THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠITỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN – TK
2.1.4.3 Các đơn vị thành viên có các loại hình sở hữu và tổ chức khác nhau
TCT Khoáng sản - TKV là sự tập hợp của nhiều DN khác nhau. Do điều kiện và đặc điểm riêng, mỗi đơn vị thành viên có loại hình sở hữu và tổ chức khác nhau. TCT hiện quản lý các đơn vị gồm: công ty trực thuộc TCT như Mỏ đồng Sin Quyền, Nhà máy luyện đồng Tà Loỏng, các công ty TNHH nhà nước một thành viên, công ty CP chi phối trên 51%, công ty CP không chi phối và các công ty liên doanh liên kết. Với mỗi loại hình công ty khác nhau thì sự quản lý của TCT lại khác nhau. Việc đảm bảo sự quản lý đối với mỗi công ty thành viên được chặt chẽ và đúng trình tự quy định cũng là một vấn đề đặt ra với TCT và bộ phận KTNB TCT.
Đối với các công ty phụ thuộc và công ty TNHH nhà nước một thành viên thì TCT nắm 100% vốn sở hữu nên có quyền quyết định tối đa, có thể can thiệp sâu vào hầu hết các hoạt động của các công ty này, nhưng đối với các công ty có CP chi phối thì quyền hạn của TCT đã bị giảm bớt theo tỷ lệ vốn góp, còn với các đơn vị liên doanh liên kết thì sự quản lý của TCT càng không thể chặt chẽ, điều này ảnh hưởng nhiều đến việc đảm bảo hiệu quả hoạt động của các đồng vốn của TCT đóng góp. Cũng theo đó mà quyền hạn và phạm vi hoạt động của bộ phận KTNB cũng bị hạn chế dần, điều này đương nhiên ảnh hưởng xấu tới hiệu quả hoạt động của bộ phận KTNB. KTNB chỉ được phép chủ động tiến hành KTNB đối với các công ty phụ thuộc, các công ty TNHH một thành viên; thực hiện kiểm toán khi có ý kiến, chấp thuận của HĐQT các công ty có CP chi phối; còn đối với các đơn vị liên doanh, liên kết thì chỉ có thể thực hiện kiểm toán trong các trường hợp đặc biệt và có sự thống nhất giữa các bên góp vốn.
2.1.4.4Tổ chức hệ thống kế toán- tài chính - thống kê
Trong TCT khoáng sản – TKV có 24 đơn vị thành viên với các loại hình sở hữu khác nhau: 03 công ty TNHH nhà nước một thành viên, 03 công ty là đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc TCT, 06 công ty CP chi phối và 12 công ty liên doanh liên kết. Trong đó, TCT chỉ quản lý hoạt động của các đơn vị là công ty trực thuộc, công ty TNHH và công ty có CP chi phối được gọi chung là các công ty con. BCTC hợp nhất của TCT được tập hợp xây dựng trên cơ sở các Báo cáo của những đơn vị này, còn đối với các đơn vị liên doanh liên kết thì chỉ ghi nhận kết quả hoạt động theo tỷ lệ vốn góp. Việc lập Báo cáo kết quả kinh doanh và Bảng cân đối kế toán được xác định bằng cách cộng ngang theo các chỉ tiêu tương ứng từ các BCTC của các công ty con. Riêng giá trị khoản mục “Đầu tư vào công ty con” tương ứng với phần vốn mà từng công ty con nhận từ công ty mẹ đang ghi nhận trên khoản mục “Vốn đầu tư của chủ sở hữu” của công ty con thì đã được loại trừ hoàn toàn khi hợp nhất BCTC. Để BCTC hợp nhất của TCT được đầy đủ, chính xác thì yếu cầu các BCTC của các công ty con phải đảm bảo đầy đủ, chính xác. Tuy nhiên, việc quản lý công tác tài chính kế toán tại các công ty con cũng rất phức tạp. Mỗi công ty con với các loại hình khác
nhau thì lại tổ chức một hệ thống kế toán tài chính khác nhau phù hợp với mô hình, đặc điểm hoạt động SXKD và năng lực của từng đơn vị.
Theo Báo cáo tổng kết công tác tài chính - kế toán của TCT năm 2006 thì hiện nay hệ thống sổ sách chứng từ kế toán của các công ty con được thiết lập và sử dụng rất khác nhau, không nhất quán, việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán cũng chưa được quan tâm nhiều. Hầu hết các công ty con đã biết sử dụng phần mềm kế toán nhưng không hoàn toàn, vẫn có công ty đang làm thủ công, ứng dụng tin học vào việc tập hợp số liệu, sổ sách chưa cao (Công ty CP khoáng sản & luyện kim Cao Bằng). Mỗi công ty con khác nhau lại áp dụng một hình thức ghi sổ kế toán khác nhau, rất đa dạng, bao gồm cả hình thức sổ Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ… Trong cùng một công ty con, việc áp dụng chế độ sổ sách, kế toán cũng không thống nhất, có xí nghiệpáp dụng hình thức Nhật ký chứng từ, có xí nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung (Công ty KLM Thái Nguyên).
Việc tuân thủ các nguyên tắc kế toán tại các đơn vị cũng chưa được tốt, vẫn có hiện tượng một số các chỉ tiêu kế toán phản ánh trên bảng cân đối kế toán chưa được phân loại đúng chế độ, các hoá đơn chứng từ không được tập hợp đầy đủ, còn nhiều thiếu sót. Việc quản lý và hạch toán chi phí tại các đơn vị còn chưa chặt chẽ, sai nguyên tắc, không có đủ chứng từ hợp lý hợp lệ, chẳng hạn như tại Công ty KLM Nghệ Tĩnh đã chi tiếp khách không có hoá đơn 45.726.00đ, chi mua vật tư không có hoá đơn lên tới 11.697.146.824 đ; hoặc tại Công ty CP khoáng sản 4 đã chi thưởng cán bộ công nhân viên số tiền là 102.000.000đ mà không có danh sách và chữ ký người nhận tiền…Nhiều khoản công nợ phải thu, phải trả tồn đọng nhiều mà lại thiếu các Biên bản đối chiếu công nợ, dẫn đến tình trạng một số đơn vị không xác định được đối tượng nợ, làm tăng khoản nợ khó đòi, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động SXKD (cơ quan văn phòng TCT, công ty KLM Thái Nguyên, công ty CP địa chất & khoáng sản).
Lực lượng cán bộ kế toán tại TCT và các đơn vị thành viên còn nhiều hạn chế về chuyên môn nghiệp vụ, công tác kiểm tra, kiểm soát không được thực hiện thường xuyên, không chặt chẽ. Theo thống kê tháng 06/2007 thì lực lượng làm công tác tài chính, kế toán thống kê tại TCT và các đơn vị thành viên là 171 người, với độ tuổi
bình quân là 38 tuổi. Hầu hết lực lượng này đã có thời gian công tác lâu năm, sớm thoả mãn với công việc đang làm, không chủ động trong việc trau dồi kiến thức, cập nhật các chính sách, chế độ mới ban hành để phục vụ công việc.
Có thể thấy, với một hệ thống kế toán tài chính còn nhiều bất cập và đội ngũ làm công tác kế toán trình độ chênh lệch, không chuyên nghiệp và già cỗi như vậy thì sẽ là một cản trở cho công tác quản lý chung của TCT và các đơn vị thành viên, không phát huy được vai trò là trợ lý đắc lực cho ban lãnh đạo công ty, một khía cạnh nào đó còn làm giảm hiệu quả hoạt động quản lý cũng như kết quả kinh doanh của đơn vị. Đây cũng là một thách thức lớn đối với KTNB TCT. Nó đặt ra nhiệm vụ phải tăng cường kiểm tra, giám sát và giúp cải tiến chất lượng hoạt động của hệ thống kế toán tài chính đảm bảo các hoạt động trong lĩnh vực tài chính kế toán luôn tuân thủ các quy định chuẩn mực kế toán, tuân thủ các quy định của TCT và đơn vị, các thông tin, các số liệu kế toán được phản ánh chính xác và đáng tin cậy. Một hệ thống tài chính kế toán mạnh sẽ là điều kiện thuận lợi cho công tác KTNB, giảm bớt các vấn đề tồn tại không đáng có để bộ phận KTNB có thể tập trung vào các công việc có nguy cơ rủi ro cao hơn, vào các vấn đề tồn tại lớn hơn.