Phương tiện truyền thơng là những phương tiện thơng tin truyền đạt thơng điệp của Hội tới các hội viên. Hiện nay cĩ rất nhiều cơng cụ truyền thơng, từ những phương tiện thơng tin đại chúng rõ ràng như truyền đơn, báo chí, radio, tivi tới những phương tiện thơng tin mang tính cá nhân hơn như tờ rơi, diễn văn, thư từ và thư điện tử.
Do các hội viên của Hội là những tổ chức và các cơng cụ truyền thơng này nhằm mục đích duy trì hội viên, thơng báo cho các hội viên biết rõ chương trình của Hội nên các phương tiện truyền thơng cĩ thể là:
• Gửi thư trực tiếp
• Quảng cáo
• Bản tin nội bộ
• Web
5.2.2.1 Gửi thư trực tiếp
Tiếp thị trực tiếp là một dạng tác động qua lại của tiếp thị qua việc sử dụng một hay nhiều phương tiện truyền thơng để thực hiện một phản ứng cĩ thể đo lường được tại bất kỳ địa điểm nào, với tầm bao quát dựa trên cơ sở dữ liệu. Là hình thức truyền thơng nhắm đến việc tác động cụ thể vào từng cá nhân khách hàng nhưng khơng cĩ sự giao tiếp đối mặt như trong trường hợp của bán hàng cá nhân. Hình thức thường gặp là gửi thư, cĩ thể qua bưu điện hay e-mail.
Hiện nay ở Hội chưa thực hiện hình thức truyền thơng này tới các hội viên, mà đây là hình thức truyền thơng trực tiếp, cho phép cá thể hố nội dung bức thư cho phù hợp với người đọc và theo yêu cầu của người gửi. Do đĩ, đây là một phương pháp hiệu quả để xây dựng mối quan hệ với các hội viên.
Để việc gửi thư cĩ hiệu quả địi hỏi phải cĩ một danh sách đáng tin cậy, danh sách hội viên và các thơng tin chi tiết về họ là một vấn đề hết sức quan trọng quyết định mức độ thành cơng của các bức thư. Danh sách và các thơng tin về hội viên luơn được nhân viên duy trì của Hội thực hiện thường xuyên nên vấn đề này khơng đáng lo ngại.
Chương5: biện pháp duy trì quan hệ hội viên cho Agtek
• Phong bì: là ấn tượng đầu tiên mà khách hàng cĩ được, quyết định cĩ nên đọc thư hay khơng phụ thuộc rất nhiều vào hình thức của phong bì. Trên phong bì hội viên sẽ chú ý đến tên và logo của người gửi, đến nội dung chính của bức thư, kích thước của bức thư, màu sắc của phong bì. Cĩ thể làm nổi bật phong bì bằng kích thước và màu sắc của nĩ.
• Nội dung bức thư: cần đề cập đến các giá trị chính mà các dịch vụ của Hội cĩ thể mang lại cho hội viên. Thư phải rõ ràng, ngắn gọn nhưng đầy đủ các ý chính. Bức thư cần được trình bày chuyên nghiệp.
• Những chi tiết kèm theo: Cĩ thể là phiếu hồi đáp, những tặng phẩm gửi tặng cho hội viên. Những chi tiết này cũng cần được chú ý để tạo hiệu quả.
Yêu cầu hồi đáp: trước tiên cần cho hội viên thấy rõ cần phải làm gì: hồi đáp. Hồi dáp cĩ thể là yêu cầu thêm thơng tin hay đăng ký theo nội dung bức thư. Cần thiết kế sẵn các mẫu biểu để khách hàng điền vào.
Gửi thư trực tiếp cĩ thể được thực hiện khi nhân dịp đặc biệt đối với một hội viên nào đĩ. Cĩ thể là nhân dịp sinh nhật cơng ty, sinh nhật giám đốc, một thành quả nào đĩ trong hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc thơng báo cho hội viên biết về chương trình hoạt động sắp tới của Hội phù hợp với hội viên đĩ.
Chi phí thực hiện
Trung bình mỗi ngày nhân viên duy trì sẽ phải viết thư cho ít nhất một hội viên. Chi phí cho việc gửi thư bao gồm:
• Để thực hiện mọt bức thư nhân vien duy trì phải mất 1 tiếng đồng hồ, nên chi phí nhân lực: 8000 đ/ một thư.
• Chi phí in ấn, gửi thư cho hội viên: 2000đ / bức thư
• Tổng chi phí thực hiện cho một bức thư: 10.000đ Chi phí một năm: 12*30*10.000 = 3.600.000 đ.
Ưu điểm
• Nhanh chĩng
• Linh hoạt về hình thức.
• Thơng tin đầy đủ.
Chương5: biện pháp duy trì quan hệ hội viên cho Agtek
• Cá nhân hố.
• Lựa chọn được người nhận.
Hạn chế
• Chi phí trên đầu người cao.
• Phụ thuộc vào chất lượng danh sách gửi thư.
• Phản hồi của khách hàng.
• Ít gây ấn tượng khi gửi qua bưu điện.
5.2.2.2 Quảng cáo: Thơng tin báo chí
Quảng cáo tuy khơng đĩng vai trị quan trọng như trong thị trường hàng tiêu dùng nhưng cũng là bộ phận khơng thể thiếu, chúng đĩng vai trị hỗ trợ cho tiếp thị trực tiếp, tăng tính hiệu quả của cơng cụ này.
Quảng cáo là một cơng cụ truyền thơng được sử dụng nhằm tiếp cận và gây ảnh hưởng đến cơng chúng mục tiêu với thơng điệp của nĩ. Mục tiêu chung của quảng cáo là tạo ra một sự thay đổi trong hội viên, cơng chúng mục tiêu. Sự thay đổi này cĩ thể là thay đổi trong nhận thức, mức độ hiểu biết, tình cảm hay bất cứ cái gì khác. Tuy nhiên mục tiêu của quảng cáo cịn cĩ thể là duy trì mức độ nhận thức hay hiểu biết về các dịch vụ của Hội.
Tất cả các Hiệp hội thành cơng đều viết và đăng các tin trên các phương tiện thơng tin đại chúng. Thơng tin báo chí là cơ chế tiêu chuẩn để truyền đạt một thơng điệp cho cơng chúng, tạo hình ảnh tốt về Hội đối với cộng đồng. Tạo ra hình ảnh hay định vị hình ảnh tốt trong lịng cộng đồng là một vũ khí cạnh tranh quan trọng. Hội muốn thể hiện những quan tâm, lo lắng, những thành tựu mình đạt được đối với cộng đồng, với hội viên. Điều này rất quan trọng vì các cơng ty căn cứ trên uy tín và hình ảnh của Hội khi ra quyết định gia nhập Hội hay tham gia tích cực vào các hoạt động của Hội.
Trên quan điểm tiếp thị, giá trị của một ấn phẩm thương mại, tạp chí chuyên ngành hay báo chí phụ thuộc vào khả năng tiếp cận những cá nhân cĩ ảnh hưởng trong việc ra quyết định trong các doanh nghiệp.
Hiện nay Hội đã cĩ mối quan hệ mật thiết với Báo Tuổi Trẻ, thường xuyên đăng tin trên báo nhằm chuyển tải những hoạt động của Hội tới cộng đồng và các doanh nghiệp. Đây là một phương tiện nhắm nhiều tầng lớp, được nhiều người đọc và mức độ chính xác cao. Hội cũng nên đăng bài trên tạp chí chuyên ngành Dệt May vì đây là phương tiện nhắm tới đúng đối tượng trong ngành.
Chương5: biện pháp duy trì quan hệ hội viên cho Agtek
Nội dung
Bên cạnh những chủ đề mà Hội đã đăng trên báo chí, Hội cũng cĩ thể đăng tải các thơng tin về các hoạt động của Hội như tổ chức hội thảo cho hội viên, các buổi thảo luận với các cơ quan nhà nước về các vấn đề đang được hội viên quan tâm. Hội cũng cĩ thể nêu lên ý kiến của mình về các vấn đề nĩng bỏng của ngành như về vấn đề phân bổ quota, nêu ý kiến giúp các doanh nghiệp cĩ hướng phát triển khi hàng dệt may Việt Nam bị loại bỏ hạn ngạch, hướng dẫn giải quyết những khĩ khăn mà đa số các hội viên dang gặp phải.…
Trước đây, nội dung của những bài báo này đều do phĩng viên của báo viết bài. Tuy nhiên Hội cũng cĩ thể cứ nhân viên của Hội viết rồi gửi cho các cơ quan báo chí mà Hội muốn đăng thơng tin.
Nếu nội dung của các bài là do nhân viên của Ban thơng tin phụ trách, phải đưa đầy đủ những thơng tin sau vào bài báo:
• Đưa vào tin đăng báo tất cả những thơng tin cần thiết, theo đúng trật tự và bằng ngơn ngữ đơn giản nhất cĩ thể được.
• Sử dụng phương pháp ai, cái gì, ở đâu, tại sao, khi nào và bằng cách nào nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ các thơng tin cần thiết để cho người đọc cĩ thể hiểu được.
• Thơng tin phải phù hợp chặt chẽ với yêu cầu về văn phong của cơ quan báo chí cụ thể sẽ đăng tin đĩ: Mỗi cơ quan báo chí đều cĩ một phong cách riêng về nội dung, hình thức. Ban thơng tin nếu muốn bài của mình được đăng thì phải ghi đúng theo phong cách đĩ để đảm bảo bài viết được sử dụng.
• Khi cần trích dẫn ý kiến trong một mẩu tin, cần trích dẫn tên người cung cấp ý kiến đĩ và viết câu nĩi đĩ trong dấu ngoặc kép.
• Luơn luơn đặt tên và số điện thoại của người phát ngơn cho Hội ở gĩc trái trên cùng của mẫu tin để phĩng viên cĩ thể liên lạc với người đĩ khi cần biết thêm thơng tin. Phải đảm bảo cung cấp cho người phát ngơn một bản tĩm tắt mẫu tin kèm với bản sao mẩu tin trong đĩ ghi đầy đủ những chi tiết liên quan tới nội dung của thơng báo hoặc tuyên bố câu nĩi được đăng tin.
• Ghi tên và chức danh đầy đủ của những người cĩ tên trong bài nhằm đảm bảo độ chính xác và tin cậy của thơng tin trong bài viết.
• Viết theo phong cách dễ hiểu, trực tiếp và khơng thiên vị.
• Tránh đưa ra những ý kiến cá nhân, ngơn ngữ dài dịng và kết luận khơng khách quan.
Chương5: biện pháp duy trì quan hệ hội viên cho Agtek
Sau khi đã chuẩn bị xong bài đăng tin, nhân viên này sẽ trình lên cho ban tuyên truyền xem xét và phê duyệt về nội dung. Sau khi đã được xét duyệt, nhân viên này sẽ gửi cho cơ quan ngơn luận mà Ban tuyên truyền đã chọn.
Nhân viên duy trì cĩ nghĩa vụ cung cấp các thơng tin liên quan đến hội viên theo yêu cầu của Ban thơng tin.
Ưu điểm
• Truyền đạt thơng điệp của Hội tới được số đơng cơng chúng và các ban ngành cĩ liên quan.
• Tạo được tiếng nĩi của Hội trước cơng chúng.
• Khai thác được triệt để chữ nghĩa, hình ảnh và màu sắc.
• Tạo được sự chú ý cao.
• Linh hoạt và kịp thời.
Nhược
• Khơng nhắm trực tiếp vào đúng đối tượng mà Hội mong muốn.
• Chi phí cao
• Đọc vội vã.
• Thời gian tồn tại của báo ngắn.
5.2.2.3 Bản tin của Hội
Một cơng cụ tuyên truyền rất hiệu quả cho Hội là bản tin của Hội. Kích cỡ bản tin cĩ thể chỉ gồm một trang, cĩ thể là một ấn phẩm gồm nhiều trang, minh hoạ màu với các bức tranh và bảng biểu. Bản tin cung cấp cho hội viên những thơng tin về thị trường, các cơ hội kinh doanh, các cuộc giao lưu, gặp gỡ với các hội viên khác, tổ chức các đợt xúc tiến thương mại cho hội viên, các buổi họp sắp tới, những biện pháp chính phủ áp dụng, hoạt động của uỷ ban, cùng những hoạt động và thành tích khác của các hội viên.
Hiện nay Hội chưa cĩ sự đầu tư cho bản tin nên Bản tin của Hội đã khơng phát huy hết vai trị của nĩ. Nội dung khơng cuốn hút người đọc, bố trí khơng đúng nguyên tắc của một bài báo. Do đĩ để xây dựng Bản tin hiệu quả Hội cần phải tuân thủ theo một số nguyên tắc:
• Các hội viên muốn được thấy chính mình trong tờ báo của Hội, do đĩ biên tập viên bản tin cần quán triệt nguyên tắc này thơng qua việc đăng trên báo những bài viết và tranh
Chương5: biện pháp duy trì quan hệ hội viên cho Agtek
ảnh về hoạt động và thành tích của các hội viên. Nhân viên duy trì phải cung cấp các thơng tin về hội viên của Hội cho Ban thơng tin để đưa lên Bản tin của Hội. Hội cũng cĩ thể nhân dịp sinh nhật của doanh nghiệp cĩ thể gửi lời chúc mừng của Hội tới doanh nghiệp, hoặc cũng cĩ thể giới thiệu về sản phẩm mới hay những thành tích đạt được của hội viên lên Bản tin nội bộ để thơng báo rộng rãi cho các doanh nghiệp khác biết.
• Trước khi viết, xác định xem mục tiêu là gì và độc giả là ai?
• Quyết định xem độc giả muốn nhìn thấy cái gì đầu tiên và bạn muốn họ hành động như thế nào.
• Viết và trình bày những thơng tin phù hợp cho việc đọc lướt. Một hội viên chỉ mất từ một đến bảy giây để quyết định xem cĩ nên đọc một ấn phẩm hay khơng sau khi lướt nhìn một lượt. Mọi người thường khơng thích đọc, vì vậy cần tạo ra các dịng tít, ảnh chụp, và các chữ đậm để kích thích sự chú ý của người xem. Các hội viên muốn xem lướt để nắm thơng tin, khơng muốn phải mất thời gian đọc những lời lẽ khoa trương.
• Khi viết một thơng tin chung cho mọi đối tượng như thơng báo quan trọng, hãy sử dụng một đoạn văn mang ý chính cung cấp những chi tiết quan trọng nhất (ai, ở đâu, tạo sao, cái gì và như thế nào), tiếp theo là những đoạn văn với mức độ quan trọng giảm dần. Thơng tin ít quan trọng nhất được đặt ở cuối bài.
• Khi viết một câu chuyện, chẳng hạn như một bài báo kể lại câu chuyện thú vị về một doanh nghiệp, hãy mở đầu câu chuyện bằng một đoạn văn mang ý chính thật lơi cuốn độc giả, tiếp theo là các đoạn văn tả, những trích dẫn, thơng tin bổ sung và một kết luận gây ấn tượng mạnh ở cuối truyện.
• Ngay lập tức đi vào ý chính của các bài báo thơng thường. Hãy để cho độc giả quyết định cĩ nên đọc tiếp bài báo hay khơng.
• Viết thật hàm súc, cơ đọng. Tính chất ngắn gọn của bản tin khơng cho phép những lời lẽ hùng biện dài dịng.
• Viết như thể đây là một bức thư cá nhân gửi cho một người bạn.
• Hãy viết các đoạn văn và bài báo ngắn gọn. Kích thước của một bản tin chỉ để đọc trong năm tới mười phút là nhiều nhất.
• Sử dụng các câu hỏi ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và như thế nào để đảm bảo chắc chắn rằng báo đăng đủ tất cả các thơng tin cần thiết.
• Sử dụng tên và tranh ảnh của các hội viên bất cứ khi nào cĩ dịp.
• Trích lời của lãnh đạo tự nguyện của Hội, khơng trích lời của nhân viên làm cơng ăn lương.
Chương5: biện pháp duy trì quan hệ hội viên cho Agtek
• Các tít báo phải tĩm tắt được nội dung bài báo trong vài từ.
• Viết các tít báo để thu hút sự chú ý của độc giả, nhưng đừng lặp lại những thơng tin của tít báo trong câu chủ đề.
• Bỏ đi những từ khơng cần thiết.
• Đừng sử dụng những danh sách tên dài.
• Tuyệt đối khơng bao giờ gạch chân. Những từ gạch chân rất khĩ đọc.
• Khơng được coi rằng độc giả đã biết ngữ cảnh, nền tảng một vấn đề hoặc hoạt động.
• Viết rõ những tên viết tắt.
• Trả lời những câu hỏi hội viên cĩ thể đưa ra.
• Chuyên biệt hố bản tin cho các nhĩm khác nhau trong nội bộ Hội.
• Thay đổi font chữ và sử dụng chữ đậm, nhưng đừng sử dụng quá ba font chữ khác nhau. Hãy trình bày bản tin và hình thức tờ báo sao cho thật hấp dẫn, vui nhộn với độc giả.
• Sử dụng kiểu chữ serif (chữ cĩ mĩc nhỏ) cho phần thân bài và sử dụng kiểu chữ san serif (chữ khơng cĩ mĩc nhỏ) cho các tít báo.
• Hãy sử dụng những hình ảnh với những từ mơ tả ngắn gọn bên dưới.
• Sử dụng màu sắc cho ấn phẩm của bạn.
• Nếu cĩ, dùng cả các hình vẽ nghệ thuật cĩ trong máy tính của bạn.
• Để bĩng màu nền từ 30% trở xuống. Tỉ lệ cao hơn gây khĩ đọc.
• Sử dụng giải pháp hình chữ Z khi thiết kế trang trước của bản tin. Khi nhìn vào một trang chữ, mắt người sẽ quan sát trang đĩ theo một đường chữ Z. Ở đỉnh chữ Z, đặt tít bài báo: ở chính giữa chữ z đặt một bức tranh, và ở đáy chữ Z in một lời trích dẫn hoặc