THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠITỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN – TK
2.2.4.3 Công tác thực hành KTNBtại TCTKhoáng sản TK
Tuân theo quy trình kiểm toán chung, mỗi cuộc KTNB tại TCTKhoáng sản – TKV đều được tiến hành theo các bước:
+ Thực hiện kiểm toán
+ Kết thúc và lập báo cáo kiểm toán
Tuy nhiên, các cuộc KTNB tại TCT được thực hiện chưa nhiều, trong phạm vi hẹp nên chưa tạo nên một bức tranh toàn cảnh về công tác KTNB. Để có thể thấy rõ hơn tình hình KTNB tại TCT Khoáng sản – TKV, chúng ta sẽ xem xét những hoạt động KTNB cơ bản nổi bật của Tổ KTNB trong thời gian qua:kiểm toán BCTC năm và kiểm toán Báo cáo quyết toán vốn đầu tư XDCB.
Đối với công tác Kiểm toán BCTC năm:
Công tác KTNBBCTC năm của TCTKhoáng sản - TKV hiện mới chỉ giới hạn trong Văn phòng TCT và các đơn vị mà TCT nắm quyền chi phối. Đối với các đơn vị liên doanh, liên kết mà TCT không nắm CP chi phối thì sẽ chỉ thực hiện KTNB khi thấy cần thiết. Tuy nhiên, đối với các đơn vị này TGĐ chỉ ra quyết định kiểm toán khi có ý kiến của HĐQT của đơn vị đó.
Trong năm 2006, Tổ KTNBTCT đã tiến hành kiểm toán BCTC của Văn phòng TCT và 08 đơn vị thành viên. Công việc KTNB được tiến hành kết hợp với các đơn vị kiểm toán độc lập nhưng vẫn tuân thủ các bước cơ bản:
+ Lập kế hoạch KTNBBCTC + Thực hiện kiểm toán + Lập báo cáo kiểm toán
Lập kế hoạch KTNBBCTC năm
KTNBBCTC năm tại TCTKhoáng sản – TKV được đánh giá là công việc kiểm toán định kỳ, bắt buộc phải thực hiện ngay trong thời gian trước ngày 15/3/N hàng năm để đảm bảo tính chính xác, trung thực và độ tin cậy của BCTC của đơn vị thành viên cũng như BCTC hợp nhất của TCT khi nộp cho các cơ quan quản lý có thẩm quyền và công khai số liệu.
Theo quy định của TCT, các đơn vị thành viên phải nộp BCTC hoàn thành chưa được kiểm toán và đã được kiểm toán về TCT 03 lần:
+ Báo cáo lần 1: (báo cáo chưa được kiểm toán) có thể gửi Email hoặc Fax về TCT: trước ngày20/01/N.
+ Báo cáo lần 2: (báo cáo chưa được kiểm toán hoặc đã được kiểm toán) gửi về TCT và các cơ quan theo quy định trước ngày 20/02/N
+ Báo cáo lần 3: (báo cáo đã được kiểm toán): 03 ngày sau khi được KTNBTCT kiểm tra hoặc Kiểm toán độc lập thống nhất số liệu, các đơn vị phải hoàn thành báo cáo gửiTCT trước ngày 15/3/N để kế toán TCT hoàn thành BCTC hợp nhất và nộp cho các cơ quan hữu quan trước ngày 31/3/N theo quy định của Nhà nước.
Do vậy, kế hoạch KTNBBCTC năm chỉ được thực hiện sau khi Tổ KTNB nhận được đầy đủ các BCTC do các đơn vị thành viên nộp lần thứ nhất. Yếu tố đầu tiên được xem xét đến trong việc lập kế hoạch kiểm toán BCTC năm là thời gian thực hiện kiểm toán. Do Tổ KTNB chỉ có 03 người mà yêu cầu công việc lại phải hoàn thành trước ngày 15/3/N nên hiện nay Tổ KTNB không đủ sức tự mình thực hiện tất cả việc kiểm toán BCTC của các đơn vị mà đều kết hợp với các đơn vị kiểm toán độc lập do đơn vị thành viên thuê. Các đơn vị thành viên thông thường đều đã ký hợp đồng kiểm toán BCTC với các đơn vị kiểm toán độc lập từ cuối năm trước nên đã có kế hoạch kiểm toán. Các đơn vị này sẽ thông báo cho Tổ KTNB biết thời gian dự định thực hiện kiểm toán của đơn vị mình để Tổ kiểm toán phối hợp thực hiện với đơn vị kiểm toán độc lập.Dựa vào các dự kiến thời gian kiểm toán của các đơn vị, Tổ kiểm toán sẽ sắp xếp lịch làm việc và phân công công việc cụ thể cho từng tổ viên. Có thể thấy, kế hoạch KTNBBCTCđược lập trong tình trạng bị động.
Tiếp theo, căn cứ vào các BCTC năm trước và năm nay cùng với các báo cáo kiểm toán độc lập (nếu có) của đơn vị thành viên, tổ KTNB đánh giá sơ bộ và quyết định lập kế hoạch kiểm toán chi tiết. Để đánh giá tình hình của các đơn vị, KTNB kiểm tra sự biến động của các chỉ tiêu kinh tế, kế toán trong BCTC của các đơn vị.
Đối với đơn vị được đánh giá sơ bộ là hoạt động bình thường, không có sự thay đổi đáng kể thì sẽ tiến hành kiểm toán BCTC năm kết hợp với kiểm toán tuân thủ. Việc thực hành KTNB sẽ được thực hiện cùng lúc với đơn vị kiểm toán độc lập mà đơn vị thuê về kiểm toán. Sau đó bộ phận KTNB sẽ gửi Thông báo đến các đơn vị, yêu cầu các đơn vị khi thực hiện kiểm toán độc lập thì phải thông báo cho bộ phận KTNBTCT biết để cùng phối hợp thực hành kiểm toán. Do đặc điểm là mới thành lập, bộ phận hoạt động chưa được chuyên nghiệp, và do còn phụ thuộc vào tiến độ
hoàn thành BCTC của các đơn vị thành viên nên các KTVnội bộ trong thời gian đầu năm thường phải làm việc quá tải, dồn dập phụ thuộc vào lịch kiểm toán độc lập đến làm việc tại đơn vị thành viên.
Đối với đơn vị bị đánh giá thấy có dấu hiệu bất thường, có những thay đổi đáng kể của các chỉ tiêu kế toán giữa các năm báo cáo thì sẽ lên kế hoạch tiến hành KTNB những phần hành nghi ngờ.Với những đơn vị này, tổ trưởng tổ KTNB chỉ đạo các KTVnội bộ tiến hành thu thập thông tin, bao gồm:
• BCTC năm trước và năm thực hiện, nếu cần thì có thể thu thập cả các năm trước • Kế hoạch SXKD năm
• Báo cáo kiểm toán độc lập các kỳ trước • Hồ sơ KTNB năm trước (nếu có)
• Những văn bản hiện hành của Nhà nước và của TCT có liên quan tới đơn vị đó. • Các văn bản quy định nội bộ của đơn vị.
• Các thông tin khác
Nếu những bất thường này tại một đơn vị không nhiều thì tổ KTNB sẽ lưu ý hơn trong quá trình tiến hành kiểm toán kết hợp với kiểm toán độc lập, còn nếu có nhiều vấn đề bất thường và nghiêm trọng thì tổ kiểm toán sẽ lập kế hoạch KTNB cụ thể vào một thời gian khác.Trong trường hợp này, ban đầu tổ trưởng tổ kiểm toán sẽ chỉ dự kiến được khoảng thời gian sẽ thực hiện, còn thời điểm tiến hành cụ thể sẽ phụ thuộc vào tiến độ công việc và các cuộc kiểm toán đột xuất.
Trong thời gian qua, KTNBTCT chưa tự thực hiện một cuộc kiểm toán BCTC nào mà đều tiến hành kết hợp với đơn vị kiểm toán độc lập do các đơn vị thành viên mời.
Thực hiện kiểm toán BCTC năm phối hợp với Kiểm toán độc lập
Thực hiện chủ trương của KTNBTCT, các đơn vị thành viên khi tiến hành kiểm toán BCTC năm sẽ thông báo thời gian, địa điểm cụ thể cho KTNBTCT. Bộ phận KTNB sẽ phân công người xuống đơn vị để cùng làm việc với các KTVđộc lập.KTVnội bộTCT thỏa thuận việc phối hợp với đoàn kiểm toán độc lập.
Đối với những đơn vị được đánh giá là không có dấu hiệu bất thường thì KTVnội bộ không trực tiếp tham gia vào việc kiểm toán mà chỉ theo dõi hoạt động
của các KTVđộc lập. Trong quá trình thực hành kiểm toán, các KTVđộc lập thấy có vấn đề gì thì thông báo cho KTVnội bộ biết và cùng làm việc với người được đơn vị phân công phục vụ đoàn kiểm toán để tìm ra nguyên nhân sai phạm và thống nhất hướng giải quyết.
Ví dụ, ngày 18/2/2007, Công ty CP vật tư Mỏ - Địa chất có mời Đoàn kiểm toán của Công ty Kiểm toán độc lập AASC đến kiểm toán BCTC năm 2006. Công ty CP vật tư Mỏ - Địa chất thông báo với Bộ phận KTNBTCT bằng điện thoại. KTVtrưởng phân công KTVnội bộ Nguyễn Thị Thanh Thúy xuống làm việc phối hợp cùng đoàn Kiểm toán độc lập. Sau khi thống nhất cùng Ban giám đốc Công ty CP vật tư Mỏ - Địa chất và đoàn kiểm toán độc lập, KTVnội bộ theo dõi hoạt động kiểm tra của KTVđộc lập, trong quá trình làm mỗi khi có vấn đề thắc mắc cần giải trình thì KTVđộc lập trao đổi với người được phân công phục vụ kiểm toán và KTVnội bộ để KTVnội bộ cùng biết và nếu cần thì cùng thống nhất cách giải quyết.Tại công ty CP vật tư Mỏ - Địa chất, các nghiệp vụ kế toán đều được phản ánh đầy đủ và chính xác, các giấy tờ sổ sách đều đầy đủ. Chỉ có một vấn đề là: đối với khoản ngoại tệ ký quỹ mở L/C, kế toán đã không điều chỉnh chênh lệch tỷ giá cuối năm tài chính mà vẫn hạch toán theo giá trị tiền VNĐ mua USD để ký quỹ mở L/C tại thời điểm phát sinh làm chênh lệch một khoản là 4.245.000đ. Các bên đã xác định sai sót trên là không trọng yếu, thống nhất cùng điều chỉnh khoản chênh lệch này theo đúng chuẩn mực kế toán và như vậy lợi nhuận trước thuế của Công ty CP vật tư Mỏ - Địa chất đã được điều chỉnh tăng lên một khoản là 4.245.000 đồng.
Còn đối với những đơn vị bị đánh giá có dấu hiệu thay đổi bất thường và KTNB có chủ trương kiểm tra kỹ hơn những phần hành nghi ngờ thì KTVnội bộ sẽ lưu ý KTVđộc lập kiểm tra kỹ hơn những phần đó. Trong thời gian qua, khi kết hợp kiểm toán với kiểm toán độc lập, KTVnội bộ chưa trực tiếp kiểm tra mà đều thông qua KTVđộc lập để kiểm tra những nghi ngờ của mình.
Lập báo cáo KTNBBCTC năm
Kết thúc cuộc kiểm toán, KTVnội bộ cùng đại diện đơn vị được kiểm toán và kiểm toán độc lập thống nhất lại các vấn đề, nội dung và những đánh giá, kiến nghị
của Kiểm toán độc lập với BCTC của đơn vị được kiểm toán. Sau đó KTVnội bộ báo cáo lại tình hình với tổ trưởng tổ KTNB.
Trong trường hợp Công ty CP vật tư Mỏ - Địa chất thì KTVnội bộ không lập báo cáo KTNB mà thống nhất hoàn toàn với báo cáo của KTVđộc lập. Tình hình sẽ được báo cáo lại cho TGĐTCT trong bản báo cáo chung trong tháng, quý của Bộ phận kiểm toán nội bộ TCT.
Đối với công tác kiểm toán Báo cáo quyết toán vốn đầu tư XDCB
TCTKhoáng sản – TKV có rất nhiều các đơn vị thành viên hoạt động trong nhiều lĩnh vực, phân bố rộng khắp trên cả nước. Bản thân TCT luôn có rất nhiều dự án đầu tư, công trình XDCB đang và đã hoàn thành cần được quyết toán. Các công trình, dự án XDCB cũng đa dạng về quy mô, loại hình và phân bố không đồng đều.
Qua Báo cáo tổng kết và Bảng cân đối tài chính của TCTKhoáng sản – TKV, có thể thấy hoạt động đầu tư XDCB là một trong những công tác thường xuyên và trọng yếu của TCT cũng như trong các đơn vị thành viên. Hàng năm TCT đã đầu tư vào việc xây lắp, mua sắm thiết bị …lên tới hàng trăm tỷ đồng. Việc hoàn thành Báo cáo quyết toán vốn ĐT XDCB hàng năm được thực hiện cũng có giá trị hàng trăm tỷ đồng. Khả năng rủi ro về thất thoát vốn, lãng phí tiền của trong lĩnh vực này là rất cao. Công tác KTNB trong vấn đề này có vai trò rất quan trọng, nó vừa đảm bảo việc hoàn thành công tác hoàn thiện hồ sơ hoàn công, quyết toán vốn đầu tư, vừa đảm bảo công tác kiểm tra giám soát, việc tuân thủ và phản ánh đầy đủ, chính xác trung thực của công tác đầu tư, thực hiện và quyết toán vốn.
Tuy nhiên, với số lượng KTV nội bộ ít ỏi như vậy, bộ phận KTNBTCT không thể kiểm toán được tất cả các Báo cáo quyết toán vốn đầu tư XDCBhoàn thành mà phải có sự lựa chọn và tùy vào từng trường hợp cụ thể; hoặc do yêu cầu của TGĐ, của HĐQTTCT.
Do ít người và không có KTV nội bộ nào chuyên về lĩnh vực đầu tư XDCB nên KTNBTCT thường chọn những công trình có quy mô vốn vừa phải, mức độ phức tạp không cao chứ chưa tập trung được vào những công trình có giá trị lớn, nguy cơ rủi ro thật sự cao.Mỗi khi thực hiện kiểm toán Báo cáo quyết toán vốn đầu tư XDCB, tổ KTNB thường đề nghị TGĐ điều động cán bộ chuyên viên XDCB của
Phòng đầu tư và phát triển cùng phối hợp thực hiện; hoặc trongnhững trường hợp đặc biệt có thể đề xuất thuê kiểm toán độc lập cùng phối hợp thực hiện để có thể đảm bảo thực hiện đúng các yêu cầu và quy trình của đầu tư XDCB cũng như chất lượng của kiểm toán.
Hoạt động KTNB các Báo cáo quyết toán vốn đầu tư XDCBhoàn thành hiện cũng chỉ được thực hiện tại các đơn vị hạch toán phụ thuộc và đơn vị là công ty TNHH một thành viên; đối với các đơn vị khác việc KTNB phải có ý kiến hoặc sự chấp thuận của chủ tịch HĐQT đơn vị đó. Hiện nay, KTNBTCT đã thực hiện kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tư XDCB 04 công trình tại Công ty CP khoáng sản và luyện kim Cao Bằng. Chúng ta sẽ cùng xem xét quy trình kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựngcông trình: Trụ sở Công ty CP khoáng sản và luyện kim Cao Bằng.
Việc thực hiện kiểm toán Báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng đối với công trình: Trụ sở Công ty CP khoáng sản và luyện kim Cao Bằng là do yêu cầu của TGĐTCT. Trong Báo cáo quyết toán vốn đầu tư công trình này của Công ty CP khoáng sản & luyện kim Cao Bằng có sự chênh lệch một khoản tiền lớn giữa giá trị đã được duyệt ban đầu với giá trị quyết toán. Điều này đòi hỏi phải được kiểm tra lại nguyên nhân và giải thích rõ ràng. Do vậy TGĐ đã yêu cầu Tổ kiểm toán thực hiện KTNB công trình này xem Báo cáo này có được lập trên cơ sở các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và các quy định về quyết toán vốn đầu tư hiện hành, có tuân thủ pháp luật và các quy định về quản lý đầu tư xây dựng hay không, để từ đó TGĐ có thể đưa ra quyết định phê duyệt Báo cáo.
Sau khi nhận được ý kiến chỉ đạo của TGĐTCT, tổ KTNB tiến hành lập kế hoạch kiểm toán.Trước hết, Tổ kiểm toán tiến hành thu thập các thông tin về công trình; các văn bản pháp luật quy định về quản lý đầu tư XDCB vàxác định đây là một dự án xây dựngcó quy mô nhỏ, độ phức tạp không cao, nguồn vốn đầu tư được sử dụng từ quỹ đầu tư phát triển của Công ty CP khoáng sản và luyện kim Cao Bằng được sự chấp thuận của TCT. Công trình đã hoàn thành và đưa vào sử dụng nhưng chưa hoàn thành hồ sơ để đưa công trình vào làm tài sản cố định của đơn vị. Số tiền
chênh lệch trong báo cáo quyết toán là hơn 200 triệu trên tổng số giá trị được duyệt ban đầu hơn 1.500 triệucó thể coi là một rủi ro trọng yếu.
Do các thành viên trong tổ kiểm toán không có người thông thạo về lĩnh vực đầu tưXDCB, để đảm bảo việc kiểm toán được thực hiện đúng quy trình và đạt chất lượng cao, tổ trưởng tổ KTNB đã đề nghị TGĐ điều động một chuyên viên của Phòng đầu tư và phát triển sang cùng phối hợp thực hiện.Tổ KTNB xem xét thời gian và quyết định tiến hành kiểm toán toàn bộ công trình trụ sở Công ty CP khoáng sản & luyện kim Cao Bằng.
Tiếp theo, Tổ KTNB gửi lập Thông báo và gửi tới Công ty CP khoáng sản & luyện kim Cao Bằng. Trong Thông báo ghi rõ:
• Công trình được kiểm toán: Trụ sở Công ty CP khoáng sản và luyện kim Cao Bằng
• Thời gian kiểm toán: từ ngày 14/8/2006 • Thành phần đoàn kiểm toán:
+ Ông Vũ Việt Hà – Phó phòng TBK – Tổ trưởng
+ Ông Nguyễn Đăng Tiến – chuyên viên phòng TBK – Tổ viên + Bà Nguyễn Thị Thanh Thúy – chuyên viên phòng TBK – Tổ viên
+ Ông Đặng Xuân Tuyên – chuyên viên phòng Đầu tư và phát triển được điều động sang phối hợp cùng Tổ kiểm toán.
Khi tiến hành kiểm toán, đầu tiên Tổ KTNB yêu cầu Công ty CP khoáng sản & luyện kim Cao Bằng cung cấp toàn bộ các văn bản, giấy tờ, tài liệu có liên quan đến công trình này.
Trước khi đi vào kiểm toán từng nội dung cụ thể, Tổ kiểm toán đã thu thập và