2. THỰC TRẠNG PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN TÍN DỤNG
2.1.2. Quy trình thanh toán L/C hàng nhập khẩu
Với phòng thanh toán. Bước 1: Kiểm tra bộ chứng từ.
Các chi nhánh được phép trực tiếp tiếp nhận bộ chứng từ thì tiến hành kiểm tra và xử lý bộ chứng từ, đối với chi nhánh chưa được phép xử lý bộ chứng từ một cách độc lập thì Hội Sở chịu trách nhiệm kiểm tra và xử lý. Khi chi nhánh ACB nhận được chứng từ do ngân hàng thông báo xuất trình để đòi tiền, chuyên viên thanh toán phải tiến hành kiểm tra chứng từ. Sau khi kiểm tra, chuyên viên thanh toán phải ghi đầy đủ các nội dung kiểm tra và số bản chứng từ nhận được vào phiếu kiểm tra chứng từ và trình bày lãnh đạo cấp trên có thẩm quyền xem xét và phê duyệt.
Bước 2: Thông báo sai sót.
Nếu trong trường hợp bộ chứng từ có sai sót, chuyên viên thanh toán phải lập một bản thông báo chứng từ không hợp lệ trong đó ghi rõ: số và ngày tháng của L/C, liệt kê các sai sót, cách xử lý chứng từ và các thông tin cơ bản
khác có liên quan trình lãnh đạo phòng phê duyệt và chuyển cho chuyên viên khách hàng.
Bước 3: Lập điện từ chối thanh toán.
Trường hợp nhận được từ chối của khách hàng hoặc đến hạn thanh toán (7 ngày làm việc từ ngày nhận được chứng từ) mà khách hàng vẫn không có trả lời bằng văn bản thì chuyên viên thanh toán phải lập điện từ chối thanh toán.
Bước 4: Thông báo.
Trường hợp bộ chứng từ không có sai sót, chuyên viên thanh toán phải lập thông báo trong đó ghi rõ: số và ngày tháng của L/C, số tiền sẽ thanh toán, người hưởng lợi, nguồn vốn để thanh toán và các thông tin cơ bản khác có liên quan trình lãnh đạo cấp trên phê duyệt và chuyển cho chuyên viên khách hàng.
Bước 5: Hạch toán thu phí.
Trước khi lập và phát điện thanh toán, chuyên viên thanh toán tiến hành hạch toán thu phí, thanh toán bằng L/C và các phí phát sinh có liên quan. Ví dụ: Khấu trừ 30 USD vào số tiền phi thanh toán đối với bộ chứng từ có sai sót.
Bước 6: Lập điện thu phí.
Chuyên viên thanh toán lập mẫu điện thu phí để thông báo trực tiếp đến ngân hàng được hưởng. Sau khi soạn điện, chuyên viên thanh toán trình cấp có thẩm quyền phê duyệt (ký chấp nhận thanh toán trên bản in ra của điện chuyển tiền). Khi được phê duyệt, chuyên viên thanh toán thực hiện phát điện theo qui định chung của chương trình SWIFT.
Việc lưu chứng từ rất quan trọng, làm cơ sở để xác định trách nhiệm của các chuyên viên, do vậy yêu cầu chuyên viên thanh toán phải thu thập và lưu giữ đầy đủ các giấy tờ có liên quan dưới đây:
Bộ chứng từ nhập khẩu nhận được từ ngân hàng thông báo: hoá đơn vận đơn, chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói...
Thông báo chứng từ không hợp lệ, thông báo chứng từ hợp lệ và yêu cầu chuyên viên thanh toán thông báo chuyển tiền hoặc phát tiền vay, thông báo nhận chứng từ nếu có.
Phiếu kiểm chứng từ có ngày tháng và chữ ký của người nhận bộ chứng từ. Các giấy tờ khác có liên quan đến nghiệp vụ.
Bước 8: Giao chứng từ.
Trường hợp chưa thực hiện nghiệp vụ ký hậu vận đơn và phải ký hậu vận đơn chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho khách hàng, chuyên viên thanh toán trình lãnh đạo phê duyệt, xem xét và ký hậu vào mặt sau tờ vận đơn với nội dung sau:
To order of... (tên khách hàng) ...
Vietnam ACB.
Authorized signature (cấp có thẩm quyền ký và đóng dấu).
Khi chuyên viên thanh toán giao bộ chứng từ cho chuyên viên khách hàng, chuyên viên thanh toán lưu ý chuyên viên khách hàng về việc khi giao chứng từ thì phải yêu cầu khách hàng ghi rõ “đã nhận đủ các giấy tờ liên quan”, ghi ngày giờ nhận bộ chứng từ và ký tên (ghi rõ họ tên đầy đủ và phiếu kiểm chứng từ).