II. Việc thực thi các quy định của Pháp luật về Quản trị nội bộ tại Công ty cổ phần chứng khoán Châu Á Thái Bình Dương
2.Một số kiến nghị đối với Công ty cổ phần chứng khoán Châ uÁ Thái Bình Dương
2.1 Cơ cấu lại tổ chức các phòng ban theo hướng tăng cường hỗ trợ hệ thống kiểm soát nội bộ nội bộ
Muốn nâng cao năng lực quản trị của ĐHĐCĐ, HĐQT, Ban giám đốc thì trước hết hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty phải hoạt động thực sự có hiệu quả. Việc làm cần thiết đầu tiên là cơ cấu lại tổ chức theo hướng mở rộng các phòng chuyên môn phục vụ trực tiếp cho hệ thống kiểm soát nội bộ. Dựa vào nhu cầu thực tế của công ty, có thể thành lập thêm 1 đến 2 phòng chức năng trên cơ sở cơ cấu lại hoặc tách từ bộ phận hành chính. Đó là các phòng chuyên môn cho vấn đề tuyển dụng, đào tạo, hệ thống kiểm toán nội bộ cũng như phát triển quan hệ với khách hàng. Khi các nghiệp vụ đã được chuyên môn hóa thì mới có thể dễ dàng thực hiện các chiến lược chính sách tiếp theo của công ty.
Cơ cấu lại các phòng ban cũng gắn liền với việc nâng cao vai trò của ban kiểm soát. Thực tế, mặc dù đã có khái niệm được đưa ra trong Luật Doanh nghiệp 2005 nhưng vai trò của ban kiểm soát trong các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty APEC nói riêng còn rất mơ hồ. Hoạt động của ban kiểm soát nhìn chung vẫn là mang tính chất đột xuất, theo yêu cầu chứ không phải hoạt động thường xuyên. Hơn nữa, Ban kiểm soát được coi như là một bộ phận trực thuộc ban lãnh đạo, điều này làm giảm tính khách quan và độc lập của Ban kiểm soát trong công ty. Đã đến lúc cần đưa vị trí của ban kiểm soát về đúng vị trí và nhiệm vụ của nó, là bộ phận do ĐHĐCĐ bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra, thanh tra giám sát thường xuyên hoạt động của công ty từ đó phát hiện ra những sai xót, hạn chế để ban lãnh đạo có biện pháp khắc phục kịp thời.
2.2 Tăng cường quản lý nhân sự, có chính sách lương thưởng hợp lý và chính sách thu hút nhân tài hút nhân tài
Đây là những vấn đề thực sự cần thiết vì nhân lực luôn là vấn đề đau đầu trong quản trị các CTCK. Sự cạnh tranh nhân tài giữa các công ty, vấn đề trình độ đào tạo cũng như những hạn chế về lương thưởng đã là những tồn tại bấy lâu nay. Khi có bộ phận chuyên môn phụ trách vấn đề nhân sự, công ty có điều kiện phát triển hơn nữa về quy mô nhưng vẫn đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực. Thực tế một vài CTCK lớn trên TTCK Việt Nam đều có riêng bộ phận quản lý đào tạo nguồn nhân sự, do vậy mà mặc dù bị các công ty khác thu hút không ít chất xám, họ vẫn đáp ứng đủ nhu cầu và tiếp tục phát triển.
Đi kèm với việc thành lập phòng chuyên môn cho vấn đề đào tạo tuyển dụng, là việc đào tạo các chuyên viên HR( Human Resources) phụ trách lên chiến lược quản trị nhân sự cho công ty. Đây là vấn đề quản lý được áp dụng rộng rãi trên thế giới, tại Việt Nam tuy mới manh nha hình thành nhưng chắc chắn sẽ trở nên cần thiết trong thời gian tới. Khi công ty đã có chiến lược phát triển nguồn nhân lực thì từ đó mới đề ra đối sách để thu hút nhân tài, cũng như có chế độ lương thưởng hợp lý để giữ nhân viên của mình.
Theo kinh nghiệm của các CTCK hàng đầu thế giới, lương nhân viên nhận được ngoài phần lương cứng còn có chế độ thưởng theo khối lượng công việc mà nhân viên đó đã làm được một cách thường xuyên và hợp lý.Điều này khuyến khích nhân viên đóng góp tích cực hơn vào hoạt động của công ty. Nó khác với cách làm hiện nay của các CTCK Việt Nam là thực hiện thưởng theo quý, theo năm và theo đầu người. Một cách làm khác là có thể cho phép nhân viên hưởng hoa hồng theo số hợp đồng đã ký được. Công ty cũng cần có những chính sách phù hợp thu hút nhân tài về làm việc cho mình, đặc biệt là đội ngũ nhân sự cao cấp được đào tạo ở nước ngoài về. Mặc dù thị trường nhân sự cao cấp đang gặp phải những cạnh tranh lớn từ nhiều phía, nhưng nếu tạo được hình ảnh và môi trường làm việc thân thiện, chắc chắn CTCK APEC sẽ ngày càng trở thành nơi thu hút nguồn chất xám có trình độ cao đến làm việc cho mình.
2.3. Xây dựng văn hóa công ty
Văn hóa công ty bao gồm những quy tắc ứng xử, phong cách làm việc, những quy định trong quan hệ trong và ngoài công ty, đồng thời là những nguyên tắc kinh doanh mà công ty đang hướng tới. Xây dựng văn hóa công ty là vấn đề lâu dài, cần nhiều kinh nghiệm và phải phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp. Nên chăng, công ty có thể thuê tư vấn của nước ngoài về vấn đề này, từ đó xây dựng nên một bộ quy chuẩn các quy tắc cơ bản nhất,
hợp lý nhất, xây dựng nên thương hiệu và tạo nên sự khác biệt của CTCK APEC so với các công ty khác.
Văn hóa công ty sẽ kích thích động lực làm việc của các nhân viên trong công ty, khiến họ cùng đóng góp vào sự phát triển chung của APECmà không phải là đi làm cho xong việc. Xây dựng văn hóa công ty trong đó nêu bật vai trò làm gương đi đầu của ban lãnh đạo, chính họ là tấm gương cho nhân viên soi vào, là động lực cho nhân viên phấn đấu, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Văn hóa công ty cũng phải gắn với việc giải quyết mối quan hệ giữa các nhân viên với nhau, làm sao để họ có thể giúp đỡ nhau cùng làm việc vì mục đích chung, chứ không phải kiềm chân nhau, hủy hoại lẫn nhau.
2.4. Nâng cao vai trò của kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ cũng là vấn đề cần được coi trọng. Trước đây, mọi hoạt động tài chính của công ty đều thông qua phòng kế toán, sau đó bộ phận này báo cáo trực tiếp cho Ban giám đốc công ty. Nếu có thêm bộ phận kiểm toán nội bộ, thì mọi hoạt động báo cáo lên ban giám đốc sẽ không còn bị bó hẹp trong phạm vi các báo cáo tài chính nữa mà sẽ mở rộng không bị giới hạn trong bất cứ phạm vi nào, nghiệp vụ, phòng ban nào. Đây là yếu tố tối cần thiết, nhất là với một loại hình doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhạy cảm như CTCK.
Kiểm toán nội bộ sẽ không chỉ giúp việc cho ban giám đốc, mà có thẩm quyền báo cáo lên HĐQT, ĐHĐCĐ, tăng tính công khai minh bạch, tạo sự tin tưởng cho các cổ đông trong công ty. Kiểm toán nội bộ cũng giúp cho ban lãnh đạo nhìn nhận ra những yếu kém sai sót trong hệ thống của mình để từ đó kịp thời khắc phục, hạn chế sai sót. Muốn nâng cao hệ thống kiểm toán nội bộ thì phải có đội ngũ kiểm toán viên nội bộ có trình độ. Kiểm toán nội bộ khác với kiểm toán báo cáo tài chính nên cần thiết phải có nhân viên chuyên thực hiện việc làm này. Xây dựng được đội ngũ kiểm toán viên nội bộ chuyên nghiệp sẽ giúp ích rất nhiều cho ban giám đốc trong việc hỗ trợ ra quyết định, đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính, kịp thời phát hiện những rủi ro và tư vấn việc sử dụng các nguồn lực hiệu quả và hợp lý.
2.5. Nâng cấp hệ thống CNTT và ứng dụng vào việc kiểm soát nội bộ.
Hiện tại hệ thống core-broking mà APEC đang sử dụng được đánh giá là tiên tiến nhất trên thế giới hiện nay. Từ thuận lợi này mà công ty có thể ứng dụng nó vào trong hoạt động
kiểm soát nội bộ của mình.Trước hết là có thể kiểm soát các giao dịch theo thời gian, xử lý thông tin tài chính một cách nhanh chóng và chính xác. Đây là điều thực sự cần thiết khi APEC đang là công ty có hệ thống chi nhánh lớn nhất trên TTCK hiện nay.
Việc quản lý tập trung thông tin sẽ giúp Ban quản trị công ty có thể nhanh chóng đưa ra quyết sách kịp thời và đúng đắn. Ứng dụng CNTT vào quản trị nội bộ, còn giúp giảm thiểu rủi ro cho công ty, ngăn chặn những hành vi xấu từ trong nội bộ công ty như: sử dụng tài khoản khách hàng để kinh doanh chứng khoán, đem bán thông tin nội bộ, tăng tính bảo mật và kiểm soát việc ra vào các luồng tiền.
Hệ thống CNTT còn có chức năng và vai trò hỗ trợ cho việc ra quyết định. CTCK APEC có thể xây dựng một hệ thống phân tích nhằm cung cấp các công cụ phân tích, đánh giá dựa trên dữ liệu thu thập từ các hệ thống khác. Kết quả phân tích được biểu thị sáng sủa, đa dạng( bảng, đồ thị, biểu đồ) giúp ban quản trị nắm được tình trạng hoạt động nhanh và hiệu quả. Ngoài ra, hệ thống phân tích còn cho phép thiết lập các mô hình giả định để dự đoán, ngoại suy những xu hướng thay đổi của thị trường, năng lực, chi phí v.v… Qua đó, nó giúp cho công ty luôn sẵn sàng đón nhận các cơ hội, khắc phục những rủi ro và ra quyết định nhanh, chính xác. Những ứng dụng tuyệt vời của CNTT sẽ là sự hỗ trợ hoàn hảo cho hệ thống quản trị nội bộ của công ty.