II. THỰC TRẠNG CễNG TÁC HOẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI XÍ NGHIỆP MTĐT SỐ
2. Công tác hoạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơn g:
Để có cơ sở và căn cứ trả lơng theo đúng số lợng, chất lợng công việc của toàn bộ lao động trong doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải thực hiện quá trình
kế toán tiền lơng bao gồm hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp tiền lơng. Hạch toán tiền lơng dựa vào các chứng từ ban đầu; do đó nó là khâu rất quan trọng và là cơ sở để hạch toán tổng hợp tiền lơng.
2.1 Hạch toán lao động về mặt số lợng, thời gian và kết quả lao động.
Để quản lý về mặt số lợng lao động trong xí nghiệp chỉ tiêu này đợc phản ánh trên sổ danh sách lao động của xí nghiệp do cán bộ phụ trách lao động tiền lơng, thuộc phòng Tổ chức Hành chính lập. Căn cứ vào số lợng lao động hiện có của xí nghiệp bao gồm cả số lao động dài hạn và lao động tạm thời, cả lực l- ợng lao động trực tiếp và lao động thuộc các lĩnh vực khác ngoài sản xuất. Sổ này không chỉ lập chung cho toàn xí nghiệp mà còn đợc lập riêng cho từng bộ phận sản xuất nhằm thờng xuyên nắm chắc số lợng lao động hiện có của xí nghiệp, của từng bộ phận. Cơ sỏ ghi sổ này là các chứng từ ban đầu do phòng Tổ chức Hành chính lập khi tuyển dụng, nâng bậc, thôi việc Mọi biến động…
về lao động phải đợc ghi chép kịp thời vào sổ sách lao đọng để làm cơ sở căn cứ cho việc tính lơng phải trả và các chế độ khác cho ngời lao động đợc kịp thời.
a. Hạch toán thời gian lao động:
Là công việc đảm bảo ghi chép kịp thời chính xác số ngày, số công, số giờ làm việc thực tế, cũng nh ngày nghỉ việc, ngừng việc của từng ngời lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong Xí nghiệp. Trên cơ sở này để tính lơng phải trả cho từng ngời.
Chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong các doanh nghiệp là Bảng chấm công. Bảng chấm công dùng để ghi chép thời gian làm việc thực tế và vắng mặt trong tháng của CBCNV trong tổ đội, phòng ban Bảng chấm công phải lập riêng cho từng tổ sản xuất, từng phòng ban và…
dùng trong 01 tháng. Danh sách ngời lao động ghi trong sổ danh sách lao động của từng bộ phận đợc ghi trong bảng chấm công, số liệu của chúng phải khớp nhau. Tổ trởng sản xuất hoặc trởng các phòng ban là ngời trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình. Trong bảng chấm công những ngày nghỉ theo quy định, ngày lễ tết, chủ nhật đều phải ghi rõ ràng.…
Cuối tháng, trởng các tổ sản xuất, bộ phận tập hợp tình hình sử dụng lao động, số có mặt, vắng mặt theo từng nguyên nhân; sau đó cung cấp số liệu cho cán bộ Thống kê của xí nghiệp . Cán bộ thống kê kiểm tra và xác nhận hàng ngày trên bảng chấm công; sau đó tập hợp số liệu báo cáo tổng hợp cho cán bộ
tiền lơng để tiến hành tính lơng. Những trờng hợp nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động thì phải có phiếu nghỉ ốm do bệnh viện, cơ sở y tế cấp và xác nhận.…
Còn đối với những trờng hợp ngừng việc xảy ra trong ngày do bất cứ lý do gì đều phải đợc phản ánh vào biên bản ngừng việc; trong đó nêu rõ nguyên nhân ngừng việc và ngời chịu trách nhiệm, để làm căn cứ tính lơng và xử lý thiệt hại xảy ra. Những chứng từ này đợc chuyển lên phòng Tài chính Kế toán làm căn cứ tính trợ cấp, BHXH, sau khi đã đợc tổ trởng căn cứ vào chứng từ đó ghi vào Bảng chấm công theo những ký hiệu quy định.
Biểu số 01:
Đơn vị: Xí nghiệp Môi trờng đô thị số 4 Bộ phận: Phòng kế toán bảng chấm công Tháng 4 năm 2000 Mẫu số 01 - LĐTL T T Họ và tên Cấp bậc l- ơng hoặc cấp bậc chức vụ
Ngày trong tháng Quy ra công