II. Thực trạng tổ chức kế toán vật liệu và công cụ, dụng cụ ở công ty dệt vải công nghiệp Hà Nộ
4. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu công cụ dụng cụ
Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp nhập vật liệu là công việc không thể thiếu đợc trong công tác kế toán vật liệu.
Kế toán tổng hợp nhập NVL-CCDC ở công ty dệt vải công nghiệp Hà Nội sử dụng những tài khoản sau:
- TK 152: Nguyên vật liệu
Có các TK cấp 2: TK 1521: NVL chính: sợi TK 1522: NVL phụ
TK 1523: Nhiên liệu, dầu diezen TK 1524:
TK 1527: - TK 153: Công cụ dụng cụ
Có các TK cấp 2: TK 1531: Công cụ dụng cụ TK 1532: Bao bì luân chuyển - TK 331: Phải trả cho ngời bán
- TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng
- TK 1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ
Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác nh: TK 141, 621, 627, 641, 642...
Vật liệu của công ty hầu hết nhập kho từ nguồn mua bên ngoài, do bên đặt hàng giao (may gia công cho nớc ngoài, trong nớc hoặc gia côn se sợi cho các đơn vị khác nh dệt 8/3, dệt Hà Nội...), vật liệu xuất dùng không hết nhập lại (nhng thực tế trờng hợp này ít xảy ra)... Các nghiệp vụ làm tăng vật liệu đợc hạch toán nh sau:
4.1 Trờng hợp vật liệu của bên đặt hàng giao: Kế toán không theo dõi chỉ tiêu giá trị mà chỉ theo dõi chỉ tiêu số lợng. Do vậy không xuất hiện bút toán tổng giá trị mà chỉ theo dõi chỉ tiêu số lợng. Do vậy không xuất hiện bút toán tổng hợp nào phản ánh nghiệp vụ này mà chỉ theo dõi trên “sổ theo dõi gia công”.
Tuy nhiên khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến chi phí bốc dỡ, vận chuyển thi vẫn phản ánh, sau đó đến cuối tháng phân bổ.
4.2 Trờng hợp NVL- CCDC do mua ngoài
Với trờng hợp này thì kế toán phải phản ánh đúng đắn đầy đủ chính xác các chỉ tiêu liên quan đến nghiệp vụ phát sinh nh: giá hoá đơn, thuế GTGT, chi phí mua hàng và mọi yêu cầu khác của nhà cung cấp nh hình thức thanh toán, thời hạn...
Trong thực tế điều kiện về vốn cũng nh yêu cầu cạnh tranh trên thị trờng nên rất ít trờng hợp hoá đơn về mà hàng cha về. Do vậy công ty không sử dụng tài khoản 151 “Hàng đang đi đờng”.
- Trong tháng khi vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152 “Nguyên vật liệu” (Giá thực tế cha có thuế GTGT) Nợ TK 1331 “Thuế GTGT đợc khấu trừ” (Số thuế GTGT)
Có TK 331 “Phải trả cho ngời bán” (Số tiền thanh toán)
Ví dụ: Khi nhận đợc hoá đơn số 50.641 phiếu nhập kho số 10 về việc mua sợi Ne 20/1 cotton của công ty dệt 8/3 kế toán ghi:
Nợ TK 152 (1521) 44.516.069đ Nợ TK 1331 4.451.607đ
Có TK 331 48.967.676đ
Sau đó tuỳ công ty thanh toán tiền mua vật liệu bằng nguồn nào, kế toán ghi:
Nợ TK 331
Có TK 111, 112, 141, 311..
Trong tháng 1/2001 công ty đã dùng tiền gửi ngân hàng để thanh toán với công ty dệt Hà Nội Nợ TK 331 100.000.000đ Có TK 112: 100.000.000đ Chi phí vận chuyển bốc dỡ... đợc phản ánh Nợ TK 152 Có TK 111, 112
Khi thanh toán tiền hàng nếu công ty đợc hởng chiết khấu giảm giá hoặc hàng bán trả lại thì ghi:
Nợ TK 331
Có TK 152 Có TK 1331
Trong hình thức nhật ký chứng từ để hạch toán tổng hợp nhập vật liệu công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, NKCT số 5 NKCT số 1 và 2.
* Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
- Nội dung: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty có định khoản kế toán liên quan đến 331 đợc phản ánh trớc tiên vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
Tất cả các đơn vị bán đợc mở chung 1 quyển sổ. Mỗi hoá đơn đợc ghi trên 1 dòng theo thứ tự thời gian chứng từ về phòng kế toán và đợc theo dõi từ khi hoá đơn xuất hiện đến khi thanh toán xong.
- Kết cấu: sổ đợc chia làm 2 phần
+ Phần ghi có TK 331 và nợ các TK khác nh 152, 1331... + Phần ghi nợ TK 133 và có các TK khác nh 111,112, 3331... - Phơng pháp lập, cơ sở số liệu, cách ghi nh sau:
+ Số d đầu tháng căn cứ vào số d cuối tháng của sổ chi tiết tháng trớc chuyển lên đầu tháng này cho sổ chi tiết thanh toán với ngời bán tơng ứng.
+ Số phát sinh căn cứ vào hoá đơn, số nhập theo từng ngời bán để ghi vào phần có TK 331, nợ TK 152, nợ TK 1331 đồng thời căn cứ vào phiếu thanh toán để ghi nợ TK 331 có TK 111, 112, TK 3331...
+ D cuối tháng: tiến hành cộng dồn để lấy số liệu ghi vào NKCT số 5 và ghi sổ liên quan khác.
* Nhật ký chứng từ số 5
- Nội dung: NKCT số 5 đợc sử dụng theo dõi tổng hợp quan hệ thanh toán với ngời bán của công ty. Việc ghi NKCT số 5 đợc tiến hành vào cuối tháng trên cơ sở số liệu tổng cộng cuối tháng của sổ chi tiết TK 331 của từng ngời ban. Mỗi đơn vị có quan hệ thanh toán với công ty đợc theo dõi trên 1 dòng của NKCT số 5.
- Kết cấu: NKCT số 5 cũng có 2 phần chính tơng tự nh sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
- Phơng pháp ghi:
+ Cột diễn giải: Ghi tên đơn vị bán, mỗi dòng 1 đơn vị bán có quan hệ thanh toán với công ty.
+ Cột số d đầu tháng: Ghi số d cuối tháng trớc của TK 331 chi tiết cho từng ngời bán.
+ Phần ghi có TK 331, Nợ TK 152, TK 1331 ghi giá thực tế thanh toán bao gồm giá ghi trên hoá đơn (ghi nợ TK 152, 153) thuế GTGT (nếu có) (ghi nợ TK 1331) theo từng ngời bán tơng ứng.
+ Phần ghi Nợ TK 331, có TK 111, 112... ghi số tiền đã trả cho từng đơn vị bán bằng các nguồn tơng ứng.
+ D cuối tháng: Căn cứ vào d đầu tháng, cộng có TK 331, trừ nợ TK 331 để tính ra số d cuối tháng.
Ví dụ: Trong tháng 1/2001 công ty có quan hệ thanh toán với công ty dệt 8/3 nh sau:
- D có TK 331 cuối tháng 12/2000 là 4.093.744.879đ - Trong tháng công ty đã có quan hệ mua sợi với công ty.
Dệt 8/3 tổng cộng số tiền 937.169.572đ trong đó giá ghi trên hoá đơn tổng cộng là: 851.972.366đ tổng thuế GTGT đợc khấu trừ là 85.197.263đ
- Công ty đã dùng tiền vay ngắn hạn để thanh toán cho công ty dệt 8/3 số tiền là: 500.000.000 đồng
- Cuối tháng 1/2001 công ty còn nợ công ty dệt 8/3 số tiền: 4.093.744.879 + 937.169.572 - 500.000.000 = 4.530.914.451đ