DN nhà nớc do kiểm toán nhà nớc thực hiện hiện nay
2.2.1. Chuẩn bị kiểm toán.
Các cuộc kiểm toán của KTNN đợc bắt đầu từ Quyết định của Tổng KTNN theo kế hoạch kiểm toán đã đợc Chính phủ phê duyệt. Đây cũng chính là cơ sở pháp lý để tiến hành kiểm toán. Cuộc kiểm toán Công ty X căn cứ vào Quyết định số 235/KTNN/DNNN ngày 1/8/2002 của Tổng KTNN. Trong giai đoạn này, ĐKT phải chuẩn bị những điều kiện cần thiết để thực hiện kiểm toán.
Công việc đầu tiên ĐKT thực hiện là tiến hành khảo sát để thu thập
những thông tin cần thiết về đặc điểm hoạt động của đơn vị nhằm phát hiện những vấn đề quan trọng và đề ra một kế hoạch kiểm toán thích hợp. Các thông
tin ĐKT thu thập về đơn vị gồm: Quá trình phát triển, tổ chức bộ máy quản lý, đặc thù và phơng thức hoạt động, tình hình tài chính …
Việc khảo sát thu thập thông tin về Công ty X diễn ra trong 7 ngày, thông tin thu thập đợc nh sau:
Công ty X đợc thành lập theo Quyết định số 1125/ĐMDN ngày 12/01/1995 của Chính phủ và Quyết định số 295/QĐ-QP ngày 13/04/1995 của Bộ Trởng Bộ Quốc Phòng. Đó cũng chính là những cơ sở pháp lý quan trọng để công ty thực hiện nhiệm vụ:
- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng. Đây là hoạt động chủ yếu của công ty.
- T vấn khảo sát thiết kế xây dựng. - Kinh doanh bất động sản…
- Thiết kế, thi công xây lắp dân dụng, các công trình giao thông,...
Công ty X là một trong những công ty lớn của Bộ Quốc phòng. Từ khi thành lập đến nay, Công ty X luôn là một trong những đơn vị kinh tế có quy mô lớn với vốn kinh doanh trên 200 tỷ đồng, doanh thu hàng năm trên 100 tỷ đồng và đóng góp vào Ngân sách Nhà nớc gần 20 tỷ đồng. Tổng số cán bộ công nhân viên chức toàn công ty là 830 ngời.
Trong quá trình khảo sát, KTV đã tiến hành trao đổi với kế toán trởng của công ty, xem xét các chính sách kế toán, hệ thống tài khoản sử dụng hạch toán trong công ty. Dới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty:
Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trởng Kế toán phó Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp Kế toán TL, bảo hiểm XH Kế toán chi phí, giá vốn Kế toán thuế Kế toán công nợ Kế toán vật t, hàng hoá Thủ quỹ kiêm thống kê Kế toán TSCĐ, XDCB Nguồn vốn
Phòng kế toán của công ty gồm 12 ngời ( trong đó có 1 phó giám đốc, kế toán trởng, kế toán phó và 9 nhân viên ). Toàn bộ số nhân viên trong phòng đều có trình độ đại học.
Công tác kế toán tại công ty đợc thực hiện theo chế độ quy định của Bộ tài chính. Quy trình hạch toán kế toán đợc áp dụng thống nhất trong toàn công ty, tuân theo những nguyên tắc, chuẩn mực chung của kế toán Việt Nam- QĐ 1141TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính về hệ thống kế toán DN và các tài liệu hớng dẫn bổ sung sửa đổi về chế độ tài chính kế toán.
Công ty hiện nay vẫn sử dụng hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc đối với DNNN ban hành theo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐ kế toán ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính và các văn bản bổ sung, bao gồm các chứng từ về lao động TL, hàng tồn kho, bán hàng, tiền tệ, TSCĐ.
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản đợc quy định chi tiết tại QĐ 1027 bao gồm 69 tài khoản cấp I ( từ loại 1 đến loại 9 ) và 7 tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. Các tài khoản cấp II và cấp III đợc mở chi tiết thêm một số tài khoản cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.
Hình thức sổ kế toán mà công ty áp dụng là hình thức nhật kí chung. Ngoài ra, lao động kế toán của công ty đã đợc vi tính hóa một phần với một số máy tính chạy phần mềm kế toán Fast-Accounting, tuy nhiên năng lực sử dụng máy tính nói chung và sử dụng phần mềm kế toán nói riêng còn yếu, do đó không đảm bảo tính chính xác của các nghiệp vụ xử lý trên máy.
ĐKT cũng đã thực hiện xem xét và đánh giá hệ thống KSNB của công ty để làm cơ sở đánh giá rủi ro kiểm soát nhằm thiết lập các thử nghiệm kiểm soát thích hợp sau này. Thực tế cho thấy, hiện nay công ty cha thành lập một hệ thống KSNB. Việc kiểm tra kiểm soát các hoạt động ở công ty chỉ dừng ở mức
mọi nghiệp vụ phát sinh có giá trị lớn đều phải có sự phê chuẩn của kế toán tr- ởng và giám đốc. Việc tiến hành kiểm tra định kì cũng đợc công ty tiến hành d- ới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc nhng không thờng xuyên và nhiều khi chỉ mang tính hình thức, không thật sự hiệu quả.
Để có đợc những thông tin cơ bản trên về DN, ĐKT đã trực tiếp tiếp xúc, phỏng vấn, trao đổi với lãnh đạo và các cán bộ có trách nhiệm trong công ty, đồng thời xuống thực địa để khảo sát thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Trớc đó, ĐKT cũng phải thông qua một số tài liệu của các cơ quan quản lý có liên quan nh Bộ xây dựng, Bộ quốc phòng, kết quả kiểm toán trớc… để xác nhận về tính khách quan, trung thực của các thông tin thu đợc.
Thông qua những thông tin thu thập đợc từ khảo sát ban đầu, ĐKT tiến hành lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán tại Công ty X đợc lập từ kế hoạch chung cho tới kế hoạch chi tiết.
Kế hoạch kiểm toán chung trớc hết đợc thực hiện thông qua kết quả kiểm toán toàn diện các BCTC và một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu để đánh giá tình hình tài chính và việc chấp hành chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính, Pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nớc tại đơn vị. Đồng thời, thông qua kết quả kiểm toán để kiến nghị đơn vị sửa chữa sai sót, khắc phục và xử lý vi phạm, nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý tài chính kế toán và hoạt động kinh tế.
Phạm vi kiểm toán chỉ giới hạn trong Công ty X, thời gian kiểm toán từ 1/ 8/2002 đến 1/11/2002 và thời kì kiểm toán đợc xác định là năm tài chính 2001, nghĩa là công việc kiểm toán sẽ đợc tiến hành đối với BCTC của năm 2001 và các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến năm 2001.
Trong kế hoạch kiểm toán chung, phơng pháp kiểm toán đợc đề cập đến bao gồm: phơng pháp kiểm toán chứng từ và ngoài chứng từ khác, phơng pháp điều tra, phỏng vấn đối tợng đợc kiểm toán kết hợp với việc sử dụng các văn… bản kết luận và xử lí của các đoàn thanh tra, kiểm tra hoặc đã duyệt quyết toán trớc đây
Trên cơ sở kế hoạch kiểm toán chung đã lập, Đoàn KTNN tiến hành lập kế hoạch kiểm toán chi tiết để trình lãnh đạo KTNN thông qua.
ĐKT đợc thành lập gồm: Ông Trần Văn X- Trởng ĐKT do Tổng KTNN
chỉ định và các thành viên bao gồm: Ông Nguyễn Văn A - KTV. Ông Nguyễn Văn B - KTV. Ông Nguyễn Văn C - KTV.
Theo phân công của trởng ĐKT thì mỗi ngòi sẽ chịu trách nhiệm kiểm toán một phần hành cụ thể, chẳng hạn nh ông Nguyễn Văn A phụ trách kiểm toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh.
Công việc tiếp theo là tiến hành tổ chức bồi dỡng nghiệp vụ cho KTV tr- ớc khi triển khai bao gồm: Tổ chức báo cáo thực tế về các cơ chế, chính sách, chế độ quản lí kinh tế, kế toán của Nhà nớc đã ban hành mà công ty X đã áp dụng. Phổ biến và tiến hành trao đổi về kế hoạch kiểm toán để các KTVnắm vững mục đích, yêu cầu, nội dung, phạm vi và thời gian của cuộc kiểm toán đồng thời quán triệt quy chế làm việc của Đoàn trong quá trình thực hiện kiểm toán. Bên cạnh đó thực hiện chuẩn bị điều kiện vật chất cho ĐKT nh chuẩn bị một bộ tài liệu gồm quyết định kiểm toán và thành lập ĐKT, kế hoạch kiểm toán, quy chế làm việc của Đoàn, các tài liệu thu thập phục vụ cho cuộc kiểm toán, các văn bản về chính sách, cơ chế, chế độ tài chính, kế toán, tình hình sản xuất kinh doanh, báo cáo quyết toán ;Sổ nhật kí kiểm toán, văn phòng phẩm;… Giấy giới thiệu và một số dụng cụ làm việc khác…
Ngày 29/7/2002, ĐKT có mặt tại tỉnh M, nơi công ty đóng trụ sở chính và Tr- ởng ĐKT đã tổ chức họp với lãnh đạo công ty để thông báo kế hoạch kiểm toán và thống nhất các biện pháp hỗ trợ, phối hợp giữa công ty với ĐKT để đảm bảo tốt chất lợng và tiến độ kiểm toán nh kế hoạch.