3 Vi phạm HĐ : thời hạn, số lượng Khụng phạm vi 20 đ1 lần vi phạm/năm 1 0đ > 1 lần vi phạm/năm 0đ
2.3.3 Kiểm soỏt nguyờn liệu tồn trữ
• Mục đớch :
Đưa ra cỏch thức trong việc điều động nguyờn liệu cung cấp cho sản xuất , dự trữ, luõn chuyển nội bộ, và quản lý nhập xuất lưu trữ nguyờn liệu , thành phẩm ,bao bỡ nhằm đỏp ứng đỳng đủ và kịp thời phục vụ cho sản xuất .
• Phạm vi ỏp dụng :
Đối tượng ỏp dụng : Nguyờn liệu , Thành phẩm , Bao bỡ .
Trỏch nhiệm ỏp dụng : Cỏc bộ phõn: mua hàng , KCS, Sản xuất, Quản lý kho, Vận chuyển và Cụng thức
• Quy trỡnh thực hiện
Bước 1:
Kết hợp tồn kho đầu kỳ, kế hoạch mua hàng do phũng mua hàng chuyển đến và kế hoạch sử dụng trong kỳ do BP sản xuất chuyển đến để lờn bảng cõn đối nhu cầu nguyờn liệu cần cho sản xuất và dự trữ (biểu mẫu : TT-7.5.5-01/BM01)
Nếu tồn kho ở trong nhà mỏy khụng đủ cho việc sử dụng và khụng nhận bất kỳ một thụng tin nào về việc mua hàng thỡ làm thụng bỏo gởi cho phũng mua hàng và phũng cụng thức xem xột bằng email.
Bước 2:
Lập bảng kế hoạch điều hàng hàng tuần đối với tất cả cỏc kho ngoài nhà mỏy BH theo biểu mẫu : (TT-7.5.5-01/BM02), gởi bảng kế hoạch này cho cỏc bộ phận liờn quan : vận chuyển , cỏc thủ kho , bốc xếp cũn đối với cỏc kho xa thỡ thụng bỏo bằng điện thoại ..
Bước 3:
Cỏc thủ kho khi nhận được thụng tin từ Quản lý kho và bộ phận Vận Chuyển sẽ tiến hành xuất kho, lập phiếu xuất kho kiờm VCNB và cỏc chứng từ liờn quan cần thiết cho việc đi đường .
Bước 4:
Khi hàng về đến nhà mỏy, cỏc thủ kho , nhõn viờn kho khi tiếp nhận cỏc chứng từ liờn quan từ người đại diện phương tiện vận chuyển sẽ lờn kế hoạch dọn kho , sắp xếp kho … Đối với hàng vận chuyển bằng đường bộ thỡ tiến hành nhận hàng trong ngày hoặc ngày kế tiếp , đối với hàng vận chuyển bằng đường thủy thỡ cú thể căn cứ vào nhu cầu sản xuất trong ngày , nhu cầu cần phải giải phúng phương tiện , hoặc cú mặt bằng kho bói thỡ tiến hành nhận hàng . Xem chi tiết ở cỏc hướng dẫn cụng việc.
Bước 5 :
Trước và trong khi nhập hàng thỡ KCS sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng, xem thủ tục TT-8.2.4-01 của KCS .
Đối với cỏc loại nguyờn liệu cần phải phõn tớch ở cỏc đơn vị ngoài hoặc chờ kết quả của trung tõm kiểm dịch ( hàng nhập khẩu ) thỡ vẫn tiến hành nhập kho ( xem bước 11 ) nhưng dỏn bảng “ CHƯA ĐƯỢC SỬ DỤNG “ hoặc “ CHỜ PHÂN TÍCH “ …, được quản lý theo thủ tục TT-7.5.3-01 , TT-8.3.0-01 . Khi cú phiếu kiểm của KCS nếu đạt thỡ làm phiếu nhập kho , khụng đạt trả lại khỏch hàng.
Bước 6 :
Cỏc thủ kho , nhõn viờn kho khi nhập xong hàng làm bỏo cỏo , cập nhật vào bảng tồn kho , sơ đồ kho , dỏn nhón cõy hàng để dễ dàng nhận dạng và truy tỡm nguồn gốc sản xuất TT-7.5.3-01 và nhận phiếu kiểm theo mẫu TT-8.2.4-01/BM01
Xem cụ thể ở cỏc hướng dẫn cụng việc HD-7.5.5-01/01 , HD-7.5.5-01/02 , HD- 7.5.5-01/03 , HD-7.5.5-01/04 ).
Bước 7 :
Bộ phận KCS sẽ tiến hành kiểm tra định kỳ tất cả cỏc kho . ( xem thủ tục TT-8.3- 0-01 , TT-8.2.4-01, TT-7.5.3-01 ). Nhận bỏo cỏo kiểm tra chất lượng lưu kho từ KCS theo biểu mẫu TT-8.2.4-01/BM02.
Bước 8 :
Tổng hợp bỏo cỏo tồn kho nguyờn liệu hàng tuần theo Biểu mẫu TT-7.5.5- 01/BM04.