* Đặc điểm khách hàng và thị trường hoạt động
- Về khách hàng: Đối tượng khách hàng là những người có thu nhập cao, ổn định, không chỉ có người trong nước mà còn có người nước ngoài nhiều nước. Họ là những người bận rộn, khá khó tính, có tiền và cũng có đòi hỏi khá cao. Họ đến làm việc và sinh sống tại chung cư với một niềm tin sẽ được phục vụ chu đáo, tận tình theo đúng chi phí mà họ bỏ ra và thuận tiện cho công việc, cuộc sống của họ.
- Về thị trường: Kể từ khi thành lập, công ty có mục đích chính là quản lý khu chung cư theo chỉ định của Tổng công ty VINACONEX- Quản lý khu chung cư Trung hoà - Nhân chính. Ngoài ra công ty còn mở rộng hoạt động dịch vụ của mình ra các khu chung cư khác ngoài chỉ định của tổng công ty.
* Tình hình hoạt động của công ty
Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của công ty năm 2005, 2006
( Nguồn P. Tài chính kế hoạch )
S
TT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006
Tỷ lệ (%) 2006 so với năm 2005 1 Tổng doanh thu 15.678.340.787 20.479.401.946 130.6 2 Thu nhập khác+ tài chính 41.568.716 154.175.833 370.9 3 Tổng chi phí 14.621.830.846 17.305.890.209 118,3
4 Lợi nhuận sau thuế 790.616.633 2.395.935.050 303
Nhận xét : Ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty đang phát triển tốt. Tổng doanh thu năm 2005 là hơn15 tỷ. Đến năm 2006, tình hình kinh doanh của công ty lại càng phát triển hơn. Tổng doanh thu tăng lên hơn 20 tỷ, tương ứng tốc độ tăng hơn 30 %. Tương ứng là lợi nhuận sau thuế đạt hơn 2 tỷ, tức là tăng thêm 200 %. Lợi nhuận thu được chủ yếu qua các hoạt động của dịch vụ chăm sóc khách hàng. Dự định năm 2007 vẫn trên đà phát triển tiếp. Điều này thể hiện sự tin tưởng vào các loại dịch vụ chăm sóc khách hàng của khách hàng đối với công ty, khẳng
định phương châm đúng đắn của công ty là tận tâm phục vụ khách hàng đến mức tốt nhất.
- Quản lý chăm sóc khách hàng tại khu đô thị: Hoạt động quản lý chăm sóc khách hàng của công ty ngày càng mang lại hiệu quả cao, lượng khách hàng tới sinh sống và giao dịch tại khu đô thị ngày càng nhiều lên trong các năm qua.
- Dịch vụ trông giữ các phương tiện giao thông: Các phương tiện gửi vé tháng; các phương tiện gửi vé ngày.
- Xây dựng một số hạng mục nhằm nâng cao hiệu quả quản lý như hai bãi đỗ xe số 1 và số 2, lắp đặt các biển báo, biển cấm trên các tuyến đường nội bộ ...
- Tiếp nhận, vận hành và khai thác có hiệu quả Trạm cấp nước với khối lượng khai thác là trên 1 triệu m3 mỗi năm, trong đó: Cung cấp nước cho nhân dân; Cung cấp nước cho Công ty kinh doanh nước sạch Hà Nội theo hợp đồng bán buôn.
Bên cạnh đó công ty cố gắng tăng cường kiểm tra, áp dụng các biện pháp xử lý kỹ thuật kịp thời để nâng cao chất lượng cung cấp nước: xúc sả giếng khoan và đường ống, thay cọ bể tại các toà nhà....
- Đã thực hiện cung cấp dịch vụ vệ sinh tổng thể trên toàn bộ các vị trí sinh hoạt công cộng như: hành lang, sảnh chung, thang máy, công trình hạ tầng…
- Quản lý và chăm sóc cây xanh tại công viên, bồn hoa, các tuyến đường…
- Các dịch vụ kinh doanh thương mại: Dịch vụ bán hàng tại nhà: cung cấp nhu yếu phẩm...; dịch vụ chăm sóc căn hộ- Homecare: diệt côn trùng, sửa chữa, chuyển đồ; một số dịch vụ nhằm khai thác triệt để mặt bằng hiện có.
2.1.6 Cơ cấu và đặc điểm của đội ngũ lao động của công ty VINASINCO
* Cơ cấu lao động theo chức năng
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo chức năng
(Nguồn tự tổng hợp từ tài liệu của P.Tổ chức–hành chính)
Loại LĐ Năm 2006 Năm 2007
1. Lao động trực tiếp 226 77.7 241 77.2
Công nhân vệ sinh 46 15.8 50 16
Công nhân chăm sóc cây 4 1.4 5 1.6
Bảo vệ 142 48.8 149 47.7
Quản trị nhà 34 11.7 37 11.9
2. Lao động gián tiếp 65 22.3 71 22.8
Quản lý kỹ thuật 40 13.7 43 13.8
Quản lý kinh tế 11 3.8 13 4.2
Quản lý hành chính 14 4.8 15 4.8
3. Tổng lao động 291 100 312 100
Nhận xét: Ta nhận thấy rằng đặc điểm lao động của công ty là có rất ít sự biến động tại mọi thời điểm trong năm. Số lao động trực tiếp nằm trong các bộ phận khoán việc là chủ yếu như tổ chăm sóc cây, đội vệ sinh chuyên nghiệp…Tuy nhiên có thể thấy là số lượng bảo vệ đang chiếm một tỷ lệ khá lớn, có thể là do công ty, tuyển dụng và bố trí người chưa hợp lý. Số lượng lao động gián tiếp của công ty chiếm tỷ lệ nhỏ hơn nhiều với lao động trực tiếp. Đây là một điều đáng mừng, Tuy vậy số lượng lao động quản lý kinh tế cần tăng cường thêm để mở rộng các hoạt động kinh doanh của công ty.
Tỷ lệ số lao động gián tiếp có xu hướng tăng lên, lao động trực tiếp lại có xu hướng giảm đi nhưng khá ít, 0.5 % và số lao động trực tiếp vẫn chiếm một tỷ lệ khá lớn là 77.2 % năm 2007 nên đây không phải là điều đáng lo vì công ty đang cần thêm lao động quản lý.
* Tình hình sử dụng lao động trong công ty
Bảng 2.3: Tình hình hợp đồng lao động của công ty năm 2005, 2006, 2007
(Nguồn tự tổng hợp từ tài liệu của P.Tổ chức–hành chính)
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
Hợp đồng lao động chính thức 225 240 253
Hợp đồng lao động có thời hạn < 3 tháng 53 51 59
Trong đó: Hợp đồng lao động chính thức là hợp đồng có thời hạn trên 3 tháng: hợp đồng 6 tháng, 1 năm,…
Nhận Xét: Ta nhận thấy số lượng lao động có thời hạn < 3 tháng chiếm dưới 20 % và sự thay đổi qua các năm là không đáng kể. Đây hầu hết là những người lao động quá tuổi lao động đi làm thêm hoặc lao động đang trong thời gian thử việc.
Bảng 2.4: Chất lượng và cơ cấu lao động năm 2005, 2006, 2007
( Nguồn tự tổng hợp từ tài liệu của P.Tổ chức- hành chính)
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
số lượng % số lượng % số lượng % Tổng lao động 278 100 291 100 312 100 Giới tính Nam 184 66.2 195 67 202 64.7 Nữ 94 33.8 96 33 110 35.3 Trình độ học vấn Đại học, cao đẳng 60 21.6 65 22.3 75 24 Trung cấp 67 22.5 73 25 98 31.4 Sơ cấp 60 21.6 66 22.7 64 20.5
Không qua đào tạo
91 34.3 87 30 75 24.1
Nhận xét: Số lao động nữ qua các năm đang có sự tăng lên cả về số lượng và tỷ lệ %, năm 2007 tổng số lao động nữ chiếm 35.3 %, tăng 1.5 % so với năm 2005. Về trình độ học vấn ta thấy rằng số lao động không qua đào tạo là khá lớn, mặc dù vậy qua các năm thì số lượng lao động này đã giảm đi khá nhiều. Điều này có được là do công ty đã cố gắng cho lao động đi học các lớp ngắn hạn để có kiến thức sơ đẳng và có chiến dịch tuyển lao động có trình độ cao hơn. Vì vậy tỷ lệ tất cả các loại lao động này đều tăng lên, lao động đại học, cao đẳng năm 2007 là 24 %, tỷ lệ lao động không qua đào tạo giảm đáng kể, năm 2005 là 34.3 % thì đến năm 2007 chỉ 24.1 %. Đây là một điều đáng mừng cho hoạt động của công ty.
2.2 Thực trạng phân tích công việc tại công ty VINASINCO
Qua một thời gian thực tập tại công ty VINASINCO, em đã rút ra được một số các nhận xét về tình hình thực hiện công tác phân tích công việc như sau:
2.2.1 Công ty chưa có chương trình phân tích công việc được quy định thành văn bản định thành văn bản
Hiện tại, công ty vẫn chưa thực hiện bất kỳ một chương trình phân tích công việc nào cho các công việc trong công ty. Công ty chỉ hiện đang sử dụng một loại văn bản là các quy định về chức năng nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban. Văn bản này được đưa ra chi tiết tại Phụ lục 6. Ban lãnh đạo đã dựa vào quy định này để giao nhiệm vụ cho các bộ phận mà chịu trách nhiệm là trưởng phòng hoặc trưởng bộ phận. Văn bản này tuy có rõ ràng nhưng chưa cụ thể với các bộ phận đó.
Sau đó việc phân chia trách nhiệm cho các nhân viên là nhiệm vụ của trưởng bộ phận để phù hợp với trình độ và chuyên môn của họ.
Ví dụ:
1/ Phòng Quản lý và khai thác đô thị hiện có 8 nhân viên, chịu trách nhiệm về hai lĩnh vực là quản lý kỹ thuật và chăm sóc khách hàng thì sự phân chia công việc như sau:
Phụ trách phòng là một kiến trúc sư sẽ chịu trách nhiệm chung với tất cả các công việc của phòng được công ty giao và phân chia trách nhiệm cho các nhân viên của mình:
- Trong khâu quản lý kỹ thuật có 1 kỹ sư điện chịu trách nhiệm quản lý về điện, 1 kỹ sư cấp thoát nước chịu trách nhiệm quản lý về nước, 1 kỹ sư cao đẳng xây dựng chịu trách nhiệm về vấn đề xây dựng.
- Trong khâu chăm sóc khách hàng có 1 cử nhân luật chịu trách nhiệm quản lý các thông tin khách hàng, 1 công nhân nề và 1 cử nhân kinh tế chịu trách nhiệm quản lý phương tiện xe cộ: gửi vé tháng, vé ngày đối với xe đạp, xe máy, ôtô.
2/ Trong các cụm quản trị đô thị, cụm trưởng có trách nhiệm quản lý chung khu vực của mình về tài sản, con người; tổng hợp, báo cáo thông tin lại với công ty
Các quản trị nhà có trách nhiệm thực hiện tất cả các công việc như: tiếp dân; thu phí; theo dõi các tầng bằng camera; quản lý người dân, người ra vào; cung cấp các dịch vụ khi khách hàng cần,…trong khoảng thời gian mà mình làm việc. Công việc của ai trong ca làm việc của mình có trách nhiệm báo cáo lại với cụm trưởng.
Nhưng việc phân chia công việc này có một số nhược điểm là :
- Chỉ mang tính ước chừng, người lao động chịu trách nhiệm về một vấn đề nào đó, tuy nhiên chưa được liệt kê rõ ràng người lao động cần làm gì. Các công việc chỉ mới được đưa ra trong một thời gian dài mà chưa được định lượng.
- Việc phân chia trách nhiệm không đi kèm với quyền hạn, trách nhiệm và các vấn đề khác thuộc công việc như các yêu cầu công việc với người thực hiện, các tiêu chuẩn thực công việc.
- Việc phân chia này chỉ được thực hiện bằng cách trưởng bộ phận giao việc trực tiếp cho các nhân viên của mình mà không thông qua một văn bản giấy tờ nào.
Ngoài ra, mỗi tháng một lần công ty có tổ chức một buổi họp giao ban gồm giám đốc, phó giám đốc và các trưởng bộ phận nhưng không xác định rõ thời gian, tuỳ thuộc công việc của các bộ phận. Trong buổi họp các trưởng bộ phận báo cáo công việc của bộ phận mình, đưa ra kiến nghị. Phó giám đốc nêu ra ý kiến và đưa ra các công việc của tuần tiếp theo cho từng bộ phận. Sau đây là biên bản cuộc họp giao ban gần nhất ngày 26/03/2008.
Bảng 2.5: Biên bản họp giao ban hàng tháng
(Nguồn từ tài liệu của P.Tổ chức- hành chính)
BIÊN BẢN HỌP GIAO BAN I.Thời gian- địa điểm
Thời gian: 13h30 ngày 26 tháng 3 năm 2008 Địa điểm: Nhà điều hành trạm xử lý nước
II. Thành phần dự họp
Ban giám đốc và các đồng chí trưởng bộ phận trực thuộc công ty
III. Nội dung cuộc họp:
Tình hình thực hiện nhiệm vụ Công ty tháng 3/2008; Thông qua kế hoạch tháng 4/ 2008
Trong thời gian qua các phòng, đơn vị tiếp tục thực hiện nhiệm vụ được phân công; Những công việc trọng tâm cần được giải quyết trong thời gian sắp tới của các phòng, đơn vị cụ thể như sau:
1. Phòng kỹ thuật thi công:
- Triển khai gói thầu thảm bù bê tông nhựa hạt mịn và nâng cổ ga :
- Thông báo quyết định trúng thầu, đơn vị trúng thầu sẽ thi công song song với việc thương thảo hợp đồng
- Hồ sơ sửa chữa thi công khu đô thị năm 2007 hoàn thành ngày 28/3/2008 nộp phòng đầu tư tổng công ty.
- Nghiệm thu kết toán gói thầu điện, nước Nhà điều hành Trạm xử lý nước( xong trước ngày 5/4/2008)
- Lập kế hoạch sửa âm ly nhà 17T8, màn hình tivi nhà 17T3 xong ngày 29/3/2008
- Rà soát nhân sự và trình độ tay nghề của đội ngũ kỹ thuật Tổ vận hành.
2. Phòng quản lý đô thị
- Quyết toán nhà điều hành, mời Công ty 7 họp vào chiều thứ hai ngày 31/3 + Đốc thúc nhà thầu hoàn thành sơ đồ còn thiếu
+ Khắc phục, sửa chữa các phần việc còn chưa đạt yêu cầu
- Hoàn thành thủ tục lắp vách nhôm kính thach cao của nhà điều hành, chuyển phòng tài chính kế hoạch
- Lập kế hoạch tập huấn quản trị : xây dựng đề cương, lập kế hoạch tự đào tạo - Công tác chuẩn bị trải thảm bê tông:
+ Công văn gửi sở Hà Nội xin phép thi công công trình Ông Đoàn Châu Phong ký
+ Trước khi trải thảo bê tông nhựa: nạo vét cống ngầm
+ Thông báo tới toàn thể các hộ dân tại khu đô thị kế hoạch thi công thảm bê tông nhựa, nâng cổ ga
- Kiểm tra bảo trị điều hoà và trình tổng công ty kinh phí, kế hoạch bảo trì điều hoà các văn phòng cho thuê của tổng công ty
- Triển khai lắp đặt điều hoà văn phòng công ty
- Lập kế hoạch, phương án dự trù khi phí thay bể chứa ngầm bằng bể nổi tại nhà điều hành trạm xử lý nước
- Báo cáo kiểm kê tài sản trước 30/4/2008 + kiểm kê tại các cụm: 15/4
+ Tập hợp báo cáo: 30/4 * công tác quản trị :
- Triển khai công tác an toàn
- Hoàn thành việc dán danh sách số điện thoại của các văn phòng siêu thị cho thuê tại tầng 1 của các toà nhà và văn phòng nối.
- Các cụm trưởng tăng cường kiể, tra, giám sát việc thu tiền của các quản trị viên.
mùng 5 hàng tháng nộp danh sách các hộ dân thay đổi
- Các hộ dân chuyển đồ phải kiểm tra xem đã thu hết phí chưa trước khi chuyển
3. Trạm cấp nước
- Hợp đồng mua mới một bộ định lượng Clo - Thống kê hộ nhà vườn
4. Vệ sinh chuyên nghiệp
- Trang bị thêm một bộ máy chà sàn - Đề suất tăng lương cho đội chị Ngà
5. Tổ chăm sóc cây
- Tổ chăm sóc cây lập bảng thống kê số cây chết nhà 34T
6. Đội bảo vệ
- Kiểm tra toàn bộ bình cứu hoả trong các toà nhà, đề suất phương án nạo lại nếu cần thiết
- Kiểm tra đầu các vòi lăng cứu hoả tại các toà nhà - Xây dựng kế hoach dào tạo bảo vệ bắt đầu từ 15/4
7. Phòng kinh doanh & PTTT
- Theo dõi thanh quyết toán nhà điều hành trạm xử lý nước
- Thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng trung tâm sát hạch CNTT- Vitex - Thu hồi mặt bằng công ty CP Dệt lụa Vinasilk cho tổng công ty
- Đề suất giá cho thuê mặt bằng tầng 1 nhà điều hành
8. Phòng tài chính kế hoạch
- Thanh quyết toán công trình nhà điều hành, giữ lại 5% kinh phí bảo hành bao gồm cả phần phát sinh
- Chuyển sang ngân hàng nhà nước số tiền gửi của công ty - Thanh toán tiền lương qua thẻ
- Phát động phong trào thể dục thể thao
9. Phòng tổ chức hành chính
- Báo cáo kiểm kê ngày 30/4
- Tuyển bổ sung nhân sự cho đội bảo vệ