Sau khi tiếp nhận hàng hoá, bộ phận mua hàng, cung ứng và bộ phận kho quản lý hàng hoá phải có nhiệm vụ quản lý số hàng hoá sao cho không bị h hỏng, mất mát, đảm bảo luôn sẵn sàng phục vụ khi có nhu cầu. Để thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho thì cần phải thực hiện tốt những công việc sau:
• Nhập kho
• Bảo quản (tuỳ tính chất của từng loại hàng hoá, nguyên vật liệu) • Cấp hàng hoá cho các bộ phận có nhu cầu.
Nói tóm lại: Toàn bộ chơng một là những cơ sở lý luận liên quan tới vấn đề mua hàng và cung ứng tại các khách sạn hiện nay, chơng hai em xin đợc phép phân tích thực trạng của hoạt động mua hàng và cung ứng tại Công Ty Khách sạn Kim Liên để thấy đợc sự ứng dụng lý luận vào thực tiễn của khách sạn có hợp lý không, hiệu quả hoạt động nh thế nào và còn vớng mắc gì?
Chơng II
Phân tích thực trạng hoạt động mua hàng tại Công ty khách sạn Du lịch Kim liên
1. Khái quát về Công ty Khách sạn Du lịch Kim liên
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty khách sạn Du lịch Kim liên.
Công ty Khách sạn Du lịch Kim liên (Số 7 Phố Đào Duy Anh, Khu A Kim liên, quận Đống Đa Hà Nội) đợc thành lập ngày 12/05/1961 với tên gọi là khách sạn Bạch Mai, theo quyết định số 49CT – CCG thuộc Cục chuyên gia quản lý. Nhiệm vụ chính là phục vụ các chuyên gia Liên xô và các nớc Đông Âu sang công tác tại Việt Nam với cơ sở vật chất ban đầu là khu A tập thể Kim liên gồm 8 dãy nhà 4 tầng, tổng cộng có 512 phòng.
Trong những năm 1981 – 1985, lợng chuyên gia tăng nhanh nên nhu cầu về phòng ở tăng và khách sạn đã xây dựng thêm 2 dãy nhà số 9 và số 10 với tổng cộng 90 phòng. Đến cuối năm 1990 đầu năm 1991, Liên xô và các nớc xã hội chủ nghĩa Đông âu tan rã nên các chuyên gia đang ở khách sạn và có khả năng sẽ tới khách sạn (Khoảng 3000 ngời) đã rút hết về nớc hoặc không đến khiến cho việc kinh doanh phục vụ của khách sạn bất ngờ giảm xuống. Và Khách sạn đã phải trả cho Nhà nớc 3 dãy nhà 3,7,8 để giảm bớt khấu hao và vốn cố định, do vậy khách sạn chỉ còn lại 267 phòng trong đó có 14 căn hộ 33 phòng đôi và 220 phòng đơn.
Sau Đại Hội Đảng VI, với chủ trơng đổi mới của Nhà nớc đã thu hút đợc nhiều nhà đầu t nớc ngoài vào Việt Nam và lợng khách quốc tế đến Việt Nam tơng đối nhiều, ngành Du lịch Việt Nam bắt đầu khởi sắc. Trớc xu thế phát triển đó khách sạn bắt đầu cải tạo dãy nhà 1, 5, 6, 9 để đón khách quốc tế, và xây dựng thêm một Hội trờng 2 tầng, các dịch vụ bổ xung; với tổng số vốn Ngân sách cấp là 2 tỷ đồng; riêng nhà 4 có tổng số vốn đầu t là 12 tỷ VNĐ.
Ngày 19/07/1993, Tổng cục Du lịch ra quyết định số 276/QĐ về việc đổi tên khách sạn chuyên gia Kim liên thành Khách sạn Bông sen vàng – Hà Nội với chức năng kinh doanh phục vụ khách nội địa và Quốc tế. Công ty khách sạn Bông sen vàng có tài khoản tại Ngân hàng Công thơng Đống đa Hà nội. Đến tháng 11/1994, Công ty đa cụm nhà số 4, 5, 9 vào kinh doanh phục vụ khách quốc tế và khách nội địa cao cấp. Ngày 25/11/1994, Tổng cục Du lịch ra quyết định số 309/QĐ cho phép thành lập Doanh nghiệp Nhà nớc vẫn lấy tên là Khách sạn Bông sen vàng – Hà Nội trực thuộc Tổng cục Du lịch.
Tháng 9 /1996, Công ty Khách sạn Bông sen vàng đổi tên mới Công ty Khách sạn Du lịch Kim liên, đảm nhiệm 2 chức năng là kinh doanh khách sạn và Du lịch. Hiện nay, Công ty có 2 khách sạn là khách sạn Kim liên 1 và khách sạn Kim liên 2 với tổng số phòng là 449 phòng. Khách sạn Kim liên có tổng số phòng 449 có khả năng đón tiếp khách và đối tợng khách mà khách sạn có điều kiện sẵn sàng phục vụ không chỉ có khách quốc tế nh các chuyên gia trớc kia nữa mà là nhiều đối tuợng khách khác nhau, nội địa (khách trong nớc) và quốc tế (Khách nớc ngoài đến Việt Nam với nhiều mục đích khác nhau). Vói tình hình hiện nay, tình hình kinh doanh của khách sạn đang diễn ra nh thế nào, điều kiện kinh doanh có ổn định?. Muốn tìm hiểu về tình hình hoạt động của công ty trớc tiên chúng ta đi tìm hiểu bộ máy tổ chức quản lý của công ty.
1.2 Bộ máy tổ chức quản lý và cơ cấu lao động của Công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên.
1.2.1 Bộ máy tổ chức quản lý
Trong từng thời kỳ kinh doanh, do điều kiện kinh doanh có nhiều sự thay đổi nên mô hình khách sạn cũng thay đổi để đảm bảo phù hợp với thời đại, với sự phát triển chung của đất nớc. Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh hiện nay, khách sạn đã đa ra mô hình quản lý mới nhằm đảm bảo sự thống nhất và khoa học trong quá trình tổ chức quản lý. Mô hình này đợc thể hiện qua sơ đồ 2. Nhìn vào mô hình có thể thấy bộ máy tổ chức của Khách sạn Kim Liên đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Ban Giám đốc Khách sạn sẽ quản lý chung toàn bộ hoạt động của Khách sạn thông qua sự báo cáo của các bộ phận. Vì vậy Ban Giám đốc Khách sạn có thể nắm bắt đợc hoạt động kinh doanh của cơ sở một cách kịp thời, chính xác đảm bảo hoạt động quản lý chặt chẽ, có hiệu quả. Hình thức sản xuất kinh doanh của Khách sạn đợc chia thành các bộ phận nh: Bộ phận buồng có 2 tổ chính là tổ lễ tân và tổ phòng; 3 trung tâm là TT Thơng mại, TT Du lịch và TT Công nghệ thông tin; bộ phận nhà hàng là một mảng chính chịu sự phụ trách của giám đốc nhà hàng; các nhân viên chịu sự chỉ đạo của các tổ trởng. Các tổ và các trung tâm hoạt động theo các chức năng của từng bộ phận, hình thành nên một hệ thống các dịch vụ trong Khách sạn. Tất cả các bộ phận trong Khách sạn đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tạo nên một quy trình phục vụ hoàn hảo, giảm thiểu những sai sót, đáp ứng nhu cầu của khách một cách tốt nhất.
38
Sơ đồ 3: cơ cấu bộ máy tổ chức của Khách sạn Kim Liên.
1.2.2 Cơ cấu lao động của khách sạn Kim Liên
Do tính chất của hoạt động kinh doanh khách sạn nên vai trò của ngời lao động rất quan trọng, cho đến nay khách sạn đã có nhiều thay đổi trong cơ cấu nhân Ban giám đốc
Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán
thu ngân Trung tâm công
nghệ thông tin Trung tâm thơng
mại Trung tâm du lịch Đội bảo vệ Đội tu sửa Đội giặt là Nhà hàng Khách sạn Kim Liên 1 Ban giám đốc điều hành Tổ lễ tân Tổ phòngttTổ phòng Khách sạn Kim Liên 2 Ban giám đốc điều hành Tổ lễ tân Tổ phòng Nhà hàng số 1 Nhà hàng số 2 Nhà hàng số 3 Nhà hàng số 4 Nhà hàng số 9 Bar Phòng kế hoạch (mua hàng)
sự, do tính chất công việc và do một số tính chất cá nhân của nhân viên, tính đến năm 2000 tổng số công nhân viên là 437 ngời, năm 2001 là 453 ngời và đến năm 2002 đã là 508 ngời.
Một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là đội ngũ cán bộ công nhân viên. Đây là vấn đề đang đợc chú trọng và đang đợc công ty tìm hớng giải quyết. Hiện nay hơn một nửa số cán bộ công nhân viên vẫn là tầng lớp cũ, tuổi đời lao động khá cao (độ tuổi trung bình 35 tuổi), có thuận lợi là họ có kinh nghiệm và trung thành với công ty nhng lại có khó khăn rất lớn là trình độ, kiến thức khoa học xã hội, ngoại ngữ cha đáp ứng đợc yêu cầu đổi mới hiện nay, do yêu cầu công việc đòi hỏi phải trẻ hoá đội ngũ lao động nên trong vấn đề đào tạo gặp nhiều khó khăn. Vấn đề trớc mắt mà Công ty cần phải thực hiện là cần phải trẻ hoá đội ngũ lao động, kể cả lao động trực tiếp và lao động quản lý. Chính vì vậy, hàng năm Công ty đã tổ chức mở lớp đào tạo thờng xuyên cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty, trong năm 1999 -2000 ngoài những cán bộ đợc Công ty cử đi học chuyên môn, trong Công ty luôn mở ít nhất hai lớp đạo tạo đối với từng bộ phận, từng nghiệp vụ riêng; đồng thời tiếp tục tuyển chọn những nhân viên trẻ có trình độ, kiến thức vào làm việc tại những vị trí quan trọng. Trình độ của cán bộ nhân viên trong công ty đã có sự thay đổi, số nhân viên có trình độ đại học tăng lên (Xem biểu đồ1), nhng không đáng kể từ 16% (72 ngời) năm 2000, năm 2002 chỉ tăng lên 3% (22 ngời).
Bảng1 : Trình độ học vấn của CBNV trong Khách sạn. Đơn vị: Ngời St t Trình độ Năm 2000 Năm 2002 1 Đại học 72 94 2 Trung cấp 162 200 3 Sơ cấp 203 214 4 Tổng 437 508
Biểu đồ1: So sánh trình độ học vấn của CBNV trong khách sạn Kim Liên
năm 2000 và 2002.
Về trình độ ngoại ngữ trong công ty, số nhân viên biết hai ngoại ngữ trở lên rất ít, còn lại hầu hết là biết một ngoại ngữ và ngoại ngữ chính là tiếng Trung và tiếng Anh nhng tiếng Trung vẫn chiếm đa số, cụ thể nh sau:
Bảng2: Trình độ ngoại ngữ của CBNV trong Khách sạn.
NĂM 200016% 16% 37% 47% ĐạI HọC TRUNG CấP SƠ CấP NĂM 2002 19% 39% 42%
Stt Trình độ Số lợng (ngời) Tỷ lệ (%)
1 Bằng A 180 51
2 Bằng B 90 25
3 Bằng C trở lên 85
4 Tổng 355 100
Lao động trong công ty đợc phân bổ hợp lý, bộ phận hành chính, các trung tâm và các dịch vụ bổ xung khác với khối lợng công việc không lớn nên số lợng lao động không nhiều; còn tại bộ phận nhà hàng và bộ phận buồng do yêu cầu công việc nên số lợng lao động chiếm đa số(Bảng 3).
Bảng3: Số lợng lao động tại các bộ phận trong công ty
Stt Bộ phận Số lợng (ngời) Tỷ lệ (%) 1 Nhà hàng 175 34 2 Buồng 120 24 3 Lễ tân 30 6 4 3 Trung tâm 36 7 5 Dịch vụ phụ trợ 90 18 6 Khối hành chính 57 11 7 Tổng 508 100 Nhận xét: 42
Tỷ lệ về trình độ đại học còn thấp, mặt khác trình độ ngoại ngữ của nhân viên còn hạn chế, đa sỗ chỉ biết tiếng Trung, điều này sẽ gây khó khăn cho quá trình phục vụ khách trong trờng hợp khách đến Khách sạn không biết tiếng Trung.
Do trải qua một thời kỳ dài hoạt động trong chế độ bao cấp nên Khách sạn có quá nhiều lao động biên chế, khi chuyển sang cơ chế thị trờng việc luân chuyển lao động gây khó khăn rất lớn đến quá trình hoạt động của Khách sạn.
Độ tuổi trung bình của nhân viên trong Khách sạn cao, điều này gây khó khăn cho Khách sạn bởi lao động trong Khách sạn đa số là lao động trực tiếp, luôn tiếp xúc trực tiếp với khách, nên công việc đòi hỏi đội ngũ lao động trực tiếp phải trẻ, có sức khoẻ, có hình thức; chính vì vậy việc bố trí nhân sự trong Khách sạn gặp nhiều khó khăn.
Hơn 40 năm hoạt động (1961 - 2003), Khách sạn có một đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, đây cũng là một lợi thế mà không phải Khách sạn nào cũng có đợc. Những nhân viên giàu kinh nghiệm sẽ là chỗ dựa cho lớp trẻ trởng thành; sự nhiệt tình, hăng hái, nhanh nhẹn của lao động trẻ và kinh nghiệm của các lao động lâu năm sẽ là một điều kiện tốt cho Khách sạn hoạt động
Hiện nay, nếu so sánh thu nhập bình quân của Khách sạn với các Khách
sạn khác trên địa bàn Hà Nội có thể thấy đợc thu nhập của lao động trong Khách sạn tơng đối cao. Tính đến năm 2002, thu nhập bình quân trong Khách sạn là 1.200 nghìn đồng/ tháng, trong khi đó Khách sạn Thắng Lợi (3 sao) có thu nhập bình quân từ 600 đến 800 nghìn đồng, Khách sạn Lake Side là 800 nghìn đến 1 triệu đồng/ tháng. Với mức thu nhập nh vậy chứng
tỏ hiệu quả kinh doanh của Khách sạn ổn định và đang có xu hớng tăng, luôn đảm bảo đợc đời sống của nhân viên, nhân viên có đợc chỗ dựa vững chắc về mặt tài chính nên họ sẽ trung thành, dốc lòng dốc sức phục vụ cho Khách sạn. Đây cũng là một yếu tố quan trọng giúp Khách sạn có đợc chỗ đứng trong thơng trờng.
Yếu tố con ngời luôn là một trong những nhân tố ảnh hởng tới chất lợng sản phẩm dịch vụ của Khách sạn và cũng là yếu tố quyết định đến hiệu quả kinh doanh của Khách sạn. Để nâng cao chất lợng dịch vụ, Khách sạn Kim Liên cần tạo điều kiện nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ và thực hiện trẻ hoá đội ngũ lao động của Khách sạn để đáp ứng nhu cầu của thị trờng hiện nay.
1.3 Đặc điểm cơ sở vật chất kỹ thuật
Khách sạn Kim Liên hoạt động chủ yếu trên hai lĩnh vực:
Kinh doanh dịch vụ lu trú
Kinh doanh dịch vụ ăn uống
Đây là hai hoạt động kinh doanh chính của Khách sạn, ngoài ra Khách sạn Kim Liên còn thực hiện kinh doanh trên nhiều lĩnh vực dịch vụ bổ xung nhằm đáp ứng nhu cầu của khách nghỉ tại Khách sạn. Để đứng vững và cạnh tranh với các Khách sạn trên dịa bàn Hà Nội đòi hỏi Khách sạn Kim Liên phải chú ý đầu t vào việc hoàn thiện và xây dựng mới các cơ sở kỹ thuật. Đến năm 2002, đặc điểm cơ sở kĩ thuật tại Khách sạn Kim Liên nh sau:
1.3.1 Khu vực lu trú
Hoạt động kinh doanh lu trú là một trong hai hoạt động chính của Khách sạn do đó cơ sở vật chất kĩ thuật phải đợc trang bị hiện đại, đồng bộ, kiểu kiến trúc đa dạng. Kiến trúc phòng đợc cải tạo lại thành phòng khép kín, các thiết bị trong phòng đợc thay thế mới. Năm 1998, Công ty đã đầu t thay thế trên 200 máy điều hoà Liên Xô bằng máy điều hoà Nhật Bản, trên 200 đệm lò xo cao cấp thay thế các đệm mút, đa 100 giờng mới vào các buồng ngủ thoả mãn nhu cầu của khách.
Công ty khách sạn du lịch Kim Liên đợc chia ra làm hai khách sạn (Khách sạn Kim Liên 1 và Khách sạn Kim Liên 2) với tổng số phòng có khả năng phục vụ khách là 449 phòng. Khách sạn Kim Liên 1 chủ yếu phục vụ khách quốc tế và khách nội địa có khả năng thanh toán cao (Khách quốc tế là chủ yếu). Còn Khách sạn Kim Liên 2 chủ yếu phục vụ khách có khả năng thanh toán trung bình (Chủ yếu là khách nội địa).
Bảng 4: Tổng số phòng có khả năng đón khách của Khách sạn
Stt Diễn giải Số phòng Đối tợng khách
1 Khách sạn Kim Liên 1 Nhà 4 Nhà 8 Nhà 9 167 64 39 64 Quốc tế (Chủ yếu phục vụ khách có khả năng
thanh toán cao)
2 Khách sạn Kim Liên 2 Nhà 1 Nhà 2 Nhà 3 Nhà 5 Nhà 6 282 64 65 32 57 64 Nội địa (Chủ yếu phục vụ khách có khả năng thanh toán trung bình)
3 Tổng 449 Quốc tế và nội địa
Với 449 phòng, tuỳ từng loại phòng mà Khách sạn có thể trang trí nội thất khác nhau, nhng một phòng trong Khách sạn Kim Liên tối thiểu phải có các trang thiết bị sau:
Một ti vi mầu JVC.
Một bộ bàn ghế sa lông.
Một tủ đựng quần áo.
Một máy điều hoà.
Một bình nóng lạnh.
Điện thoại trong phòng tắm. Tủ lạnh và Mini Bar. Bếp Gas riêng. Tủ tờng. Bàn làm việc. Salông.
Ngoài những trang thiết bị cố định trên, trong phòng luôn chuẩn bị mọi