Chi phí bán hàng ở đơn vị kinh doanh là tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và chi phí cho việc phục vụ bán hàng nhanh, hiệu quả.
Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK641- Chi phí bán hàng Bên Nợ TK641: Phản ánh chi phí phát sinh trong kỳ
Bên Có TK641: Kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ cho số hàng hóa tiêu thụ vào bên Nợ TK911 và kết chuyển phần phân bổ.
TK641 không có số dư cuối kỳ.
TK641 được mở chi tiết theo các tài khoản cấp 2 bao gồm: + TK6411: Chi phí nhân viên bán hàng
+ TK6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng
+ TK6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định + TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 6418: Chi phí bằng tiền khác
Tương ứng với các tài khoản cấp 2, kế toán tập hợp chi phí bán hàng căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ công cụ, dụng cụ, bảng khấu hao tài sản cố định và các Nhật ký chung có liên quan.
Cuối tháng, kế tóan căn cứ vào dòng tương ứng với TK641 để lập bảng kê số 5, sau đó ghi vào Nhật ký chung để xác định kết quả kinh doanh.
Nợ TK911 Có TK641
Ví dụ:
Trong tháng 4 năm 2008 căn cứ vào bảng thanh toán lương phải trả cho nhân viên bán hàng của Công ty là: 20.330.000
Kế toán ghi vào bảng kế số 5 dòng TK6411 cột TK334 Kế toán phản ánh nghiệp vụ trên như sau:
Nợ TK6411: 20.330.000 Có TK 334: 20.330.000
Căn cứ vào bảng tính khấu hao tài sản cố định dùng cho công tác bán hàng trong tháng 4 năm 2008, kế toán ghi vào bảng kê số 5 dòng TK6414 cột TK214, kế toán ghi:
Nợ TK6411: 92.234.345 Có TK214: 92.234.345
Ngoài ra, Công ty có các chi phí liên quan đến chi phí bán hàng phát sinh trong tháng khác.
Tổng chi phí bán hàng phát sinh trong tháng của Công ty là: 34.225.000
Cuối tháng kế toán căn cứ vào dòng cộng tương ứng với TK641 ở các chứng từ liên quan và sổ chi tiết TK641 để lập bảng kê số 5 sau khi ghi vào Nhật ký chung số 8 để xác định kết quả kinh doanh, ghi:
Nợ TK911: 34.225.000 Có TK641: 34.225.000