Kim liên.
2.1 Cơ cấu tổ chức và vị trí của bộ phận mua hàng trong khách sạn
2.1.1 Cơ cấu tổ chức
Trong khách sạn Kim liên, việc quản lý mua hàng do phòng Kế Hoạch đảm nhiệm. Phòng Kế hoạch thực hiện hai nhiệm vụ chính đó là lập kế hoạch chiến lợc kinh doanh và quản lý mua hàng đồng thời quản lý luôn hàng tồn kho cho Công ty. Để hoàn thành nhiệm vụ: “ Đảm bảo cung ứng kịp thời với hiệu quả cao nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của khách sạn”, những nhân viên trong phòng luôn phải thực hiện đúng công việc và chức năng nhiệm vụ của mình. Với tổng số lao động là 12 ngời, phòng kế hoạch (bộ phận mua hàng) đợc tổ chức theo cơ cấu sau:
Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức của bộ phận mua hàng trong khách sạn Kim liên Bộ phận kế hoạch và nghiên cứu Bộ phận mua hàng, vật Phó phòng Bộ phận quản lý hàng hoá, vật t tồn kho Trởng phòng Bộ phận Hành chính
Tuỳ từng bộ phận mà chức năng nhiệm vụ đợc giao khác nhau nhng vẫn vì mục tiêu chung là hiệu quả hoạt động của cả phòng, cụ thể:
Lãnh đạo phòng: Gồm có một trởng phòng phụ trách chung, điều hành
mọi bộ phận trong phòng nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đợc giao; và một Phó phòng giúp đỡ cho trởng phòng, có thể thay mặt cho trởng phòng khi trởng phòng đi vắng.
Bộ phận kế hoạch và nghiên cứu: Bộ phận này đảm trách việc nghiên
cứu xây dựng chiến lợc, kế hoạch hoạt động của cả phòng và của toàn Công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên.
Bộ phận mua hàng, vật t: Trong bộ phận này lại đợc chia nhỏ ra làm 2 bộ phận chịu trách nhiệm mua hàng, vật t cho toàn khách sạn. Bộ phận thứ nhất chịu trách nhiệm mua hàng hoá, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của toàn công ty nh hàng hoá, trang thiết bị trong phòng; bộ phận còn lại chịu trách nhiệm mua nguyên vật liệu xây dựng và sửa chữa các cơ sở vật chất trong toàn công ty
Bộ phận hành chính: Bộ phận này chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, xúc tiến các hoạt động trong phòng, thống kê số liệu, lu trữ hồ sơ của phòng.
Bộ phận quản lý hàng tồn kho:
Bộ phận mua hàng có tầm quan trọng đặc biệt và là bộ phận không thể thiếu trong khách sạn. Trong quá trình hoạt động, phòng kế hoạch có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác trong khách sạn. Hoạt động của khách sạn đạt hiệu quả cao khi mối quan hệ giữa các bộ phận tốt đẹp và phòng kế hoạch chính là một chiếc cầu nối giữa các bộ phận.
2.1.2 Vị trí của bộ phận mua hàng trong khách sạn Kim liên
Hoạt động mua hàng hoá, vật t là hoạt động chính của phòng kế hoạch, nó là hoạt động quan trọng không thể thiếu trong tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên hiện nay. Nếu nh trớc đây, để đánh giá hoạt động của bộ phận mua hàng ngời ta chỉ chú trọng vào những thay đổi về giá mua hàng hoá, vật t, chi phí bỏ ra cho bộ phận mua hàng và đảm bảo đáp ứng đủ nhu cầu của khách; thì ngày nay nếu muốn đánh giá hoạt động của bộ phận mua hàng ta phải chú ý đến lợi ích nó mang lại cho khách sạn.
Nói đến hiệu quả kinh doanh, khách sạn Kim liên hay bất kỳ một khách sạn nào khác đều không thể không tính đến tổng doanh thu và tổng chi phí, nếu doanh thu lớn nhng cha chắc khách sạn đã thu đợc lợi nhuận cao bởi vì còn phải tính xem tổng chi phí phát sinh trong kỳ kinh doanh cao hay thấp. Trong tổng chi phí phát sinh, chi phí dành cho hoạt động mua hàng hoá, vật t trong khách sạn Kim liên chiếm phần lớn, nó ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận của khách sạn. Thực tế cho thấy chi phí cho hoạt động mua hàng là chi phí phát sinh chủ yếu, điều đó đợc thể hiện qua bảng 11.
Bảng 11: Tổng hợp chi phí phát sinh của khách sạn Kim liên từ năm 2000 đến năm 2002
Đơn vị: Triệu đồng
TT Khoản mục chi phí
Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002
Giá trị Tỷ lệ % Giá trị Tỷ lệ % Giá trị Tỷ lệ %
1 Chi phí mua hàng hoá, vật t 14.044 36,05 20.440 44,62 20.820 43,2