Trờn cơ sở cỏc chứng từ phản ỏnh chi phớ phỏt sinh trong kỳ cũng như thanh toỏn với người bỏn, kế toỏn chi phớ sẽ thực hiện theo dừi cỏc khoản chi phớ trờn Sổ chi tiết của tài khoản chi phớ (TK 621, 622, 627, 635, 642) cũng như trờn Sổ Nhật ký chung. Việc theo dừi này được thực hiện bằng mỏy vi tớnh, kế toỏn sẽ nhập số liệu vào mỏy và mỏy sẽ tự xử lý số liệu.
Nguyờn tắc kế toỏn chi tiết
Dựa trờn hệ thống chứng từ phản ỏnh chi phớ phỏt sinh trong hoạt động cung cấp dịch vụ, kế toỏn phải thực hiện theo dừi chi phớ phỏt sinh cho từng loại dịch vụ cũng như từng lần phỏt sinh chi phớ và thanh toỏn. Kế toỏn phải mở đủ số chi tiết chi phớ để theo dừi được tất cả cỏc khoản chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh cung cấp dịch vụ.
- 50 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh
Sổ chi tiết chi phớ (Tài khoản 621, 622, 627, 632, 635, 642) của cụng ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt được mở chi tiết theo từng loại dịch vụ cung cấp. Sau khi nhận chứng từ phản ỏnh chi tiết cỏc chi phớ cung cấp dịch vụ cũng như chi phớ của hoạt động tài chớnh phỏt sinh trong kỳ, kế toỏn vật tư sẽ chuyển cho kế toỏn chi phớ…Mỗi khi nhận được chứng từ về chi phớ phỏt sinh, kế toỏn chi phớ sẽ thực hiện cập nhật chứng từ để mỏy tớnh tự động vào cỏc Sổ chi tiết chi phớ.
Cuối thỏng, mỏy tớnh sẽ thực hiện tổng hợp số liệu trờn Sổ chi tiết chi phớ, lấy số liệu tổng phỏt sinh để kết chuyển vào tài khoản 911- “Xỏc định kết quả kinh doanh”. Cỏc khoản chi phớ sẽ được lập chi tiết cho hoạt động cung cấp dịch vụ và hoạt động tài chớnh. Kế toỏn chi phớ sẽ đối chiếu với số liệu trờn Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp Tài khoản 111, 112, 331.
2.3.2.1 Trỡnh tự kế toỏn chi phớ dịch vụ vận tải
Hàng ngày, dựa trờn cỏc chứng từ gốc, kế toỏn đối chiếu với “Bảng ghi nhận hoạt động hàng ngày” (Biểu số 2.9) để thực hiện việc ghi chộp tập hợp nguyờn liệu, vật liệu trực tiếp vào Nhật ký chung, Sổ chi tiết tài khoản 621 (Biểu số 2.10, 2.11, 2.12) và Sổ cỏi tài khoản 621 (Biểu số 2.21).
Cuối kỳ, mỏy tớnh sẽ tự động kết chuyển nguyờn vật liệu trực tiếp sử dụng vào Sổ chi tiết và Sổ cỏi tài khoản 154- “Chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang”. Cỏc chi phớ xăng dầu được tớnh trực tiếp cho từng phương tiện vận tải (Cụng ty quy định tài xế phải đổ đầy bỡnh nhiờn liệu vào ngày cuối cựng của thỏng), nờn kế toỏn viờn khụng cần theo dừi số nguyờn vật liệu cũn lại chưa sử dụng hết và giỏ trị phế liệu thu hồi.
Để thấy rừ hơn quỏ trỡnh kế toỏn chi tiết chi phớ dịch vụ vận tải, chỳng ta sẽ đi vào thực tế cụ thể một số chứng từ cụ thể sử dụng như sau:
- 51 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh
Biểu số 2-9: Bảng ghi nhận hoạt động hàng ngày BẢNG GHI NHẬN HOẠT ĐỘNG HÀNG NGÀY
XDB03/009 Tờn lỏi xe: Nguyễn Bảo Nam Số xe: 16H2351 Từ 05/03/09 đến 05/03/09
I. Phần nội dung thực hiện trong ngày:
STT Tờn khỏch hàng Mó khỏch hàng
Nội dung thực hiện Tuyến đường Phỏt sinh Hỗ trợ Km Thời gian Bắt đầu Kết thỳc Thành tiền 1 2 3 Khỏch lẻ ễng Tỳ HP- HN-HP 18h 3.600.000 Km bắt đầu: 22456 Km kết thỳc: 22689 Tổng số Km: 243
II. Phần chi phớ xe trong ngày
STT Xăng dầu Lớ t Trực tiếp Đơn giỏ Cộng Cầu phà Bến bói Sửa chữa Khỏc Cộng chi Tạm ứng Ghi chỳ 1 30 43.540 496.200 30.000 8.000 534.200 2 Cộng 30 43.540 496.200 30.000 8.000 534.200 Chữ ký lỏi xe Điều hành Kế toỏn
- 52 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
- 53 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh
Biểu số 2-10: Sổ chi tiết Tài khoản 6211- “Chi phớ xăng dầu” (Trớch)
CễNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 6211
(Thỏng 03 năm 2009)
Đơn vị: Đồng
Chứng từ
Ngày Số
Khỏch hàng Diễn giải TK đ/ư
Số phỏt sinh
Nợ Cú
… …….. ………….. ……… …….. ……….
05/03 XDP03/012 Cụng ty XD Petrolimex Chi phớ xăng dầu 3313 496.200
06/03 PMC03/024 Trung tõm xăng dầu Chi phớ xăng dầu 33412 200.000
… …….. ………….. ……… …….. ….
28/03 Kết chuyển 6211 154 100.430.500
Cộng 100.430.500 100.430.500
Ngày 31 thỏng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn)
Biểu số 2-11: Sổ chi tiết Tài khoản 6212- “Chi phớ cầu phà” (Trớch)
CễNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 6212
(Thỏng 03 năm 2009)
Đơn vị: Đồng
Chứng từ
Ngày Số
Khỏch hàng Diễn giải TK đ/ư
Số phỏt sinh
Nợ Cú
… …….. ………….. ……… …….. ……….
05/03 XDB05/009 Lỏi xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phớ hoạt động lỏi xe chi 33412 30.000
… …….. ………….. ……… …….. ….
28/03 Kết chuyển 6212 154 34.280.000
Cộng 34.280.000 34.280.000
Ngày 31 thỏng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn)
Biểu số 2-12: Sổ chi tiết Tài khoản 6213- “Chi phớ bễn bói” (Trớch)
CễNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 6213
(Thỏng 03 năm 2009)
Đơn vị: Đồng
Chứng từ
Ngày Số
Khỏch hàng Diễn giải TK đ/ư
Số phỏt sinh
Nợ Cú
… …….. ………….. ……… …….. ……….
05/03 XDB05/009 Lỏi xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phớ hoạt động lỏi xe chi 33412 8.000
… …….. ………….. ……… …….. ….
28/03 Kết chuyển 6213 154 18.320.000
Cộng 18.320.000 18.320.000
Ngày 31 thỏng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn)
Biểu số 2-13: Sổ chi tiết Tài khoản 6222- “Chi phớ lương nhõn viờn lỏi xe” (Trớch)
CễNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 6222
(Thỏng 03 năm 2009)
Đơn vị: Đồng
Chứng từ
Ngày Số
Khỏch hàng Diễn giải TK đ/ư
Số phỏt sinh
Nợ Cú
… …….. ………….. ……… …….. ……….
28/03 XDB03/009 Lỏi xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phớ lương 3341 3.675.000
28/03 XDB03/009 Lỏi xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phớ BHXH 3383 500.000
28/03 XDB03/009 Lỏi xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phớ BHYT 3384 740.000
28/03 XDB03/009 Lỏi xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phớ KPCĐ 3382 250.000
… …….. ………….. ……… …….. ….
28/03 Kết chuyển 6222 154 87.850.770
Cộng 87.850.770 87.850.770
Ngày 31 thỏng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn)
Biểu số 2-14: Sổ chi tiết TK 6271-“Chi phớ sản xuất chung- lỏi xe” (Trớch)
CễNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 6271
(Thỏng 03 năm 2009)
Đơn vị: Đồng
Ngày 31 thỏng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn)
Sinh viên: Vũ Thị Minh Nhật - Lớp: Kế toán 47C - 58 - Chứng từ Ngày Số Khỏch hàng Diễn giải TK đ/ ư Số phỏt sinh Nợ Cú … …….. ………….. ……… ……. ………. 03/03 XDB03/ 009 Lỏi xe- Phạm Hữu Toàn Xuất dựng dầu mobile 1523 250.000 04/03 XDB03/ 009
Lỏi xe- Nguyễn Bảo Nam
Xuất dựng vật
tư xe Kalmaz 1524 330.000 06/03 PKT03/
010
Lỏi xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phớ điện thoại 111 400.000 …. ….. …………. ……….. …… ………. 43/03 PKT03/ 067 Lỏi xe- Trần
Thế Cường Chi phớ rửa xe 111 90.000 … …….. ………….. ……… ……. ….
28/03 Kết chuyển 6271 154 15.289.000
Biểu số 2-15: Sổ chi tiết TK 6272 “Chi phớ sản xuất chung- đội xe” (Trớch)
CễNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 6272
(Thỏng 03 năm 2009)
Đơn vị: Đồng
Ngày 31 thỏng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) - 59 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh Chứng từ Ngày Số Khỏch hàng Diễn giải TK đ/ ư Số phỏt sinh Nợ Cú … …….. ………….. ……… ……. ………. 23/03 PKT03/ 095 Đội xe mooc
Thanh toỏn tiền điện nước sinh
hoạt của đội
111 560.000 …. ….. …………. ……….. …… ……….
28/03 Kết chuyển 6272 154 5.033.000
Biểu số 2-16: Sổ chi tiết TK 6273 “Chi phớ hoạt động” (Trớch)
CễNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 6273
(Thỏng 03 năm 2009)
Đơn vị: Đồng
Ngày 31 thỏng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) - 60 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh Chứng từ Ngày Số Khỏch hàng Diễn giải TK đ/ư Số phỏt sinh Nợ Cú … …….. ………….. ……… ……. ………. 04/03 PKT03/ 009 Cụng ty may Đức Giang
Thanh toỏn tiền
may đồng phục 3318 850.000 …. ….. …………. ……….. …… ………. 28/03 XDB03/ 043 Khấu hao xe Chi phớ khấu hao xe 2141 430.273.915 28/03 Kết chuyển 6273 154 433.273.915 Cộng 433.273.915 433.273.915
2.3.2.2 Trỡnh tự kế toỏn chi phớ hoạt động tài chớnh
Chi phớ hoạt động tài chớnh của cụng ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt chủ yếu là cỏc khoản chi phớ chuyển tiền ngõn hàng và lỗ do chờnh lệch tỷ giỏ. Căn cứ vào chứng từ gốc như Hoỏ đơn thu phớ của ngõn hàng (Biểu số 2-17), kế toỏn lập Phiếu chi tiền gửi ngõn hàng (Biểu số 2-18) để cập nhật vào Nhật ký chung, Sổ chi tiết tài khoản 635 (Biểu số 2.21) và Sổ cỏi tài khoản 635.
Biểu số 2-17: Hoỏ đơn thu phớ ngõn hàng
- 61 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh
VIBank HOÁ ĐƠN THU PHÍ Số (No.) 0050934784613
NGÂN HÀNG QUỐC TẾ VAT RECEPIT Ngày (Date) 21/03/2009 Giờ (Time)
Chi nhỏnh (Branch name): Chi nhỏnh Hai Phong
Mó số thuế (Branch VAT code): 0100456877
Mó số khỏch hàng: 00047828 CTY VAN TAI QUOC TE NHAT VIET
Client No.
Số TK/Tờn TK: 00560809005043 CTY VAN TAI QUOC TE NHAT VIET
RB A/C No/A/C Name
Loại phớ: 1. DN_CT RA NGOAI HE THONG_CK_CUNGDB
Service charge type
Số tiền tớnh phớ: 400.000.000 VND (Base amount to calculate charge) Nội dung:
Narrative
Số tiền bằng chữ:
Credit amount in words Bốn ngàn bốn trăm đồng
Phớ dịch vụ: 8.000 VND (Charge amount)
VAT (Tỷ lệ thuế GTGT): 800 VND 10% (VAT amount & rate)
GIAO DỊCH VIấN/ NV NGHIỆP VỤ KIỂM SOÁT
User ID Override user ID GDVC 25672 KSV 21893
Biểu số 2-18: Phiếu chi tiền gửi ngõn hàng
- 62 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh
CễNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT
Liờn số: 1
Số phiếu: CQT 03/007 Tài khoản Nợ: 11212
PHIẾU CHI TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Ngày 28 thỏng 03 năm 2009
Người nộp tiền:
Đơn vị: NHNT – Ngõn hàng Ngoại thương Địa chỉ: VCB – Chi nhỏnh Hải Phũng
Về khoản: Thanh toỏn phớ kiểm đếm 400.000.000 chuyển khoản sang NH Nụng nghiệp.
Nội dung Tài khoản Số tiền
Thanh toỏn phớ kiểm đếm 400.000.000 chuyển khoản sang NH Nụng nghiệp 6354- Phớ chuyển khoản 8.800 Tổng cộng số tiền: 8.800 Tổng số tiền (Bằng chữ): Tỏm nghỡn tỏm trăm đồng chẵn Kốm theo: 01 chứng từ gốc
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Ngày … thỏng … năm … THỦ QUỸ
2.3.2.3 Trỡnh tự kế toỏn chi phớ quản lý doanh nghiệp
Chi phớ quản lý doanh nghiệp tại cụng ty bao gồm cỏc chi phớ liờn quan đến toàn bộ hoạt động của cả cụng ty mà khụng được tỏch riờng cho bất cứ hoạt động nào. Chi phớ quản lý doanh nghiệp thường bao gồm:
• Chi phớ lương và cỏc khoản trớch theo lương của nhõn viờn văn phũng và cỏn bộ quản lý: được tớnh dựa trờn mức lương thoả thuận ghi trờn Hợp đồng lao động và số ngày cụng thực tế, theo cụng thức sau:
= Đơn giỏ 1 ngày cụng * Số ngày cụng 1 thỏng
+ Số giờ làm thờm * __________________ * 1,3
= _________________________
Cỏc khoản trớch theo lương được tớnh theo phần trăm lương thoả thuận. Cuối thỏng, căn cứ vào Bảng chấm cụng và Bảng theo dừi số giờ làm thờm, kế toỏn lập Bảng tớnh lương nhõn viờn văn phũng và Bảng phõn bổ tiền lương và BHXH.
• Chi phớ tiện ớch: gồm cỏc chi phớ điện nước sinh hoạt, phớ nối mạng…
- 63 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh
Lương nhõn viờn 1 thỏng
Đơn giỏ 1 ngày cụng 8h
Đơn giỏ 1 ngày cụng
Lương thoả thuận 24 ngày
• Chi phớ đồ dựng văn phũng: Giỏ đồ dựng văn phũng được xuất dựng tớnh theo phương phỏp bỡnh quõn cuối kỳ trước, tương tự như trường hợp xuất vật tư để thay thế và bảo dưỡng xe.
• Chi phớ bảo trỡ, sửa chữa, khấu hao TSCĐ.
• Chi phớ khỏc bằng tiền.
- 64 - Vũ Thị Minh Nhật - Kế toán 47C - GVHD: TS. Nguyễn Hữu ánh
Biểu số 2-19: Bảng tớnh lương nhõn viờn văn phũng
Thỏng 03 năm 2009
Đơn vị tớnh: Đồng
STT Tờn nhõn viờn Lương thoả thuận
Số ngày cụng thực tế Số giờ làm thờm Lương thực tế Tổng khoản trớch theo lương Tổng lương và cỏc khoản trớch theo lương (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) = (3) * 19% (8) = (6) + (7) … … … … … 2 Đặng Văn Cụng 3.500.000 24 0 3.500.000 665.000 4.435.000 3 Trịnh Hoài An 2.200.000 24 0 2.200.000 418.000 2.618.000 4 Ngụ Tài Đạt 4.200.000 24 0 4.200.000 798.000 4.038.000 … … … … … Cộng 83.640.000 … … 83.640.000 15.884.000 99.524.000 Ngày 31 thỏng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn)