HSBC Hà Nội thuộc Tập đoàn HSBC có Hội sở chính tại Luân Đôn (Anh). Hoạt động của HSBC Việt Nam đặt dưới sự điều chỉnh của ba nguồn quy chế: (1) Chính sách của Tập đoàn HSBC, (2) Pháp luật và các quy định pháp lý trong lĩnh vực Ngân hàng, Tài chính tại Việt Nam, (3) Pháp luật và các quy định pháp lý trong lĩnh vực Ngân hàng, Tài chính tại Anh.
Các bộ phận của Chi nhánh được chia thành hai nhóm chính:
Các bộ phận phụ trách khách hàng: đây là các bộ phận chịu trách
nhiệm tìm kiếm khách hàng cho HSBC Hà Nội và bán các sản phẩm mà Ngân hàng cung cấp.
* Phòng Nghiệp vụ tài chính cá nhân (PFS)
PFS cung cấp các dịch vụ Ngân hàng dành cho các khách hàng cá nhân. Các bộ phận trực thuộc PFS thực hiện các chức năng sau:
- Bộ phận quầy: thực hiện các nghiệp vụ ngân hàng có liên quan tới thu chi tiền mặt (thu đổi ngoại tệ, bán và thanh toán séc du lịch, ứng tiền mặt từ thẻ tín dụng, chuyển tiền kiều hối, phát hành hối phiếu...). Bộ phận thu ngân ngoài quầy thực hiện các giao dịch có giá trị dưới 300 triệu đồng. Các giao dịch có giá trị trên 300 triệu đồng do bộ phận Bulk Cash đảm nhiệm.
- Bộ phận bán hàng: giới thiệu sản phẩm (tiện ích, đặc điểm, thủ tục, phí…) cho khách hàng, tư vấn khách hàng, bán sản phẩm. Không thực hiện việc thu chi tiền mặt với các dịch vụ liên quan mà chuyển cho bộ phận quầy.
Sơ đồ 1. Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Ngân hàng Hồng Kông và Thượng Hải Hà Nội Tổng giám đốc HSBC Việt Nam Phó tổng giám đốc HSBC Việt Nam Giám đốc chi nhánh HSBC Hà Nội Giám đốc điều hành chi nhánh Hà Nội Phòng Ngoại hối và thị trường vốn Phòng Thanh toán&quản lý tiền tệ toàn cầu Phòng Nghiệp vụ Tài chính cá nhân Phòng Nghiệp vụ Tài chính toàn cầu Phòng Nghiệp vụ Tài chính công ty Phòng chuyển tiền Phòng Công nghệ thông tin Phòng Thanh toán quốc tế Phòng kế toán Các công ty đa quốc gia và các công ty lớn Các định chế tài chính Quầy giao dịch Bán hàng Thư ký điều hành Phòng Market- ing Phòng nhân lực Phòng pháp chế
- Giám đốc Phòng Nghiệp vụ tài chính cá nhân: quản lý mọi hoạt động của PFS gồm quản lý nói chung và quản lý tài chính nói riêng như hoạch định chiến lược phát triển của ban, giao dịch với khách hàng cao cấp, ra các quyết định chi tiêu của ban...
* Phòng Nghiệp vụ tài chính công ty (CMB)
Phòng Nghiệp vụ tài chính công ty có nhiệm vụ tìm kiếm các khách hàng công ty, bao gồm: các Doanh nghiệp nhà nước, các Doanh nghiệp vừa và nhỏ trong nước và nước ngoài thông qua đội ngũ giám đốc quan hệ khách hàng. Hoạt động chủ yếu của CMB là cho vay các khách hàng công ty dưới hình thức: tín chấp, thế chấp, cầm cố, bảo lãnh,...
Ngoài ra, thông qua các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ khác của HSBC, CMB cũng cung cấp cho các khách hàng công ty tất cả các dịch vụ tài chính của Ngân hàng như: quản lý vốn, chuyển tiền, thanh toán quốc tế, mua bán ngoại hối, bảo lãnh, tư vấn…theo yêu cầu của khách hàng.
* Phòng Nghiệp vụ tài chính toàn cầu (CIB)
Phòng Nghiệp vụ tài chính toàn cầu cung cấp dịch vụ ngân hàng cho các tập đoàn đa quốc gia và định chế tài chính có quan hệ lâu dài với HSBC. CIB gồm hai bộ phận chính:
- Bộ phận cung cấp dịch vụ Ngân hàng cho các công ty lớn (quy mô vốn từ 50 triệu đôla Mỹ trở lên) và các Tập đoàn đa quốc gia (từ 9 nước trở lên) có quan hệ lâu dài với HSBC
- Bộ phận cung cấp các dịch vụ và thiết lập quan hệ với các định chế tài chính gồm các Ngân hàng trong nước và các Ngân hàng nước ngoài có chi nhánh tại Việt Nam, các tổ chức tài chính phi ngân hàng (công ty tài chính, công ty bảo hiểm, các quỹ đầu tư…)
Các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ: thực hiện các nghiệp vụ Ngân hàng để cung cấp các sản phẩm dịch vụ cho các khách hàng.
* Ngoại hối và thị trường vốn
- Quản lý việc sử dụng vốn của Ngân hàng bằng cách điều hòa vốn bằng tiền trên toàn hệ thống thông qua các công cụ điều chuyển vốn, đảm bảo an toàn về thanh khoản cho Ngân hàng trong mọi tình huống, xây dựng các phương án dự phòng và bổ sung vốn.
- Cập nhật tỷ giá ngoại tệ hàng ngày, tổ chức thực hiện và quản lý mạng lưới thu đổi ngoại tệ. Thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh tiền tệ trên thị trường liên Ngân hàng.
- Thực hiện các giao dịch mua bán ngoại tệ thông qua các nghiệp vụ: giao dịch hối đoái giao ngay, giao dịch hối đoái kỳ hạn, giao dịch hối đoái tương lai, giao dịch hoán đổi.
- Thực hiện mua bán giấy tờ có giá, kinh doanh chứng khoán, tư vấn bảo lãnh, tư vấn xếp hạng tín dụng, tư vấn phát hành chứng khoán.
* Thanh toán và quản lý tiền tệ toàn cầu
- Cung cấp dịch vụ quản lý tiền mặt cho khách hàng doanh nghiệp. - Chuyển tiền quốc tế.
- Cung cấp dịch vụ thanh toán cho các khách hàng quốc tế, trừ trường hợp thanh toán bằng phương thức thư tín dụng.
* Phòng nhân sự
- Tuyển chọn nhân viên phù hợp với các vị trí công việc trong Ngân hàng, lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực.
- Tính lương, thưởng trả cho công nhân viên hàng tháng, theo dõi tình hình làm việc của nhân viên trong Ngân hàng: nghỉ phép, đi làm đúng giờ...
* Phòng kế toán
- Lập các báo cáo tài chính hàng tháng cho Ngân hàng, lập các báo cáo hàng ngày và gửi lên Ngân hàng Trung Ương theo quy định.
- Kiểm tra, đối chiếu, sao kê sổ phụ tài khoản của khách hàng. - Quản lý doanh thu, chi phí, các khoản thuế phải nộp.
- Làm việc với cơ quan kiểm toán.
* Phòng Công nghệ thông tin
- Quản trị mạng máy tính nội bộ và kết nối truyền tin với các chi nhánh HSBC ở các nước, Ngân hàng Nhà nước, các tổ chức tài chính khác; thiết lập hệ thống bảo mật thông tin, cài đặt các phần mềm máy tính..
* Phòng Marketing
- Thu thập các thông tin về thị trường, khách hàng và các thông tin khác do các bộ phận trong Ngân hàng yêu cầu.
- Hoạch định các chiến lược về giá sản phẩm, chăm sóc khách hàng, quảng cáo sản phẩm, thiết kế hình ảnh cho sản phẩm...,kiểm tra việc thực hiện các chiến lược, kế hoạch và các biện pháp Marketing.
* Phòng pháp chế
- Lập dự thảo các quy chế, nội dung và quy trình nghiệp vụ kiểm tra, kiểm toán nội bộ phù hợp với hoạt động của HSBC trong từng thời kỳ để trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
- Thực hiện kiểm tra, kiểm toán định kỳ và đột xuất trong Ngân hàng theo kế hoạch đã thống nhất với Tổng Giám đốc.
- Kiểm tra công tác quản lý và điều hành, quy trình hoạt động về nghiệp vụ và kinh doanh, vấn đề đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh
theo đúng quy định của pháp luật về Ngân hàng, các quy định của Ngân hàng Nhà nước và các quy định riêng trong nội bộ Ngân hàng.
- Thực hiện quản trị rủi ro trong hoạt động của HSBC nói chung và từng bộ phận, kiến nghị các biện pháp nâng cao khả năng đảm bảo an toàn trong hoạt động của HSBC.
* Phòng chuyển tiền
Thực hiện mọi yêu cầu chuyển tiền đi hoặc đến của khách hàng trong hoặc ngoài nước thông qua mạng lưới quan hệ đại lý rộng khắp trên toàn thế giới cùng với chất lượng thanh toán SWIFT quốc tế tại Việt Nam.
* Phòng Thanh toán quốc tế
- Mở thư tín dụng cho khách hàng. - Kiểm tra thư tín dụng chuyển đến.
- Thực hiện chuyển tiền trong xuất nhập khẩu hàng hóa.