2.3.1 Dự tốn ngân sách:
Hμng năm, Tổng Cơng ty Hĩa chất Việt Nam sẽ ban hμnh một số chỉ tiêu kế hoạch định h−ớng chung cho toμn ngμnh, căn cứ vμo chỉ tiêu chung đĩ kết hợp với năng lực thực tế của mình các đơn vị trực thuộc Tổng Cơng ty Hố chất Việt Nam sẽ tiến hμnh lập dự tốn cho năm đĩ vμ một số chỉ tiêu cơ bản cho những năm tiếp theo.
Cơng ty Phân bĩn Miền Nam sẽ căn cứ vμo chỉ tiêu định h−ớng của Tổng Cơng ty Hĩa chất Việt Nam kết hợp với năng lực thực tế vμ khả năng phát triển của các đơn vị trực thuộc để lập dự tốn ngân sách cho từng thμnh viên vμ toμn Cơng ty.
Trình tự lập ngân sách ở Cơng ty Phân bĩn Miền Nam đ−ợc thực hiện qua các b−ớc:
-B−ớc 1: Căn cứ vμo chỉ tiêu của Tổng Cơng ty Hĩa chất Việt Nam, Cơng ty sẽ phân phối các chỉ tiêu nμy xuống các xí nghiệp trực thuộc.
-B−ớc 2: Căn cứ kế hoạch của cơng ty đ−a xuống đồng thời căn cứ vμo các điều kiện cũng nh− khả năng, ph−ơng tiện của mình các xí nghiệp trực thuộc sẽ xem xét xem cĩ thể nhận vμ thực hiện các chỉ tiêu đ−ợc giao khơng. Sau đĩ sẽ đề đạt lên Cơng ty các chỉ tiêu cĩ thể đảm nhận.
-B−ớc 3: Trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu đ−ợc các xí nghiệp đề đạt lên, Cơng ty sẽ đánh giá toμn diện về khả năng hoạt động của các xí nghiệp, từ đĩ xác định các chỉ tiêu dự tốn cĩ thể thực hiện đ−ợc vμ trình Tổng cơng ty Hĩa chất Việt Nam.
-B−ớc 4: Trên cơ sở đề nghị của Cơng ty Phân bĩn Miền Nam, Tổng Cơng ty Hĩa chất Việt Nam sẽ phê duyệt dự tốn cho Cơng ty.
Các báo cáo dự tốn hiện nay tại Cơng ty bao gồm:
@ Dự tốn các chỉ tiêu chủ yếu: bao gồm các chỉ tiêu chủ yếu về nộp ngân sách, giá trị tổng sản l−ợng, doanh thu tiêu thụ, sản l−ợng hiện vật.
@ Dự tốn giá trị tổng sản l−ợng: đ−ợc tính theo đơn giá kế hoạch năm 1994 vμ tính cho các nhĩm sản phẩm: NPK , supe lân, axit sunfuric , bao bì.
@ Dự tốn về xuất nhập khẩu: tr−ớc đây việc nhập khẩu phân bĩn nguyên liệu nh− urea, kali, DAP đ−ợc dự tốn theo hạn ngạch nhập khẩu của Bộ Th−ơng mại phân bổ, hiện nay Bộ Th−ơng mại đã bãi bỏ hạn ngạch nhập khẩu các nguyên liệu nμy. Việc dự tốn nhập khẩu phân bĩn nguyên liệu vμ xuất khẩu thμnh phẩm phân bĩn đ−ợc tính theo năng lực thực tế của Cơng ty.
@ Dự tốn chi phí sản xuất theo yếu tố: bao gồm các dự tốn về chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân cơng, chi phí khấu hao tμi sản cố định, chi phí dịch vụ
mua ngoμi, chi phí khác bằng tiền, các chi phí nμy đ−ợc tính dựa trên sản l−ợng kế hoạch.
@ Dự tốn khấu hao tμi sản cố định: dự tốn khấu hao tμi sản cố định đ−ợc tính chi tiết cho các tμi sản cố định hiện cĩ, tμi sản cố định dự trù tăng trong kỳ vμ tμi tốn cố định dự trù giảm trong kỳ.
@ Dự tốn các đề tμi nghiên cứu cơng nghệ, mơi tr−ờng: bao gồm dự tốn về các đề tμi đ−ợc Bộ Cơng nghiệp, Tổng Cơng ty Hĩa chất Việt Nam cấp kinh phí nghiên cứu vμ các đề tμi nghiên cứu bằng nguồn chi phí của Cơng ty.
(Các dự tốn trên sẽ đ−ợc trình bμy trong phần phụ lục Ch−ơng II)
Nhận xét:
Ưu điểm:
Trình tự dự tốn của Cơng ty đ−ợc xây dựng từ cấp thấp đến cấp cao đảm bảo cho mọi cấp đều tham gia vμo quá trình lập dự tốn.
Do đ−ợc tham gia vμo quá trình lập dự tốn vμ các chỉ tiêu đ−ợc đề đạt lên nên các cấp cơ sở sẽ chủ động thực hiện kế hoạch vμ chịu trách nhiệm về kế hoạch đĩ.
Nh−ợc điểm:
Mặc dù cơng ty đã lập đ−ợc một số các dự tốn cơ bản, tuy nhiên việc lập các báo cáo dự tốn nμy đ−ợc tính tốn một cách cứng nhắc, chủ yếu lμ dựa vμo các chỉ tiêu do Tổng Cơng ty Hĩa chất Việt Nam ban hμnh chớ ch−a thật sự dựa trên thực tế nh−: nhu cầu thị hiếu ng−ời tiêu dùng, ch−a dựa vμo việc phân tích các chính sách nh−
quảng cáo, khuyến mãi, chính sách giá cả sản phẩm, tình hình biến động kinh doanh theo thời vụ, mơi tr−ờng kinh tế chính trị xã hội v.v
2.3.2 Kế tốn chi phí sản xuất vμ tính giá thμnh sản xuất sản phẩm:
Vμo cuối mỗi tháng, bộ phận kế tốn các đơn vị trực thuộc tiến hμnh tập hợp chi phí thực tế phát sinh để tiến hμnh tính giá thμnh sản phẩm.
Về mơ hình kế tốn chi phí sản xuất vμ ph−ơngph−ơng pháp tính giá thμnh: kế
tốn chi phí vμ tính giá thμnh đ−ợc thực hiện theo mơ hình chi phí thực tế vμ tính giá thμnh bằng ph−ơng pháp trực tiếp.
Đối t−ợng tập hợp chi phí: Đối t−ợng tập hợp chi phí lμ các sản phẩm nh−: phân NPK, axit sunfuric, lân, thuốc trừ sâu, bao bì v.v
Đối t−ợng tính giá thμnh: Đối t−ợng tính giá thμnh lμ các sản phẩm hoμn thμnh nhập kho.
Đơn vị tính giá thμnh: Đơn vị tính giá thμnh lμ tấn sản phẩm cho các sản phẩm nh− NPK, lân, axit sufuric, thuốc trừ sâu, đơn vị tính giá thμnh lμ cái cho các sản phẩm bao bì, đơn vị tính giá thμnh lμ m3 cho sản phẩm hơi n−ớc
Chu kỳ tính giá thμnh: Chu kỳ tính giá thμnh đ−ợc tính theo chu kỳ kế tốn, giá thμnh tại các đơn vị đ−ợc tính hμng tháng.
Ph−ơng pháp đánh giá sản phẩm dở dang: Đối với các sản phẩm nh− NPK, lân, axit khơng tiến hμnh đánh giá sản phẩm dở dang; đối với sản phẩm bao bì,sản phẩm dở dang dở dang đ−ợc đánh giá theo chi phí nguyên liệu chính.
Quy trình tập hợp chi phí:
*Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: đ−ợc tính trên thực tế phát sinh căn cứ vμo các phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, lệnh sản xuất, phiếu xuất kho nguyên vật liệu, bảng phân bổ nguyên liệu , giá xuất kho nguyên liệu trực tiếp đ−ợc tính theo ph−ơng pháp bình quân gia quyền.
*Đối với chi phí nhân cơng trực tiếp: Đơn giá tiền l−ơng đ−ợc tính bằng tỷ lệ %
trên doanh thu trong kỳ do Tổng Cơng ty Hĩa chất Việt nam ban hμnh. Đơn giá tiền l−ơng bao gồm các khoản nh− tiền l−ơng cơng nhân sản xuất, tiền l−ơng bộ phận quản lý, tiền phụ cấp lμm thêm giờ, tiền l−ơng nghĩ phép
Căn cứ vμo doanh thu của từng loại sản phẩm phát sinh trong kỳ kế tốn sẽ phân bổ chi phí tiền l−ơng cho từng loại sản phẩn hoμn thμnh nhập kho.
Cụ thể năm 2006: tiền l−ơng theo doanh thu bao gồm: -Lân: 7%
Tiền l−ơng phải
trả trong kỳ = Đơn giá tiền l−ơng
trên doanh thu
Doanh thu trong kỳ
-NPK: 2% -Axit: 20%
-Bao bì: 7%
* Đối với chi phí chung: bao gồm các chi phí:
-Chi phí vật t− phát sinh trong kỳ phục vụ cho sản xuất, giá xuất kho vật t− đ−ợc tính theo đơn giá bình quân gia quyền .
-Chi phí khấu hao tμi sản cố định: căn cứ vμo giá trị tμi sản cố định tham gia vμo quá trình sản xuất kế tốn sẽ tính chi phí khấu hao tμi sản cố định theo ph−ơng pháp đ−ờng thẳng.
-Chi phí sửa chữa th−ờng xuyên .
-Các chi phí điện, n−ớc, vật liệu khác đ−ợc tính theo thực tế phát sinh trong kỳ. Chi phí sản xuất chung đ−ợc phân bổ cho sản phẩm hoμn thμnh nhập kho trong kỳ căn cứ vμo khối l−ợng sản phẩm hoμn thμnh nhập kho.
Nhận xét:
Ưu điểm:
-Việc hạch tốn vμ tính giá thμnh hiện nay ở Cơng ty đ−ợc thực hiện hμng tháng theo chi phí thực tế vμ đ−ợc lập chi tiết cho từng sản phẩm đã tạo điều kiện phân tích tính tốn lợi nhuận vμ đánh giá kết quả kinh doanh cho từng mặt hμng cụ thể.
-Giá thμnh đ−ợc tính theo ph−ơng pháp trực tiếp phù hợp với quy trình cơng nghệ tại Cơng ty.
-Hệ thống tμi khoản sử dụng đ−ợc mở để theo dõi giá thμnh của từng loại sản phẩm vμ đ−ợc mở đến tμi khoản cấp 3 để theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý.
Nh−ợc điểm:
-Ph−ơng pháp tập hợp chi phí sản xuất vμ tính giá thμnh sản xuất sản phẩm chủ yếu phục vụ cho việc lập các báo cáo tμi chính ch−a đáp ứng nhu cầu thơng tin kế tốn quản trị phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh.
-Việc kiểm tra phân tích biến động của chi phí ch−a đ−ợc thực hiện để tìm ra các nguyên nhân vμ biện pháp khắc phục.
-Về ph−ơng pháp phân loại chi phí cịn một số điểm ch−a hợp lý, cĩ một số chi phí giá trị lớn, đặc điểm của nĩ gắn liền với tính năng sản phẩm nh− bột mμu, chất kích thích tăng tr−ởng vμ một số phụ gia nh− keo dính khơng đ−ợc hạch tốn vμo chi phí nguyên vật liêu chính mμ cho vμo chi phí sản xuất chung để phân bổ theo khối l−ợng sản phẩm hoμn thμnh.
-Về ph−ơng pháp xác định chi phí cịn một số điểm ch−a hợp lý ví dụ nh− chi phí nguyên liệu chính đ−ợc xác định thực tế căn cứ vμo phiếu xuất kho nguyên liệu, cuối năm mới tiến hμnh kiểm kê nguyên liệu tồn kho cuối kỳ vμ điều chỉnh phần thừa thiếu do đĩ chi phí nguyên liệu chính phát sinh trong kỳ vμ giá trị nguyên liệu tồn kho trên sổ sách lμ ch−a chính xác. Chi phí mua nguyên liệu cũng khơng phản ánh đúng giá trị nguyên liệu nhập kho mμ phản ánh luơn cả phần nguyên liệu hao hụt mất mát trong khi thực tế khoản nμy khơng phát sinh. Một số các cơng cụ nh− máy vi tính, máy in, máy lạnh, máy phát điện, quạt cơng nghiệp khơng đ−ợc phân bổ vμo chi phí trong nhiều năm mμ tính luơn vμo chi phí sản xuất chung trong kỳ. Chất xúc tác dùng trong quy trình sản xuất axít khơng lμ một khoản chi phí lớn nh−ng khơng đ−ợc phân bổ dần trong kỳ mμ đ−a hết vμo chi phí sản xuất khi đại tu phân x−ởng axit
-Về chi phí tiền l−ơng ch−a phản ánh đúng giá trị lao động bỏ ra, ví dụ nh− tiền l−ơng để sản xuất lân bột lμ 7% trên doanh thu, tiền l−ơng để sản xuất lân vị viên lμ
3,8% trên doanh thu trong khi lân vị viên chính lμ lân bột đem ra vị thμnh hạt nh− vậy thêm một quá trình vị viên thì tiền l−ơng lân hạt giảm xuống từ 7% cịn 3,8% trên doanh thu. Ngoμi ra hơi n−ớc lμ một sản phẩm phụ của quy trình sản xuất axít đ−ợc dẫn thẳng bằng đ−ờng ống bán cho Liên doanh LG khơng cần tốn thêm nhân cơng thì đơn giá tiền l−ơng lại lμ 10% trên doanh thu. Mặt khác tiền l−ơng phản ánh cơng sức của ng−ời lao động bỏ ra để sản xuất nên sản phẩm nên tính l−ơng theo doanh thu thuần (doanh thu bán hμng sau khi trừ các khoản chiết khấu) lμ ch−a phản ánh đủ chi phí tiền l−ơng vμ khơng khuyến khích ng−ời lao động.
-Về hạch tốn chi phí dở dang cuối kỳ: đối với sản phẩm NPK do quy trình cơng nghệ giản đơn, chu kỳ sản xuất sản phẩm ngắn nên khơng hạch tốn sản phẩm dở dang lμ hợp lý, sản phẩm bao bì đ−ợc đánh giá sản phẩm dở dang theo chi phí nguyên liệu
chính, tuy nhiên đối với sản phẩm lân vμ axit thì quy trình sản xuất kéo dμi nhất lμ lân phải qua giai đoạn ủ quặng apatit nên khơng đánh giá sản phẩn dở dang đối với lân vμ
axit lμ ch−a hợp lý.
-Về định mức phế liệu thu hồi: ch−a xây dựng đ−ợc định mức phế liệu thu hồi, do đĩ chênh lệch giá trị phế liệu thu hồi tính trên một đơn vị sản phẩm sản xuất giữa các xí nghiệp phụ thuộc lμ rất cao. Ví dụ trong năm 2006 giá trị bao phế liệu thu hồi tính trên một tấn sản phẩm NPK nhập kho nh− sau:
Xí nghiệp Bình Điền 1: 5.203 đ Xí nghiệp An Lạc: 764 đ
Xí nghiệp Chánh H−ng: 3.121 đ Xí nghiệp Cửu Long: 639 đ
-Về ph−ơng pháp hạch tốn chi phí vμ tính giá thμnh sản phẩm cịn ch−a hợp lý nhu:
* Hạch tốn chi phí mua nguyên liệu trong kỳ:
*Hạch tốn chi phí mua nguyên liệu: căn cứ vμo giá trị hợp đồng kế tốn nhập kho theo đúng số l−ợng vμ giá trị ký hợp đồng, phần thiếu hụt lμm phiếu xuất kho vμ
ghi tăng chi phí khác nh− vậy dẫn đến tình trạng nhập khống vμ xuất khống.
*Hạch tốn phế liệu thu hồi: quy trình sản xuất phân bĩn NPK, lân cĩ hai loại phế liệu thu hồi chính lμ bao thu hồi dùng (lμ bao PP dùng để đựng nguyên liệu khi mua hμng bao) để bán ra ngoμi vμ nguyên liệu rơi vãi (DAP, SA, Kali, urea cĩ lẫn với chất độn) cĩ thể dùng lμm nguyên liệu tái chế.
Đối với bao phế liệu thu hồi đ−ợc kế tốn khơng tiến hμnh nhập kho, chỉ khi bán mới ghi tăng thu nhập khác.
Đối với nguyên liệu rơi vãi thu gom từ nguyên liệu chính dùng để tái chế kế tốn nhập kho với giá trị bằng chi phí thu gom (mức hiện nay lμ 100.000 đ/ tấn phế liệu thu hồi) vμ xuất kho tái sản xuất cũng bằng giá tri chi phí thu gom.
*Hạch tốn giá thμnh sản phẩm phụ (ví dụ nh− hơi n−ớc lμ sản phẩm phụ của quy trình sản xuất axít): kế tốn khơng ghi giảm giá thμnh sản xuất sản phẩm axit, trong giá thμnh của sản phẩm hơi n−ớc chỉ cĩ duy nhất chi phí tiền l−ơng.
2.3.3 Đánh giá trách nhiệm quản lý:
Cơng ty ch−a thực hiện việc đánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận
Nhận xét:
Ưu điểm:
Về cơ cấu tổ chức, trách nhiệm vμ quyền hạn của các cấp quản lý đ−ợc phân định rõ rμng khơng chồng chéo, đây lμ điều kiện đầu tiên để thực hiện đánh giá trách nhiệm quản lý.
Về phân cấp quản lý thể hiện chế độ một thủ tr−ởng, trách nhiệm vμ quyền lực cao nhất thuộc về Giám đốc Cơng ty khơng bị phân tán
Nh−ợc điểm:
Các trung tâm trách nhiệm ch−a đ−ợc phân định rõ rμng do đĩ ch−a thực hiện đ−ợc một số nội dung của kế tốn trách nhiệm.
Hiện ch−a cĩ cơng cụ nμo để đánh giá thμnh quả vμ trách nhiệm quản lý ở các
trung tâm trách nhiệm cũng nh− ch−a xây dựng đ−ợc một hệ thống đánh giá nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn hoặc chi phí ở các trung tâm .
2.3.4 Thiết lập thơng tin kế tốn quản trị phục vụ cho việc ra các quyết định ngắn hạn vμ dμi hạn: ngắn hạn vμ dμi hạn:
-Ch−a thiết lập đ−ợc hệ thống thơng tin phục vụ cho việc ra các quyết định ngắn hạn nh− cơ cấu sản phẩm, ngừng hay tiếp tục kinh doanh một mặt hμng nμo đĩ, quyết định nên sản xuất hay mua ngoμi một sản phẩm nμo đĩ
-Việc định giá bán cho các sản phẩm của Cơng ty chủ yếu dựa vμo nhu cầu vμ
giá cả cạnh tranh trên thị tr−ờng. Tùy vμo mức độ cạnh tranh vμ nhu cầu từng thời điểm mμ Cơng ty xây dựng bảng giá chung cho các xí nghiệp nội bộ, bảng giá nμy cĩ thể đựơc điều chỉnh linh hoạt cho phù hợp với từng thời điểm, kèm theo bảng giá từng thời điểm Cơng ty cịn cĩ các chính sách khác nh−: giảm giá cho khách hμng mua bằng tiền mặt, chiết khấu cho các khách hμng cĩ doanh số lớn, tặng phẩm v.v
-Tính tốn doanh thu hịa vốn vμ sản l−ơng hịa vốn: Việc tính điểm hịa vốn vμ
doanh thu hịa vốn ch−a đ−ợc tính đến. Căn cứ vμo năng lực máy mĩc thiết bị, vốn liếng vμ thị tr−ờng vμ kế hoạch đựơc giao cáo đơn vị sẽ tính tốn để sản xuất sao cho vừa đảm bảo kế hoạch đ−ợc giao vừa đảm bảo cĩ thμnh phẩm dự trữ phục vụ yêu cầu khách hμng.
Kết luận ch−ơng 2
Qua phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác kế tốn Tại Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam, tác giả đã nhận định đ−ợc −u nh−ợc điểm của cơng tác kế tốn quản trị tại Cơng ty. Đây lμ cơ sở để hoμn thiện hệ thống kế tốn quản trị tại Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam.
Ch−ơng 3
Hoμn thiện hệ thống kế tốn
quản trị tại Cơng ty Phân bĩn Miền Nam
3.1 Sự cần thiết phải hoμn thiện cơng tác kế tốn quản trị tại Cơng ty Phân bĩn Miền Nam: