Thông tin về khách hàng vay vốn là vô cùng quan trong trong hoạt động tín dụng của mỗi ngân hàng nói chung cũng như chi nhánh Thanh Xuân nói riêng. Nó góp phần vào việc ngăn ngừa rủi ro và góp phần ổn định công tác tín dụng của chi nhánh. Muốn cho vay đảm bảo được an toàn, ngân hàng phải nắm đầy đủ các thông tin khách hàng để xem xét, quyết định cho vay và giám sát sau khi vay như thông tin hồ sơ pháp lý, tình hình tài chính, tình trạng nợ nần, tài sản bảo đảm, khả năng hoàn trả và các thông tin cần thiết khác của khách hàng vay. Chính vì vậy khi tìm hiểu thông tin về khách hàng các cán bộ tín dụng của chi nhánh phải thu thập đầy đủ những thông tin sau đây:
- Đầu tiên là những thông tin mang tính pháp lý như tên khách hàng (hoặc là tên doanh nghiệp); địa chỉ, quyết định thành lập, đăng ký kinh doanh, các chi nhánh hoặc đơn vị trực thuộc, họ tên và trình độ người lãnh đạo, nghề nghiệp kinh doanh, mặt hàng sản xuất kinh doanh chủ yếu, thị trường tiêu thụ sản phẩm... đối với khách hàng doanh nghiệp; công việc, tình trạng hôn nhân... với khách hàng cá nhân.
- Thông tin về tình hình tài chính bao gồm tình hình vốn, kết quả sản xuất kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ đối với doanh nghiệp; tình trạng công việc, tình hình tài chính của gia đình và mức lương đối vớí khách hàng cá nhân. Qua đó ngân hàng có thể đánh giá khả năng tài chính và hoạt động của khách hàng. Từ đó có thể đưa ra những quyết định tín dụng chính xác hạn chế được rủi ro cho ngân hàng.
- Thông tin liên quan đến dự án xin vay, tài sản đảm bảo của khách hàng, chi nhánh cần xem xét khả năng trả nợ của khách hàng từ việc thực hiện dự án và các thông tin khác liên quan đến tính khả thi của dự án cũng như tài sản đảm bảo cho khoản vay nếu rủi ro xẩy ra với dự án.
- Thông tin về môi trường kinh doanh có liên quan đến ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của khách hàng, thông tin kinh tế, thị trường, xu thế phát triển, tiềm năng của ngành. Cán bộ tín dụng còn phải khai thác thông tin mang tính chất thị trường về sản phẩm khách hàng kinh doanh như dự đoán tình hình cung cầu, giá cả sản phẩm, tài sản đảm bảo…
- Thông tin về tình hình quan hệ tín dụng của khách hàng với tổ chức tín dụng khác gồm các khoản vay tại các tổ chức tín dụng, tổ chức khác, thời hạn trả của các khoản vay đó, lịch sử quan hệ tín dụng của khách hàng đối với các tổ chức tín dụng đã cho vay. Bên cạnh đó là thông tin về xếp loại tín dụng của khách hàng từ các cơ quan xếp loại bên ngoài. Từ những thông tin đó và những thông tin được nêu ở các ý trên các cán bộ tín dụng của chi nhánh sẽ tiến hành xếp loại tín dụng chi khách hàng.
Tiếp theo đó là một việc cũng không kém phần quan trong đó là thu thập thông tin về khách hàng sau khi cho vay. Sau khi cho khách hàng vay chi nhánh vẫn phải theo dõi đầy đủ các thông tin như đã nêu trên để có thể kịp thời phát hiện ra những dấu hiệu rủi ro có thể xẩy ra với khoản tín dụng đã cấp.
Để có thể tìm hiểu được các thông tin trên một cách đầy đủ chính xác chi nhánh cần phải thành lập bộ phận chuyên thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tín dụng. Bộ phận này sẽ tìm hiểu các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau ngoài nguồn thông tin mà khách hàng gửi đến cho các cán bộ tín dụng. Sau đó bộ phận này sẽ xử lý những thông tin đó và cung cấp cho các cán bộ tín dụng sử dụng bên cạnh những thông tin từ phía khách hàng. Trong bộ phận đó chi nhánh cần phải xây dựng một đội ngũ cán bộ chuyên trách việc thu thập, phân loại, xử lý và lưu trữ thông tin về từng mảng cụ thể như về từng loại dự án; về các văn bản, quyết định của ban tổng giám đốc; về văn bản quy định của Nhà nước; về môi trường kinh tế xã hội... Mỗi mảng
thông tin thu thập được cần phải xử lý một cách khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng thông tin phục vụ cho hoạt động tín dụng.
Như đã trình bày ở trên hiện nay nguồn thông tin của chi nhánh chủ yếu là do chính các khách hàng cung cấp. Tuy nhiên những thông tín đó hầu hết đều chưa được kiểm toán, còn mang tính chủ quan của người vay. Bởi vậy, Chi nhánh cần phải đa dạng hoá các nguồn cung cấp thông tin để nâng cao chất lượng thông tin, từ đó hạn chế rủi ro do nguyên nhân khách hàng cũng cấp sai số liệu cho chi nhánh. Sau đây là các nguồn thông tin mà các cán bộ của chi nhánh có thể khai thác:
- Nguồn thông tin đầu tiên mà chi nhánh có thể khai thác bên cạnh những thông tin trong hồ sơ mà khách hàng cung cấp chính là những lần tiếp xúc giữa cán bộ tín dụng của chi nhánh với khách hàng. Các cán bộ tín dụng cảu chi nhánh cần triệt để thu thập các thông tin về khách hàng thông qua những lần tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Có thể nói tạo ra một bầu không khí thân thiện cởi mở khi tiếp xúc với khách hàng là một phương pháp giúp thu thập thông tin dễ dàng hơn.
- Nguồn thông tin tiếp theo chính là những lần các cán bộ tín dụng cũng xuống tận cơ sở kinh doanh của khách hàng. Các cán bộ tín dụng nên làm việc này một cách thường xuyên để có thể có được những nhận định chính xác và đặc biệt phải có những chuyến đi đột xuất để có được những thông tin tin cậy và chính xác.
- Một nguồn thu thập thông tin khác của các cán bộ tín dụng là từ đồng nghiệp của mình, từ các bạn hàng, các đối tác của doanh nghiệp các ngân hàng khác có quan hệ với khách hàng trước kia hay hiện nay, các cơ quan quản lý, các công ty tư vấn, các công ty kiểm toán khác có liên quan tới các lĩnh vực sản xuất kinh doanh mà khách hàng tham gia hoạt động. Đây là một nguồn thông tin cũng rất hữu ích để có thể thu được những thông tin tin cậy về tình hình hoạt động của khách hàng.
- Bên cạnh đó, cán bộ tín dụng cũng có thể thu thập thông tin cần thiết từ các sách báo, các văn bản hướng dẫn, từ Internet, các phương tiện thông tin đại chúng, hay từ Trung tâm thông tin tín dụng (CIC)... Những nguồn thu thập này sẽ đem lại cho các cán bộ tín dụng những thông tin về tình hình hoạt động của khách hàng và thị trường tiêu thụ sản phẩm dự án đầu tư.
Tóm lại, Xây dụng tốt hệ thống thông tin và đa dạng hoá các nguồn thông tin thu thập chi nhánh sẽ có được hệ thống thông tin tương đối đầy đủ và chính xác về sản phẩm dự án, về khách hàng, từ đó nâng cao tính chính xác trong việc chấm điểm các thông tin phi tài chính trong xếp hạng rủi ro tín dụng, do đó góp phần giảm thiểu rủi ro tín dụng. Có thể nói, những nguồn thông tin bên ngoài hết sức đa dạng và phong phú, tuy nhiên nó cũng không đảm bảo sự chính xác tuyệt đối nên khi sử dụng nguồn thông tin này Chi nhánh cần có sự phân loại thông tin tin cậy để sử dụng và những thông tin chỉ có giá trị tham khảo. Ngoài ra Chi nhánh cần phải nâng cao ý thức và trách nhiệm của từng cán bộ Ngân hàng trong việc bảo mật nguồn thông tin.
Đồng thời với việc thu thập thông tin, chi nhánh cũng như toàn bộ hệ thống của MB cần sử dụng các công cụ phân tích thông tin hiện đại để tăng độ chính xác của các kết quả đánh giá nhằm đưa ra các quyết định đúng đắn. Chi nhánh cần thiết lập các phần mềm hỗ trợ cung cấp thông tin về khách hàng (doanh số cho vay, thu nợ, dư nợ, tình trạng nợ), phân loại nợ tự động để đáp ứng nhu cầu thu thập, xử lý thông tin được nhanh nhạy, chính xác.