111, 112, 152, 334 627,641,642 Tập hợp chi phớ sửa chữa thường xuyờn TSCĐHH
2.1.4. Tỡnh hỡnh tổ chức hạch toỏn tại cụng ty.
2.1.4.1. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Xuất phỏt từ đặc điểm kinh doanh, bộ mỏy kế toỏn Vietrans được tổ chức vừa tập trung vừa phõn tỏn. Nghĩa là, ở mỗi chi nhỏnh tuỳ theo quy mụ và mức độ phõn cấp quản lý sẽ tổ chức hạch toỏn cho phự hợp. Hầu hết cỏc chi nhỏnh của Vietrans đều cú tư cỏch phỏp nhõn được ký kết hợp đồng kinh doanh và tổ chức kế toỏn cho chi nhỏnh của mỡnh. Hàng quý, cỏc chi nhỏnh phải lập bỏo cỏo tài chớnh nộp về trụ sở chớnh của cụng ty. Toàn cụng ty cú ban giao nhận ngoại thương Bến Thuỷ và chi nhỏnh Tp Hồ Chớ Minh là khụng cú tổ chức kế toỏn riờng, chỉ thực hiện chế độ ghi chộp ban đầu, lập chứng từ rồi gửi bản gốc về Hà Nội để hạch toỏn ghi sổ.
Trụ sở chớnh 13 Lý Nam Đế cú hai phũng kế toỏn: phũng kế toỏn tài vụ và phũng kế toỏn tổng hợp. Phũng kế toỏn tài vụ cú nhiệm vụ hạch toỏn và lập bỏo cỏo tổng hợp cho Vietrans Hà Nội và cỏc tổ chức khụng cú bộ mỏy kế toỏn riờng. Phũng kế toỏn tổng hợp cú nhiệm vụ tổng hợp và lập bỏo cỏo cho toàn cụng ty trờn cơ sở bỏo cỏo được gửi đến từ cỏc chi nhỏnh và bỏo cỏo do phũng tài vụ cung cấp.
Sau đõy là sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại phũng kế toỏn tài vụ:
SV: Hoàng Thị Thu Trang Lớp:K41/21.0229
Kế toỏn trưởng Kế toỏn tổng hợp TSCĐ, Kế toỏn tiền lương và Kế toỏn quỹ và thuế Kế toỏn tạm ứng, PThu, Kế toỏn ngõn hàng Kế toỏn thanh toỏn Kế toỏn kho và đội xe
Phũng kế toỏn tài vụ cú 8 kế toỏn được tổ chức như sau:
- Kế toỏn trưởng: phụ trỏch chung cụng việc của phũng kế toỏn, chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc về toàn bộ cụng tỏc tài chớnh của cụng ty như tổ chức cụng tỏc kế toỏn gọn nhẹ phự hợp với tớnh chất kinh doanh, lập đầy đủ và nộp đỳng hạn bỏo cỏo tư, tiền vốn của cụng ty.
- Kế toỏn chịu trỏch nhiệm về phần kế toỏn tài sản cố định, phớ quản lý, vào sổ chữ T, lập bảng cõn đối kế toỏn, thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh và cỏc bỏo cỏo giải trỡnh khỏc theo yờu cầu quản lý.
- Kế toỏn tiền lương và cụng cụ dụng cụ: hạch toỏn tiền lương, tiền thưởng, BHXH, cỏc khoản khấu trừ vào lương, cỏc khoản thu nhập khỏc, theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất và sử dụng cụng cụ dụng cụ của cỏc phũng, tớnh và phõn bổ giỏ trị CCDC vào phớ quản lý và chi phớ của cỏc phũng.
- Kế toỏn ngõn hàng: hạch toỏn tiền gửi ngõn hàng, hoàn chỉnh cỏc bộ chứng từ, thanh toỏn và gửi ra ngõn hàng kịp thời, đụn đốc việc thanh toỏn của ngõn hàng.
- Kế toỏn thanh toỏn: hạch toỏn cỏc khoản phải thu, phải trả, viết phiếu thu, phiếu chi.
- Kế toỏn quỹ và thuế: quản lý và hạch toỏn cỏc khoản vốn bằng tiền, phản ỏnh số hiện cú, tỡnh hỡnh tăng giảm quỹ tiền mặt. Kiểm tra tớnh hợp phỏp của cỏc chứng từ thanh toỏn bảo quản và lưu trữ theo quy định, kờ khai và hạch toỏn thuế, nộp thuế.
-Kế toỏn kho và đội xe: Phụ trỏch cỏc nghiệp vụ liờn quan đến kho và đội xe.
Ngoài ra mỗi kế toỏn đều phải chịu trỏch nhiệm tập hợp chi phớ, theo dừi doanh thu và xỏc định kết quả kinh doanh của cỏc phũng nghiệp vụ do kế toỏn phần hành cung cấp. Sau đú kết quả kinh doanh của cỏc phũng nghiệp vụ do kế toỏn phần hành cung cấp được kế toỏn sử dụng để tổng hợp kết quả kinh doanh của cả cụng ty lờn bỏo cỏo tài chớnh.
2.1.4.2. Tổ chức hạch toỏn kế toỏn tại Vietrans. 2.1.4.2.1 Tổ chức chứng từ kế toỏn.
Để hạch toỏn ban đầu cỏc nghiệp vụ, Vietrans sử dụng hệ thống mẫu chứng từ do Bộ tài chớnh ban hành. Ngoài ra cụng ty cũn sử dụng một số chứng từ khỏc như:
- Giấy thanh toỏn: là chứng từ dựng để yờu cầu được thanh toỏn đối với cỏc nghiệp vụ đó chi.
- Phiếu kế toỏn: là chứng từ dựng để ghi lại cỏc nghiệp vụ khụng cú chứng từ riờng, ghi chộp cỏc nghiệp vụ kết chuyển.
- Giấy bỏo nợ: là chứng từ được sử dụng để đụn đốc cỏc phũng nghiệp vụ thu và nộp cỏc khoản tạm ứng, thu từ cỏc nghiệp vụ đó thực hiện.
- Giấy đề nghị thu tiền: là chứng từ do cỏc phũng nghiệp vụ lập đề nghị phũng kế toỏn lập phiếu thu để nộp tiền vào quỹ cụng ty.
2.1.4.2.2.Tổ chức tài khoản kế toỏn:
Hệ thống tài khoản kế toỏn: Cụng ty sử dụng hầu hết cỏc tài khoản trong chế độ kế toỏn hiện hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC, trừ một số tài khoản như 128, 129, 155, 157, 212, …Sở dĩ như vậy là vỡ đặc trưng của cụng ty là cú nhiều nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tương đương với cỏc phũng ban trong cụng ty nờn việc sử dụng tài khoản này là khụng phự hợp với việc hạch toỏn đồng thời làm cho hệ thống tài khoản mà cụng ty đang sử dụng trở nờn dài dũng hơn, phức tạp hơn.
2.1.4.2.3.Tổ chức sổ sỏch kế toỏn:
Vietrans hiện đang ỏp dụng hỡnh thức “Chứng từ ghi sổ” để hạch toỏn tổng hợp,tuy nhiờn cú cải tiến đụi chỳt sang hỡnh thức Nhật ký chung vỡ cụng tỏc kế toỏn hiện tại ở cụng ty vẫn ỏp dụng theo cỏc phương phỏp ghi chộp thủ cụng đơn giản. Vỡ vậy, để kiểm tra, đối chiếu số liệu dễ dàng, thuận tiện trong phõn cụng lao động kế toỏn phự hợp thỡ sổ kế toỏn mở như sau:
* Sổ kế toỏn chi tiết
“Sổ theo dừi TK”… là sổ kế toỏn chi tiết do kế toỏn phần hành lập theo yờu cầu quản lý và hạch toỏn chi tiết. Sổ được mở riờng cho từng tài khoản được lập trờn cơ sở chứng từ gốc.
Kế toỏn phần hành cũng cú thể mở thờm một số cột theo nhu cầu theo dừi chi tiết phần hành mà mỡnh phụ trỏch.
Số liệu trờn sổ kế toỏn chi tiết sau đú được dựng để đối chiếu với Nhật biờn và sổ cỏi .
* Sổ kế toỏn tổng hợp bao gồm:
Nhật biờn: do kế toỏn phần hành lập để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế theo nội dung kinh tế.Cú cỏc loại nhật biờn sau:
-Nhật biờn thu chi quỹ: ghi Nợ/Cú TK 111, đối ứng Cú/Nợ cỏc TK liờn quan -Nhật biờn ngõn hàng: ghi Nợ/Cú TK 112, đối ứng Cú/Nợ cỏc TK liờn quan -Nhật biờn nhiờn liệu: ghi Nợ/Cú TK 1522, đối ứng Cú/Nợ cỏc TK liờn quan -Nhật biờn vật liệu: ghi Nợ/Cú TK1521, đối ứng với Cú/Nợ cỏc TK liờn quan
- Nhật biờn TSCĐ: ghi Nợ/Cú TK211, đối ứng với Cú/Nợ cỏc TK liờn quan - Nhật biờn chi phớ và giỏ thành.
Kế toỏn phần hành cũng cú thể thờm vào cỏc cột vào Nhật biờn cho phự hợp với yờu cầu của từng loại Nhật biờn.
Nhật biờn được lập hàng ngày trờn cơ sở phiếu kế toỏn. Cuối quý, kế toỏn cộng Nhật biờn, tớnh tổng quỏt phỏt sinh nợ cú của từng tài khoản.
Sổ chữ T: là sổ tổng hợp được lập vào cuối mỗi quý để tổng hợp phỏt sinh của tất cả cỏc tài khoản.
Sổ chữ T do kế toỏn tổng hợp lập trờn cơ sở Nhật biờn. Cuối quý, cộng sổ chữ T để đảm bảo phỏt sinh Nợ bằng tổng phỏt sinh Cú, sau đú sử dụng để lờn sổ Cỏi cỏc tài khoản.
Sổ cỏi cỏc tài khoản mới đưa vào sử dụng ở bộ phận kế toỏn để khắc phục nhược điểm của sổ chữ T là khụng theo dừi được số dư đầu kỡ và cuối kỡ mà chỉ theo dừi được số phỏt sinh trong kỡ của tài khoản.
Chứng từ gốc Phiếu kế toỏn
Nhật biờn Sổ chữ T
Bảng cõn đối số PS
Sổ kế toỏn chi tiết
Bỏo cỏo tài chớnh
Cuối quý, kế toỏn căn cứ vào sổ cỏi so sỏnh với sổ chi tiết để lập bảng cõn đối số phỏt sinh và lờn bỏo cỏo tài chớnh
* Trỡnh tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, phiếu kế toỏn… kế toỏn ghi sổ chi tiết và cỏc nhật biờn. Cuối mỗi quý khoỏ sổ, tớnh tổng số tiền của cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trờn Nhật biờn từ đú đưa số liệu vào sổ cỏi cỏc tài khoản. Sau khi khớp đỳng số liệu với sổ chi tiết, số liệu trờn Nhật biờn được sử dụng để vào sổ chữ T và sổ cỏi cỏc tài khoản.
Trỡnh tự ghi sổ được thể hiện trờn sơ đồ sau:
Sổ cỏi tài khoản
: Ghi hàng ngày :Quan hệ đối chiếu : Ghi định kỳ