2.3.3.1 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 621- “Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp”: phản ỏnh cỏc chi phớ nguyờn, nhiờn liệu phục vụ cho hoạt động vận chuyển.
Tài khoản 621 được chi tiết thành:
• TK 6211: Phớ xăng dầu gồm:
TK 62111: Nhà cung cấp thường xuyờn. TK 62112: Nhà cung cấp lẻ.
• TK 6212: Phớ cầu phà.
• TK 6213: Phớ bến bói.
Tài khoản 622- “Chi phớ nhõn cụng trực tiếp”: phản ỏnh chi phớ nhõn cụng trực tiếp tham gia vào hoạt động kinh doanh dịch vụ vận chuyển.
Tài khoản 622 được chi tiết thành:
• TK 6221: Chi phớ nhõn cụng sửa chữa.
• TK 6222: Chi phớ lương lỏi xe.
Tài khoản 627- “Chi phớ sản xuất chung”: phản ỏnh chi phớ phục vụ hoạt động kinh doanh phỏt sinh trong quỏ trỡnh cung ứng dịch vụ vận chuyển.
Tài khoản 627 được chi tiết thành:
• Tài khoản 6271- “Chi phớ lỏi xe” được chi tiết theo chi phớ sửa chữa xe (do lỏi xe chi); chi phớ điện thoại di động; cụng tỏc phớ của lỏi xe; chi phớ vật tư thay thế; chi phớ bảo dưỡng xe và cỏc chi phớ bằng tiền khỏc.
- 66 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh
• Tài khoản 6272- “Chi phớ đội xe” được chi tiết theo tiền thuờ bói đỗ; tiền ăn cho nhõn viờn; chi phớ điện thoại, điện nước của từng đội.
• Tài khoản 6273- “Chi phớ hoạt động” được chi tiết theo chi phớ sửa chữa xe (do cụng ty trả); chi phớ khấu hao xe; chi phớ bảo hiểm xe và cỏc chi phớ khỏc.
Tài khoản 154- “Chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang” Tài khoản 632- “Giỏ vốn cung cấp dịch vụ”
Tài khoản 635- “Chi phớ hoạt động tài chớnh” được chi tiết thành:
• Tài khoản 6351- “Chờnh lệch lỗ tỷ giỏ phỏt sinh trong kỳ”
• Tài khoản 6354- “Phớ chuyển khoản”
• Tài khoản 6356- “Lỗ do bỏn ngoại tệ”
Tài khoản 641- “Chi phớ cung cấp dịch vụ”. Tài khoản này khụng được mở chi tiết cho từng đối tượng mà được dựng để tập hợp tất cả cỏc chi phớ cung cấp dịch vụ phỏt sinh trong kỳ.
Tài khoản 642- “Chi phớ quản lý doanh nghiệp” bao gồm: chi phớ vật liệu quản lý, đồ dựng văn phũng, khấu hao TSCĐ dựng cho văn phũng, chi phớ nhõn viờn văn phũng, cỏn bộ quản lý,…
Ngoài ra, trong quỏ trỡnh kế toỏn chi phớ, doanh nghiệp cũn sử dụng một số tài khoản khỏc như: Tài khoản 133- “Thuế giỏ trị gia tăng được khấu trừ”, Tài khoản 331- “Phải trả người bỏn”, Tài khoản 334- “Phải trả cụng nhõn viờn”, Tài khoản 338- “Phải trả, phải nộp khỏc”,…
2.3.3.2 Trỡnh tự hạch toỏn
Nguyờn tắc kế toỏn tổng hợp
Hàng ngày, kế toỏn viờn căn cứ vào cỏc chứng từ đó kiểm tra được dựng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ Nhật ký chung,
- 67 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh
sau đú căn cứ số liệu đó ghi trờn sổ Nhật ký chung để vào Sổ cỏi theo tài khoản kế toỏn phự hợp. Cuối kỳ, kế toỏn viờn tiến hàng cộng số liệu trờn Sổ cỏi, lập bảng cõn đối phỏt sinh. Sau khi đó kiểm tra và đối chiếu khớp đỳng, số liệu ghi trờn Sổ cỏi và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ cỏc Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết) sẽ được dựng để lập cỏc Bỏo cỏo tài chớnh.
Kế toỏn chi phớ dịch vụ vận chuyển
Dưới đõy là trỡnh tự ghi sổ cỏc chi phớ cung cấp dịch vụ phỏt sinh trong kỳ theo hỡnh thức Nhật Ký Chung tại cụng ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt:
Sơ đồ số 2-3: Trỡnh tự kế toỏn chi phớ dịch vụ vận chuyển
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày
- 68 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh
Bỏo cỏo kết quả kinh doanh
Sổ cỏi TK 621, 622, 627
Bỏo cỏo chi phớ theo TK đối ứng Chứng từ gốc
Nhập số liệu vào mỏy
• Sổ Nhật ký chung
• Sổ chi tiết TK 621, 622, 627
Ghi cuối thỏng hoặc ghi định kỳ
• Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
Cỏc chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp dựng thực hiện hoạt động vận chuyển trong kỳ của cụng ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt bao gồm: chi phớ xăng dầu, phớ cầu phà, phớ bến bói. Cỏc nguyờn vật liệu này khụng nhập kho mà xuất dựng trực tiếp cho hoạt động cung cấp dịch vụ. Do đú, giỏ xuất cỏc chi phớ này chớnh là giỏ mua trực tiếp từ nhà cung cấp.
Đối với chi phớ xăng dầu, cụng ty tớnh theo hai phương phỏp:
• Nếu xăng dầu từ nhà cỏc cung cấp thường xuyờn thỡ được tớnh theo giỏ cố định mà cụng ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt đó ký kết theo hợp đồng.
• Nếu xăng dầu từ cỏc nhà cung cấp lẻ khỏc thỡ được tớnh theo giỏ ghi trờn hoỏ đơn GTGT mua hàng.
Ta cú thể lấy một vớ dụ về lỏi xe Nguyễn Bảo Nam lỏi xe tải Nisuzu vận chuyển 5 tấn hàng cho khỏch hàng lẻ là ụng Hải từ cảng Chựa Vẽ, Hải Phũng về Hà Nội (Lỏi xe thu tiền trực tiếp của ụng Hải là 3.600.000 đồng), thời gian về đến bói xe là 18h. Trong ngày, lỏi xe cú đổ 30 lớt xăng của nhà cung cấp cụng ty xăng dầu Petrolimex. Lỏi xe ghi vào “Bảng ghi nhận hoạt động hàng ngày” như Biểu số 2.8.
Khi phụ trỏch đội xe gửi “Bảng ghi nhận hoạt động hàng ngày” kốm cỏc chứng từ gốc (như Phiếu mua xăng dầu, Phớ cầu đường, Phớ thu bến bói) lờn phũng kế toỏn, kế toỏn chi phớ sẽ kế toỏn và phản ỏnh vào Sổ cỏi tài khoản 621 như sau:
- 69 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh
Biểu số 2-20: Sổ Nhật ký mua hàng (Trớch)
CễNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT
NHẬT Kí MUA HÀNG Năm 2009 Đơn vị: Đồng Chứng từ Số hiệu Ngày thỏng
Người bỏn Diễn giải TK Nợ TK Cú Số phỏt sinh …. …… ……… ………. ….. …… …….. XDB03/009 05/03 Cụng ty XD Petrolimex Chi phớ xăng dầu 6211 3313 496.200 …. …… ……… ………. ….. …… …….. PKT03/140 29/03 Cụng ty Thiờn Long Văn phũng phẩm 152 3318 430.000 …. …… ……… ………. ….. …… …….. PKT03/112 25/03 Cụng ty TNHH Mai Liờn Mua phụ tựng 152 3312 740.000 …. …… ……… ………. ….. …… …….. Cộng
Người mua hàng Người bỏn hàng Kế toỏn trưởng
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
- 70 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh
Biểu số 2-21: Sổ Cỏi TK 621 “Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp” (Trớch)
CễNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 621
(Thỏng 03 năm 2009)
Đơn vị: Đồng
Ngày 31 thỏng 03 năm 2009
Người lập Biểu Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) - 71 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh Chứng từ Ngày Số Khỏch hàng Diễn giải TK đ/ ư Số phỏt sinh Nợ Cú … …….. ………….. ……… ……. ………. 05/03 XXC03/ 009 Cụng ty xăng dầu Petrolimex Chi phớ sinh hoạt 3313 496.200 05/03 XXC03/ 009
Lỏi xe- Nguyễn Bảo Nam
Chi phớ hoạt
động lỏi xe chi 33412 30.000 05/03 XXC03/ 009 Lỏi xe- Nguyễn Bảo Nam động lỏi xe chiChi phớ hoạt 33412 8.000
…. ….. …………. ……….. …… ……….
28/03 Kết chuyển 621 154 154 153.030.500
• Chi phớ nhõn cụng trực tiếp
Chi phớ nhõn cụng trực tiếp tại cụng ty bao gồm: cỏc khoản phải trả cho lỏi xe, phụ xe về tiền lương, tiền cụng và cỏc khoản trớch theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ).
Cỏch tớnh lương tại cụng ty:
- Lương lỏi xe được cụng ty ỏp dụng cụng thức tớnh sau:
Lương lỏi xe = * 100.000đ + * 10.000đ
- Lương cụng nhõn sửa chữa xe được tớnh theo ngày cụng lao động:
= * 80.000đ + * 5.000đ
Trỡnh tự kế toỏn chi phớ nhõn cụng trực tiếp tại cụng ty như sau:
- Đối với lỏi xe: Sau khi nhận “Bảng ghi nhận hoạt động hàng ngày” (Biểu số 2-9) kốm cỏc chứng từ gốc, “Bảng tổng hợp tiền lương lỏi xe” (Biểu số 2-22) để tớnh lương cho lỏi xe. Căn cứ vào chứng từ đú, kế toỏn lập Bảng phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội (Biểu số 2-23), nhập dữ liệu vào Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết tài khoản 622 (Biểu số 2-13) và Sổ Cỏi tài khoản 622 (Biểu số 2-24).
- Đối với cụng nhõn sửa chữa: Cuối thỏng, căn cứ vào Bảng chấm cụng, Bảng phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội, kế toỏn nhập dữ liệu vào Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết tài khoản 622 (Biểu số 2-13) và Sổ Cỏi tài khoản 622 (Biểu số 2-24).
- 72 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh Số ngày làm việc Số giờ làm ngoài giờ Lương cụng nhõn sửa chữa Số ngày cụng Số giờ làm ngoài giờ
Biểu số 2-22: Bảng tổng hợp tiền lương lỏi xe BẢNG TỔNG HỢP TIỀN LƯƠNG LÁI XE
Thỏng 03/2009 XXC 03/014 STT Tờn lỏi xe Tổng CP lỏi xe chi Lỏi xe tạm ứng Doanh thu lương lỏi xe BHXH, BHYT, KPCĐ Lỏi xe thực nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6)=(5)*6% (7)=3-4+5-6 … ….. …… …… ……… ……. …… 10 Phan Minh Tỳ 600.000 500.000 4.500.000 270.000 4.330.000 11 Nguyễn Văn Minh 875.000 1.000.000 5.250.000 315.000 4.810.000 … … … …. …. ….. ….. Cộng Ngày … thỏng … năm …. Người lập Kế toỏn trưởng
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn)
- 73 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh
- 74 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh
Biểu số 2-23: Bảng phõn bổ tiền lương và Bảo hiểm xó hội (Trớch) BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI
Thỏng 03 năm 2009
XXC 03/15
STT Ghi Cú cỏc TK Ghi Nợ TK
TK 334: Phải trả cụng nhõn viờn TK 338: Phải trả, nộp khỏc
Lương Khỏc Cộng BHXH BHYT KPCĐ Cộng Tổng I TK 622 86.604.980 - 86.604.980 12.781.01 8 1.704.13 6 1.704.13 6 16.189.29 0 102.794.270 1. TK 6221 12.557.560 - 12.557.560 1.883.634 251.153 251.153 2.385.940 14.943.500 1.1 Hoàng Văn Lõm 2.500.000 - 2.500.000 375.000 50.000 50.000 475.000 2.975.000 …. ….. … …. …. …. ….. …. 2. TK 6222 74.047.420 - 74.047.420 10.897.384 1.452.983 1.452.983 13.803.35 0 87.850.770 2.1 Phan Minh Tỳ 4.500.000 - 4.500.000 675.000 90.000 90.000 855.000 5.355.000 .... …. … …. …. …. … …. II TK 642 74.550.000 - 74.550.000 11.182.50 0 1.491.00 0 1.491.00 0 14.434.50 0 88.714.500 2.1 Đỗ Văn Hải 3.500.000 - 3.500.000 525.000 70.000 70.000 665.000 4.435.000 …. …. …. …. …. …. …. …. Cộng ( I + II ) 159.756.780 - 159.756.78 0 23.963.518 3.195.136 3.195.136 30.353.79 0 191.508.770 Ngày … thỏng … năm … Người lập Kế toỏn trưởng
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn)
Biểu số 2-24: Sổ Cỏi TK 622 “Chi phớ nhõn cụng trực tiếp”(Trớch)
CễNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 622
(Thỏng 03 năm 2009)
Đơn vị: Đồng
Ngày 31 thỏng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) - 76 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh Chứng từ Ngày Số Khỏch hàng Diễn giải TK đ/ư Số phỏt sinh Nợ Cú … …….. ………….. ……… ……. ………. 28/03 XDB03/ 015
Lỏi xe- Nguyễn
Bảo Nam Chi phớ lương 3341 4.500.000 28/03 XDB03/ 009 Lỏi xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phớ BHXH 3383 675.000 28/03 XDB03/
009
Lỏi xe- Nguyễn
Bảo Nam Chi phớ BHYT 3384 90.000 28/03 XDB03/
009
Lỏi xe- Nguyễn
Bảo Nam Chi phớ KPCĐ 3382 90.000 28/03 XXC03/
015
Sửa xe- Hoàng
Văn Lõm Chi phớ lương 3342 2.500.000 28/03 XXC03/
015
Sửa xe- Hoàng
Văn Lõm Chi phớ BHXH 3383 375.000 28/03 XXC03/015 Sửa xe- Hoàng Văn Lõm Chi phớ BHYT 3384 50.000 28/03 XXC03/
015
Sửa xe- Hoàng
Văn Lõm Chi phớ KPCĐ 3382 50.00 …. ….. …………. ……….. …… ……….
28/03 Kết chuyển 622 154 154 102.794.270
• Chi phớ sản xuất chung
Ở cụng ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt, thỡ khoản chi phớ sản xuất chung thường dành cho chi phớ lỏi xe. Chi phớ lỏi xe gồm cỏc chi phớ điện thoại, tiền ăn trưa, chi phớ sửa xe do lỏi xe chi, chi phớ vật tư xuất dựng cho việc thay thế hay bảo dưỡng xe và cỏc chi phớ khỏc. Cụng ty cú định mức một số khoản chi phớ cho từng lỏi xe trong thỏng mà nếu vượt qua mức này, lỏi xe phải tự chi trả trực tiếp hoặc trừ vào lương trong thỏng như:
Chi phớ điện thoại di động 250.000đ Tiền ăn trưa 450.000đ
Để xỏc định giỏ trị cỏc loại vật tư xuất dựng để sửa chữa và bảo dưỡng xe trong kỳ, cụng ty ỏp dụng phương phỏp giỏ thực tế bỡnh quõn cuối kỳ trước với cụng thức như sau:
= _________________________________
Hàng ngày, kế toỏn viờn sẽ căn cứ vào Phiếu xuất kho để lập Bảng kờ chứng từ xuất kho và phản ỏnh vào Sổ chi tiết tài khoản 6271 (Biểu số 2.17).
- 77 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh
Giỏ đơn vị bỡnh quõn cuối kỳ trước
Giỏ thực tế từng loại hàng tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)
Lượng thực tế từng loại hàng tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)