2. THỰC TRẠNG PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN TÍN DỤNG
2.1.1. Quy trình thanh toán L/C hàng xuất khẩu
Bước 1: Kiểm tra.
Chuyên viên thanh toán tiếp nhận hai bản yêu cầu thanh toán L/C và các chứng từ có liên quan từ chuyên viên thanh toán khách hàng và tiến hành kiểm tra bộ chứng từ trên yêu cầu của L/C do ngân hàng nước ngoài phát hành.
Bước 2: Yêu cầu.
Sau khi thực hiện bước 1, nếu bộ chứng từ không đủ, có sai sót, chưa đáp ứng được các yêu cầu được mở thì lập yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh, rồi trình cho cấp có thẩm quyền phê duyệt và chuyển cho chuyên viên khách hàng kịp thời điều chỉnh.
Bước 3: Lập điện chỉ thị.
Chuyên viên thanh toán lập điện chỉ thị gửi kèm bộ chứng từ đòi tiền từ ngân hàng phát hành. Trường hợp, ngân hàng phát hành không phải là ngân hàng chuyển tiền thì chuyên viên thanh toán lập thêm gửi ngân hàng chuyển tiền.
Bước 4: Phê duyệt, ký hậu.
Sau khi chuyên viên thanh toán hoàn tất nghiệp vụ ở các bước nói trên, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Cấp có thẩm quyền xem xét bộ chứng từ, chỉ thị điện xác định nội dung là phù hợp thì ký phê duyệt. Đồng thời cấp có thẩm quyền ký hậu vào phía sau hối phiếu, thể hiện ACB có quyền nhận số tiền qui định trên hối phiếu hoặc ra lệnh cho ngân hàng thanh toán thanh toán số tiền trên hối phiếu theo chỉ dẫn.
Chuyên viên thanh toán sẽ thực hiện hạch toán thu phí dịch vụ thanh toán L/C hàng xuất khẩu và các chi phí liên quan gồm: phí kiểm chứng từ, phí gửi chứng từ, điện phí.
Bước 6: Gửi chứng từ, phát điện.
Chuyên viên thanh toán gửi chỉ thị đã lập ở bước 3 và bộ chứng từ cho ngân hàng phát hành, ngân hàng chuyển tiền theo yêu cầu của khách hàng để đòi tiền ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng chuyển tiền.
Trường hợp có lập điện thì tiến hành phát điện đã lập tại bước 3 để đòi tiền ngân hàng nước ngoài, bộ phận phát điện chịu trách nhiệm phát điện theo đúng yêu cầu của chương trình thanh toán SWIFT.
Bước 7: Thông báo.
Chuyên viên thanh toán lập thông báo cho chuyên viên khách hàng về việc ACB đã chấp nhận thanh toán L/C đã gửi bộ chứng từ, hoặc đã phát điện để đòi tiền ngân hàng phát hành, ngân hàng chuyển tiền. Sau đó chuyên viên thanh toán giao một bản chính yêu cầu thanh toán L/C đã phê duyệt cho chuyên viên khách hàng để chuyên viên khách hàng thông báo cho khách hàng biết và nhận lại một yêu cầu đã ký.
Bước 8: Giám sát.
Chuyên viên thanh toán có trách nhiệm giám sát việc thanh toán của ngân hàng nước ngoài đối với bộ chứng từ đã gửi, căn cứ vào thời hạn trả tiền qui định trong L/C và hối phiếu để giám sát việc thanh toán. Nếu hết thời hạn qui định mà ngân hàng nước ngoài vẫn chưa thanh toán thì phải lập điện hỏi rõ lý do chậm thanh toán (theo mẫu), theo thông lệ quốc tế khi bộ chứng từ phù hợp với yêu cầu của L/C thì ngân hàng nước ngoài bắt buộc phải thanh toán, trường hợp bị từ chối thanh toán thì ACB thông báo cho khách hàng và chờ chỉ thị của khách hàng.
Khi Ngân hàng nước ngoài đã thanh toán cho bộ chứng từ đã gửi, chuyên viên thanh toán lập thông báo ghi Có (theo mẫu) thông báo cho khách hàng về việc ACB đã ghi Có vào tài khoản của khách hàng và chuyển cho chuyên viên khách hàng.
Bước 10: Lưu hồ sơ.
Hồ sơ phi lưu giữ trong “bìa đựng L/C”, ngoài bìa ghi rõ các thông tin: số và ngày L/C, số và loại tiền L/C... và các ghi chú đặc biệt khác in sẵn trên bìa, hồ sơ lưu giữ gồm:
.Yêu cầu thanh toán L/C hàng xuất. .Các chứng từ thanh toán L/C.
.Các thông báo trả lời truy vấn giữa ACB và Ngân hàng nước ngoài. .Các giấy tờ liên quan khác.