2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Sau một giai đoạn triển khai thi công, xây dựng, Tổng công ty Xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam- VINACONEX đã dần hoàn thành và cho hoạt động khu đô thị Trung hoà- Nhân chính. Nhiều hộ dân, doanh nghiệp đã chuyển đến sinh sống, làm việc tại đây. Do vậy hình thành nên nhu cầu cấp thiết của việc cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ cho đời sống của họ. Trước nhu cầu đó công ty Cổ phần Đầu tư và Dịch vụ Đô thị Việt Nam đã được thành lập ngày 15 tháng 7 năm 2003, ngay từ khi thành lập công ty đã hạch toán độc lập về tài chính với tổng công ty VINACONEX, nhưng vẫn chịu trách nhiệm trước tổng công ty với tư cách là một công ty thành viên của tổng công ty VINACONEX.
Ngay từ khi mới thành lập mục tiêu của công ty là quản lý, khai thác và vận hành khu đô thị nhằm cung cấp các dịch vụ tiện ích tốt nhất phục vụ cho đời sống sinh hoạt cho khách hàng sinh sống và giao dịch tại khu đô thị. Đến nay, sau hơn bốn năm hoạt động công ty vẫn giữ vững phương châm đó và cố gắng ngày càng phục vụ tốt hơn, tận tình, đối với mọi đối tượng khách hàng.
2.1.2 Đặc điểm sản phẩm, dịch vụ của công ty
Sản phẩm mà công ty tạo ra là loại sản phẩm đặc biệt và khá mới mẻ ở Việt Nam, đó là dich vụ "quản lý chung cư" hay là dịch vụ quản lý, vận hành và khai thác khu đô thị phục vụ khách hàng sinh sống và giao dịch tại đây bao gồm 3 loại:
Dịch vụ quản lý khu đô thị
Công ty có trách nhiệm quản lý tất cả tài sản chung có liên quan đến việc quản
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp: QTNL46A
27
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
lý, vận hành và khai thác khu đô thị khi tiếp quản từ tổng công ty gồm: 14 toà nhà từ 17T-34T, 29 văn phòng, siêu thị, 7 gian hàng hoạt động theo thoả thuận, 4 trường học, 138 biệt thự thấp tầng, 1 trạm cấp nước
- Quản lý tài sản, trang thiết bị toà nhà cùng các cơ sở hạ tầng kèm theo.
- Duy trì vận hành toàn bộ hệ thống kỹ thuật bao gồm: hệ thống vận hành thang máy, hệ thống kỹ thuật điện, hệ thống thông tin liên lạc, camera- bảo vệ
Công ty cũng quản lý tài sản riêng theo hợp đồng với khách hàng gồm các gia đình sinh sống và các đơn vị kinh doanh đặt nơi làm việc tại đây: Đảm bảo an toàn và vệ sinh sạch sẽ, quản lý các tài sản riêng theo yêu cầu của từng khách hàng, quản lý mặt bằng cho thuê...Ngoài công việc quản lý các tài sản, công ty còn quản lý dân cư trong khu: số lượng- chất lượng- tình trạng dân cư của khu theo từng thời kỳ, số người ra vào từng toà nhà trong ngày theo sự quản lý và theo dõi của quản trị nhà. Dịch vụ vận hành khu đô thị
Công ty thực hiện các dịch vụ nhằm duy trì các hoạt động thường nhật của khu đô thị như: Các dịch vụ vệ sinh đô thị hàng ngày và các dịch vụ theo tháng do đội vệ sinh chuyên nghiệp thực hiện; Các dịch vụ an ninh, bảo vệ cả ngày lẫn đêm; Sửa chữa, khắc phục các sự cố, hỏng hóc của hệ thống trang bị kỹ thuật; cung cấp các dịch vụ về điện, nước...
Dịch vụ khai thác khu đô thị
Công ty cung cấp rất nhiều các dịch vụ đa dạng để đáp ứng nhu cầu:
Cung cấp các sách báo, văn phòng phẩm, đồ chơi trẻ em... theo pháp luật Buôn bán hàng hoá như rượu bia, thuốc lá, nước giải khát, đồ ăn nhanh.
Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, công trình giao thông…Cung cấp các dịch vụ bưu chính viễn thông, cho thuê nhà, giao nhận và vận tải hàng hoá, làm sạch và vệ sinh môi trường.
Các dịch vụ chăm sóc căn hộ( homecare ): giặt là, diệt côn trùng, sửa chữa căn hộ, các mặt hàng theo yêu cầu của khách hàng tới tận nơi, đúng yêu cầu.
Cho thuê mặt bằng của công ty: cho thuê các Kiốt, đặt máy ATM, địa điểm đặt màn hình quảng cáo, biển văn phòng…Thực hiện dịch vụ tại các mặt bằng đã
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp: QTNL46A
28
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
chuyển nhượng của Tổng công ty tại các nhà hàng, bệnh viện...
2.1.3 Bộ máy tổ chức của công ty * Sơ đồ tổ chức * Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của công ty VINASINCO
( Nguồn P. Tổ chức hành chính ngày 1/1/2008 )
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp: QTNL46A
29
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC P. TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH P. TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH
P.KINH DOANH & PTTT ĐỘI BẢO VỆ
TRẠM XỬ LÝ NƯỚC
P. QUẢN LÝ & KHAI THÁC ĐÔ THỊ P.KỸ THUẬT THI CÔNG
HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG TỔ CÂY XANH ĐỘI VSCN BẾP ĂN CÁC CỤM ĐÔ THỊ TỪ CỤM 1- CỤM 5 CÁC TỔ BẢO VỆ TỪ TỔ 1- TỔ 6
30
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
BAN KIỂM SOÁT PHÓ GIÁM ĐỐC
* Chức năng các bộ phận
Chức năng của các phòng ban được quy định cụ thể và rõ ràng trong văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ các bộ phận trong công ty tại phần Phụ lục 6. Sau đây là một phần quan trọng của chức năng các bộ phận nằm trong văn bản đó.
Ban giám đốc
Ban giám đốc hiện nay có một Giám đốc và một Phó giám đốc.
Với tư cách là người đại diện pháp nhân của công ty, Giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật trong việc điều hành mọi hoạt động của công ty theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo điều lệ của công ty. Giám đốc sẽ điều hành trực tiếp Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Tài chính kế hoạch, Phòng Kinh doanh và phát triển thị trường, Đôị bảo vệ, Trạm xử lý nước. Ngoài ra, Giám đốc điều hành chỉ đạo chung mọi lĩnh vực có liên quan đến mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty, phân công, giao nhiệm vụ và giám sát sự thực hiện của các bộ phận.
Phó giám đốc ngoài công việc do Giám đốc giao còn chịu trách nhiệm trực tiếp công việc của các phòng Quản lý và khai thác đô thị ( bao gồm cả các cụm quản trị đô thị) và phòng Kỹ thuật thi công, khi có vấn đề gì xảy ra, hai trưởng phòng của 2 phòng này sẽ báo cáo công việc trực tiếp cho Phó giám đốc để Phó giám đốc giải quyết. Sau đó Phó giám đốc sẽ báo cáo lại công việc cho Giám đốc.
Phòng Tổ chức hành chính
Hiện nay phòng Tổ chức hành chính có 11 người trong đó có 1 phó trưởng phòng, 5 nhân viên ( hành chính, nhân sự, lễ tân, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ), 1lái xe, 4 nhân viên nấu bếp.
+Công tác Tổ chức: Công tác tổ chức, phát triển, quản lý nhân lực:
Nghiên cứu, xây dựng phương án sắp xếp tổ chức bộ máy công ty cho phù hợp trong từng giai đoạn phát triển theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh và xây dựng các văn bản trình lãnh đạo phê duyệt.
Thực hiện quy trình quản lý cán bộ nhân viên trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyên công tác,tuyển dụng, đào tạo, phát triển người lao động.
Thực hiện các quy định của pháp luật về lao động như bảo hiểm xã hội, nâng lương và nâng bậc, khen thưởng và kỷ luật, giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động.
+ Công tác hành chính:
Công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, quản lý con dấu, vào sổ công văn, cấp một số loại giấy như giấy giới thiệu, in ấn và sao chụp các tài liệu.
Lập và trình giám đốc phê duyệt kế hoạch mua sắm các trang bị, phương tiện làm việc nhằm phục vụ cho hoạt động văn phòng của công ty.
Thực hiện các công tác như giữ gìn vệ sinh trong công ty; giao dịch và tiếp khách hàng ngày; tuyên truyền và quảng cáo; phục vụ hội nghị…
+ Công tác an toàn- vệ sinh lao động:
Giám sát, kiểm tra theo dõi tình hình hoạt động của các loại trang thiết bị, điều kiện làm việc và các chính sách bảo hộ lao động. Phối hợp với các đơn vị khác thực hiện công tác đào tạo, tập huấn an toàn và vệ sinh lao động.
Phòng Tài chính kế hoạch
Phòng Tài chính kế hoạch có 5 nhân viên trong đó có 1 trưởng phòng, 4 nhân viên, là đơn vị chuyên môn, trong lĩnh vực tài chính, kế hoạch, có nhiệm vụ:
Xây dựng kế hoạch tài chính, kế hoạch sản xuất kinh doanh theo thời kỳ.
Tạo lập, phân phối, quản lý việc sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, thu- chi phục vụ các hoạt động đầu tư, phát triển sản xuất kinh doanh của công ty.
Tham gia vào đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ tài chính- kế hoạch và quản lý kinh tế cho cán bộ tài chính, kế hoạch, kế toán của công ty.
Phòng Quản lý và khai thác đô thị
Phòng có 8 nhân viên trong đó có 1 phụ trách phòng, 1 thủ kho, 1 cụm trưởng, 1 tổ trưởng, 4 nhân viên. Phòng này có trách nhiệm:
Quản lý và lưu trữ hồ sơ toàn bộ khu đô thị: Trạm xử lý nước, trang thiết bị, hồ sơ khách hàng...Giải quyết các kiến nghị của khách hàng về phần kỹ thuật đô thị theo thẩm quyền và đề xuất cách giải quyết cho lãnh đạo công ty.
Soạn thảo các quy trình quản lý đô thị: quy trình quản trị, chăm sóc khách hàng Việt Nam. Lập dự toán xây dựng, sửa chữa thay thế và phục hồi các trang bị trong qúa trình vận hành và khai thác đô thị.
Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các nhiệm vụ về quản trị đô thị, chăm sóc khách hàng... nhằm duy trì việc nâng cao chất lượng quản lý đô thị.
Phòng kinh doanh và phát triển thị trường
Hiện tại số nhân viên của phòng là 9 người trong đó có 1 trưởng phòng, 1 tổ trưởng B2C, 7 nhân viên.
Đây là đơn vị trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh với nhiệm vụ:
Triển khai đề án và quản lý mảng kinh doanh quảng cáo trong khu đô thị: quảng cáo thương hiệu sản phẩm, phát tờ rơi, treo biển văn phòng…
Duy trì, phát triển các công việc kinh doanh chăm sóc căn hộ:
+ Các mặt hàng có thuế áp dụng cho các thể loại kinh doanh ký hợp đồng chính tắc bao gồm: giặt là, chuyển đồ, diệt côn trùng, bán sản phẩm…
+ Các mặt hàng không thuế áp dụng cho các thể loại kinh doanh không ký hợp đồng chính tắc như: sửa chữa căn hộ, bán các mặt hàng phát sinh khác. Phòng kỹ thuật thi công
Số nhân viên của phòng là 24 người trong đó có 1 phó trưởng phòng, 2 tổ trưởng, 16 nhân viên vận hành, 5 nhân viên sửa chữa kỹ thuật. Nhiệm vụ của phòng là:
+ Nhiệm vụ vận hành kỹ thuật đô thị:
Thực hiện công tác vận hành, duy trì vận hành hiệu quả, an toàn các hệ thống kỹ thuật 24/24h (lưu hồ sơ). Sửa chữa, khắc phục sự cố, hỏng hóc nhỏ của hệ thống trang thiết bị kỹ thuật tại khu đô thị. Đề xuất, bổ sung các quy trình vận hành kỹ thuật, kỹ thuật an toàn nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả và giảm chi phí khi vận hành kỹ thuật.
+ Nhiệm vụ sửa chữa thi công:
Giao dịch, tìm kiếm các đối tác để soạn thảo, ký kết hợp đồng về xây lắp, xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, sửa chữa...theo quy định.
Hoàn thiện các thủ tục hồ sơ về sửa chữa, định kỳ, duy tu, nâng cấp các hệ thống trang thiết bị, các hạng mục công trình tại khu đô thị.
Thực hiện chế độ tự hoạch toán khoán việc theo quy định của công ty. Đội vệ sinh chuyên nghiệp
Số nhân viên của đội là 46 người với 1 phân trưởng đội, 1 giám sát, 8 nhân viên làm sạch, 36 nhân viên duy trì.
Đội là đơn vị trực tiếp làm nhiệm vụ vệ sinh duy trì, làm sạch với chức năng: Thực hiện công tác làm sạch dân dụng và công nghiệp theo quy định của công ty và yêu cầu của khách hàng ( theo hợp đồng khoán).
Thực hiện chế độ tự hạch toán khoán việc theo lĩnh vực kinh doanh
Làm các thủ tục với các cơ quan hữu quan khác liên quan đến công tác kinh doanh dịch vụ như: đăng ký chất lượng, các hoá chất, quy định…
Tổ chăm sóc cây
Hiện tổ có 5 nhân viên chăm sóc cây.
Đây là đơn vị trực tíêp thực hiện các nhiệm vụ cụ thể về dịch vụ cây xanh như: Xây dựng kế hoạch, phương án tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể về dịch vụ cây xanh tại khu đô thị: nơi trồng, chủng loại, chăm sóc duy trì cây…
Thực hiện các nhiệm vụ về trồng cây, chăm sóc và duy trì cây xanh thuộc khu đô thị( vườn hoa, cây cảnh, cây lấy bóng ...) đảm bảo “xanh- sạch- đẹp”.
Thực hiện chế độ tự hạch toán khoán việc theo lĩnh vực kinh doanh. Trạm xử lý nước .
Hiện nay số nhân viên của trạm là 12 người: 1 Phân trưởng trạm, 11 nhân viên. Trạm là đơn vị trực tíêp sản xuất có nhiệm vụ khai thác, xử lý nước và kinh doanh nước sạch phục vụ nhân dân Khu đô thị với các chức năng:
Vận hành trạm, duy trì hoạt động tốt của hệ thống trang thiết bị lắp đặt phục vụ cấp nước cho nhân dân và các hoạt động của khu đô thị 24/ 24h.
Quản lý kiểm tra thường xuyên hệ thống an toàn, hệ thống kỹ thuật chung: hệ thống bơm sinh hoạt, bơm tăng áp…Duy trì chất lượng nước theo tiêu chuẩn nước sạch bằng cách kiểm tra, thay rửa bể theo quy trình đã phê duyệt.
Giải quyết các kiến nghị của khách hàng về nứơc, công tác bảo trì, bảo dưỡng hệ thống cấp thoát nước theo thẩm quyền và kiến nghị cách giải quyết.
Cụm quản trị đô thị
Hiện tại có 5 cụm quản trị đô thị với số nhân viên là 42 người trong đó mỗi cụm có 1 cụm trưởng và tổng số quản trị nhà là 38 người.
Là đơn vị trực tiếp quản lý các cụm toà nhà của khu đô thị với nhiệm vụ:
Quản lý các tài sản của các cụm nhà trong phạm vi quản lý: các toà nhà, các tài sản trang thiết bị, các hệ thống trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở hạ tầng…
Chăm sóc khách hàng: thường trực tại tầng 1, tầng hầm, những nơi được phân công 24/ 24h, Trực tiếp thu phí dịch vụ như: điện thoại, truyền hình...
Nắm vững tình trạng hoạt động của các cụm nhà: số lượng- chất lượng,tình trạng dân cư, các hệ thống kỹ thuật như camera, báo cháy, nổ, doorphone...Phát hiện sớm các sự cố kỹ thuật, an ninh trật tự để giải quyết.
Giải quyết các kiến nghị của khách hàng tại theo thẩm quyền. Đội bảo vệ
Đội bảo vệ bao gồm có 6 tổ bảo vệ với 149 nhân viên trong đó có 1 Chỉ huy trưởng, 3 Phó chỉ huy trưởng, 6 Tổ trưởng, 18 Ca trưởng ( ở 3ca: ca 1, ca 2, ca 3), 121 bảo vệ.
Nhiệm vụ của đội là: Duy trì và giữ gìn trật tự an ninh khu đô thị mà công ty quản lý; thực hiện trông giữ xe đạp xe máy, ôtô và các hệ thống trang thiết bị; giải quyết tức thời các sự cố.
2.1.4 Đặc điểm công nghệ, quy trình sản xuất của công ty
* Đặc điểm công nghệ của công ty
Là một đơn vị quản lý trực tiếp một số nhà chung cư cao tầng, công ty cũng đồng thời quản lý một khối lượng lớn các máy móc, thiết bị hiện đại, công nghệ cao. Đây là một gánh nặng lớn để quản lý, khai thác và vận hành máy móc sao cho đảm bảo an toàn và hiệu quả.
Ở mỗi toà nhà đều có một hệ thống thang máy( riêng toà nhà 34T có 9 thang máy ), hệ thống doorphone, loa phát thanh... Đây là hệ thống thiết bị cao cấp mà chỉ những ngôi nhà kiến trúc hiện đại và cao tầng mới sử dụng đến. Tại trạm bơm cũng