I. Khái quát về Bưu điện huyện Lạc Thuỷ
1. Quá trình hình thành và phát triển của Bưu điện
2.2 Cơ cấu tổ chức
Căn cứ quyết định số: 2883/QĐ-TCLĐ ngày 26/07/2002 của Tổng giám đốc Tổng công ty BCVT Việt Nam phê duyệt mô hình cơ cấu tổ chức của Bưu điện huyện Lạc Thuỷ được thành lập như sau:
BIỂU 01: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI BƯU ĐIỆN HUYỆN LẠC THUỶ
GIÁM ĐỐC Bộ phận vận chuyển Kế toán Quản lý thu Bộ phậnk hai Bộ phận tiếp Phát hành báo Tổ khai thác BCVT KSV-XD xã KSV Nghiệp vụ Kho -quỹ Bưu cục 3 Bưu cục 2
2.2.1.Giám đốc Bưu điện huyện
Là đại diện pháp nhân của đơn vị , chịu trách nhiệm trước Giám đốc Bưu điện tỉnh và cơ quan Pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị và là người có thẩm quyền quyết định cao nhất về điều hành theo sự phân cấp của Bưu điện tỉnh Hoà Bình.
2.2.2..Kiểm soát viên nghiệp vụ ( Kiểm soát viên nghiệp vụ , Kiểm soát viên - xây dựng xã)
- Chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của Kiểm soát viên:
+ Chịu trách nhiệm về chất lượng khai thác các dịch vụ bưu chính viễn thông tại các Bưu cục và Điểm bưu điện văn hoá xã ( Điểm BĐ-VHX)
+ Chịu trách nhiệm về chất lượng hoạt động đường thư cấp 3, khảo sát đề xuất các phương án đường thư cấp 3 hợp lý trên địa bàn thuộc phạm vi quản lý. Có phương án bảo vệ an toàn về tài sản các Bưu cục, các điểm bưu điện văn hoá xã.
+ Thay mặt Giám đốc đơn vị liên hệ với chính quyền địa phương về việc củng cố tổ chức Bưu cục, điểm văn hoá xã về khai thác dịch vụ bưu chính viễn thông. Kiểm tra định kỳ và đột xuất trong lĩnh vực khai thác chất lượng bưu chính viễn thông. Đề xuất với Giám đốc khen thưởng, kỷ luật kịp thời các Bưu cục, điểm bưu điện văn hoá xã.
2.2.3. Kế toán thống kê tài chính
Là người giúp Giám đốc Bưu điện huyện thực hiện công tác kế toán thống kê tài chính của đơn vị giải quyết các chế độ lương thưởng và các khoản phụ cấp cho các đối tượng lao động theo quy định của Ngành, Nhà nước.
ĐVH xã
Lực lượng phát xã
Quản lý sử dụng, bảo mật số liệu kế toán, lưu trữ chứng từ kế toán theo chế độ Nhà nước theo quy định. Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế và các loại báo cáo theo quy định của Nhà nước và Tổng công ty bưu chính viễn thông Việt Nam.
- Chức danh thủ quỹ- thủ kho: giúp Giám đốc, phối hợp với kế toán đơn vị quản lý việc nhập xuất trang thiết bị vật tư ấn phẩm, quản lý ngân quỹ, giao dịch với ngân hàng trong việc thu nộp rút tiền qua hệ thống tài khoản, trực tiếp giải quyết thanh toán các khoản lương, thưởng và các khoản khác theo quy định của chế độ và các hợp đồng kinh tế đã được Giám đốc phê duyệt.
- Cán bộ phụ trách thu thuê điện thoại : Quản lý và theo dõi toàn bộ phần công nợ phát sinh, chỉ đạo và hướng dẫn các nhân viên thu nợ đọng cũng như những khiếu nại của thuê bao trong việc thanh toán điện thoại , trừ trường hợp quá khả năng quyền hạn phải báo cáo Giám đốc đề nghị xin ý kiến chỉ đạo giải quyết.
Tất cả các chức danh trên ngoài việc giúp cho Giám đốc tổ chức điều hành phát triển sản xuất, quản lý nguồn vốn đơn vị trong mọi lĩnh vực và phải chiụ trách nhiệm về công việc được giao trước Giám đốc đơn vị.
2.2.4. Tổ sản xuất ( Tổ khai thác bưu chính viễn thông)
Tổ sản xuất kinh doanh trực thuộc là bộ phận cấu thành hệ thống tổ chức của Bưu điện huyện chịu sự ràng buộc về nghĩa vụ và quyền hạn trước Giám đốc Bưu điện huyện.
- Các tổ sản xuất được quyền chủ động tổ chức quản lý hoạt động tiếp thị theo quy hoạch doanh thu, sản lượng chất lượng phục vụ cho Giám đốc Bưu điện huyện giao , tổ chịu sự quản lý theo quy định của công tác kế toán thống kê tài chính . Đồng thời phải đảm bảo thông tin bưu chính viễn
của Đảng, chính quyền địa phương. Trong quá trình tổ chức hoạt động các tổ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Bưu điện huyện và chịu sự kiểm soát chất lượng quy trình, thủ tục khai thác nghiệp vụ của Kiểm soát viên nghiệp vụ.
- Tổ sản xuất gồm có các bộ phận:
+ Bộ phận giao dịch: cung cấp các dịch vụ bưu chính viễn thông như: đàm thoại, gửi bưu phẩm, bưu kiện, nhận và trả thư chuyển tiền, điện chuyền tiền, dịch vụ tiết kiệm, hợp đồng lắp đặt máy điện thoại cố định và di động...vv. Đồng thời kinh doanh các loại sản phẩm như: tem thư, phong bì, thẻ các loại ...vv.
+ Bộ phận tiếp phát: nhận khai thác, đóng gói tuyến đương thư cấp II từ tỉnh về huyện. Đồng thời phân hướng chia chọn thư từ ,báo chí bưu phẩm, bưu kiện cho các tuyến đường thư nội huyện theo quy định, đồng thời phát tận tay cho khách hàng và các cơ quan tại khu vực thị trấn.
+ Bộ phận phát hành báo chí : chấp nhận nhu cầu của độc giả về báo , tạp chí trong và ngoài ngành , có trách nhiệm giải quyết mọi vấn đề liên quan tới dịch vụ cung cấp phát hành báo chí
+ Bộ phận vận chuyển: có trách nhiệm giao, nhận chuyển túi gói bưu phẩm bưu kiện, báo chí đến tại các điểm theo quy định của tuyến hành trình trong toàn huyện . Đảm bảo an toàn bí mật theo quy định Pháp lệnh bưu chính viễn thông đã quy định.
2.2.5. Các bưu cục, điểm văn hoá xã
+ Khai thác và kinh doanh các dịch vụ bưu chính viễn thông . Nhận chuyển đóng túi, gói thư, gói thư báo bưu phẩm, bưu kiện, cho đường thư cấp II nội tỉnh và đường thư cấp 3 nội huyện.
+ Khai thác và kinh doanh theo đúng quy trình, thủ tục thể lệ quy định của Ngành.
Là đầu mối tiếp nhận mọi thông tin của địa phương xã và khách hàng trên địa bàn có nhu cầu cung cấp các dịch vụ về bưu chính viễn thông . + Điểm bưu điện văn hoá xã ngoài chức năng kinh doanh còn có chức năng phục vụ nhiệm vụ chính trị , là nơi sinh hoạt cộng đồng dân cư tại xã , là nơi cung cấp đọc sách báo miễn phí cho nhân dân
2.2.6. Lực lượng phát xã
- Có trách nhiệm nhận thư từ , túi gói , báo chí , bưu phẩm bưu kiện để khai thác chia chọn và phân hướng và phát tận tay khách hàng theo quy định
- Đảm bảo khai thác đúng quy trình , thể lệ thủ tục về các dịch vụ bưu chính viễn thông quy định , đảm bảo an toàn con người và tài sản
- Là đầu mối tiếp nhận mọi thông tin của địa phương xã và khách hàng trên địa bàn có nhu cầu cung cấp các dịch vụ về bưu chính viễn thông và có trách nhiệm báo cáo với Kiểm soát viên để sử lý và có biện pháp đáp ứng nhu cầu cung cấp dịch vụ.
3.Đặc điểm về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bưu chính viễn thông
3.1. Đặc điểm về sản phẩm bưu chính viễn thông
3.1.1. Tính vô hình của sản phẩm dịch vụ Bưu chính viễn thông.
Sản phẩm dịch vụ bưu chính viễn thông khác với sản phẩm của các ngành sản xuất khác , không phải là sản phẩm vật chất chế tạo mới, không phải là hàng hóa cụ thể mà là hiệu quả có ích của quá trình truyền đưa tin tức từ người gửi đến người nhận, sản phẩm Bưu chính viễn thông thể hiện dưới dạng dịch vụ. Dịch vụ là một hoạt động hay lợi ích cung ứng nhằm để trao đổi, chủ yếu là vô hình và không dẫn đến việc chuyển quyền sở hữu. Việc
chất.. Do vậy có những yêu cầu rất cao đối với chất lượng sản phẩm Bưu chính viễn thông.
Đòi hỏi doanh nghiệp BCVT cần có những giải pháp để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho phù hợp.
3.1.2. Quá trình sản xuất kinh doanh BCVT mang tính dây truyền.
Quá trình truyền đưa tin tức là quá trình diễn ra từ hai phía (người gửi tin và người nhận tin) ở các không gian khác nhau. Do vậy để thực hiện một đơn vị sản phẩm Bưu chính viễn thông cần có nhiều người, nhiều nhóm người, nhiều đơn vị sản xuất trong nước, quốc tế cùng tham gia và trong quá trình đó người ta sử dụng nhiều loại phương tiện thiết bị thông tin khác nhau.
Vì đặc điểm của quá trình truyền đưa tin tức Bưu chính Viễn thông trải dài trên một phần không gian rộng lớn, có nhiều cơ sở Bưu điện tham gia, do vậy phải có quy định thống nhất về thể lệ thủ tục khai thác các dịch vụ Bưu chính Viễn thông, quy trình khai thác, bảo dưỡng thiết bị cho tới chính sách đầu tư phát triển mạng, thống nhất về đào tạo cán bộ cũng như sự phối hợp chặt chẽ trên phạm vi rất rộng lớn ...Đòi hỏi sự thống nhất và tính kỷ luật cao, sự gắn bó hoạt động Bưu chính viễn thông trong nước với quốc tế. Có hai loại sản phẩm:
- Sản phẩm hoàn chỉnh (hay còn gọi là sản phẩm ngành): Là kết quả có ích cuối cùng trong hoạt động sản xuất của tất cả các cơ sở BCVT.
- Sản phẩm công đoạn (hay còn gọi là sản phẩm cơ sở): Là kết quả có ích trong hoạt động sản xuất của từng cơ sở BCVT.
Trong hoạt động thông tin Bưu chính viễn thông, quá trình sản xuất gắn liền với quá trình tiêu thụ hay nói cách khác, hiệu quả có ích của quá trình truyền đưa tin tức được tiêu dùng ngay trong quá trình sản xuất. Quá trình tiêu thụ không tách rời qúa trình sản xuất , người sử dụng phải có mặt ở vị trí có điểm thông tin, cho nên để thu hút làm thoả mãn nhu cầu truyền tin đưa tin Ngành Bưu chính viễn thông phải phát triển mạng lưới rộng khắp để đưa các điểm thông tin đến gần các đối tượng sử dụng.
3.1.4. Tải trọng không đồng đều theo thời gian và không gian.
Tải trọng BCVT là lượng tin tức đến yêu cầu một cơ sở sản xuất nào đó của Bưu chính viễn thông phục vụ trong một khoảng thời gian nhất định. Mọi tin tức đều do khách hàng mang đến và nhu cầu về truyền đưa tin tức quyết định sự tồn tại và phát triển của ngành Bưu chính Viễn thông. Nhu cầu về truyền đưa tin tức rất đa dạng, xuất hiện không đồng đều về không gian và thời gian.
Vì vậy nên cần bố trí phương tiện, kế hoạch phát triển mạng lưới một cách thích hợp đem lại hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh.
3.2.Đặc điểm cơ cấu lao động
Cơ cấu lao động của Bưu điện Lạc Thuỷ tính đến 31/12/2005 như sau :
BIỂU 02 : BẢNG TỔNG HỢP CƠ CẤU LAO ĐỘNG
( Đến 12/2005 )
Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
Số lao động % Số lao động % Số lao động % Tổng số lao động ( người ) 54 100 55 100 55 100
I. Phân theo trình độ chuyên môn 1. Đại học 01 1,8 01 1,8 02 3,6 2. Cao đẳng 01 1,8 01 1,8 01 1,8 3. Trung cấp 01 1,8 01 1,8 0 0 4. Công nhân 08 14,8 09 16,4 09 16,4 5. Đào tạo ngắn hạn 24 44,7 24 43,6 24 43,6 6. Hợp đồng thời vụ 19 35,1 19 34,6 19 34,6 II.Phân theo sắp xếp lao động 1. LĐ quản lý 04 7,4 04 7,2 04 7,2 2. LĐ công nghệ 31 57,4 32 58,3 32 58,3 3. LĐ phục vụ 19 35,2 19 34,5 19 34,5
( Nguồn :Quản lý lao động - tiền lương Bưu điện Lạc Thuỷ)
Việc phân công lao động theo chức danh , nội dung công việc là cơ sở để đánh giá năng lực thực hiện công việc thông qua hệ số chất lượng và hệ số phức tạp cá nhân là cơ sở để xác định lương khoán thực hiện . Nhìn vào tổng số lao động trên cơ sở so với hiệu quả sản xuất kinh doanh thực tế thì lực lượng lao động là đông so với nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
3.3. Đặc điểm về thị trường , khách hàng
Thị trường Bưu chính viễn thông trên địa bàn tỉnh Hoà Bình cũng như tại Lạc Thuỷ đã có sự cạnh tranh , ngoài Bưu điện còn có các nhà cung cấp khác : viễn thông quân đội , điện lực ...Như vậy trên địa bàn của một huyện nhỏ , kinh tế phát triển thấp mà đã phải đối mặt với sự cạnh tranh cung cấp dịch vụ BCVT . Đây là điều buộc các nhà quản trị phải tư duy và có những biện pháp , chiến lược kinh doanh để duy trì tốc độ phát triển doanh thu và mở rộng mạng phục vụ
3.3.2. Đặc điểm khách hàng
Lạc Thuỷ là một huyện dân cư thưa thớt , phân bố không đều , ít tiềm năng , thu nhập người dân thấp , trình độ dân trí không cao , địa bàn rộng , trên địa bàn không có nhiều doanh nghiệp...Do đặc điểm trên nên phần lớn khách hàng của Bưu điện huyện là các hộ gia đình , các cá nhân rất ít khách hàng lớn . Đây là yếu tố khách quan ảnh hưởng không nhỏ tới việc kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông trên địa bàn huyện.
Những năm gần đây nhu cầu sử dụng dịch vụ bưu chính viễn thông đã có chiều hướng tăng , điều đó dự báo trong tương lai nhu cầu này có thể tăng cao với tốc độ nhanh . Chính vì thế Bưu điện huyện Lạc Thuỷ đang từng bước hoàn thiện về cơ sở vật chất , kỹ thuật , mở rộng mạng lưới phục vụ để đáp ứng nhu cầu cho sự phát triển kinh tế - xã hội , nâng cao đời sống vật chất tinh thần của người dân trong huyện.
3.4. Đặc điểm về tổ chức mạng lưới hoạt động
- Mạng bưu cục : Bưu cục cấp II : có 01 bưu cục . Bưu cục cấp III: có 02 bưu cục . Ngoài ra còn có 11 Điểm bưu điện văn hoá xã , 02 đại lý bưu điện.
- Mạng vận chuyển :
+ Mạng đường thư cấp II: mạng đường thư vận chuyển từ trung tâm tỉnh Hoà Bình xuống huyện theo Quốc lộ 21B , giao túi thư , báo chí tại các Bưu cục II, bưu cục III dọc theo tuyến đường Quốc lộ.
+ Mạng đường thư cấp III: giao nhận tại Bưu cục II , bưu cục III sau khi khai thác , chia chọn và đóng túi gói để lực lượng giao thông viên vận chuyển tới các Điểm bưu điện văn hoá xã
+ Mạng lực lượng phát xã : Tại các Điểm bưu điện văn hoá xã , sau khi phân hướng cụ thể Bưu tá xã có trách nhiệm phát thư từ , công văn , báo chí , bưu kiện ...tới tận tay khách hàng
BIÊỦ 03: BẢNG TỔNG HỢP MẠNG VẬN CHUYỂN ĐƯỜNG THƯ CẤP III
STT Tuyến đường thư cấp III Tổng km/chuyến/1 lượt Phương tiện vận chuyển Số chuyến trong ngày
01 Lạc Thuỷ- Hưng Thi 23,5 Xe máy 01
02 Lạc Thuỷ- An Bình 23,5 Xe máy 01
03 Lạc Thuỷ - Đồng Môn 19 Xe máy 01
04 Tuyến nội huyện 12 Xe máy 02
Xác định công tác bưu chính viễn thông là một trong những nhiệm vụ cần thiết và quan trọng , là cầu nối để truyền tải thông tin của Đảng , Nhà nước tới người dân . Mạng bưu chính rộng khắp toàn huyện đồng bộ và đa dạng , 100% số xã trong huyện có báo đọc trong ngày . Trang thiết bị cho khai thác bưu chính luôn cải tiếp hợp lý trong các khâu khai thác , đây cũng là điều kiện để đạt đựợc hiệu quả trong sản xuất
3.4.2. Mạng viễn thông
Bưu điện huyện Lạc Thuỷ điều hành mạng viễn thông theo sự chỉ đạo của Bưu điện Tỉnh , ban ngành trực thuộc Tổng công ty : điều hành khai thác các hệ thống truyền dẫn , chuyển mạnh , mạng máy tính , internet .... Trang bị mạng máy tính phục vụ công tác điều hành hoạt động kinh doanh và trực tiếp khai thác các dịch vụ bưu chính viễn thông .
3.5. Công tác quản lý chất lượng
Căn cứ theo những quy định về chỉ tiêu chất lượng của toàn ngành về quản lý khai thác dịch vụ bưu chính viễn thông , ngoài ra Bưu điện Lạc Thuỷ còn căn cứ vào quy định và chỉ tiêu chất lượng riêng của Bưu điện Tỉnh về quản lý chất lượng dịch vụ . Thực hiện có hiệu quả công tác kiểm