Sau khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, thủ tục phân tích kiểm toán viên thực hiện kiểm tra chi tiết , việc kiểm tra này chủ yếu tập trung vào các thủ tục kế toán có hệ thống kiểm soát yếu hoặc các khoản mục phát sinh chênh lệch và có biến động lớn sau khi phân tích. Các thủ tục thực hiện bao gồm:
Khảo sát nhân viên khống
Kiểm tra các khoản tính dồn về tiền lơng và các khoản trích theo lơng Kiểm tra việc thanh toán lơng
Kiểm tra việc sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ
Kiểm toán viên kiểm tra lần lợt từng tài khoản có liên quan một cách đan xen đồng thời xem xét sự ảnh hởng của các sai phạm trên tài khoản tới
Tài khoản Số tiềnNăm 2003Tỉ lệ Số tiềnNăm 2004 Tỉ lệ
622 4.225.415.311 64,32% 4.652.325.366 68,41%
6271 1.072.120.303 16,32% 965.350.000 14,20%
6421 1.271.828.987 19,36% 1.182.242.200 17,39%
các khoản khác để có thể bao quát hết đợc những sai phạm tiềm tàng đối với toàn bộ chu trình.
Khảo sát nhân viên khống: Để tiến hành khảo sát nhân viên khống, kiểm toán viên tiến hành chọn ngẫu nhiên hai năm nhân viên trên danh sánh trả lơng của đơn vị, tiến hành kiểm tra ngợc hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động đợc lu trữ trên phòng Nhân sự. Kiểm toán viên chú ý kiểm tra chữ ký trên bảng chấm công với chữ ký trên bảng lĩnh lơng và chữ ký trên hợp đồng lao động của nhân viên đợc chọn. Điều này nhằm mục đích kiểm tra khả năng đơn vị trả lơng cho ngời hết hạn hợp đồng lao động.
Bảng 06 : Kiểm tra nhân viên thực tế tại công ty ABC
STT Họ và tên Chức danh Tiền lơng (1) (2)
1 Nguyễn Thanh Vân Quản đốc 950.000
2 Nguyễn Ngọc Dung Văn phòng 873.000
3 Phạm Thanh Thuỷ Công nhân 915.650
4 Văn Nh Cơng Công nhân 1.012.500
… … … …
(1) Kiểm tra hợp đồng lao động tại phòng nhân sự (2) Kiểm tra lao động thực tế tại bộ phận làm việc.
Sau khi kiểm tra kiểm toán viên nhận xét tại đơn vị không có hiện tợng nhân viên khống
Tuy nhiên, để đảm bảo tính thận trọng cũng nh tính hoài nghi nhề nghiệp thích đáng , kế toán viên cho rằng có khả năng tồn tại một số lao động tái ký hợp đồng vào cuối năm nhng đã hết hạn hợp đồng trớc đó mà Công ty không lập hợp đồng mới tại thời điểm hết hợp đồng cũ nhng Công ty vẫn tiến hành thanh toán l- ơng cho những đối tợng này. Kiểm toán viên yêu cầu đơn vị cung cấp danh sách các nhân viên đã hết hạn nhận hợp đồng trong năm và tiến hành chọn 25 mẫu kiểm tra tình trạng lao động thực tế và kiểm tra tính kịp thời trong việc kí kết hợp đồng mới.
Bảng 07: Kiểm tra nhân viên hết hạn hợp đồng
STT Họ và tên Chức danh Ngày hết hạn Tình trạng hiện tại Chuyển Đang làm việc Ngày tái ký hợp đồng 1 Phạm Ngọc Công nhân 31/08/04 &
2 Lý Hải Công nhân 31/06/04 &
4 Trịnh Cờng Lái xe 30/04/04 &
5 Trần Công Vật t 15/09/04 x 15/09/04 6 Bùi Sang Kế toán 15/09/04 x 15/09/04 7 Nguyễn Cẩm Thu mua 31/08/04 @ 31/12/04
… … … … … … …
&: Đã chuyển công tác
@: Vi phạm quy chế kí kết hợp đồng lao động X: Tuân thủ quy chế kí kết hợp đồng lao động
Qua kiểm tra cho thấy có mời trờng hợp cha tái ký Hợp đồng lao động năm 2004 nhng vẫn đợc thanh toán lơng và có đóng BHXh đầy đủ.
Kiểm tra các khoản thanh toán lơng
Để kiểm tra các khoản tính dồn về tiền lơng , kiểm toán viên thu thập các Bảng tổng hợp thanh toán lơng, Bảng thanh toán lơng( tách riêng cho văn phòng và các phân xởng), Bảng thanh toán phụ cấp trách nhiệm , sau đó đối chiếu với sổ và chứng từ chi tơng ứng, kiểm toán viên nhận thấy trên bảng lĩnh lơng có một chữ ký xác nhận lĩnh hộ lơng cho 05 nhân viên văn phòng với tổng số tiền là 8.326.655đ. Qua phỏng vấn đợc biết những ngời này đều đang làm việc tại Công ty và có nhờ một ngời nhận lơng hộ trong khi đi vắng.
Kiểm toán viên đa ra ý kiến đơn vị không nên cho phép lĩnh hộ lơng để tránh rủi ro có thể xảy ra, số tiền nhân viên đi vắng cha lĩnh đợc giữ lại, phản ánh trên tài khoản “Phải trả khác”:
Nợ 334:8.326.655đ Có 3388:8.326.655đ
Khi công nhân viên lĩnh lơng, kế toán ghi sổ nh sau: Nợ 3388:8.326.655đ
Có 111:8.326.655đ
Kiểm tra việc trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ
Tại đơn vị các chứng từ về việc trích nộp BHXH, BHYT rất đầy đủ, do đó kiểm toán viên chỉ cần thu thập Tổng hợp tình hình lao động, quỹ lơng, số phải nộp BHXH; Biên bản đối chiếu số liệu nộp BHXH( có số kiểm tra, đối chiêu của cơ quan BHXH Quận Hai Bà trng) ; Danh sách lao động điều chỉnh mức lơng , phụ cấp nộp BHXH ; Danh sách thu BHXH, BHYT ( kèm theo có Bảng giải trình của doanh nghiệp). Các bảng này đã bao gồm đầy đủ thông tin
về trích nộp cũng nh nêu ra lý do tăng giảm các khoản này (thay đổi mức l- ơng, chuyển công tác ) , kiểm toán viên nhận thấysố liệu trên các bảng này… đều trùng khớp với số liệu trên sổ sách kế toán và các chứng từ chi tơng ứng.
Bảng 08: Biên bản đối chiếu số liệu nộp BHXH Quý III Năm 2004
Chỉ tiêu Số báo cáo Số kiểm tra Chênh lệch
1. Số lao động 576 576 0 2.Tổng quỹ lơng 5 5 0 3.BHXH phải nộp 232.933.739 232.933.739 0 4.Số kỳ trớc mang sang Thừa Thiếu 5.Số đã nộp trong quý 232.933.739 232.933.739 6. Số chuyển sang kỳ sau
Thừa Thiếu
Bảng 09: Danh sách lao động điều chỉnh mức lơng, phụ cấp nộp BHXH
Tháng 9/2004
STT Họ tên Số sổ
Bhxh
Mức lơng đóng BHXH Truy thu, thoái thu
Cũ mới thay đổi Thời gian Tăng Giảm Ghi chú
1 Ngô Thừa Ân BT2560 1.78 1.78 2 tháng 3.56 nghỉ việc từ T4-T12
2 Trần Nhật Tân BT1530 2.2 2.2 5tháng 11.1 chuyển tháng 4
3 Lý Công Uẩn BT6951 2.92 3.76 1 tháng 0.84 tăng lơng
… …
Đối với KPCĐ, kiểm toán viên thu thập và xem xét Bảng trích nộp KPCĐ cho Tổng công ty sau đó đối chiếu số tổng tiền lơng trên bảng với tiền l- ơng trên số sách . Tại đơn vị , kiểm toán viên nhận thấy KPCĐ đợc trích nộp hợp lý.
Bảng số 10 : trích nộp KPCĐ năm 2004
Chỉ tiêu Tổng tiền lơng KPCĐ Đã nộp Ghi chú
Tháng 1 432.023.654 8.640.473 8.640.473 $
Tháng 2 420.365.025 8.407.300 8.407.300 $
Tháng 3 460.543.695 9.210.874 9.210.874 $
… … … … …
$: Đã kiểm tra, đối chiếu phiếu hạch toán của Tổng công ty , phiếu chi, sổ lơng .
Để xác minh liệu các khoản chi BHXH, PKCĐ có đợc sử dụng đúng mục đích không, kiểm toán viên kiểm tra chi tiết 10 trờng hợp mỗi loại.
Bảng số 11 : kiểm tra chi tiết sử dụng BHXH, KPCĐ
Chứng từ
SH NT
Nội dung Số tiền (1) (2)
UNC 36 15/03 chi tiền Bhxh Ô.Hà ốm 360.000 x x
LC 68 25/06 Chi tiền Bhxh cô Thuỷ nghỉ đẻ 1.521.000 x x
PC 67 08/03 Chi tiền KPCĐ vé xem phim 08/03
200.000 x @
UNC 90 2/09 Chi tiền KPCĐ 2/9 600.500 x @
PC 100 31/10 Chi tiền thăm quan, nghỉ mát 5.321.000 x x
… …
(1) : kiểm tra sự khớp đúng số tiền (2): kiểm tra thủ tục phê duyệt x: thoả mãn điều kiện kiểm tra
@:không thoả mãn điều kiện kiểm tra
Qua xác minh hai trờng hợp không đủ chữ ký phê duyệt của Ban Giám đốc, kiểm toán viên đợc đơn vị giải thích do đó là các khoản chi tất yếu, nhng do Giám đốc đi vắng không ký đợc, đơn vị sẽ hoàn tất thủ tục sau.
Ngoại trừ các sai phạm mang tính thủ tục kiểm toán viên đánh giá tại đơn vị việc sử dụng các khoản BHXH, KPCĐ đã phản ánh hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu .
Cuối cùng, kiểm toán viên thực hiện thủ tục kiểm tra các khoản tính dồn về tiền lơng và trích theo lơng. Thủ tục này nhằm khẳng định tính trung thực của các số d dồn tích. Để thực hện thủ tục này, kiểm toán viên tiến hành tham khảo số liệu kiểm toán năm trớc, đồng thời tiến hành lập Bảng phân tích số d tái khoản trong kỳ nhằm kiểm tra việc hạch toán và bảo đảm số d trên các tài khoản này là hợp lý.
Bảng 12 : Phân tích số d tài khoản
Tài khoản SD ĐK PS.Nợ PS.Có SDCK
TK 334 377.881.168 6.731.797.903 6.792.340.517 197.339.062
TK 3382 1.882.158 2.718.822 3.919.038 3.082.372
TK 3383 4.385.976 27.074.837 29.805.731 7.116.880
TK 3384 1.590.752 5.475.410 4.470.860 586.202
Qua kiểm tra, đối chiếu với kết quả kiểm toán năm trớc , kiểm toán viên nhận thấy số d trên các tài khoản 334, 3382, 3383, 3384 đã phản ánh trung thực , hợp lý.
Sau khi hoàn thiện thủ tục kiểm toán cho chu trình tiền lơng và nhân viên , kiểm toán viên tiến hành lập bảng tổng hợp liệt kê các bút toán điều chỉnh và kiến nghị về hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiến nghị về hệ thống kiểm soát nội bộ
Đối với hệ thống tuyển dụng: Đơn vị đã có quy chế tuyển dụng cũng nh kế hoạch đào tạo rõ ràng. Tuy nhiên việc tái ký kết hợp đồng hết hạn còn chậm, không đảm bảo yếu tố thời gian, dễ phát sinh các sai phạm.
Công tác tính lơng, trích nộp các khoản theo lơng: tại đơn vị việc này thực hiện rất tốt, có đầy đủ biên bản , thủ tục cũng nh đối chiếu giữa các bên liên quan.
Thanh toán lơng: Cần phải có quy chế chặt chẽ hơn trong việc thanh toán cho nhân viên đi vắng cha lĩnh để tránh những bất đồng có thể xảy ra trong nội bộ đơn vị.
Đối với việc sử dụng các khoản BHYT, KPCĐ: Cần có đầy đủ thủ tục phê duyệt của Ban Giám đốc trong các khoản chi này nhằm hạn chế việc chi không đúng mục tiêu, vợt quá số cho phép.