Để tăng cường mối quan hệ của mình với các hội viên Agtek cần phải thường xuyên liên lạc với các hội viên của mình. Tạo cho các hội viên cĩ một cảm giác thân thuộc, gắn bĩ, coi Hội giống như là một người bạn, một cộng tác sẵn sàng giúp đỡ các hội viên khi cần. Để tạo cho hội viên cĩ được cảm giác đĩ thì Hội phải xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với các hội viên, chứng tỏ cho các hội viên thấy rằng Hội là người hiểu rõ về hội viên, biết
Chương5: biện pháp duy trì quan hệ hội viên cho Agtek
được những khĩ khăn mà hội viên đang gặp phải và giúp đỡ họ giải quyết các khĩ khăn đĩ, làm cho hội viên thấy rõ những lợi ích cụ thể khi gia nhập Hộiù. Tuy nhiên, để làm được điều đĩ Hội phải xây dựng được một cơ sở dữ liệu của hội viên hiệu quả, dễ dàng cập nhật và truy xuất thơng tin của hội viên khi cần.
Vấn đề cơ sở dữ liệu của hội viên cực kỳ quan trọng, đặc biệt là khi số lượng hội viên ngày càng lớn. Cơ sở dữ liệu của hội viên khơng chỉ bao gồm những thơng tin cơ bản của doanh nghiệp (Tên doanh nghiệp, địa điểm sản xuất, ngành nghề hoạt động..) mà cịn bao gồm cả các thơng tin về những khĩ khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, những nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp. Nếu cơ sở dữ liệu của hội viên khơng chính xác thì Agtek khơng thể liên lạc được với hội viên, khơng nắm rõ những nhu cầu của các hội viên và do đĩ khơng đáp ứng được những nhu cầu đĩ, từ đĩ sẽ làm giảm mức độ quan hệ của hội viên với Agtek. Đồng thời, nếu nắm rõ cơ sở dữ liệu của hội viên sẽ làm tăng hiệu quả của các cuộc tiếp xúc giữa Hội với các hội viên. Hội viên sẽ thấy Agtek hiểu rõ hội viên của mình, biết hội viên cần gì, thật sự là người bạn thân thiết của hội viên, làm cho mối quan hệ giữa hội viên và Hội càng thêm gắn bĩ.
Do đĩ, để tăng cường mối quan hệ với hội viên trước hết Agtek cần phải xây dựng được một cơ sở dữ liệu của hội viên hiệu quả. Mục tiêu của việc quản lý cơ sở dữ liệu hội viên là cĩ thể truy xuất dữ liệu hội viên ngay khi cần và thơng tin phải chính xác. Cung cấp cho Agtek những thơng tin chi tiết và chính xác về một hội viên nào đĩ khi cần, từ đĩ nâng cao hiệu quả của các hoạt động hỗ trợ của Hội.
Cĩ một số biện pháp giúp Agtek vừa thu thập được thơng tin hội viên, vừa tạo mối quan hệ thân thiện gắn bĩ với các hội viên.