111, 112, 152, 334 627,641,642 Tập hợp chi phớ sửa chữa thường xuyờn TSCĐHH
2.2. TỔ CHỨC KẾ TOÁN TSCĐHH TẠI CễNG TY GNKV NGOẠI THƯƠNG 1.Đặc điểm, phõn loại và tổ chức quản lý TSCĐHH.
2.2.1.Đặc điểm, phõn loại và tổ chức quản lý TSCĐHH.
2.2.1.1. Đặc điểm, phõn loại TSCĐHH.
TSCĐHH là một bộ phận quan trọng của vốn cố định, là yếu tố đầu tiờn cần thiết cho hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đặc biệt, đối với Vietrans là một đơn vị chuyờn kinh doanh dịch vụ vận tải và giao nhận với mạng lưới chi nhỏnh và cỏc đơn vị cơ sở rộng khắp nờn hơn bao giờ hết TSCĐHH là yếu tố sống cũn đối với hiệu quả sản xuất kinh doanh của cụng ty. TSCĐHH
33 Sổ cỏi tài khoản
của cụng ty đa dạng về chủng loại với tớnh năng kỹ thuật và cụng suất thiết kế khỏc nhau tuỳ thuộc vào yờu cầu sử dụng của từng bộ phận.
- TSCĐHH dựng cho bộ phận văn phũng bao gồm: Mỏy vi tớnh, mỏy in, mỏy Fax, mỏy điều hoà…
- TSCĐHH dựng cho hoạt động kinh doanh dịch vụ bao gồm: Kho bói, phương tiện vận tải, phương tiện bốc dỡ…
Những TSCĐHH này được đầu tư bằng nhiều nguồn vốn khỏc nhau.Vỡ vậy, để tạo thuận lợi cho việc quản lý và hạch toỏn kế toỏn, kế toỏn phõn chia TSCĐHH theo cỏc đặc thự dựa vào một số tiờu thức cụ thể sau:
* Phõn loại theo nguồn hỡnh thành: Căn cứ vào nguồn hỡnh thành TSCĐHH của cụng ty được chia thành 2 loại:
- TSCĐHH thuộc nguồn ngõn sỏch chiếm 12% trờn tổng tài sản.
- TSCĐHH thuộc nguồn vốn bổ sung của doanh nghiệp chiếm 88% trờn tổng tài sản.
Cỏch phõn loại này chỉ rừ nguồn hỡnh thành từ đú cú kế hoạch bự đắp, bảo toàn nguồn vốn bằng cỏc phương phỏp thớch hợp, đồng thời là căn cứ để phõn tớch tỡnh hỡnh tài chớnh của doanh nghiệp là vững chắc hay phụ thuộc vào cỏc đơn vị khỏc. Giỳp cụng ty cõn nhắc tớnh toỏn khấu hao thu hồi vốn để đảm bảo cú nguồn trang trải vốn vay đồng thời thực hiện nghĩa vụ với ngõn sỏch Nhà nước.
* Phõn loại theo đặc trưng kỹ thuật: theo cỏch phõn loại này TSCĐHH được chia thành những loại sau:
- Nhà cửa, vật kiến trỳc: chiếm 68% trờn tổng tài sản. - Phương tiện vận tải: Chiếm 19% trờn tổng tài sản. - Dụng cụ quản lý: Chiếm 13% trờn tổng tài sản.
Cỏch phõn loại theo tiờu thức này giỳp cho việc quản lý, hạch toỏn chi tiết, cụ thể theo từng loại, từng nhúm TSCĐHH và cú phương phỏp khấu hao thớch hợp với từng loại.
2.2.1.2. Tổ chức quản lý TSCĐHH tại Cụng ty GNKV ngoại thương.
Là cụng ty chuyờn kinh doanh cỏc dịch vụ về giao nhận vận tải nờn quy mụ TSCĐHH rất lớn cả về số lượng và chủng loại. Do đú, việc tổ chức quản lý, sử dụng TSCĐHH một cỏch khoa học là yờu cầu thiết yếu để Cụng ty nõng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSCĐHH.
TSCĐHH ở Vietrans được tổ chức theo từng đối tượng ghi TSCĐHH ở bộ phận kế toỏn và ở cỏc đơn vị, bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐHH theo cỏc chỉ tiờu giỏ trị và hiện vật.
Từng TSCĐHH trước khi điều chuyển đến cỏc bộ phận để sử dụng đều được phõn định trỏch nhiệm rừ ràng. Người được phõn cụng quản lý trực tiếp phải chịu trỏch nhiệm toàn bộ về tỡnh hỡnh tài sản, đồng thời cú chế độ khen thưởng kịp thời. Điều này giỳp cho người quản lý cú trỏch nhiệm với TSCĐ mà mỡnh được giao và cú chế độ bảo quản trong quỏ trỡnh sử dụng.
Trong quỏ trỡnh sử dụng nếu phỏt sinh hỏng húc, bộ phận sử dụng phải thụng bỏo với lónh đạo xin ý kiến để cú kế hoạch sửa chữa kịp thời. Định kỳ tiến hành sửa chữa, nõng cấp và cõn đối dự trự cỏc loại vật tư chủ yếu để thay thế, trỏnh tỡnh trạng để tài sản xuống cấp, lỗi thời dẫn đến việc khai thỏc TSCĐHH kộm hiệu quả và khụng phự hợp với yờu cầu sử dụng.
Tại cụng ty, định kỳ tiến hành kiểm kờ TSCĐHH để hàng năm thực hiện tổng kiểm kờ tài sản, đỏnh giỏ chất lượng và giỏ trị cũn lại của từng TSCĐHH, để cú quyết định xử lý. Kế toỏn phản ỏnh kịp thời biến động TSCĐHH của Cụng ty, từ đú phõn bổ và điểu chỉnh mức khấu hao phự hợp, trỏnh thất thoỏt tài sản cũng như đảm bảo nguồn vốn khấu hao nhằm tỏi đầu tư TSCĐHH.
2.2.1.3.Thực trạng tổ chức quản lý TSCĐHH tại cụng ty.
Thụng qua kiểm tra hiệu quả sử dụng vốn cố định, nhà quản lý cú được căn cứ xỏc đỏng để đưa ra cỏc quyết định về mặt tài chớnh như: điều chỉnh quy mụ và cơ cấu vốn đầu tư, đầu tư mới hay hiện đại hoỏ TSCĐHH , về cỏc biện phỏp khai thỏc năng lực sản xuất của TSCĐHH hiện cú.
Để kiểm tra hiệu quả sử dụng vốn cố định và TSCĐHH ta sử dụng cỏc chi tiờu phõn tớch sau:
- Hiệu suất sử dụng TSCĐH: phản ỏnh một đồng TSCĐHH trong kỳ tạo ra được bao nhiờu, được bao nhiờu đồng doanh thu thuần. Hiệu suất lớn chứng tỏ hiệu suất sử dụng TSCĐHH càng cao.
Doanh thu thuần trong kỳ Hiệu suất sử dụng TSCĐHH =
NG TSCĐHH bỡnh quõn trong kỳ
- Hệ số hao mũn: phản ỏnh hệ số hao mũn của TSCĐHH, nếu hệ số hao mũn TSCĐHH cao thỡ năng lực sản xuất của TSCĐHH thấp:
Hệ số hao mũn Số tiền KH luỹ kế đến thời điểm đỏnh giỏ TSCĐHH NG TSCĐHH tại thời điểm đỏnh giỏ
Việc phõn tớch hiệu quả sử dụng TSCĐHH tại Cụng ty được thể hiện qua bảng sau:
35 =
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Chênh lệch Nguyên giá
TSCĐHH bình quân
13,390,349,201 17,264,857,213 3,874,508,012 Doanh thu thuần 51,246,751,240 66,842,657,874 15,595,906,634
Lãi thuần 6,159,753,456 9,457,860,528 3,298,107,072 Hiệu suất sử dụng
TSCĐHH. 3.827 3.872 +0.044
Hệ số hao mòn
TSCĐHH. 0.236 0.234 -0.002
Qua bảng phõn tớch trờn ta thấy : nguyờn giỏ TSCĐHH năm 2006 so với năm 2005 tăng 3,874,508,012đ, chứng tỏ cụng ty chỳ trọng đầu tư đổi mới TSCĐHH. Hiệu suất sử dụng năm sau cao hơn năm trước 0.044 lần, cụng ty đó nõng cao hiệu quả sử dụng khai thỏc triệt để năng lực sản xuất của TSCĐHH và cú những quyết định đỳng đắn trong việc xử lý cỏc tài sản sử dụng hiệu quả khụng cao, sửa chữa kịp thời nhằm nõng cao hiệu suất sử dụng TSCĐHH. Điều này được thể hiện qua hệ số hao mũn năm 2006 giảm 0.002 lần so với năm 2005. Qua đú chứng tỏ việc sử dụng TSCĐHH trong cụng ty là rất cú hiệu quả, cụng suất của TSCĐHH phự hợp với cơ cấu đầu tư của cụng ty.
2.2.2.Kế toỏn TSCĐHH tại cụng ty giao nhận kho vận ngoại thương.
Cụng ty ỏp dụng hệ thống tài khoản kế toỏn mới theo quy định hiện hành để hạch toỏn, tuy nhiờn cú sự thay đổi chỳt ớt về phần đuụi của tài khoản để phự hợp với cỏch gọi và quy định riờng của cụng ty.Cụng ty sử dụng cỏc tài khoản sau:
- Tài khoản 21111 – Nhà cửa, vật kiến trỳc nguồn ngõn sỏch. - Tài khoản 21112 – Nhà cửa, vật kiến trỳc nguồn tự bổ sung. - Tài khoản 21131 – Phương tiện vận tải nguồn ngõn sỏch. - Tài khoản 21132 – Phương tiện vận tải nguồn tự bổ sung. - Tài khoản 2114 – Dụng cụ quản lý tự bổ sung.
- Tài khoản 21411 – Hao mũn nhà cửa, vật kiến trỳc nguồn ngõn sỏch. - Tài khoản 21412 – Hao mũn nhà cửa, vật kiến trỳc nguồn tự bổ sung. - Tài khoản 21431 – Hao mũn phương tiện vận tải nguồn ngõn sỏch.
- Tài khoản 21432 – Hao mũn phương tiện vận tải nguồn tự bổ sung. - Tài khoản 2144 – Hao mũn dụng cụ quản lý tự bổ sung.
2.2.2.1.Kế toỏn tăng giảm TSCĐHH.
Do TSCĐ vụ hỡnh cụng ty đưa vào năm 2006 với giỏ trị 20 triệu đồng, chiếm tỷ lệ rất nhỏ trong tổng giỏ trị tài sản, nờn trong khuụn khổ chuyờn đề này em chỉ đề cập đến việc hạch toỏn TSCĐHH.
2.2.2.1.1. Hạch toỏn tăng TSCĐHH.
TSCĐHH của cụng ty tăng chủ yếu do mua sắm, ngoài ra cũn cú trường hợp tăng do phỏt hiện thừa. Mọi trường hợp tăng TSCĐHH, cụng ty đều lập hồ sơ lưu trữ gồm những giấy tờ liờn quan đến TSCĐHH đú phục vụ cho yờu cầu quản lý và sử dụng như: Đơn đề nghị của bộ phận cú nhu cầu về tài sản, quyết định của giỏm đốc cụng ty, hợp đồng mua, biờn bản giao nhận…
Xuất phỏt từ nhu cầu của cỏc bộ phận, kế hoạch đầu tư đổi mới, cụng ty tiến hành mua sắm TSCĐ. Mọi chi phớ phỏt sinh đều được theo dừi và tập hợp đầy đủ theo hoỏ đơn. Khi hoàn thành căn cứ vào chứng từ gốc cú liờn quan, kế toỏn xỏc định nguyờn giỏ TSCĐ và tuỳ theo nguồn hỡnh thành để tập hợp. Tất cả cỏc thủ tục giấy tờ trước khi hoàn thành TSCĐ được kế toỏn tập hợp thành bộ cựng với phũng tổng hợp làm bỏo cỏo gửi lờn giỏm đốc. Sau đú chờ quyết định phờ duyệt và vào cỏc sổ sỏch liờn quan.
Cú thể túm tắt phương phỏp hạch toỏn TSCĐ ở Vietrans theo sơ đồ sau:
711 111, 112 211 811 (3) (1) (4) 133 214 154, 642 333 241 (5) (2) 136 (6) Trong đú: (1) Mua TSCĐHH 37
Giỏm đốc,KTT KT TSCĐ KT TH Lập BBGN Ký BBGN Ghi sổ Xỏc định nguồn và ghi sổ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (2) Nhận bàn giao TSCĐHH từ XDCB (3) Thu thanh lý TSCĐHH (4) Chi thanh lý TSCĐHH (5) Định kỳ tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐHH (6) Chuyển TSCĐHH cho chi nhỏnh
* Nghiệp vụ tăng TSCĐHH:
- Chứng từ sử dụng: kiến nghị tăng TSCĐ, quyết định tăng TSCĐ, hoỏ đơn TSCĐ, biờn bản bàn giao TSCĐ.
-Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ như sau:
Bộ phận SD Giỏm đốc Phũng kế hoạch
HĐ giao nhận
Trỡnh tự cụng việc cụ thể như sau:
(1) Bộ phận cần sử dụng TSCĐ lập biờn bản kiến nghị mua TSCĐ trỡnh lờn giỏm đốc.
(2) Giỏm đốc xem xột kiến nghị nếu thấy cần thiết thỡ ra quyết định mua TSCĐ.
(3) Phũng kế hoạch phụ trỏch cụng việc mua TSCĐ.
(4) Hội đồng giao nhận TSCĐ và lập biờn bản giao nhận, ghi nhận việc bàn giao TSCĐ.
(5) giỏm đốc, KTT ký biờn bản giao nhận. (6) Kế toỏn TSCĐ thực hiện cỏc cụng việc sau:
+ Lập thẻ TSCĐ
+ Ghi sổ chi tiết TSCĐ + Lập bảng tớnh khấu hao
Sau đú cỏc chứng từ được gửi sang cho phũng kế toỏn tổng hợp. (7) Kế toỏn tổng hợp làm cỏc cụng việc sau:
+ Xỏc định nguồn vốn hỡnh thành TSCĐ Kiến nghị
+ Định khoản nghiệp vụ kết chuyển nguồn và lập phiếu kế toỏn, ghi nhận nghiệp vụ đó định khoản.
+ Dựng phiếu kế toỏn và cỏc chứng từ liờn quan để ghi sổ.
Chứng từ được bảo quản trong năm kế toỏn và lưu trữ sau niờn độ kế toỏn. Sau đõy là một vớ dụ phản ỏnh nghiệp vụ tăng TSCĐHH do mua sắm ở cụng ty năm 2006:
C.TY GIAO NHẬN KV NGOẠI THƯƠNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Đội xe Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc
Hà Nội, ngày 25 thỏng 10 năm 2006.