2.3.1 Hệ thống chứng từ
Cụng ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt là cụng ty cú quy mụ tương đối lớn nờn cỏc khoản chi phớ phục vụ cho hoạt động cung cấp dịch vụ phỏt sinh trong kỳ cũng khụng phải là một con số nhỏ. Do đú, cỏc chi phớ này cần phải được tổ chức chặt chẽ, đặc biệt ở khõu chứng từ ban đầu. Vỡ cụng ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực vận tải nờn chi phớ cho hoạt động cung cấp dịch vụ cũng là khoản chi phớ phỏt sinh chủ yếu. Chi phớ phục vụ cho hoạt động cung cấp dịch vụ bao gồm:
Chứng từ sử dụng
Chi phớ dịch vụ vận chuyển
• Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp: Hoỏ đơn mua hàng; Hoỏ đơn phớ đường bộ, đường thuỷ; Hoỏ đơn phớ bến bói, cầu phà; Phiếu mua xăng dầu; Bảng ghi nhận hoạt động của tàu xe hàng ngày.
• Chi phớ nhõn cụng trực tiếp: Giấy đề nghị tạm ứng; Bảng chấm cụng; Bảng tớnh doanh thu lỏi xe; Bảng tớnh tiền lương nhõn viờn lỏi xe; Bảng phõn bổ tiền lương và Bảo hiểm xó hội.
• Chi phớ sản xuất chung: Hoỏ đơn điện thoại, Hoỏ đơn sửa xe do lỏi xe chi, Hoỏ đơn mua vật tư (xuất dựng để thay thế hay bảo dưỡng xe); Phiếu xuất kho; Bảng kờ chứng từ xuất kho; Bảng ghi nhận hoạt động xe hàng ngày; Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao tài sản cố định.
- 49 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh
Chi phớ hoạt động tài chớnh
• Hoỏ đơn thu phớ của ngõn hàng.
• Hợp đồng vay nợ.
• Phiếu chi tiền gửi ngõn hàng.
Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ
Nhõn viờn điều hành chuyển “Bảng theo dừi hoạt động phương tiện vận tải” cho phụ trỏch từng đội xe. Người phụ trỏch sẽ chuyển cho nhõn viờn lỏi xe. Sau đú, nhõn viờn lỏi tàu xe phải lập “Bảng theo dừi hoạt động hàng ngày” nộp cựng chứng từ gốc (Hoỏ đơn mua xăng dầu; phớ cầu phà, bến bói…) cho phụ trỏch đội xe. Phụ trỏch xe sẽ chuyển lờn phũng kế toỏn để kế toỏn viờn kiểm tra, đối chiếu và cập nhật vào Nhật ký chung, Sổ chi tiết cỏc tài khoản chi phớ, lưu trữ chứng từ và cuối thỏng vào Bảng cõn đối số phỏt sinh để lập Bỏo cỏo tài chớnh.