bộ phận, lĩnh vực mỡnh quản lý.
e. Cỏc cụng ty, chi nhỏnh thành viờn:
- Cụng ty CP Tam Kim: Sản xuất cỏc sản phẩm điện, nước, cơ khớ.
- Cụng ty CP thiết bị điện Tam Kim: Phõn phối cỏc sản phẩm thiết bị điện.
- Chi nhỏnh Cụng ty CP Tam Kim tại Hà Nội: Phõn phối cỏc sản phẩm thiết bị nước.
- Chi nhỏnh Cụng ty tại Đà Nẵng: Phõn phối cỏc sản phẩm thiết bị điện, nước tại khu vực miền Trung ( Từ Hà Tĩnh đến Quảng Ngói).
- Chi nhỏnh Cụng ty Tam Kim tại TP. Hồ Chớ Minh: Phõn phối cỏc sản phẩm thiết bị điện nước tại khu vực miền Nam (Từ Quy Nhơn- Bỡnh Định trở vào trong).
- Chi nhỏnh Cụng ty TNHH thiết bị nhà bếp Bỏch Hợp tại Hà Nội: Phõn phối cỏc sản phẩm thiết bị nhà bếp mang nhón hiệu Malloca tại khu vực miền Bắc.
f. Cỏc bộ phận chức năng trực thuộc Hội đồng Quản trị:
-Phũng trợ lý: Do chủ tịch Hội đồng quản trị bổ nhiệm, thực hiện cỏc nghiệp vụ trợ lý cho hoạt động của Chủ tich HĐQT, được quản lý bởi và chịu trỏch nhiệm trước Chủ tịch HĐQT.
- Phũng Nghiờn cứu và Phỏt triển: Thực hiện nhiệm vụ nghiờn cứu và phỏt triển cỏc sản phẩm hàng húa của Tam Kim. Do Chủ tịch HĐQT bổ nhiệm, hoạt động dưới sự chỉ đạo và chịu trỏch nhiệm trước chủ tịch HĐQT.
- Phũng Marketing- Quảng Cỏo: Thực hiện cỏc hoạt động Marketing- quảng cỏo cho cỏc sản phẩm hàng húa của Tam Kim. Do chủ tich HĐQT bổ nhiệm, hoạt động dưới sự chỉ đạo và chịu trỏch nhiệm trước Chủ tịch HĐQT.
- Phũng nhập khẩu: Thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu hàng húa cần thiết cho việc sản xuất, kinh doanh của Tam Kim. Do Chủ tịch HĐQT bổ nhiệm, hoạt động dưới sự chỉ đạo và chịu trỏch nhiệm trước Chủ tịch HĐQT.
2.2. Cỏc quy trỡnh chuẩn mực trong thực hiện cụng việc của cỏc bộ phận:
Mỗi phũng ban, bộ phận phải tự thiết lập cỏc quy trỡnh thực hiện cụng việc thành cỏc chuẩn mực để đảm bảo chất lượng đề ra, theo một hệ thống quản lý chất lượng cho toàn hệ thống Tam Kim (ISO hoặc hệ thống quản lý tương tự)
2.3. Chuẩn mực về chế độ họp hành:
a. Họp định kỳ:
- Họp kế hoạch hoạt động năm: + Đối tượng: Tất cả cỏc cấp. +Thời gian: Đầu năm.
+ Nội dung: Đề ra kế hoạch hoạt động của năm. -Họp tổng kết hoạt động sỏu thỏng:
+ Đối tượng: Tất cả cỏc cấp.
+ Thời gian: Đầu thỏng 7 hàng năm.
+ Nội dung: Tổng kết hoạt động 6 thỏng đầu năm, đề ra phương hướng hoàn thành kế hoạch trong 6 thỏng cuối năm.
-Họp tổng kết hoạt động năm: + Đối tượng: Tất cả cỏc cấp. + Thời gian: Cuối năm.
+ Nội dung: Tổng kết hoạt động của năm. -Họp xột chế độ lương;
+ Đối tượng: Cấp lónh đạo, Ban Điều hành.
+ Thời gian: Trong thỏng 4 và thỏng 10 hằng năm. + Nội dung: Xột duyệt chế độ lương CBCNV. -Họp định kỳ mỗi thỏng:
+ Đối tượng: Cấp lónh đạo, Hội đồng Quản trị, Cấp liờn bộ phận. + Thời gian: Đầu thỏng.
+ Nội dung: Tổng kết hoạt động thỏng, đề ra kế hoạch thỏng tới và phương hướng giải quyết.
-Họp định kỳ mỗi tuần:
+ Đối tượng: Cỏc phũng, ban, bộ phận. + Thời gian: Đầu tuần.
+ Nội dung: Tổng kết hoạt động tuần, đề ra kế hoạch tuần tới và phương hướng giải quyết.
b. Họp bất thường:
Tựy tỡnh hỡnh, nội dung cụ thể cần thiết phỏt sinh cú thể tổ chức cỏc cuộc họp khỏc nhau, như: họp thống nhất dự ỏn, họp chuẩn bị tổ chức sự kiện…
2.4. Chuẩn mực về chế độ bỏo cỏo:
a. Bỏo cỏo định kỳ:
-Bỏo cỏo tuần:
+ Đối tượng: Cấp phũng, ban, bộ phận (Nhõn viờn bỏo cỏo Trưởng phũng, trưởng bộ phận).
+ Thời gian: Tựy theo điều kiện hoạt động của phũng ban, bộ phận đú (đầu hoặc cuối tuần).
+ Nội dung: Bỏo cỏo việc thực hiện cụng việc tuần trước và kế hoạch cụng việc tuần tới, với mục tiờu, tiến độ rừ ràng.
-Bỏo cỏo thỏng:
+ Đối tượng: Cấp cụng ty ( cỏc Trưởng phũng bỏo cỏo Giỏm đốc, cỏc Trưởng bộ phận chức năng bỏo cỏo chủ tịch HĐQT).
+ Thời gian: Đầu thỏng.
+ Nội dung: Bỏo cỏo tỡnh hỡnh hoạt động thỏng trước và kế hoạch hoạt động thỏng tới của phũng ban, bộ phận phụ trỏch.
+ Đối tượng: Cấp Cụng ty (Cỏc Trưởng phũng bỏo cỏo giỏm đốc, cỏc Trưởng bộ phận chức năng bỏo cỏo chủ tịch HĐQT, Ban Diều hành bỏo cỏo HĐQT)
+ Thời gian: Đầu thỏng 7/ đầu năm.
+ Nội dung: Bỏo cỏo tỡnh hỡnh hoạt động 6 thỏng đầu năm/ năm trước và kế hoạch hoạt động 6 thỏng cuối năm/ năm sau của phũng ban/ bộ phận/ lĩnh vực phụ trỏch quản lý.
b. Bỏo cỏo bất thường:
Đối tượng, thời gian và nội dung tựy thuộc vào tỡnh huống cụ thể bất thường, cần thiết phải bỏo cỏo.
c. Bỏo cỏo trỡnh bày và bảo vệ Đề ỏn, Dự ỏn:
+ Đối tượng: Người chịu trỏch nhiệm xõy dựng Đề ỏn, Dự ỏn cấy Cụng ty (cú tầm ảnh hưởng đến hoạt động của Cụng ty).
+ Thời gian: Tựy tỡnh hỡnh cụ thể, cú sự thống nhất với Ban Lónh đạo và những người cú liờn quan đến Đề ỏn, Dự ỏn đú.
+ Nội dung: Trỡnh bày, bảo vệ Đề ỏn, Dự ỏn.
2.5. Chuẩn mực trong hoạt động đối nội- đối ngoại:
Chuẩn mực chung theo phương chõm Hoạt động của Cụng ty và theo nguyờn tắc 8 chữ vàng cho:
-Hoạt động đối nội: Đoàn kết, chia sẻ, tương trợ, cộng đồng.
-Hoạt động đối ngoại: Nhiệt tỡnh, thõn thiện, chuyờn nghiệp, linh hoạt.
2.6. Chuẩn mực hoàn thiện hoạt động tuyển dụng:
-Việc tiến hành hoạt động tuyển dụng được quy định, hướng dẫn cụ thể theo Quy trỡnh hoạt động tuyển dụng.
-Thu hỳt tuyển dụng từ hai nguồn: Bờn trong và bờn ngoài Cụng ty. Tuyển dụng bờn ngoài khi phải tỡm kiếm lựa chọn những con người thớch hợp với cụng việc Tam Kim cần mà đội ngũ nhõn sự nội tại khụng thể cung cấp và đỏp ứng được.
-Nhõn sự mới, sau khi được lựa chọn và đó hoàn thành thủ tục gia nhập tổ chức Tam Kim, nhất thiết phỉa qua thời gian thử việc với cỏc nội dung được tiến hành như sau:
+ Đào tạo Văn húa Tam Kim, tỡm hiểu về cụng ty, nội quy, quy chế, thủ tục hành chớnh, chuyờn mụn nghiệp vụ.
+ Giao nhiệm vụ : Rừ ràng, cụ thể, phự hợp về tớnh chất, quy mụ, yờu cầu thực hiện, để sau thời gian thử việc cú thể đỏnh giỏ được.
+ Hướng dẫn: Tạo sự hỗ trợ nhất định, chỳ ý khụng hướng dẫn sõu làm mất tớnh thử thỏch của nhiệm vụ và giảm sự sỏng tạo trong thực hiện cụng việc của nhõn sự.
+ Giỏm sỏt: Theo dừi quỏ trỡnh làm việc của nhõn sự đủ để cú thể đỏnh giỏ chớnh xỏc.
+ Đỏnh giỏ: Toàn diện từ hai phớa, với hai bản đỏnh giỏ độc lập và trao đổi thụng tin trực tiếp của người quản lý nhõn sự và nhõn sự đú.
2.7. Chuẩn mực về cỏc nghi lễ truyền thống trong năm:
Thống nhất về nghi lễ và thời gian tổ chức trong toàn hệ thống cho cỏc sự kiện:
- Tết Dương Lịch.
- Tất niờn: Trước Tết Âm lịch 05 ngày (khoảng 26 hoặc 27/12 Âm lịch).
- Lễ Xuõn.
- Gặp mặt đầu Xuõn.
- Ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3.
- Ngày chiến thắng 30/4 và Quốc tế lao động 1/5.
- Ngày Quốc tế Thiếu nhi 1/6.
- Ngày Thương binh Liệt sĩ 27/7: Cú hoạt động quan tõm đến cỏc gia đỡnh CBCNV Cụng ty cú người thõn trong gia đỡnh là thương binh liệt sỹ.
- Nghỉ mỏt thỏng 7.
- Ngày Quốc khỏnh 2/9.
- Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10.
- Ngày thành lập Cụng ty 22/12.
- Ngày Giỏng sinh (Noel) 2/12.
+ Đối tượng ỏp dụng: Cụng ty, chi nhỏnh Cụng ty.
+ Thời gian: Khoảng một tiếng đầu giờ sỏng thứ 2 tuần đầu tiờn của thỏng. + Nội dung: Giới thiệu nhõn viờn mới, tổ chức sinh nhật chung và cỏc hoạt động khỏc nếu cú.
- Ngày Lập nghiệp Chủ tịch Tam Kim 5/6.
- Ngày thành lập Cụng ty Sao Phương Đụng 30/12.
- Sinh nhật cỏc Bộ phận KD- gắn với cỏc thương hiệu sản phẩm của Tam Kim:
+ Roman điện: thỏng 10. + Sunmax điện: thỏng 8. + Sunmax nước: Ngày 5/4. + Kohan điện: Thỏng 9. + Kohan nước:
+ Monza điện:
2.8. Chuẩn mực về hoạt động của Cụng ty đối với cỏc sự kiện quan trọng trong đời sống cỏ nhõn CBCNV Tam Kim:
Đú là cỏc hoạt động thăm hỏi, ngoài cơ sở dựa trờn thiện chớ, tỡnh cảm mọi người núi chung cũn được quy định thành chuẩn mực sau:
a.Cỏc sự kiện Hiếu- Hỷ:
-Đối tượng:
+Sự kiện Hỷ của nhõn sự cụng ty.
+ Sự kiện Hiếu của nhõn sự và người thõn (cha mẹ, vợ chồng, con cỏi). -Ban thăm hỏi: Bắt buộc cú sự tham gia trực tiếp từ ba cấp: Cấp trưởng phũng, Đại diện Ban lónh Đạo và Đại diện Cụng đoàn Cụng ty.
b. Cỏc sự kiện ốm đau, sinh đẻ:
-Đối tượng:
+ Nhõn sự cú người thõn (cha mẹ, vợ chồng, con cỏi) ốm nặng. + Nhõn sự cú con cỏi mới được sinh.
-Ban thăm hỏi: Bắt buộc cú sự tham gia trực tiếp từ hai cấp: Cấp trưởng phũng hoặc người Quản lý trờn một cấp và Đại diện Cụng Đoàn Cụng ty.
c. Cỏc sự kiện Lễ, Tết:
-Đối tượng: Tất cả CBCNV trong Cụng ty.
-Thăm hỏi: Dựa trờn thiện chớ, tỡnh cảm trờn cơ sở quan tõm, chia sẻ tinh thần với văn húa khụng quà biếu (cỏc mún quà chỉ mang tớnh tinh thần, khụng mang tớnh vật chất).
d. Cỏc đối tượng và sự kiện khỏc : Khụng quy định.
2.9. Việc tuõn thủ nội quy, quy chế, Phỏp luật và cỏc thỏa thuận khỏc:
Nghiờm chỉnh tuõn thủ cỏc nội quy, quy chế, Phỏp luật và cỏc thỏa thuận khỏc liờn quan đến cỏc chuẩn mực hoạt động của Cụng ty.