Trong một kỳ kinh doanh, doanh thu không đổi, chi phí lớn sẽ làm giảm tương đối lợi nhuận thu được, làm cho hiệu quả kinh tế của đồng vốn giảm. Vỡ vậy với mỗi cụng đoạn, công việc cần phải tính toán để giảm chi phí đến mức thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng công việc.
a. Giảm chi phí vận chuyển bằng cách sử dụng phương pháp hợp lý :
Trong khâu vận chuyển việc tính toán giảm bớt chi phí lưu thông là điều rất cần thiết. Đối với công ty việc vận chuyển hàng đến tay khách hàng là việc làm thường xuyên do vậy giảm chi phí vận chuyển sẽ làm giảm đáng kể chi phí kinh doanh của công ty. Với những khách hàng ở Hà Nội công ty sử dụng 2 loại phương tiện chủ yếu là xe máy và xe tải nhỏ. Vận chuyển bằng xe máy cũng khá tốn kém, chỉ áp dụng cho những đơn hàng nhỏ lẻ. Công ty cần cố gắng tập hợp những đơn hàng trên cùng một cung đường để vận chuyển một lần bằng ô tô sẽ giảm được chi phí vận chuyển. Đối với những khách hàng ở xa Hà Nội thỡ nờn duy trỡ hỡnh thức gửi qua xe khách và tàu hoả. Hiện công ty có 3 kho dự trữ hàng hoá ở 3 điểm trong thành phố. Với những đơn hàng lớn thỡ nờn lấy ở kho gần nhất để giảm quóng đường vận chuyển. Hàng hoá thiết bị điện có ưu điểm là đóng gói rất thuận tiện cho việc bốc dỡ nhưng công ty cũng cần chủ động tổ chức tốt công tác bốc dỡ ở hai đầu tuyến.
b. Giảm chi phớ bảo quản thu mua, tiờu thụ:
Đồng thời với việc tính toán lượng dự trữ tối ưu, công ty phải có những biện pháp làm giảm chi phí liên quan đến việc bảo quản, thu mua cũng như tiêu thụ hàng hóa. Khi đó tớnh toỏn lượng hàng cần thiết cho
kỳ kinh doanh thỡ phải tớnh toỏn lượng hàng mỗi lần nhập sao cho chi phí là thấp nhất. Với đặc điểm về ngành nghề kinh doanh cũng như những đặc điểm riêng của công ty mà cần thiết phải áp dụng mụ hỡnh : Điểm đặt hàng hiệu quả nhất- EOQ. Cơ sở của mô hỡnh như sau:
Khi cụng ty tiến hành dự trữ hàng hoỏ thỡ sẽ kộo theo hai loại chi phớ chủ yếu là chi phớ lưu kho và chi phí đặt hàng( chi phí hợp đồng). Nếu gọi D là lượng hàng dự trữ cần thiết cho kỳ kế hoạch ( tháng hoặc năm), Q là lượng hàng mỗi lần đặt thỡ số lần đặt hàng là D/ Q.Khi đó tổng chi phí tồn trữ hàng hoá sẽ là:
TC = C1 x Q/ 2 + C2 x D/ Q
( C1 là chi phí lưu kho, C2 là chi phí đặt hàng )
Vấn đề là tỡm Q* để cho TC thấp nhất, tức là xác định lượng hàng mỗi lần đặt để cho chi phí dự trữ là thấp nhất. Ta tỡm Q* bằng cỏch lấy vi phõn của TC theo Q .
Như vậy để tỡm được lượng đặt hàng hiệu quả cần phải dự báo tốt nhu cầu hàng hóa cho kỳ kế hoạch và xác định được các chi phí liên quan đến khâu dự trữ và chi phí đặt hàng. Thông thường chi phí đặt hàng bao gồm chi phí giao dịch và chi phí vận chuyển. Tính toán lượng đặt hàng tối ưu cũng cần tính tới những yếu tố bất chắc có thể xảy ra, đề phũng sự khan hiếm hàng hoỏ.
Trước hết cần phải tổ chức bộ máy kinh doanh và mạng lưới kinh doanh có quy mô phù hợp với khối lượng hàng hoá luân chuyển. Với chủ trương mở rộng mạng lưới phân phối, công ty cần phải bổ sung thêm nhân viên kinh doanh phụ trách việc bán hàng cho khách hàng ngoại tỉnh.
Trong việc nhập hàng, bộ phận nhập cần phải cố gắng nhập trực tiếp từ nhà sản xuất, có như vậy thỡ mới cú thể giảm được giá đầu vào, tăng lợi nhuận.
Tài sản cố định trong công ty chủ yếu là phục vụ cho hoạt động kinh doanh chung như là máy tính, máy fax, máy photo, máy in, ô tô. Các loại tài sản cố định này cũng cần phải quản lý chặt chẽ, đảm bảo sử dụng hết công suất. Riêng với máy tính, công cụ trợ giúp đặc biệt cho quản lý, cần có sự đầu tư đổi mới, cập nhật những chương trỡnh phần mềm tiờn tiến phự hợp với công việc của công ty. Những máy móc cũ, công suất thấp, không đảm bảo tốt yêu cầu công việc thỡ nờn thanh lý, bỏn bớt để đầu tư vào máy móc thiết bị mới.
c. Giảm chi phớ hao hụt hàng hoỏ:
Hao hụt hàng hoá có liên quan đến nhiều khâu, nhiều yếu tố. công ty vừa bán buôn vừa bán lẻ, hàng hoá bán lẻ nhiều loại có kích thước nhỏ, nhẹ nên dễ xảy ra sự thất thoát. Để hạn chế sự thất thoát hàng hoá thỡ trước hết cần phải theo dừi chặt chẽ số lượng và chất lượng của
hàng nhập kho. Hàng trong kho cần được bố trí hợp lý, những hàng cú kớch thước lớn để riêng khỏi những hàng có kích thước nhỏ, các chủng loại, mặt hàng khác nhau phải để ở những nơi khác nhau. Cần phải tách riêng kho bán buôn và kho bán lẻ để dễ quản lý. Mỗi khõu, mỗi bộ phận cần phải giao trỏch nhiệm cho một người cụ thể, đảm bảo mọi sự thất thoát hàng hoá đều phải có người chịu trách nhiệm.
Để việc bảo quản lưu trữ hàng hoá được tốt công ty cần tăng cường bồi dưỡng kỹ thuật nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên công tác kho.