2.2.1.1 Sơ đồ tổ chức:
2.2.1.2 Diễn giải sơ đồ:
-Kế tốn tr−ởng: lμ ng−ời chịu trách nhiệm chung về hoạt động tμi chính, kế tốn vμ thống kê tại cơng ty. Chịu trách nhiệm vμ cĩ quyền quyết định các vấn đề liên quan thuộc thẩm quyền.
-Kế tốn tổng hợp: giúp kế tốn tr−ởng các hoạt động kế tốn tμi chính tại Cơng ty, tổng hợp các số liệu, tính giá thμnh vμ lập báo cáo tμi chính.
-Kế tốn tiền mặt: theo dõi thu chi tiền mặt vμ ghi sổ kế tốn các hoạt động liên quan đến tiền mặt.
-Kế tốn thuế, doanh thu, cơng nợ, tiền l−ơng: thực hiện báo cáo các loại thuế phát sinh, theo dõi thμnh phẩm, doanh thu, lãi lỗ, cơng nợ, tiền l−ơng.
Kế tốn tr−ởng Kế tốn ngân hμng Kế tốn vật t−, xây dựng cơ bản Kế tốn tμi sản cố định & thống kê Kế tốn tiền mặt Kế tốn thuế, doanh thu, cơng nợ, tiền l−ơng Thủ quỹ Kế tốn tổng hợp, giá thμnh Phụ trách kế tốn các đơn vị trực thuộc
-Kế tốn ngân hμng: theo dõi các nghiệp vụ thanh tốn qua ngân hμng, tiền gởi, nợ vay
-Kế tốn vật t−, xây dựng cơ bản: theo dịi tình hình nhập, xuất tồn kho nguyên vật liệu, vật t−, tình hình đầu t− xây dựng cơ bản, sữa chữa lớn, sửa chữa th−ờng xuyên.
-Kế tốn tμi sản cố định vμ thống kê: theo dõi tăng giảm, khấu hao, thanh lý
tμi sản cố định, lập các báo cáo thống kê theo yêu cầu Cục Thống kê vμ yêu cầu quản lý nội bộ.
-Thủ quỹ: quản lý thu chi tiền mặt tại đơn vị.
-Phụ trách kế tốn các đơn vị trực thuộc thuộc: chịu trách nhiệm toμn bộ phần hμnh kế tốn tại đơn vị mình, định kỳ hμng quý, năm lập các báo cáo kế tốn tại đơn vị mình báo cáo lên cho phịng kế tốn Cơng ty.
-Kế tốn nghiệp vụ tại các đơn vị trực thuộc: chịu sự phân cơng trực tiếp của phụ trách kế tốn tại từng đơn vị, chịu trách nhiệm về những phần hμnh d−ợc giao. Kế tốn nghiệp vụ tại các đơn vị trực thuộc cũng gồm các phần hμnh: vật t−
nguyên liệu, tiền l−ơng, giá thμnh, doanh thu, cơng nợ
2.2.2 Chế độ kế tốn áp dụng:
2.2.2.1 Chế độ chứng từ kế tốn áp dụng tại Cơng ty:
Hệ thống chứng từ kế tốn đ−ợc thực hiện theo quyết định 1141/TC/CĐKT ngμy 01/11/1995 bao gồm các chứng từ phản ánh các chỉ tiêu về lao động tiền l−ơng, hμng tồn kho, chỉ tiêu bán hμng, chỉ tiêu tiền tệ, chỉ tiêu tμi sản cố định. Ngoμi ra Cơng ty cịn sử dụng một số các chứng từ h−ớng dẫn theo các văn bản pháp luật khác nh− hĩa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hμng gởi đại lý
Song song đĩ ra để đáp ứng nhu cầu quản lý Cơng ty cịn ban hμnh một số chứng từ với các chỉ tiêu đặc thù nh−: phiếu kiểm tra chất l−ợng hμng hĩa, phiếu theo dõi lý lịch tμi sản cố định
2.2.2.2 Chế độ sổ kế tốn:
Chế độ sổ kế tốn áp dụng toμn cơng ty theo hình thức kế tốn nhật ký chứng từ.
Tại các đơn vị trực thuộc:
Cơng tác ghi sổ kế tốn đ−ợc thực hiện bằng phần mềm trên máy vi tính. Hμng ngμy, kế tốn căn cứ vμo các chứng từ kế tốn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã đ−ợc kiểm tra, đ−ợc dùng lμm căn cứ ghi sổ, xác định tμi khoản ghi nợ, tμi khoản ghi cĩ để nhập dữ liệu vμo máy vi tính theo các bảng, biểu đ−ợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin đ−ợc tự động nhập vμo sổ kế tốn tổng hợp vμ các sổ, thẻ kế tốn chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế tốn thực hiện các thao tác khĩa sổ vμ lập báo cáo tμi chính. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp vμ chi tiết đ−ợc thực hiện tự động trên máy. Kế tốn cĩ thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với các báo cáo tμi chính sau khi in ra trên giấy.
Cuối tháng, quý, năm sổ kế tốn tổng hợp vμ chi tiết đ−ợc in ra giấy, đĩng thμnh tập vμ thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Các báo cáo kế tốn tổng hợp vμ chi tiết tại các đơn vị trực thuộc sẽ đ−ợc gởi về Cơng ty theo định kỳ hμng quý, năm để phịng Kế tốn Cơng ty tổng hợp vμ
lμm báo cáo chung toμn Cơng ty.
Ngoμi ra để phục vụ kịp thời cho việc quản lý, hμng ngμy, tuần, tháng, các đơn vị trực thuộc sẽ báo cáo về Cơng ty một số chỉ tiêu theo các yêu cầu quản lý cụ thể.
Sơ đồ hạch tốn kế tốn tại các đơn vị trực thuộc
CHứNG Từ Kế TOáN BảNG TổNG HợP CHứNG Từ Kế TOáN CùNG LOạI PHầN MềM Kế TOáN MáY VI TíNH Sổ Kế TOáN -Sổ chi tiết -Sổ tổng hợp Báo cáo tμi chính
Tại phịng kế tốn Cơng ty:
Việc hạch tốn ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Văn phịng Cơng ty nh−: các nghiệp vụ về mua nguyên liệu cho các đơn vị trực thuộc, chi phát phát sinh tại Văn phịng Cơng ty, các khoản nộp thu nộp ngân sách, cấp trên, đầu t−
xây dựng cơ bản, tiền l−ơng, chi phí quản lý đ−ợc ghi sổ kế tốn bằng phần mềm máy tính giống nh− các đơn vị trực thuộc.
Tại Cơng ty hμng quý, năm sau khi nhận đ−ợc các báo cáo từ các đơn vị trực thuộc sẽ tiến hμng kiểm tra vμ tập hợp lập các bảng kê, bảng phân bổ ... để ghi vμo nhật ký chung toμn Cơng ty vμ lên báo cáo tổng hợp. Việc tổng hợp số liệu báo cáo từ các đơn vị trực thuộc để lμm báo cáo tμi chính tại Phịng kế tốn Cơng ty đ−ợc thực hiện trên máy vi tính với cơng cụ hộ trợ lμ Excel chớ ch−a liên kết đ−ợc bằng phần mềm kế tốn.
Sơ đồ hạch tốn kế tốn tại Văn phịng Cơng ty
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra Bảng kờ NHẬT Kí CHỨNG TỪ Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cỏi
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Chứng từ kế tốn phát sinh tại Văn phịng Cty vμ các báo cáo kế tốn của các xí nghiệp trực
2.2.2.3 Hệ thống tμi khoản kế tốn áp dụng:
Hiện Cơng ty đang áp dụng Hệ thống kế tốn Việt Nam do Bộ Tμi chính ban hμnh theo quyết định 1141 TCQĐ ngμy 01/11/1995. Ngoμi ra Cơng ty cịn sử dụng một số các tiểu khoản chi tiết phục vụ cho kế tốn quản trị, tuy nhiên việc thiết lập hệ thống tμi khoản cấp hai ch−a thống nhất tại Cơng ty.
Ví dụ các tμi khoản cấp hai đang đ−ợc áp dụng tại Văn phịng Cơng ty:
Tμi khoản 136: Phải thu nội bộ
1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 1361.1 Vốn kinh doanh xí nghiệp Bình Điền 1
1361.2 Vốn kinh doanh xí nghiệp Chánh H−ng 138 Phải thu nội bộ khác
Tμi khoản 241: Xây dựng cơ bản dở dang
2411 Mua sắm tμi sản cố định 2412 Xây dựng cơ bản
2412.1 Cơng trình mở rộng x−ởng supe Long Thμnh 2412.2 Cơng trình mở rộng x−ởng axit
2412.3 Cơng trình NPK Hiệp Ph−ớc 2413 Sửa chữa lớn tμi sản cố định
Tμi khoản 311:Vay ngắn hạn
3111: Vay ngắn hạn bằng đồng Việt Nam 3111 HSBC: Vay ngắn hạn Ngân hμng HSBC
3111 NHN: Vay ngắn hạn Ngân hμng Phát triển nhμ Đồng bằng Sơng Cửu Long
3111 NN: Vay ngắn hạn Ngân hμng Nơng nghiệp vμ phát triển nơng thơn 3111 NT : Vay ngắn hạn Ngân hμng Ngoại th−ơng
3111: Vay ngắn hạn bằng đồng ngoại tệ 3118: Vay ngắn hạn các đối t−ợng khác
2.2.2.4.1 Hệ thống báo cáo tμi chính:
Hệ thống báo cáo tμi chính đ−ợc thực hiện theo Thơng t− 23/2005/TT-BTC ban hμnh ngμy 30/03/2005, đ−ợc lập hμng quý vμ năm. Bao gồm các báo cáo:
-Bảng cân đối kế tốn.
-Báo cáo kết quả kinh doanh. -Báo cáo l−u chuyển tiền tệ. -Thuyết minh báo cáo tμi chính.
Báo cáo kế tốn đ−ợc nộp cho các cơ quan :
- Cục thuế Thμnh phố Hồ Chí Minh: nộp hμng năm. - Tổng Cơng ty Hĩa chất Việt Nam: nộp hμng quý - Cơ quan Thống kê: nộp hμng quý
- Ngân hμng cho vay vốn: nộp hμng quý
2.2.2.4.2 Hệ thống báo cáo quản trị:
Nhằm phục vụ cho việc quản lý nội bộ, ngoμi hệ thống báo cáo tμi chính, hiện Cơng ty cịn cĩ một số báo cáo quản trị nh−:
-Báo cáo chi phí sửa chữa lớn vμ sửa chữa th−ờng xuyên cho từng bộ phận, máy mĩc thiết bị.
-Báo cáo chi tiết số l−ợng hμng mua vμ doanh thu của từng khách hμng để phục vụ cho việc tính chiết khấu, giảm giá hay các chính sách −u đãi khách hμng.
-Báo cáo phân tích tuổi nợ chi tiết theo từng khách hμng để cĩ kế hoạch thu nợ vμ
bán hμng trả chậm.
-Báo cáo chi phí sản xuất, chi phí bán hμng, chi phí chung theo từng loại chi phí vμ bộ phận nhận chi phí.
-Các dự tốn về tiền mặt, nguyên liệu, tiêu thụ, sản xuất, sửa chữa lớn... -Các báo cáo nhanh hμng ngμy, tuần về doanh thu, sản xuất, tiêu thụ, tồn quỹ.