Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm, vì vậy tiến hành mua vật liệu về để sản xuất ra sản phẩm thì trước khi nhập kho cần phải được kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lượng và quy cách thực tế của vật liệu
Công tác kiểm nghiệm được tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng kỹ thuật và thủ kho vật tư. Cơ sở để kiểm nhận là hố đơn của người cung cấp và hợp đồng mua hàng ( TH chưa có hố đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng để kiểm nhận). Trong quá trình kiểm nhận vật liệu nhập kho nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách, kém phẩm chất. Phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân. Nếu đã xác định rõ nguyên nhân do nhà cung cấp, nhà máy có thể yêu cầu nhà cung cấp giảm giá hoặc có thể từ chối không nhận số nguyên vật liệu đó. Sau khi kiểm nhận các thành viên của ban kiểm nhận phải lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Trên cơ sở của biên bản kiểm nghiệm vật tư, hố đơn bán hàng của nhà cung cấp, phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu nhập kho.
Nhu cầu mua hàng
Xem xét yêu cầu
Tìm hiểu thị trường lựa chọn nhà ccấp
Đặt hàng cho nhà cung cấp
Nhận phiếu báo giá mua hàng Phê duyệt Ký kết hợp đồng Chuyển nhà cung cấp Mua hàng Kiểm tra Nhập kho Mua theo báo giá
VD: Ngày 03/07/2006 nhà máy mua vật liệu – Niken tấm của Công ty TNHH TM & DV Việt Cường và nhận được chứng từ sau.
Biểu 8
Mẫu số: 01GTKT – 3LL LG/2004B
HÓA ĐƠN ( GTGT )
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 03 tháng 07 năm 2006
NO: 0063619 Đơn vị bán hàng: Công Ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Việt Cường Địa chỉ: 261 Trường Trinh – Hà Nội
Số tài khoản: TK 0206300000A
Ngân hàng: VPBANK – Chi nhánh Cát Linh Hà Nội
Điện thoại: ………. Mã số thuế: 01007442991 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Trọng Việt
Tên đơn vị: Nhà máy Cơ Khí Gang Thép Thái Nguyên Số tài khoản: 710A – 00130
Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản
Mã số thuế: 4600100155005
STT Tên vật tư ĐVT lượngSố Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 2 × 1
1 Niken tấm kg 257 196.000 50.372.000
Cộng tiền hàng 50.372.000
Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 2.518.600
Tổng cộng tiền thanh tốn 52.890.600
Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi hai triệu tám trăm chín mươi nghìn sáu trăm đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
Biểu 9:
Số: 208/2006 ĐT: (0280)832245 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
KẾT QUẢ THỬ NGHIỆM
Khách hàng: Nhà máy Cơ Khí Gang Thép – TISCO Tên mẫu thử: Niken tấm
Hợp đồng số: 19/HĐCK
Tiêu chuẩn sản phẩm: Ni ≥ 56,00%, Cr ≤ 12,00% Ngày thử nghiệm: 04/07/2006
Stt Tên nhãn hiệu vật tư
Các chỉ tiêu thử nghiệm (%) Kết luận
Ni Cr ……… ……… Đạt
1 Niken tấm 56,6 8,37
Khối lượng lô hàng: 257 kg ( hai trăm năm bảy )
Đơn vị lấy mẫu: Phòng QLCLSP & Đo lường – TISCO
Thái nguyên, ngày 04 tháng 07 năm 2006
Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) Phụ Trách thử nghiệm ( Ký, họ tên ) Người thử nghiệm ( Ký, họ tên ) Biểu 10:
NHÀ MÁY CƠ KHÍ GANG THÉP Bộ phận: Phòng vật tư
Mẫu số: 05 – VT ban hành theo quyết định số 1141 – TC/CĐK
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 04 tháng 07 năm 2006
Căn cứ vào: Hố đơn GTGT số: 0063619 ngày 03 tháng 07 năm 2006 Của: Công ty TNHH Thương Mại & Dịch vụ Việt Cường
Biên bản kiểm nghiệm gồm có:
- Ông, bà: Nguyễn Hồng Trường - Trưởng ban
- Ông, bà: TRương Văn Đức – Phó phòng luyện kim KCS - uỷ viên - Ông, bà: Đào Thị Vân - Thủ kho - uỷ viên
STT hiệu vật tưTên nhãn Mã số
Phương thức kiểm nghiệm ĐVT SL theo hố đơn Kết quả kiểm nghiệm SL đúng quy cách SL không đúng quy cách Ghi chú
1 Niken tấm ANK02 phân tíchHóa kg 257 257 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đạt yêu cầu theo hợp đồng Đại diện kỹ thuật
( Ký, họ tên )
Thủ kho
( Ký, họ tên )
Trưởng ban
( Ký, họ tên )
Trên cơ sở hố đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư và các chứng từ liên quan khác ( nếu có ) phòng vật tư sẽ lập phiếu nhập kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Biểu 11
NHÀ MÁY CƠ KHÍ GANG THÉP TN Địa chỉ : Phòng vật tư Mẫu số: 01 – VT Ban hành theo QĐ1141- TC/CĐKT ngày1/1/1995 Số: 01/KL NỢ TK: 1521 CÓ TK: 331 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 04 tháng 07 năm 2005
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Trọng Việt
Theo hợp đồng số: 19/HĐHB ngày 03 tháng 07 năm2006 của Công Ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Việt Cường
Nhập tại kho: NVL chính ĐVT: Đồng, kg
STT hiệu vật tưTên nhãn Mã số ĐVT
Số lượng Theo ctừ Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Niken tấm ANK02 kg 257 257 196.00 0 50.372.000 - Kết quả thử nghiệm 4/7/2006 - Biên bản kiểm nghiệm Cộng 50.372.000 Nhập, ngày 04 tháng 07 năm 2006 Phụ trách cung tiêu
(hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)
( Ký, họ tên )
Người giao hàng
( Ký, họ tên )
Thủ kho (Ký, họ tên)
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Phòng vật tư giữ
Liên 2: Thủ kho dùng để ghi sổ rồi chuyển cho kế tốn vật tư ghi sổ & và giữ để cuối tháng gửi cùng tệp “ Bảng liệt kê các chứng từ, báo cáo nhập xuất tồn” riêng cho từng kho để thủ kho đối chiếu với thẻ kho.
Liên 3: Thủ kho giữ dùng để làm căn cứ đối chiếu với kế tốn vật tư. Một phiếu nhập kho có thể lập cho một hoặc nhiều loại nguyên vật lỉệu cùng loại, cùng một lần giao nhận, cùng kho. Phiếu nhập kho sau khi được thủ kho xác nhận thì phòng vật tư đưa phiếu nhập kho, hố đơn GTGT ( Đối với vật tư mua ngồi ) hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( đối với vật tư mua nội bộ ) biên bản kiểm nghiệm, kết quả kiểm nghiệm cho kế tốn vật tư hạch tốn ghi vào sổ.