V. Đánh giá tình hình kiểm soát tồn kho tại công ty Foodinco 1 Tình hình chung
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KIỂM SOÁT TỒN KHO ĐỐI VỚI SẢN PHẨM DỄ HỎNG TẠI CÔNG TY FOODINCO
4. Các cơ sở kiểm soát hàng tồn kho 1 Quy trình nhập-xuất kho
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KIỂM SOÁT TỒN KHO ĐỐI VỚI SẢN PHẨM DỄ HỎNG TẠI CÔNG TY FOODINCO
KHO ĐỐI VỚI SẢN PHẨM DỄ HỎNG TẠI CÔNG TY FOODINCO
Trong ba năm tiếp theo công ty dự định sẽ đầu tư nhiều hơn nữa vào hàng hóa tồn kho để phục vụ tốt hơn cho hoạt đông sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng của công ty.
Kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty trong ba năm tới được mô tả trong bảng sau(dự kiến):
Bảng 18: kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty ba năm tiếp theo
Chỉ tiêu ĐVT 2009 2010 2011
Sản lượng mua vào
Lương thực, nông sản Vật tư phân bón Tấn 497.000 310.000 187.000 515.000 337.000 178.000 580.000 340.000 240.000 Sản lượng bán ra Lương thực, nông sản Vật tư phân bón Tấn 495.000 300.000 195.000 508.000 335.000 173.000 546.000 358.000 188.000
Kim ngạch xuất nhập khẩu
Nhập khẩu Xuất khẩu USD 65.000.00 0 30.000.000 35.000.000 72.000.000 33.000.000 39.000.000 79.000.000 35.000.000 44.000.000
Sản xuất công nghiệp
Xay xát và chế biến lúa mỳ Doanh thu xây lắp
Doanh thu vận tải
Tỷ đồng 180 140 35 5 235 185 42 8 268 207 51 10 Tổng doanh thu Tỷ đồng 2.500 3.400 3.900 Lợi nhuận Tỷ đồng 45 54 63
Dựa vào bảng kế hoạch trên ta cũng thấy đượccông ty sẽ tiếp tục đẩy mạnh chiến lược của mình trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. cụ thể là số lượng hàng hóa tồn kho các mặt hàng lương thực, nông sản, vật tư và phân bón ngày càng tăng. Đồng thời dựa vào những khó khăn trong công tác kiểm soát tồn kho mà công ty đang phải đối mặt, ta nhận thấy rằng để có thể nâng cao hiệu quả kiểm soát tồn kho, mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất cho công ty, công ty nên xem xét một số giải pháp sau:
1. Đổi mới và hoàn thiện hệ thống kiểm soát cho toàn bộ công ty và quy trình tồn kho
• Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần phải làm để có được những điều muốn có và tránh được những điều muốn tránh. Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản của công ty.
Một hệ thống kiểm soát tồn kho điển hình được thể hiện như sau:
SVTH: Nguyễn Xuân Trường – Lớp B13QTH Trang: 54
kho Nhà cung cấp Sổ nhận hàng Phân tích nhu cầu Dự báo nhu cầu Người sử dụng Sổ xuất hàng
Foodinco là một công ty vừa sản xuất, chế biến vừa xuất nhập khẩu hàng hóa. Do đó công ty cần phải xây dựng một chính sách tồn kho và kiểm soát tồn kho. Bởi vì tồn kho, tương tự như tiền mặt, có thể biến mất nhanh chóng do những bất cẩn hoặc thiếu trung thực của nhân viên.
• Một số rủi ro thường gặp trong kiểm soát tồn kho và cơ chế kiểm soát tương ứng:
Hàng hóa tồn kho có thể bị mất cắp và việc mất cắp thể bị che dấu. Một khả năng khác là công nhân có thể hủy bỏ hoặc dấu kín những sản phẩm có lỗi để tránh bị phạt về những sản phẩm đó. Vì vậy công ty nên:
Nên tách biệt chức năng lưu giữ sổ sách hàng hóa tồn kho(kế toán hàng tồn kho) khỏi chức năng trông giữ hàng tồn kho (thủ quỹ)
Nên cất giữ vật tư và thành phẩm vào những nơi có khóa và chỉ có người có thẩm quyền mới được mở khóa ở chỗ đó.
Giống như cách kiểm soát tiền mặt, mọi hàng hóa nhập kho và xuất kho đều phải có phiếu nhập và xuất hàng và phiếu này phải được thủ kho ký xác nhận. các phiếu này sẽ được dùng làm chứng từ hạch toán cùng với các chứng từ khác, khi phù hợp để thủ kho nhập sổ kho và kế toán hàng tồn kho hạch toán chính xác số hàng tồn kho trong sổ cái và sổ phụ.
Thủ kho chỉ nên đồng ý xuất hàng khi có chỉ thị của người có thẩm quyền và chỉ thị này phải được viết thành văn bản với chữ ký có thẩm quyền. Chỉ thị này có thể được kết hợp với phiếu xuất hàng. Hàng tồn kho, bao gồm cả sản phẩm dở dang phải được dán nhãn và theo dõi ở quy mô lô hàng nhỏ nhất và ở mỗi công đoạn sản xuất nhỏ nhất có thể được để có thể dễ dàng phát hiện ra bất kỳ hàng hóa
nào thất lạc dù chỉ là nhỏ nhất. Hệ thống theo dõi thường bao gồm sổ sách kế toán, sổ sách sản xuất và một số loại nhãn mã vạch trên hàng hóa.
Khi di chuyển sản phẩm dở dang giữa các địa điểm hoặc công đoạn sản xuất, phiếu lưu chuyển sản phẩm cần được chuyển giao giữa các tổ trưởng của các địa điểm hoặc công đoạn sản xuất đó.
Ít nhất hằng tháng công ty nên kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu với sổ sách kế toán. Bất kỳ chênh lệch nào cũng phải được điều tra kỹ càng.
Tồn kho vượt mức cần thiết hoặc không đáp ứng được nhu cầu. • Cơ chế kiểm soát:
Kiểm soát liên tục: Hàng tồn kho được kiểm tra thường xuyên, khi tồn kho giảm xuống một mức nhất định (gọi là mức tái đặt hàng) thì doanh nghiệp sẽ đặt hàng mới. Lượng đặt hàng là cố định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kiểm soát định kỳ: Hàng tồn kho được kiểm tra định kỳ do vậy hàng cũng được đặt theo lịch định kỳ trong đó lượng đặt hàng cho mỗi lần sẽ khác nhau.
Để xác định lượng đặt hàng chúng ta cần căn cứ vào: - Số lượng hàng còn tồn kho.
- Mức độ tiêu thụ mặt hàng đó. - Chi phí đặt hàng.
- Chi phí tồn trữ mặt hàng đó.
Bên cạnh việc xác định lượng đặt hàng là bao nhiêu thì doanh nghiệp cũng nên tính toán khi nào cần đặt hàng.
Khi doanh nghiệp đặt hàng, thường thì nhà cung cấp không thể giao hàng ngay được, họ cần có thời gian chuẩn bị hàng. Để giảm chi phí tồn kho bằng cách giữ tồn kho ở mức tối thiểu mà không ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chúng ta cần cân nhắc thận trọng thời gian đặt hàng. Những yếu tố quan trọng mà chúng ta cần quan tâm khi xác định thời điểm đặt hàng là:
- Thời gian chờ: Là thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận được hàng.
- Mức tồn kho an toàn: Là lượng hàng hóa mà doanh nghiệp muốn dự trữ nhiều hơn mức cần thiết để tránh thiếu hụt do biến động về nhu cầu sử dụng trong thời gian chờ hay do nhà cung cấp không cung ấp hàng đúng hẹn. Để có thể làm được điều này, công ty cần xác định cho mình một mức tồn kho tối ưu dựa vào các đơn đặt hàng hoặc số lượng tiêu thụ của kỳ trước kết hợp với mức dự báo nhu cầu của kỳ tiếp theo.
Mức tồn kho an toàn được xác định dựa trên các tính toán và kinh nghiệm về: - Thời gian chậm chễ dài nhất: Chẳng hạn nhà cung cấp phân bón cho công
ty thường giao hàng sau 5 ngày kể từ ngày nhận được đơn đặt hàng(thời gian chờ), nhưng lần giao hàng chậm chễ nhất là 10 ngày, vậy cần phải dự trữ thêm một lượng hàng có thể tiêu thụ trong 5 ngày. Mỗi ngày bình quân công ty tiêu thụ được 60 tấn. Vậy mức tồn kho an toàn nên là: 60 x 5 = 300 (tấn)
- Biến động mức tiêu thụ: chẳng hạn mỗi ngày công ty tiêu thụ bình quân được 60 tấn phân bón các loại, nhưng khi vào mùa vụ của nông dân phân bón có thể bán được nhiều hơn lên mức 100 tấn. Vậy với thời gian chờ là 5 ngày thì mức tồn kho an toàn nên là: (100 – 60) x 5 = 200 (tấn)
- Mức sử dụng trung bình: Là mức độ sử dụng hoặc tiêu thụ loại hàng hóa đó, sổ xuất hàng của công ty có thể cung cấp thong tin này và đồng thời cũng cho biết những biến động về lượng sử dụng.
Với những thông tin trên, công ty có thể dễ dàng xác định được khi nào cần đặt hàng mới bằng công thức sau:
Mức tái đặt hàng = mức sử dụng trung bình x thời gian chờ + mức tồn kho an toàn
Ta tính được mức tái đặt hàng cho công ty là: 60 x 5 + 300 = 600 (tấn)
Tức là khi kiểm kê kho thấy lượng hàng tồn trong kho chỉ còn ở mức 600 tấn hàng thì công ty nên đặt hàng thêm. Tuy nhiên điều này còn phụ thuộc them vào yếu tố
biên động mức tiêu thụ, vì thế các nhà quản trị của công ty nên kết hợp với tình hình thực tế tiêu thụ để ra quyết định đặt hàng.
• Báo cáo khi tồn kho vượt quá hoặc thấp hơn mức an toàn: Điều này có thể được thực hiện thông qua phần mềm quản lý, sẽ được giới thiệu ở giải pháp 3.
Với phần mềm này công ty sẽ biết được mức tồn kho hiện tại là bao nhiêu và dựa trên mức tồn kho bảo hiểm mà công ty đặt ra thì phần mềm sẽ thông báo là số lượng tồn kho quá nhiều hay không đủ so với mức tồn kho bảo hiểm. Từ đó công ty sẽ có biện pháp để sử lý tình trạng thiếu hụt hay dư thừa để có thể đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng và đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh tốt hơn.
• Họp định kỳ giữa các bộ phận bán hàng – sản xuất – tồn kho: Công ty nên tổ chức họp định kỳ giữa các bộ phận này theo tháng hoặc theo quý. Mục đích của những cuộc họp này là thảo luận và rút ra được những thuận lợi đặc biệt là những bất ổn đối với hàng hóa để từ đó đưa ra kế sách thích hợp cho kế hoạch hành động sắp tới của từng bộ phận. Mỗi bộ phận cần cam kết thực hiện những gì đã đề ra. Làm được những điều này công ty có thể cải thiện một cách đáng kể hiệu quả sản xuất kinh doanh.