II. MỘT SỐ SUY NGHĨ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN CÔNG NỢ NÓI CHUNG VÀ PHẢ
1/ Hoàn thiện công tác quản lý các khoản phải thu khách hàng trên sổ sách:
Hi ûn nay tại C ng ty vi ûc t ch ïc theo dõi, qua n lý các kha onê ô ê ổ ư í í
pha i thu khách ha ng tr n “Ba ng t ng h üp c ng n ü”. Ba ng na y chỉí ì ê í ô ơ ô ơ í ì
cung c p th ng tin v t n khách ha ng n ü, s phát sinh n ü, phátấ ô ề ê ì ơ ố ơ
sinh có va s d đ u ky , cu i ky cu a các khoa n pha i thu kháchì ố ư ầ ì ố í í í
ha ng. Ba ng t ng h üp c ng n ü cu a C ng ty đ üc trình ba y nhì í ổ ơ ô ơ í ô ươ ì ư
sau:
BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ QUÝ I NĂM 2002S Tên đơn vị S Tên đơn vị
Số dư đầu kỳ Số PS trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ C Nợ Có Nợ C o ï 0 0 C ng ty Kimô Anh Tr n Vănầ Hu ngì 300.130. 400 14.202.4 46 56.370 .900 40.390 .000 30.183. 346
... T ngổ ... 6.267.21 5.482 10.524.7 85.218 8.954.3 24.691 7.837.67 6.009
Qua ba ng tr n ta th y th ng tin “Ba ng t ng h üp c ng n ü” kh ng choí ê ấ ô í ổ ơ ô ơ ô
phép theo dõi s n ü quá hạn cu a khách ha ng cũng nh s n üố ơ í ì ư ố ơ
quá hạn đã thanh toán va co n lại ch a thanh toán. Do đó kh ngì ì ư ô
cung c p đ üc th ng tin đ y đu v khoa n n ü pha i thu kháchấ ươ ô ầ í ề í ơ í
ha ng, g y khó khăn trong c ng tác qua n lý, thu h i n ü. Trong ph nì â ô í ồ ơ ầ
na y ta đ a ra bi ûn pháp x y d ûng “Ba ng theo dõi các khoa n pha iì ư ê â ư í í í
thu khách ha ng” đ qua n lý, theo dõi khoa n n ü pha i thu kháchì ể í í ơ í
ha ng đạt hi ûu qua h n.ì ê í ơ
Cách th ïc theo dõi pha n ánh tr n “Ba ng theo dõi các khoa n pha iư í ê í í í
thu KH” nh sau:ư
M ùu bi u hi ûn d ûa tr n “Ba ng t ng h üp c ng n ü” nh ng cóâ ể ê ư ê í ổ ơ ô ơ ư
th m m üt va i ph n nhă m cung c p th ng tin chi ti t v s li ûuê ô ì ầ ò ấ ô ế ề ố ê
cu a khách ha ng. Tr n c s các hóa đ n, các ch ïng t k toání ì ê ơ ở ơ ư ừ ế
pha n ánh các th ng tin v các khoa n n ü cu a khách ha ng l ní ô ề í ơ í ì ê
ba ng theo dõi: STT, T n khách ha ng, th i hạn thanh toán... (Xemí ê ì ờ
trang sau).
C üt(1),(2): đ üc ghi gi ng nh ba ng t ng h üp c ng n ü cu a C ngô ươ ố ư í ổ ơ ô ơ í ô
ty.
C üt (3): S d đ u ky cu a t ng khách ha ngô ố ư ầ ì í ừ ì
C üt (4): Th i hạn chi t kh uô ờ ế ấ
C üt na y đ üc tính d ûa va o ty l û chi t kh u ma C ng ty quyô ì ươ ư ì í ê ế ấ ì ô
định cho khách ha ng. Gia s ty l û chi t kh u đ üc định choì í ử í ê ế ấ ươ
khách ha ng la 0,7% n u thanh toán s ïm trong vo ng 15 nga y.ì ì ế ơ ì ì
Ví dụ: 05/12/2001 khách ha ng bă t đ u n ü thì th i hạn kháchì õ ầ ơ ờ
ha ng đ üc chi t kh u la t 01/12/2001 đ n 20/12/2001.ì ươ ế ấ ì ừ ế
C üt (5), (6): ghi s ti n phát sinh, khi có nghi ûp vụ phát sinh (cóô ố ềì ê
hóa đ n) thì k toán ghi va o c üt n ü, khi khách ha ng tra ti n thìơ ế ì ô ơ ì í ề
ghi va o c üt có.ì ô
C üt (7): S ti n ch a đ n hạn, cu i tháng khi t ûp h üp ba ng kô ố ề ư ế ố â ơ í ê
n u khách ha ng ch a tra ti n cho mình thì s phát sinh c ütế ì ư í ề ố ở ô
C üt (8): S ti n đ n hạn thanh toán, cu i tháng n u kháchô ố ề ế ố ế
ha ng ch a tra ti n thì s d ky tr ïc sẽ la s ti n đ n hạnì ư í ề ố ư ì ươ ì ố ề ế
hoặc quá hạn.
C üt (9): S quá hạn đ üc tính nh sau:ô ố ươ ư
Ví dụ: Theo quy định cu a C ng ty th i hạn thanh toán la 30 nga y,í ô ờ ì ì
n u đ n nga y th ï 31 khách ha ng ch a thanh toán thì xem đó laế ế ì ư ì ư ì
khoa n quá hạn, hay nói cách khác n ü tháng tr ïc ma đ n h tí ơ ươ ì ế ế
tháng sau ch a thanh toán thì la n ü quá hạn.ư ì ơ
C üt (10): S quá hạn đ üc thanh toán nghĩa la trong ky phátô ố ươ ì ì
sinh nghi ûp vụ thu đ üc n ü ma kho an n ü na y đã l u r i va đãê ươ ơ ì í ơ ì â ồ ì
đ üc li ût k va o kho an n ü quá hạn thì c üt 10 na y ghi s ti nươ ê ê ì í ơ ô ì ố ề
quá hạn đ üc thanh toán.ươ
C üt (11): S quá hạn co n pha i thanh tóan = S quá hạn - Sô ố ì í ố ố
V ïi cách theo dõi nh tr n thì có th cho Ban lãnh đạo th y đ ücơ ư ê ể ấ ươ
tình hình thu h i n ü tại đ n vị mình nh t la các khoa n n ü quáồ ơ ơ ấ ì í ơ
hạn. N u nhìn va o c üt t n cu i ky na y thì lãnh đạo có thế ì ô ồ ố ì ì ể
th y đ üc doanh nghi ûp mình có tích c ûc thu h i n ü hay kh ng,ấ ươ ê ư ồ ơ ô
ti n co n n ü hay s chúng ta co n pha i thu ch ï kh ng bi t đ ücề ì ơ ố ì í ư ô ế ươ
s ti n na y la n ü t bao gi .ố ề ì ì ơ ừ ờ
Qua c s nh îng th ng tin tr n, cung c p v s n ü c n thu h i đơ ở ư ô ê ấ ề ố ơ ầ ồ ể
t đó có bi ûn pháp đ n đ c, k hoạch thanh toán n ü đúng hạn,ừ ê ô ố ế ơ
nha qua n lý khi nh ûn th ng tin na y sẽ soạn tha o m üt s “thì í â ô ì í ô ố ư
nhă c nh î” va n üi dung pha i bao g m nh îng v n đ quan trọngõ ơ ì ô í ồ ư ấ ề
na o. ì Để phát huy tác dụng cu a các th g i cho khách ha ng, cóí ư ở ì
th soạn tha o “th nhă c nh ” có n üi dung va đặc đi m chínhể í ư õ ở ô ì ể
sau:
- Khi nh ûn đ üc th ng tín s n ü g n đ n hạn, nha qua n lý sẽâ ươ ô ố ơ ầ ế ì í
soạn tha o m üt s th nhă c nh t ng ïng cho t ng nhóm, n uí ô ố ư õ ở ươ ư ừ ế
nhóm na o g n đ n hạn thì chu n bị.ì ầ ế ẩ
M ùi lá th g i cho khách ha ng c n thi t v ïi m üt phong cách saoô ư ở ì ầ ế ơ ô
cho tạo đ üc n t üng cho khách ha ng, la m sao cho họ ca mươ ấ ươ ì ì í
nh ûn đ üc đ y la hạn chót cu a s û trì hoãn, đi u na y sẽ tácâ ươ â ì í ư ề ì
đ üng đ n t m lý cu a khách ha ng, nh t la các khoa n n ü đã bă tô ế â í ì ấ ì í ơ õ
đ u quá hạn.ầ
Tuy n b cho khách ha ng bi t ră ng vi ûc ch ûm thanh toán đã trê ố ì ế ò ê â ở
tha nh n ü quá hạn, đi u na y la m cho khách ha ng ca m nh ûn s ûì ơ ề ì ì ì í â ư
chi m dụng bă t h üp pháp cu a mình t đó có th thúc đ yế õ ơ í ừ ể ẩ
vi ûc thanh toán. Có th tuy n b ră ng ta i khoa n cu a khách ha ngê ể ê ố ò ì í í ì
đã bị ki m tra, n u nh c tình kh ng thanh toán thì sẽ nh s ûể ế ư ố ô ờ ư
can thi ûp cu a pháp lu ût phong to a ta i khoa n cu a khách ha ngê í â í ì í í ì
tại Ng n ha ng.â ì
B n cạnh đó, trong các b ïc th g i cho khách ha ng c n chú ýê ư ư ở ì ầ
m üt s đi u sau:ô ố ề
- Trong các b ïc th đ u ti n C ng ty chỉ c n đ a ra s û nhă c nh ,ư ư ầ ê ô ầ ư ư õ ở
h n n îa nó co n th hi ûn s û quan t m cu a C ng ty đ n kha chơ ư ì ể ê ư â í ô ế ì
ha ngì
- Tr ïc khi g i th nhă c nh ti p cho khách ha ng, c n pha i cóươ ở ư õ ở ế ì ầ í
m üt khoa n th i gian cho khách ha ng thanh toán, n u sau m ütô í ờ ì ế ô
th i gian na o đó ma khách ha ng v ùn ch a thanh toán va n ü đãờ ì ì ì â ư ì ơ
bă t đ u quá hạn thì g i th v ïi t c đ ü tăng d n.õ ầ ở ư ơ ố ô ầ
- Sau khi áp dụng h t các bi ûn pháp va các th nhă c nh v ùnế ê ì ư õ ở â
hạn, n ü khó đo i thì C ng ty n n nh s û can thi ûp cu a lu ûtơ ì ô ê ờ ư ê í â
pháp đ thu h i n ü. Tuy nhi n, đ i v ïi C ng ty khi áp dụng bi ûnể ồ ơ ê ố ơ ô ê
pháp na y thì sẽ có tác đ üng mạnh h n đ i v ïi bi ûn pháp gọiì ô ơ ố ơ ê
đi ûn thoại va có th chi phí th ûc hi ûn 2 bi ûn pháp na y la nhê ì ể ư ê ê ì ì ư
nhau.