- Điều hành một số lĩnh vực theo sự phân công.
17 Phòng quảnlý đấu thầu 10 2 18 Phòng Thi đua tuyên truyền 11-111-
3.2.2.1. Sắp xếp và bố trí lại chức năng, cán bộ của các phòng chức năng để không bỏ sót chức năng nào.
năng để không bỏ sót chức năng nào.
Khi nói đến tổ chức là nói đến nguyên lý sắp xếp , sắp đặt các bộ phận, cơ quan hợp thành cơ cấu tổ chức quản lý trong doanh nghiệp, bao gồm các bộ phận chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn nhất định và đợc bố trí theo từng cấp. Giữa các bộ phận, các cấp có mối liên hệ với nhau.
Cơ cấu tổ chức quản lý có mối liên hệ mật thiết với cơ chế quản lý doanh nghiệp, có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm cho cơ chế quản lý vận hành thông suốt, đảm bảo thực hiện các mục tiêu xác định của doanh nghiệp.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng có nhiều biến động nh hiện nay, môi tr- ờng hoạt động của doanh nghiệp đã bắt đầu có chiều hớng thay đổi thì cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty không thể xơ cứng mà phải luôn đợc đổi mới cho thích ứng để đảm đơng đợc ngày càng tốt hơn việc thực hiện các chức năng quản trị trong công ty.
Có một mô hình cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ làm cho bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả, tăng cờng sự phối hợp, giảm mâu thuẫn giữa các bộ phận và ngăn ngừa sự trùng lặp các công việc. Nhờ sự thích ứng về cơ cấu tổ chức, sự nâng cao chất lợng của các bộ phận, cá nhân trong tổ chức, công ty có khă năng thực hiện kinh doanh có lãi và đạt hiệu quả kinh tế – xã hội cao.
Một mô hình cơ cấu tổ chức hợp lý phải là một mô hình mà trong đó các bộ phận có mối quan hệ mật thiết hữu cơ với nhau, không thừa bộ phận nào mà cũng không thiếu bộ phận nào, nhiệm vụ của các phòng ban phải rõ ràng, không chồng chéo, bộ máy quản lý phải đợc tinh giản, gọn nhẹ đến mức tối đa có thể. Công ty Điện lực Hà nội cha thực sự có một mô hình tổ chức hoàn hảo, nhất là sự phân công thành các phòng ban chức năng còn rải rác (16 phòng ban), cần phân chia lại một số bộ phận nh sau:
- Ghép phòng vật t vào phòng Kế hoạch: Hay nói cách khác, giao thêm cho phòng Kế hoạch công việc nữa là công tác vật t, bao gồm:
Lập kế hoạch mua sắm vật t, thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh và đầu t xây dựng.
Tổ chức mua sắm vật t, trang thiết bị.
Quản lý, bảo quan kho tàng, tiếp nhận, cấp phát vật t và cập nhật sổ sách chứng từ, kiểm kê đối chiếu theo quy định về quản lý vật t.
Tổ chức kinh doanh vật t, thiết bị điện, phụ kiện điện, đồ dùng dân dụng.
Giúp Hội đồng thanh lý xử lý tài sản để xử lý thiết bị vật t tài sản tồn động kém phẩm chất.
Biểu 9: Sơ đồ chức năng mới của phòng Kế hoạch
- Ghép phòng Kiểm toán nội bộ vào phòng Tài chính kế toán.
Trên thực tế của công ty, hoạt động của phòng Kiểm toán nội bộ rất mờ nhạt, hầu nh không có vai trò gì trong hoạt động sản xuất kinh doanh điện năng của công ty. Bên cạnh đó, khi có kiểm toán của Tổng công ty, cũng nh kiểm toán của Nhà nớc đến, thì kết quả làm việc của phòng cũng không đợc họ chấp nhận. Chính vì vậy mà phòng có vai trò rất ít gì trong hệ thống kiểm toán nói chung. Trên thực tế, phòng Kiểm toán nội bộ của công ty cũng có tiến hành kiểm tra công tác tài chính của các Điện lực, nhng cũng không hiệu quả, chỉ mang tính chất thống kê. Công ty nên bỏ phòng Kiểm toán, trả chức năng kiểm toán về cho phòng Tài chính kế toán, bởi một trong những nhiệm vụ của Tài chính – kế toán là kiểm tra, kiểm soát.
- Bỏ phòng KTĐN-XNK.
Hiện tại, chức năng nhiệm vụ của phòng Kinh tế đối ngoại – xuất nhập khẩu có thể đợc chia thành một số mảng chính sau:
Thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực kinh tế đối ngoại, đảm bảo trách nhiệm về công tác xuất nhập khẩu vật t thiết bị .
Chuẩn bị hồ sơ tài liệu và các điều kiện cần thiết giúp Giám đốc trong nhng việc mời thầu, chọn thầu và ký hợp đồng ngoại.
Tuy nhiên trên thực tế, để thực hiện những công việc này không cần thiết Giám đốc
Trưởng phòng Kế hoạch
KH tổng hợp Điều độ vận hành
phòng KTĐN-XNK chuyển hồ sơ cho phòng vật t để phòng tiếp tục công việc quản lý. Đối với các hồ sơ thầu ngoại, phòng cũng chỉ đơn giản làm công tác chuẩn bị hồ sơ . sau đó lại chuyển sang phòng Quản lý đấu thầu. Chính vì vậy,…
để làm đợc những công việc trên thì công ty không cần thiết phải có riêng 1 phòng, công ty nên bố trí về 2 phòng: phòng Kế hoạch (bộ phận vật t) và phòng Quản lý đấu thầu, mỗi phòng có 1 – 2 ngời phụ trách mảng này. Nh vậy sẽ giảm đợc số l- ợng cán bộ chức danh.
- Ghép phòng bảo vệ quân sự vào Văn phòng Công ty.
Tuy công tác bảo vệ là quan trong trong công ty ĐIện lực Hà nội, xong công ty cũng không nên tách nhiệm vụ bảo vệ an ninh thành riêng 1 phòng, công ty nên để công tác bảo vệ quân sự là một bộ phận do văn phòng công ty quản lý, nh vậy thì sẽ hiệu quả hơn.
- Bỏ phòng Thi đua tuyên truyền, nội dung của nó sẽ đ ợc phân chia cho phòng Tổ chức lao động và Văn phòng công ty.–
Có thể tóm tắt chức năng nhiệm vụ chủ yếu của phòng thi đua tuyên truyền đợc thể hiện qua 2 mảng chính, là:
Tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thởng để phát động phong trào trong toàn công ty.
Tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, là đầu mối giữa công ty và cơ quan báo chí – phát thanh – truyền hình và các phóng viên.
Với hai nhiệm vụ này, công ty cũng không nên bố trí riêng 1 phòng để phụ trách, bởi trên thực tế, phòng không làm việc hết năng suất, rất lãng phí cán bộ. Công ty nên tách nhiệm vụ thứ nhất về phòng Tổ chức – lao động và tách nhiệm vụ thứ hai về Văn phòng công ty. Nh vậy, lúc này, nhiệm vụ chính của phòng tổ chức lao động và của văn phòng công ty sẽ có thêm 1 mảng chính và đợc thể hiện qua hai biểu sau:
Biểu 10: Sơ đồ chức năng mới của phòng Tổ chức lao động–
88 Giám đốc
Trưởng phòng TC-LĐ
Công tác
tiền lương Công tác cán bộ lao độngQuản lý
Chế độ chính sách Thi đua khen thưởng và kỷ luật Sắp xếp, điều động cán Đào tạo, bồi dư ỡng cán Bồi dưỡng đội ngũ kế Bảo hiểm xã hội Về Hợp đồng lao
Biểu 11: Sơ đồ chức năng mới của Văn phòng công ty
Đối với toàn bộ công ty, để thống nhất quản lý và điều hành, phòng Tổ chức – lao động cần phát hành văn bản hớng dẫn chung về mô hình cho các cấp quản trị. Hớng dẫn này sẽ phân định phạm vi đặc đIúm chức năng, quyền hạn, mối quan hệ và trách nhiệm của mỗi cơng vị, mối tơng quan của nó đối với toàn bộ cơ cấu tổ chức, chúng giúp xác định đợc những nguồn tin cần đến để đạt đợc sự tán thành, cung cấp cho những ngời sẽ giữ chức vụ có kiến thức về trách nhiệm,
Giám đốc Chánh văn phòng Công tác văn thư Bảo vệ quân sự Quản trị văn phòng Y tế Vệ sinh công nghiệp Nhà ăn Công tác tuyên truyền
quyền hạn, mối quan hệ và chức năng, đồng thời, chúng cũng có ích trong việc lựa chọn ứng cử viên cho những chức vụ đó.
Các sơ đồ tổ chức của bộ phận sẽ cho thấy vị trí của từng nhân viên, trách nhiệm, mối liên lạc và cấp báo cáo của họ. Sơ đồ này tạo cơ sở để phân loại năng lực từng cá nhân, có thể xem xét xem học có theo kịp nhu cầu của công việc đến mức nào. Khi các bộ phận đã có sơ đồ, tổ chức thì phụ trách bộ phận phải là ngời có trách nhiệm giảng giải cho cấp dới vị trí của họ trong sơ đồ.
Ngoài cơ cấu lại tổ chức, phân công chức năng nhiệm vụ cho các bộ phân và hớng dẫn mọi ngời hiểu đợc vị trí của mình trong sơ đồ tổ chức thì việc cụ thể hoá chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận, từng chức danh trong sơ đồ tổ chức là hết sức cần thiết. Thực hiện tốt việc này thì mỗi nhân viên sẽ luôn cảm nhận đợc bổn phận của mình, tạo điều kiện cho công tác quản lý con ngời và nhận xét, đánh giá nhân viên hàng năm.
Giải pháp cơ cấu lại mô hình và chức năng là một giải pháp lớn, thực hiện đ- ợc giải pháp này cho phép giảm đợc biên chế, bộ máy đỡ cồng kềnh, đối với các bộ phận sẽ chủ động thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình, tránh tình trạng chồng chéo. Mọi ngời sẽ làm việc có hiệu quả nhất khi biết mình có nhiệm vụ gì, có trách nhiệm với ai, căng thẳng và xung đột nội bộ sẽ giảm. Thông tin mệnh lệnh từ dới lên và trên xuống sẽ đi theo con đờng ngắn nhất, bộ máy quản lý hoạt động sẽ sắc bén và hiệu quả hơn.
- Bỏ phòng Quản lý tiếp nhận điện nông thôn.
Phòng Quản lý tiếp nhận điện nông thôn có nhiệm vụ chính là theo dõi toàn bộ các công việc về tiếp nhận lới điện nông thôn của công ty; Khảo sát, kiểm tra mô hình quản lý và giá bán điện nông thôn. Đối với công ty Điện lực Hà nội, đối tợng ngời tiêu dùng ở các vùng nông thôn là rất ít (khác với các công ty Điện lực khác, đối tợng này lại tơng đối nhiều). Bên cạnh đó, trong tơng lai, công ty sẽ tiến hành bán điện đến từng ngời tiêu dùng, đến từng hộ kinh doanh nên không cần phòng Quản lý tiếp nhận điện nông thôn để giúp các Hợp tác xã trong việc quản lý các hoạt động về lới điện cũng nh giá bán điện tại nông thôn (Hiện nay, các hộ tiêu dùng điện ở nông thôn của công ty đều thông qua một tổ chức trung gian là
Hợp tác xã, và nhiệm vụ chính của phòng là theo dõi giá bán điện cho nông thôn). Lúc này, chức năng nhiệm vụ của phòng chỉ là một trong những chức năng của phòng Kinh doanh bán điện, sự tồn tại của phòng lúc này là vô nghĩa.
Trong khi công ty cha tiến hành đợc kế hoạch bán điện đến từng hộ kinh doanh, nên ghép phòng Quản lý tiếp nhận lới điện nông thôn vào phòng Kinh doanh thành một bộ phận của phòng Kinh doanh, một bộ phận quản lý việc kinh doanh điện ở nông thôn.
Nh vậy, công ty chỉ có 10 phòng ban thay vì 16 phòng ban nh hiện nay mà vẫn đảm bảo hết các chức năng và nhiệm vụ. Nếu chỉ tính riêng số lợng cán bộ quản lý chức danh, công ty sẽ giảm đợc 6 trởng phòng, mối quan hệ trong công ty cũng không bị zích zắc, chồng chéo.