- Phương tiện vận tải nội địa
2.2.6. Nhận hàng từ cảng (Đại lý hàng không) Cảng nhận hàng từ tàu:
Cảng nhận hàng từ tàu:
- Trước khi dỡ hàng, tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest), sơ đồ hầm tàu để cảng và cơ quan chức năng khác như hải quan, điều độ, cảng vụ tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng.
- Cảng và đại diện tàu tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu. Nếu phát hiện thấy hàm tàu ẩm ướt, hàng hoá ở trong tình trạng lộn xộn hay bị hư hỏng, mất mát thì phải lập biên bản để hai bên cùng ký. Nếu tàu không chịu ký vào thì mới cơ quan giám định lập biên bản mới tiến hành dỡ hàng.
- Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa vào kho bãi. Trong quá trình dỡ hàng đại diện tàu cùng cán bộ giao nhận cảng kiểm đếm, phân loại hàng hoá cũng như kiểm tra tình trạng hàng hoá và ghi vào Tally Sheet.
- Hàng sẽ được xếp lên xe ôtô vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển và ghi rõ số lượng, loại hàng, số B/L.
- Cuối mỗi ca và sau khi xếp xong hàng, cảng, đại diện tàu phải đối chiếu số lượng hàng hoá giao nhận và cùng ký vào Tally Sheet.
- Lập biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) trên cơ sở Tally Sheet. Cảng và tàu đều ký vào biên bản kết toán này, xác nhận số lượng thực giao so với bản lược khai hàng (Cargo Manifest) và B/L.
- Lập các giấy tờ cần thiết trong các quá trình giao nhận như giấy chứng nhận hư hỏng (COR) nếu hàng bị hư hỏng hay yêu cầu tàu cấp phiếu thiếu hàng (CSC), nếu tàu giao thiếu.
Cảng giao hàng cho chủ hàng:
- Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O - Delivery order). Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng.
- Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên bản.
- Chủ hàng mang biên lại lại nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và P/L đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O.
- Chủ hàng mạng 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1 D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng.
- Chủ hàng làm thủ tục hải quan. Sau khi hải quan xác nhận hoàn thành các thủ tục hải quan chủ hàng có thể mang ra khỏi cảng và chở về kho riêng.
(Bước 7). Hiện tại NPL nhập khẩu của công ty về cảng TP HCM và sân bay Tân Sơn Nhất. Thủ tục tiến hành nhận hàng của công ty như sau:
- Đối với hàng vận chuyển bằng đường biển (cảng TP HCM)
Khi hàng về cảng có giấy báo nhận hàng, nhân viên nghệp vụ của công ty sẽ ra cảng làm tục tục hải quan cảng để nhận hàng, các chứng từ xuất trình tại cảng để nhận hàng:
+ Giấy phép kinh doanh + Hợp đồng nhập khẩu + Vận đơn gốc
+ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa nếu có + Hóa đơn thương mại ( invoice )
+ Tờ khai hải quan kèm theo phụ lục (từ 4 mặt hàng trở lên có kèm theo phụ lục) - Yêu cầu nhân viên công ty phải kê khai đúng. Khi hoàn thành thủ tục khai hải quan, hoàn thành các khoản phí, lệ phí cảng, hàng được phép rút ra khỏi kho để hải quan co thể tiến hành kiểm hóa.
- Đối với công ty phải có nhiêm vụ tính thuế nhập khẩu và thuế VAT chính xác khi tiến hành nhận hàng. Yêu cầu công ty phải theo biểu mẫu mã thuế theo bộ tài chánh qui định.
- Nhân viên giao nhận nộp phiếu tiếp nhận tại bộ phận trả tờ khai để lấy tờ khai đã thông quan, đóng lệ phí hải quan và thuế (nếu có thuế, thuế có thể đóng ngay nếu là hàng phi mậu dịch hoặc đóng sau 30 ngày kể từ ngày ra thông báo thuế nếu là hàng nhập theo hợp đồng mua bán) nhận lấy tờ khai đã thông quan. Nhân viên giao nhận cần chuẩn bị việc lấy hàng về giao cho người nhận.
Nếu là hàng lẻ (LCL):
(Bước 18). Nhân viên giao nhận chuẩn bị xe, liên lạc với người nhận, thông tin cho người nhận ngày giờ dự tính sẽ giao hàng, để người nhận bố trí kho, nhân viên để nhận hàng
Nhân viên giao nhận điều xe vào kho CFS (Container Freight Station).
(Bước 18b). Trong khi chờ xe vào kho, nhân viên giao nhận tới thương vụ trình D/O, yêu cầu giao hàng CFS, có cảng thì thương vụ cho ra phiếu xuất kho, ví dụ cảng Vict (Kp5 Đường A5, Phường Tân Thuận Đông, Quận 7, Hồ Chí Minh), có cảng thì thương vụ đóng dấu lên D/O:“Đề nghị giao hàng CFS”. Ví dụ Tân Cảng.
(Bước 19b, 20.2). Sau đó nhân viên giao nhận cầm phiếu xuất kho vào kho CFS (nếu D/O có đóng dấu:“đề nghị giao hàng CFS” cho thủ kho thì thủ kho sẽ ra phiếu xuất kho) trình cho thủ kho.
(Bước 21.2). Tiến hành bốc hàng lên xe, thủ kho giữ một bản, còn hai phiếu xuất kho nhân viên giao nhận giữ lại.
(Bước 24). Tiến hành viết phiếu gởi hàng (trucking bill), để gởi hàng cho người nhận tới địa điểm mà người nhận đã yêu cầu, nhân viên giao nhận và chủ xe ký tên vào trucking bill, gồm 3 liên, hai liên gởi cho chủ xe và 1 liên nhân viên giao nhận giữ lại.
(Bước 26). Nhân viên giao nhận cầm hai phiếu xuất kho cùng với một D/O và tờ khai ra hải quan cổng đăng ký thanh lý hàng, hải quan cổng đóng dấu vào hai phiếu xuất
kho, nhân viên giao nhận đưa bản màu hồng cho chủ xe, để khi ra cổng chủ xe đưa lại chi hải quan cổng, lúc này xe mới được phép ra cổng, bản còn lại nhân viên giao nhận giữ.
Nếu là hàng nguyên container (FCL)
(Bước 19.1). Nhân viên giao nhận điều xe ra bãi container.
(Bước 18a). Sau đó vào đại lý hãng tàu (thường thì trong cảng và ICD điều có) trình D/O, yêu cầu lấy nguyên container về hay rút ruột tại bãi, đại lý hãng tàu sẽ thu tiền cược container, ra biên lai cược thu tiền cước khoảng 400.000 VNĐ/container 20’ và khoảng 1.200.000 VNĐ/container 40’ đồng thời đóng dấu vào D/O là “lấy nguyên container” hay “rút ruột tại bãi” và dấu của đại lý hãng tàu, đóng tiền cược container và giữ phiếu thu tiền cước.
(Bước 19a). Nhân viên giao nhận đem các D/O đó vào thương vụ, trình D/O xin rút ruột tại bãi hoặc xin đem container về. Thương vụ sẽ thu tiền và ra hóa đơn, lúc này mã số thuế và tên doanh nghiệp trên hóa đơn là của công ty dịch vụ giao nhận. Nếu doanh nghiệp đem container về thì trình hóa đơn cho phòng giao nhận container, lấy phiếu giao nhận container.
(Bước 19a). Nhân viên giao nhận đem các D/O đó vào thương vụ, trình D/O xin rút ruột tại bãi hoặc xin đem container về. Thương vụ sẽ thu tiền và ra hóa đơn, lúc này mã số thuế và tên doanh nghiệp trên hóa đơn là của công ty dịch vụ giao nhận. Nếu doanh nghiệp đem container về thì trình hóa đơn cho phòng giao nhận container, lấy phiếu giao nhận container.
(Bước 20a, 21a, 22, 23): Nhân viên giao nhận đem hóa đơn mà thương vụ cấp trình cho phòng điều độ để lấy phiếu điều động công nhân. Từ phiếu điều động, nhân viên giao nhận liên hệ với đội trưởng đội xe nâng được đề cập trong phiếu điều động, trình phiếu điều động, đội trưởng sẽ điều xe nâng, nhân viên giao nhận dẫn đội xe nâng ra bãi container để tiến hành bốc container đem về hay rút ruột tại bãi, tiến hành cho bốc hàng lên xe.
(Bước 24). Sau khi hàng đã bốc xong, nhân viên giao nhận viết phiếu gởi hàng (trucking bill), gởi cho chủ xe hai bản, một bản còn lại nhân viên giao nhận giữ.
(Bước 25). Tùy theo cảng hay ICD mà phí vệ sinh container thương vụ sẽ thu hay không thu, nếu thương vụ có thu thì khi rút ruột tại bãi, nhân viên giao nhận không cần tìm đội trưởng đội xe nâng để xác nhận container sạch, ngược lại thì phải xác nhận
container sạch, tất nhiên lúc này nếu container bẩn thì nhân viên giao nhận phải tiến hành cho dọn vệ sinh container, nếu đem container về thì bước này không cần có.
(Bước 26). Khi đem container về thì nhân viên giao nhận cầm phiếu giao nhận container, tờ khai, D/O ra hải quan cổng làm thủ tục thanh lý hàng sau đó hải quan cổng sẽ đóng dấu lên phiếu giao nhận container và trả lại cho nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận gởi cho chủ xe (tài xế) để chủ xe trình cho hải quan cổng lúc ra cổng, như thế xe mới được phép ra cổng. Nếu như rút ruột tại bãi thì nhân viên giao nhận vào phòng điều độ hoặc thương vụ (tùy cảng hay tùy ICD) trình D/O yêu cầu cho phiếu ra cổng (phiếu giao nhận hàng rời - trên phiếu này sẽ thể hiện số xe, số lượng kiện hàng, tên hàng) đem phiếu này ra hải quan cổng thanh lý hàng các thủ tục thanh lý giống như lúc đem container về.
(Bước 27). Cho xe chở hàng đến địa điểm giao hàng mà người nhận đã yêu cầu, trình trucking bill cho chủ hàng ký tên vào, lúc này có hai bản mà chủ xe đã giữ một bản gởi cho chủ hàng, một bản chủ xe giữ lại để trình lại cho nhân viên giao nhận.
(Bước 28). Nhân viên giao nhận cần tiến hành lập biên bản bàn giao hàng với người nhận, biên bản gồm hai bản có nội dung giống nhau, mỗi bên ký tên vào và giữ một bản.
(Bước 29). Nếu trường hợp đem container về thì sau khi dỡ hàng ra tại địa điểm giao hàng mà người nhận yêu cầu, nhân viên giao nhận cho xe chở container rỗng về trả tại nơi mà trên phiếu cước công đã đề cập, cầm theo mẫu hạ container rỗng trình cho nơi trả container, nơi này sẽ giữ lại phiếu hạ container rỗng, thu tiền hạ rỗng và sẽ cấp lại một phiếu thể hiện tình trạng container ví dụ là container sạch, tốt, không hư hỏng v.v…
(Bước 30). Nhân viên giao nhận cầm phiếu này cùng với giấy cước container lại đại lý hãng tàu để nhận lại tiền cước container.
(Bước 31). Sau đó cần trình lại với lãnh đạo phòng giao nhận để doanh nghiệp hoạch toán giao dịch. Thường thì ngoài những chi phí hợp pháp có hóa đơn chứng từ thu, còn xuất hiện những chi phí phụ, tất cả những loại phí này điều được doanh nghiệp khoán cho nhân viên giao nhận. Sau đây là điển hình những phí (VNĐ) phải bỏ ra để doanh nghiệp hoàn tất giao dịch:
- Phí kẹp vào bộ hồ sơ làm thủ tục thông quan: 50.000 – 100.000. - Phí kiểm hóa viên: 300.000/container.Tùy theo tính chất hàng.
- Phí cho đội thuế: khoảng 30.000.
- Phí cho đối chiếu lệnh: 10.000/ container.
- Phí cho xe nâng: 1 container 40’ 40.000, 1 container 20’ 20.000. - Phí cho hạ container: 10.000/ container 20’, 15.000/ container 40’. - Tài xế cho mỗi xe nâng: 10.000.
- Phí cho hải quan cổng: 10.000/ 1 xe ra cổng.
Những mức phí trên chỉ mang tính tương đối, tùy hải quan khu vực mà có loại phí, có loại không có và giá khác nhau.
Sau khi hoàn thành thủ tục nhận hàng, công ty có thể chuyển hàng về kho công ty và tiến hành kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho. Trong quá trình kiểm tra nếu phát hiện tình trạng bất thường nào như thiếu hụt, hàng không đảm bảo chất lượng, không đúng theo các điều khoản qui định trong hợp đồng, công ty tiến hành lập biên bản. Căn cứ vào từng trường hơp cụ thể công ty tiến hành thủ tục khiếu nại (nếu có).
- Đối với hàng NK bằng đường hàng không :
Sau khi nhân thông tin hàng về cũng như kho TCS báo hàng đã nhập kho, nhân viên nghiệp vụ công ty liên hệ đại lý hàng không lấy D/O và nhận bộ chứng từ xuất hàng (Invoice and Packing list gốc, AWB).
Nhân viên nghiệp vụ tiến hành mở tờ khai đăng ký tờ khai hải quan, sau khi tờ khai hải quan đã được duyệt, nhân viên tiến hành làm thủ tục lấy hàng tại kho TCS, đóng các lệ phí, phí lưu kho... Chở hàng về địa điểm để hải quan kiểm hóa.