Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Bên Nợ TK642: Phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ Bên Có TK642: Phản ánh các khoản giảm chi phí kết chuyển sang TK911 TK642 không có số dư cuối kỳ
TK642 được mở chi tiết theo các tài khoản cấp 2 bao gồm: + TK6421: Chi phí nhân viên quản lý
+ TK6422: Chi phí vật liệu quản lý + TK6423: Chi phí đồ dùng văn phòng + TK 6424: Chi phí khấu hao tài sản cố định + TK6425: Thuế, phí và lệ phí
+ TK6426: Chi phí dự phòng
+ TK6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài + TK6428: Chi phí bằng tiền khác
Tương ứng với các tài khoản cấp 2, kế toán cũng căn cứ vào các bảng phân bổ như ở TK641.
Cuối tháng, kế toán lấy tổng chi phí quản lý doanh nghiệp trên bảng kê số 5 ghi vào Nhật ký chung để xác định kết quả, ghi: Nợ TK911
Có TK642
Ví dụ:
Căn cứ vào bảng thanh toán lương phải trả cho nhân viên quản lý của Công ty trong tháng 4 năm 2008 là 125.789.387, kế toán ghi vào bảng kê số 5 dòng TK6421 cột TK334, kế toán phản ánh nghiệp vụ trên như sau:
Nợ TK6421: 125.789.387 Có TK334: 125.789.387
Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định phục vụ cho công tác quản lý văn phòng, kế toán ghi vào bàng kê số 5 dòng TK6424 cột TK214 Nợ TK6424: 13.287.983
Có TK214: 13.287.983
Các chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh bằng tiền mặt ( Điện thoại, máy fax…) trong tháng, kế toán ghi:
Nợ TK6428: 27.687.227 Có TK111: 27.687.227
Các chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng khác Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng 4 năm 2008 là: 179.432.728
Cuối tháng, kế toán lấy tổng chi phí quản lý doanh nghiệp trong bảng kê số 5 vào Nhật ký chung số 8 để xác định kết quả:
Nợ TK911: 179.432.728 Có TK642: 179.432.728