định thành văn bản
Hiện tại, công ty vẫn chưa thực hiện bất kỳ một chương trình phân tích công việc nào cho các công việc trong công ty. Công ty chỉ hiện đang sử dụng một loại văn bản là các quy định về chức năng nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban. Văn bản này được đưa ra chi tiết tại Phụ lục 6. Ban lãnh đạo đã dựa vào quy định này để giao nhiệm vụ cho các bộ phận mà chịu trách nhiệm là trưởng phòng hoặc trưởng bộ phận. Văn bản này tuy có rõ ràng nhưng chưa cụ thể với các bộ phận đó.
Sau đó việc phân chia trách nhiệm cho các nhân viên là nhiệm vụ của trưởng bộ phận để phù hợp với trình độ và chuyên môn của họ.
Ví dụ:
1/ Phòng Quản lý và khai thác đô thị hiện có 8 nhân viên, chịu trách nhiệm về hai lĩnh vực là quản lý kỹ thuật và chăm sóc khách hàng thì sự phân chia công việc như sau:
Phụ trách phòng là một kiến trúc sư sẽ chịu trách nhiệm chung với tất cả các công việc của phòng được công ty giao và phân chia trách nhiệm cho các nhân viên của mình:
- Trong khâu quản lý kỹ thuật có 1 kỹ sư điện chịu trách nhiệm quản lý về điện, 1 kỹ sư cấp thoát nước chịu trách nhiệm quản lý về nước, 1 kỹ sư cao đẳng xây dựng chịu trách nhiệm về vấn đề xây dựng.
- Trong khâu chăm sóc khách hàng có 1 cử nhân luật chịu trách nhiệm quản lý các thông tin khách hàng, 1 công nhân nề và 1 cử nhân kinh tế chịu trách nhiệm quản lý phương tiện xe cộ: gửi vé tháng, vé ngày đối với xe đạp, xe máy, ôtô.
2/ Trong các cụm quản trị đô thị, cụm trưởng có trách nhiệm quản lý chung khu vực của mình về tài sản, con người; tổng hợp, báo cáo thông tin lại với công ty
Các quản trị nhà có trách nhiệm thực hiện tất cả các công việc như: tiếp dân; thu phí; theo dõi các tầng bằng camera; quản lý người dân, người ra vào; cung cấp các dịch vụ khi khách hàng cần,…trong khoảng thời gian mà mình làm việc. Công việc của ai trong ca làm việc của mình có trách nhiệm báo cáo lại với cụm trưởng.
Nhưng việc phân chia công việc này có một số nhược điểm là :
- Chỉ mang tính ước chừng, người lao động chịu trách nhiệm về một vấn đề nào đó, tuy nhiên chưa được liệt kê rõ ràng người lao động cần làm gì. Các công việc chỉ mới được đưa ra trong một thời gian dài mà chưa được định lượng.
- Việc phân chia trách nhiệm không đi kèm với quyền hạn, trách nhiệm và các vấn đề khác thuộc công việc như các yêu cầu công việc với người thực hiện, các tiêu chuẩn thực công việc.
- Việc phân chia này chỉ được thực hiện bằng cách trưởng bộ phận giao việc trực tiếp cho các nhân viên của mình mà không thông qua một văn bản giấy tờ nào.
Ngoài ra, mỗi tháng một lần công ty có tổ chức một buổi họp giao ban gồm giám đốc, phó giám đốc và các trưởng bộ phận nhưng không xác định rõ thời gian, tuỳ thuộc công việc của các bộ phận. Trong buổi họp các trưởng bộ phận báo cáo công việc của bộ phận mình, đưa ra kiến nghị. Phó giám đốc nêu ra ý kiến và đưa ra các công việc của tuần tiếp theo cho từng bộ phận. Sau đây là biên bản cuộc họp giao ban gần nhất ngày 26/03/2008.
Bảng 2.5: Biên bản họp giao ban hàng tháng
(Nguồn từ tài liệu của P.Tổ chức- hành chính)
BIÊN BẢN HỌP GIAO BAN I.Thời gian- địa điểm
Thời gian: 13h30 ngày 26 tháng 3 năm 2008 Địa điểm: Nhà điều hành trạm xử lý nước
II. Thành phần dự họp
Ban giám đốc và các đồng chí trưởng bộ phận trực thuộc công ty
III. Nội dung cuộc họp:
Tình hình thực hiện nhiệm vụ Công ty tháng 3/2008; Thông qua kế hoạch tháng 4/ 2008
Trong thời gian qua các phòng, đơn vị tiếp tục thực hiện nhiệm vụ được phân công; Những công việc trọng tâm cần được giải quyết trong thời gian sắp tới của các phòng, đơn vị cụ thể như sau:
1. Phòng kỹ thuật thi công:
- Triển khai gói thầu thảm bù bê tông nhựa hạt mịn và nâng cổ ga :
- Thông báo quyết định trúng thầu, đơn vị trúng thầu sẽ thi công song song với việc thương thảo hợp đồng
- Hồ sơ sửa chữa thi công khu đô thị năm 2007 hoàn thành ngày 28/3/2008 nộp phòng đầu tư tổng công ty.
- Nghiệm thu kết toán gói thầu điện, nước Nhà điều hành Trạm xử lý nước( xong trước ngày 5/4/2008)
- Lập kế hoạch sửa âm ly nhà 17T8, màn hình tivi nhà 17T3 xong ngày 29/3/2008
- Rà soát nhân sự và trình độ tay nghề của đội ngũ kỹ thuật Tổ vận hành.
2. Phòng quản lý đô thị
- Quyết toán nhà điều hành, mời Công ty 7 họp vào chiều thứ hai ngày 31/3 + Đốc thúc nhà thầu hoàn thành sơ đồ còn thiếu
+ Khắc phục, sửa chữa các phần việc còn chưa đạt yêu cầu
- Hoàn thành thủ tục lắp vách nhôm kính thach cao của nhà điều hành, chuyển phòng tài chính kế hoạch
- Lập kế hoạch tập huấn quản trị : xây dựng đề cương, lập kế hoạch tự đào tạo - Công tác chuẩn bị trải thảm bê tông:
+ Công văn gửi sở Hà Nội xin phép thi công công trình Ông Đoàn Châu Phong ký
+ Trước khi trải thảo bê tông nhựa: nạo vét cống ngầm
+ Thông báo tới toàn thể các hộ dân tại khu đô thị kế hoạch thi công thảm bê tông nhựa, nâng cổ ga
- Kiểm tra bảo trị điều hoà và trình tổng công ty kinh phí, kế hoạch bảo trì điều hoà các văn phòng cho thuê của tổng công ty
- Triển khai lắp đặt điều hoà văn phòng công ty
- Lập kế hoạch, phương án dự trù khi phí thay bể chứa ngầm bằng bể nổi tại nhà điều hành trạm xử lý nước
- Báo cáo kiểm kê tài sản trước 30/4/2008 + kiểm kê tại các cụm: 15/4
+ Tập hợp báo cáo: 30/4 * công tác quản trị :
- Triển khai công tác an toàn
- Hoàn thành việc dán danh sách số điện thoại của các văn phòng siêu thị cho thuê tại tầng 1 của các toà nhà và văn phòng nối.
- Các cụm trưởng tăng cường kiể, tra, giám sát việc thu tiền của các quản trị viên.
mùng 5 hàng tháng nộp danh sách các hộ dân thay đổi
- Các hộ dân chuyển đồ phải kiểm tra xem đã thu hết phí chưa trước khi chuyển
3. Trạm cấp nước
- Hợp đồng mua mới một bộ định lượng Clo - Thống kê hộ nhà vườn
4. Vệ sinh chuyên nghiệp
- Trang bị thêm một bộ máy chà sàn - Đề suất tăng lương cho đội chị Ngà
5. Tổ chăm sóc cây
- Tổ chăm sóc cây lập bảng thống kê số cây chết nhà 34T
6. Đội bảo vệ
- Kiểm tra toàn bộ bình cứu hoả trong các toà nhà, đề suất phương án nạo lại nếu cần thiết
- Kiểm tra đầu các vòi lăng cứu hoả tại các toà nhà - Xây dựng kế hoach dào tạo bảo vệ bắt đầu từ 15/4
7. Phòng kinh doanh & PTTT
- Theo dõi thanh quyết toán nhà điều hành trạm xử lý nước
- Thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng trung tâm sát hạch CNTT- Vitex - Thu hồi mặt bằng công ty CP Dệt lụa Vinasilk cho tổng công ty
- Đề suất giá cho thuê mặt bằng tầng 1 nhà điều hành
8. Phòng tài chính kế hoạch
- Thanh quyết toán công trình nhà điều hành, giữ lại 5% kinh phí bảo hành bao gồm cả phần phát sinh
- Chuyển sang ngân hàng nhà nước số tiền gửi của công ty - Thanh toán tiền lương qua thẻ
- Phát động phong trào thể dục thể thao
9. Phòng tổ chức hành chính
- Báo cáo kiểm kê ngày 30/4
- Tuyển bổ sung nhân sự cho đội bảo vệ
Nhận xét: Như vậy biên bản họp giao ban công ty hàng tháng như là một phương hướng thực hiện công việc, nhằm giám sát tiến độ thực hiện công việc các bộ phận trong thời gian ngắn, các công việc được mô tả ngắn gọn. Sau đó các trưởng bộ phận sẽ giao công việc cho các nhân viên của mình bằng cách trực tiếp giao việc theo từng mảng công việc như trên nên thường thì có người phải xử lý rất nhiều công việc một lúc, có người lại rỗi rãi trong cùng một khoảng thời gian ấy đối với các nhiệm vụ của mình.
2.2.2 Phòng Tổ chức hành chính chưa có các cán bộ được đào tạo về chuyên môn nhân sự
Vì hiện nay công ty mới chỉ có quy mô nhỏ, tầm 300 nhân viên nên phòng Tổ chức hành chính hiện có các nhân viên chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự là:
1 phó trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý các công việc chung, cán bộ này là cử nhân luật.
1 nhân viên hành chính lo về các văn bản giấy tờ, nhân viên này đã tốt nghiệp trung cấp tin học
1 nhân viên nhân sự chuyên về vấn đề bảo hiểm xã hội, lương, tuyển dụng, cán bộ này đã tốt nghiệp chuyên ngành luật
2 nhân viên chịu trách nhiệm về vấn đề an toàn lao động, phòng chống cháy nổ thì có một người là kỹ sư điện tử viễn thông, một người học hết PTTH.
Các cán bộ trong phòng là những người có trình độ nhưng chưa được đào tạo chuyên môn về công tác quản lý nhân sự đặc biệt là thực hiện công tác phân tích công việc nên họ chưa hiểu nhiều về phân tích công việc và tầm quan trọng của nó. Công ty cũng chưa tổ chức các khoá đào tạo hoặc khuyến khích nhân viên phòng Tổ chức đi đào tạo về công tác quản lý nhân lực. Vì vậy công tác phân tích công việc tại công ty là chưa được thực hiện đúng quy cách và gặp phải nhiều khó khăn.
2.2.3 Bản thân công ty chưa ý thức được sự quan trọng của phân tích công việc công việc
Vì ban giám đốc còn thiếu kiến thức và kỹ năng về quản lý nhân lực nên công ty chưa nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của các các công tác đó đặc biệt là phân tích công việc với các hoạt động quản trị nhân lực và với công cuộc phát triển trong tương lai của công ty nên không có chính sách quan tâm, chú trọng, hỗ trợ cho công tác này cả về nhân lực và vật lực. Vì vậy các cán bộ trong phòng quản lý nguồn nhân lực của công ty đến nay vẫn chưa được tiếp xúc với phân tích công việc mang tính chuyên nghiệp. Công ty chưa quy định rõ ràng bằng văn bản nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cũng như các tiêu chuẩn thực hiện công việc củan người
lao động ở từng công việc nên diễn ra tình trạng:
- Một chương trình phân tích công việc hoàn thiện cho tất cả các vị trí thì công việc của mỗi một người sẽ được quy định rõ ràng, không có sự chồng chéo trong công việc, cũng như tránh tình trạng có người nhiều việc, nhiều người nhàn rỗi nhưng hiện tại vẫn còn nhiều vấn đề cần đề cập đến. Trong phòng Tổ chức hành chính, nhân viên nhân sự phải đảm trách nhiều công việc như bảo hiểm xã hội, tuyển dụng, lương, đào tạo…Công việc của người này là rất nhiều trong khi đó cán bộ về an toàn lao động, cán bộ phòng chống cháy nổ thì công việc là không thường xuyên và công việc khá đơn giản. Công việc của 2 người này là tổ chức đào tạo về hai khâu này cho các cán bộ và nhân viên chuyên môn 1 năm 4 lần, mua bán trang thiết bị và quản lý các vấn đề có liên quan. Điều đó đã gây ra tình trạng mất cân đối, người làm ít, người làm nhiều.
- Hiện nay công việc không đi liền với trách nhiệm. Tại các cụm quản trị đô thị có một tình trạng chung là khi các quản trị nhà hoặc cụm phó mắc lỗi thì dù vì lý do gì thì cụm trưởng vẫn là người chịu trách nhiệm nhiều nhất trước công ty, khách hàng và đồng thời cũng bị phạt theo hạn mức của mình.
Như vậy công tác phân tích công việc tại công ty VINASINCO đã chưa được thực hiện đúng quy cách do ban lãnh đạo công ty còn thiếu hiểu biết về quản lý nguồn nhân lực đặc biệt là công tác phân tích công việc gây ra những tình trạng không có lợi cho sự thực hiện công việc của các nhân viên và ảnh hưởng đến các công tác quản trị nhân lực khác. Vì vậy công ty cần có cái nhìn mới về công tác phân tích công việc, có vậy hoạt động quản trị nhân lực của công ty sẽ ngày một hoàn thiện tốt hơn.
2.3 Thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc tại công ty VINASINCO
Trong quá trình thực tập, em đã được nghiên cứu, tìm hiểu về công ty và được biết công ty đã tiến hành đánh giá thực hiện công việc, em rút ra một số nhận xét sau đây:
2.3.1 Các văn bản công ty hiện đang sử dụng
Hiện nay công ty có sử dụng văn bản quy định cách đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là phần 2 trong mục II của văn bản “ Thông tin chung về công ty cổ phần VINASINCO ”( Xem Phụ lục 7) để quy định cách đánh giá chất lượng hoàn thành nhiệm vụ đối với đối tượng trả theo lương tháng và đối tượng trả theo lương khoán.
Ngoài ra công ty mới ban hành một văn bản là:
Bảng 2.6: Quy định tạm thời về tiêu chuẩn xét hệ số K
TỔNG CÔNG TY VINACONEX CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY VINASINCO ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC
QUY ĐỊNH TẠM THỜI
TIÊU CHUẨN XÉT HỆ SỐ K- THU NHẬP HÀNG THÁNG, MỨC THƯỞNG NĂM
A. HÀNG THÁNG: KT
TT
CHỈ TIÊU MỨC ĐỘ ĐIỂM
I Mức độ hoàn thành nhiệm vụ
Căn cứ vào nội dung công việc được giao, kết quả thực hiện của cá nhân
75
1 Khối lượng công việc Hoàn thành 90 % trở lên 40
Đạt từ 75% đến 90 % 25-39 Đạt từ 60 % đến 75 % 14-24 Đạt từ 40 % đến 60 % 1-13
Dưới 40 % 0
2 Chất lượng và hiệu quả công việc Tốt 35
Khá 30
Trung bình 20
Thấp 10
Kém 0
II Thời gian làm việc và kỷ luật lao động
25
1 Thời gian làm việc- Tính trung bình / tháng
26 ngày công, không tính nghỉ chế độ( phép, ốm)
Lớn hơn 23 công 10
Từ 14 đến 22 công 5-9 Từ 10 đến 13 công 1-4
Dưới 10 công 0
2 Chấp hành nội quy, kỷ luật lao động 15
A Đi muộn, về sớm - Không vi phạm
- Sai phạm 2 lần trong các lỗi
15
B Vi phạm quy định đồng phục 10
C Làm việc riêng, sai vị trí làm việc
- Sai phạm 3 lần trong các lỗi a,b,c,d hoặc sai phạm 1 lần lỗi e
E Không chấp hành theo chỉ đạo của lãnh đạo
BẢNG ĐIỂM XẾP LOẠI
LOẠI A B C
Điểm quy định 80-100 60-80 < 60
Hệ số Kt 1 0.9 0.8
% Tổng thu nhập tương đương 100 % 90 % 80 %
KT: HỆ SỐ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ CHẤP HÀNH NỘI QUY, KỶ LUẬT LAO ĐỘNG ĐƯỢC THỰC HIỆN THEO CHẾ ĐỘ BÌNH XÉT HÀNG THÁNG
- TRƯỜNG HỢP PHẠM LỖI CÓ HỆ THỐNG( 3 THÁNG VI PHẠM LIÊN TIẾP) SẼ HẠ THÊM MỘT MỨC XẾP LOẠI THEO THÁNG CUỖI CÙNG.
B. HÀNG NĂM:
KN= ∑KT/ 12
CĂN CỨ VÀO HỆ SỐ KN ĐỂ XÉT THƯỞNG NĂM
CHỦ TỊCH CÔNG ĐOÀN GIÁM ĐỐC
Văn bản này mới được thông báo đến người lao động trong công ty ngày 28/4/2008, được dùng để bổ sung cho văn bản trước và sẽ được đưa vào thực hiện từ ngày 15/5/ 2008. Trước kia các quy định này chỉ được phổ biến bằng miệng khi người lao động vào làm việc tại công ty bởi người cán bộ quản lý trực tiếp thì nay