3.3.1. Cơ cấu tổ chức
Chi nhánh NHNN & PTNT Huyện Mỹ Tú có cơ cấu tổ chức theo dạng cơ cấu trực tuyến chức năng. Cơ cấu trực tuyến chức năng là cơ cấu mà trong đó Ban Giám Đốc (Giám đốc và Phó Giám Đốc) trực tiếp chỉ đạo các phòng ban, không có sự chỉ đạo gián tiếp qua Phó Giám Đốc.
SƠ ĐỒ 1: CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI NHÁNH NHNN & PTNT HUYỆN MỸ TÚ
(Nguồn: phòng tổ chức NHNN & PTNT Huyện Mỹ Tú)
Ban Giám Đốc Ban Giám Đốc Ban Giám Đốc Ban Giám Đốc Ban Giám Đốc Ban Giám Đốc Tổ Hành Chánh Phòng Kế Toán Ngân Quỹ Phòng Tổ Chức Phòng Tín Dụng Ban Giám Đốc
29
a. Ban Giám Đốc
Gồm một Giám Đốc và một Phó Giám Đốc. Trong đó Giám Đốc phụ trách Phòng Tín dụng và Phòng Tổ Chức. Phó Giám Đốc phụ trách Phòng Kế Toán và Ngân quỹ. Nhiệm vụ của Ban Giám Đốc là quản lý, xét duyệt các hồ sơ, đề ra phương hướng hoạt động của Chi nhánh.
b. Phòng Tín dụng
Gồm 10 nhân viên, trong đó có 01 trưởng phòng tín dụng kiêm cho vay 01 xã, 9 nhân viên cho vay 8 xã, nhiệm vụ của cán bộ tín dụng là xem xét hồ sơ cho vay, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thu nợ, xử lý nợ vay, tìm kiếm khách hàng vay,…
BẢNG 1: NHÂN SỰ PHÒNG TÍN DỤNG QUA 3 NĂM 2006, 2007, 2008
CHỈ TIÊU NĂM 2006 2007 2008 1. Số nhân viên phòng tín dụng 5 8 10 2. Trình độ - Đại học - Cao đẳng 3 2 7 1 10 - 3. Độ tuổi trung bình 40 38 37,5
(Nguồn: phòng tổ chức NHNN & PTNT Huyện Mỹ Tú)
Qua bảng nhân sự phòng tín dụng của Ngân hàng qua 3 năm ta thấy: số lượng nhân viên của phòng tín dụng ngày càng tăng, năm 2006 là 7 nhân viên, đến năm 2007 là 8 nhân viên và 2008 là 10 nhân viên, trình độ cũng được nâng cao và độ tuổi cũng ngày càng được trẻ hóa. Để đạt được như vậy, Ngân hàng đã không ngừng tuyển dụng nhân viên nhằm đáp ứng tốt cho việc quản lí tín dụng đến từng xã trong huyện. Trong năm 2006 phòng chỉ có 5 nhân viên nhưng Huyện có tới 8 xã và 1 thị trấn tức còn thiếu 4 nhân viên nữa, việc thiếu nhân viên tín dụng đối với một ngân hàng là điều không tốt vì như vậy sẽ làm cho việc quản lí nợ của Ngân hàng gặp nhiều khó khăn và dẫn đến tình hình nợ xấu của Ngân hàng sẽ gia tăng. Bên cạnh đó việc trình độ thấp kém của nhân viên cũng ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động tín dụng của Ngân hàng, trình độ thấp sẽ
dẫn đến việc thiếu hiểu biết trong việc thẩm định cho vay, thẩm định sai khách hàng vay dẫn đến cho khách hàng xấu vay và bỏ qua khách hàng tốt. Độ tuổi cao sẽ ít năng động trong công việc, xử lí công việc chậm, điều này cũng có ảnh hưởng đến hoạt động tín dụng của Ngân hàng. Do đó, trong những năm gần đây Ngân hàng đã dần khắc phục những điểm chưa hoàn thiện trong việc tổ chức nhân sự của mình, đặc biệt là nhân sự phòng tín dụng nhằm ngày càng nâng cao hiệu quả hoạt động của Ngân hàng nói chung và nâng cao hiệu quả hoạt động tín dụng nói riêng.
c. Phòng Kế toán – Ngân quỹ
Gồm 1 Kế Toán trưởng phụ trách chung, năm kế toán phụ trách cho vay, thu nợ theo địa bàn xã kiêm tiền gửi, liên hàng, thanh toán chi tiêu, kế hoạch tài sản,…nhiệm vụ của Phòng Kế Toán là hoạch toán các nghiệp vụ cho vay, thu nợ, tiền gửi, liên hàng, chi tiêu, lập báo cáo định kỳ; phòng Ngân quỹ gồm một Thủ quỹ và một Kiểm ngân thực hiện các nghiệp vụ kiểm tra, quản lý tiền tại Ngân hàng.
d. Phòng Hành chánh
Gồm 01 nhân viên, trong đó có 01 tổ trưởng, 02 tổ viên. Nhiệm vụ của phòng Hành Chánh là photo các công văn, bảo vệ tài sản cơ quan và tiếp nhận các đơn khiếu nại, khiếu tố của nông dân để trình lên cấp trên.
* Ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức
- Ưu điểm
+ Cơ cấu tổ chức của chi nhánh gọn, nhẹ, nên chi phí quản lý của Ngân hàng thấp, làm cho lợi nhuận đạt nhiều hơn.
+ Cấu trúc ít tầng nấc trung gian, cho phép thông tin nhanh chóng giữa các phòng ban và nhờ đó hoạt động của Ngân hàng luôn nhanh chóng, đề ra được những chiến lược kinh doanh nhanh chóng, phù hợp với tình hình chung của đất nước. Điều này được chứng tỏ qua việc nguồn vốn huy động, doanh số cho vay của Ngân hàng qua các năm đều tăng.
31 - Nhược điểm
Hoạt động của Ngân hàng ngày càng được mở rộng theo xu hướng hội nhập nên khối lượng công việc trong Ngân hàng cũng ngày càng tăng, do đó việc tổ chức bộ máy quá gọn nhẹ và độc lập sẽ khiến cho các bộ phận sẽ khó đảm đương nổi công việc của mình. Điều này sẽ làm chậm chễ công việc chung của cả Ngân hàng dẫn đến Ngân hàng sẽ gặp nhiều khó khăn trong hoạt động và cạnh tranh.
3.3.2. Mạng lưới giao dịch
Hiện nay Ngân hàng chỉ còn quản lý 08 xã, 01 thị trấn. Chi nhánh cố gắng đem vốn đến tận các xã vùng sâu, vùng xa trong huyện. Là một huyện vùng sâu nên công tác huy động vốn tại chỗ của chi nhánh không được nhiều do đại đa số là người dân nghèo. Mạng lưới giao dịch của Ngân hàng có được mở rộng hay không là phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của Ngân hàng. Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng phải phù hợp với địa bàn hoạt động, vừa đảm bảo gọn nhẹ ít tốn chi phí quản lí nhưng cũng phải phù hợp sao cho các phòng ban luôn đảm đương tốt công việc của mình dù mạng lưới giao dịch có mở rộng hơn nữa. Mạng lưới giao dịch ngày càng mở rộng cũng có nghĩa là sức cạnh tranh của Ngân hàng ngày càng cao.
SƠ ĐỒ 2: MẠNG LƯỚI GIAO DỊCH CỦA CHI NHÁNH NHNN & PTNT HUYỆN MỸ TÚ
(Nguồn: phòng tín dụng NHNN & PTNT Huyện Mỹ Tú)
NHNN & PTNT Huyện Mỹ Tú Thị Trấn Huỳnh Hữu Nghĩa Xã Mỹ Tú Xã Mỹ Hương Xã Mỹ Phước Xã Hưng Phú Xã Mỹ Thuận Xã Long Hưng Xã Phú Mỹ Xã Thuận Hưng
3.4. QUI ĐỊNH CHUNG CHO VAY CỦA CHI NHÁNH NHNN & PTNT HUYỆN MỸ TÚ HUYỆN MỸ TÚ
3.4.1. Qui định chung cho vay 3.4.1.1. Thủ tục và bộ hồ sơ cho vay 3.4.1.1. Thủ tục và bộ hồ sơ cho vay
a. Hồ sơ do Ngân hàng lập :
- Báo cáo thẩm định, tái thẩm định
- Biên bản hợp đồng tín dụng (trường hợp phải qua hội đồng tín dụng ). - Các loại thông báo : thông báo từ chối cho vay, thông báo nợ quá hạn. - Sổ theo dõi cho vay – thu nợ (dùng cho cán bộ tín dụng).
b. Hồ sơ do khách hàng và Ngân hàng lập :
- Hợp đồng tín dụng - Sổ vay vốn
- Giấy nhận nợ
- Hợp đồng bảo đảm tiền vay - Biên bản kiểm tra sau khi cho vay
- Biên bản xác định rủi ro bất khả kháng (trường hợp nợ bị rủi ro).
c. Hồ sơ do khách hàng lập
- Hồ sơ pháp lý :
+ Giấy CMND, hộ khẩu
+ Giấy ủy quyền cho người đại diện (nếu có)
+ Giấy đăng ký kinh doanh đối với cá nhân phải đăng ký kinh doanh. - Hồ sơ vay vốn :
* Hộ gia đình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp vay vốn không phải thực hiện bảo đảm tài sản
+ Giấy đề nghị kiêm phương án vay vốn.
* Hộ gia đình, cá nhân, tổ hợp tác (trừ hộ gia đình được qui định tại đều trên):
33
+ Dự án, phương án sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. + Hồ sơ bảo đảm tiền vay theo qui định.
* Hộ gia đình vay qua tổ vay vốn :
+ Giấy đề nghị vay vốn.
+ Dự án, phương án sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. + Hồ sơ bảo đảm tiền vay theo qui định.
+Biên bản thành lập tổ vay vốn.
3.4.1.2. Lãi suất cho vay
Lãi suất tín dụng là giá cả đảm bảo tiền vay được đo lường bằng tỷ lệ % trên số tiền vay. Mà người đi vay phải trả cho người cho vay trong một thời gian nhất định.hoặc là lãi suất tín dụng chính là giá cả của quyền sử dụng vốn của người khác vào mục đích sản xuất kinh doanh và được đo lường bằng một tỷ lệ % trên vốn tiền gởi hoặc tiền vay trong một thời gian nhất định.
Lợi tức tín dụng
Lãi suất tín dụng = *100%
Vốn tín dụng
Lãi suất cho vay là khoản lãi được đặt ra để Ngân hàng áp dụng cho khách hàng vay vốn đi vay của mình nhưng nó phải bảo tồn được giá trị của vốn và trang trải được các chi phí mà Ngân hàng phải chi ra cho việc theo dõi quản lý.
Năm 2008 NHNN & PTNT Huyện Mỹ Tú có các mức lãi suất như sau : - Cho vay ngắn hạn : 0,875%/tháng
- Cho vay trung hạn : 0,875%/tháng - Tôn nền nhà : 0,7%/ tháng
- Sân phơi lò sấy : 0,8%/tháng.
Áp dụng lãi suất thoả thuận giữa Ngân hàng và khách hàng (chênh lệch 0,275%).
3.4.1.3. Đối tượng cho vay
Hiện nay NHNN & PTNT huyện Mỹ Tú có các đối tượng cho vay như sau:
a. Đối với cho vay ngắn hạn :
- Cho vay đối với cây lúa (hè thu, đông xuân): 1ha *3.000.000đ
- Cho vay chăn nuôi heo: 1ha *3.200.000đ
- Cho vay máy móc sử dụng vào nông nghiệp : 80% tổng nhu cầu vốn
- Cho vay kinh doanh dịch vụ: 80% tổng nhu cầu vốn.
b. Đối với cho vay trung hạn :
- Xây dựng nhà cấp 04 mức cho vay tối đa là :36.000.000 đ - Sữa chữa nhà :26.000.000đ
- Đầu tư máy cày :20.000.000 đ - Máy xới : 10.000.000 đ
- Cải tạo vườn cây ăn quả : 10.000.000đ/ha - Kéo điện (tính cáp ):1.000.000 đ
35
3.4.2. Qui trình cho vay trực tiếp 7 7 1 2 8 6 3a 5 4a 3 4
SƠ ĐỒ 3: QUI TRÌNH CHO VAY TRỰC TIẾP
(Nguồn: phòng tín dụng NHNN & PTNT Huyện Mỹ Tú)
Bước 1: Cán bộ tín dụng phụ trách địa bàn xã (phường) của chi nhánh
NHNN & PTNT trực tiếp nhận hồ sơ vay vốn của khác hàng, có trách nhiệm đối chiếu danh mục hồ sơ, báo cáo cho trưởng phòng tín dụng.
Bước 2 : Trưởng phòng tín dụng cử cán bộ thẩm định các điều kiện vay
vốn theo qui định.
Bước 3 :Trưởng phòng tín dụng có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ vay vốn,
kiểm tra lại tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ và báo cáo thẩm định do cán bộ tín dụng trình, tiến hành xem xét, tái thẩm định nếu thấy cần thiết (bước 3a), ghi ý kiến vào báo cáo thẩm định (nếu có) và trình Giám Đốc quyết định.
Bước 4 : Giám đốc Chi nhánh NHNN & PTNT nơi cho vay xem xét,
kiểm tra lại hồ sơ vay vốn và báo cáo thẩm định, tái thẩm định (nếu có) do phòng tín dụng trình lên, xem xét quyết định cho vay hoặc không cho vay và giao lại cho phòng tín dụng (bước 4a ).
Nếu không cho vay thì thông báo cho khách hàng biết bằng văn bản.
Cán Bộ TD Phòng Kế Toán
TP Tín Dụng Giám Đốc
Nếu cho vay thì NHNN & PTNT nơi cho vay cùng khách hàng lập hợp đồng tín dụng.
Khoản vay được quyền phán quyết thì thực hiện theo qui định hiện hành của NHNN & PTNT.
Bước 5 : Sau khi hoàn tất các khâu trong công việc trên nếu khoản vay
được Giám đốc ký duyệt cho vay thì bộ phận tín dụng sẽ chuyển hồ sơ vay cho bộ phận kế toán.
Bước 6 : Bộ phận kế toán nhận hồ sơ tiến hành thực hiện các nghiệp vụ
như : hạch toán kế toán, ghi chứng từ, lưu giữ các hồ sơ xin vay có liên quan. Sau đó chuyển cho phòng ngân quỹ.
Bước 7 : Bộ phận ngân quỹ nhận các giấy tờ chi tiền mặt từ kế toán và
thực hiện giải ngân cho khách hàng.
Bước 8 : Sau khi giải ngân 20 ngày, cán bộ tín dụng kiểm tra tình hình sử
dụng vốn vay của khách hàng. Nội dung gồm :
- Kiểm tra mục đích sử dụng tiền vay khi cho vay - Kiểm tra hiệu quả dự, phương án
- Kiểm tra hiện trạng taì sản đảm bảo tiền vay
Trên đây là bước cần thiết để Ngân hàng xét duyệt vay vốn. Các trường hợp cho vay hộ sản xuất, tổ hợp tác tổ liên doanh…có trình tự xét duyệt cụ thể, nhưng phải đảm bảo tính thống nhất trong qui trình chung duyệt cho vay mà NHNN & PTNT đề ra.
37
3.4.3. Qui trình cho vay gián tiếp 1 1 2 7 3 5 6 4
SƠ ĐỒ 4 : QUI TRÌNH CHO VAY GIÁN TIẾP
(Nguồn: phòng tín dụng NHNN & PTNT Huyện Mỹ Tú)
Là quá trình cho vay tổ tương trợ, tổ tự nguyện (thông qua hội nông dân, nhóm phụ nữ,...). Hộ xin vay vốn nộp đơn xin vay tại tổ, nhóm quản lí mình. Tại đây sau khi xét duyệt bình chọn tổ, nhóm trưởng sẽ trực tiếp giao dịch với Ngân hàng. Sau khi thẩm định, nếu thấy đầy đủ thủ tục, điều kiện, đồng ý cho vay Ngân hàng sẽ phát vay cho tổ trưởng, tổ trưởng sẽ phát vay cho tổ viên. Điều kiện để tổ, nhóm hoạt động là phải có sự đồng ý của Ủy Ban Nhân Dân (UBNN) xã, phường nơi cư chú.
(1): Khi có nhu cầu vay vốn tại Ngân hàng, hộ sản xuất là thành viên tổ
tương trợ, tự nguyện gửi cho tổ trưởng giấy đề nghị vay vốn và các giấy tờ khác, tổ trưởng lập danh sách tổ viên vay vốn.
Vì vậy đối tượng để Ngân hàng áp dụng cho vay trong qui trình gián tiếp này là các hộ gia đình, cá nhân vay vốn theo hệ thống NHNN & PTNT Việt Nam để sản xuất kinh doanh, dịch vụ trong lĩnh vực nông – lâm – ngư nghiệp, mở mang ngành nghề, tạo công ăn việc làm tham gia một trong các tổ vay vốn do các tổ chức sau thành lập:
- Hội nông dân
- Hội liên hiệp phụ nữ
- Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh
- Các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức nghề nghiệp khác.
NHNN & PTNT Huyện Mỹ Tú Hộ sản xuất là thành viên của tổ tương trợ,
tổ tự nguyện
Tổ tương trợ, tổ tự nguyện vay vốn
UBNN Phường, Xã, Thị Trấn
Sau khi đã sàn lọc các tổ viên vay vốn thì tổ trưởng hướng dẫn và nhận hồ sơ vay vốn của tổ viên có các trường hợp xảy ra như sau:
- Tổ viên vay đến 10 triệu đồng cần có giấy đề nghị vay vốn (đối với hộ không phải đảm bảo tài sản thế chấp).
- Tổ viên vay đến 10 triệu đồng mà không phải đảm bảo thực hiện tiền vay. Tổ viên được đảm bảo tín chấp của đoàn thể chính trị xã hội, chỉ cần giấy đề nghị vay vốn và giấy đề nghị tín chấp của tổ chức.
Giai đoạn (1) là bước đầu tiên trong qui trình cho vay gián tiếp, trong bước này chỉ nói đến việc hộ sản xuất gửi hồ sơ đến tổ tương trợ, tổ tự nguyện, hồ sơ đó là do tổ sản xuất hướng dẫn đầy đủ các thủ tục vay vốn.
(2): Tổ tương trợ, tổ tự nguyện nhận đơn xin vay, ban lãnh đạo của tổ có
nhiệm vụ cử người đi thẩm định kiểm tra cơ sở pháp lí của hồ sơ nếu thấy hợp lệ thì gửi Ủy Ban Nhân Dân Xã duyệt.
(3): Ủy Ban Nhân Dân Xã sau khi nhận được hồ sơ của tổ tương trợ, tổ tự
nguyện tiến hành kiểm tra cơ sở pháp lí của hồ sơ, nếu thấy hợp lí thì chuyển hồ sơ kèm biên bản xét duyệt tới NHNN & PTNT.
(4): Sau khi hoàn tất việc xem xét các yếu tố pháp lí trong hồ sơ, UBNN
Xã gửi đơn xin vay vốn của tổ tương trợ, tổ tự nguyện đến Ngân hàng để xét duyệt.
(5): Khi nhận được đủ hồ sơ vay vốn Ngân hàng cử cán bộ đi thẩm định,
đây là trách nhiệm và quyền lợi của Ngân hàng. Muốn đưa vốn đến tận tay người sản xuất đạt hiệu quả cao, Ngân hàng không phải lo lắng đến việc phát vay, trả nợ sau này của hộ sản xuất thì Ngân hàng nhất định phải thẩm định hồ sơ rõ ràng, đúng với thực tế. Ngân hàng phải trực tiếp tiếp cận với hộ sản xuất. Khi thẩm định các điều kiện vay vốn nếu các dự án trong phạm vi quyết định thì