2.1.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty.
Sơ đồ số 10 : Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty.
Kế toán trưởng Phó tổng giám đốc
Khối kinh doanh Thống kê kế toán Văn phòng công ty Khối sản xuất Phòng nghiên cứu phát triển và marketting Phòng bán hàng Phòng sản xuất Phòng kỹ thuật thiết bị cơ điện Phòng kiểm soát CLQC Phòng tổ chức Phòng văn thư lư
u trữ Phong bảo vệ Phòng y tế Nhà ăn Xí nghiêp kẹo I Xí nghiệp bánh II Chủ tịch hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Tổng giám đốc
Có nhiều cách tổ chức bộ máy quản lý khác nhau. Nhng tuỳ theo từng thời điểm công ty, yêu cầu quản lý kinh doanh cụ thể của các đơn vị mà ngời ta có thể tổ chức sắp xếp theo cơ cấu trực tuyến, cơ cấu chức năng, cơ cấu trơng trình mục tiêu ... nhng dù tổ chức bộ máy theo cách nào cũng phải đảm bảo 4 yêu cầu: tối u, linh hoạt, tin cậy, kinh tế.
Tại Công ty cổ phần Tràng An hiện nay, bộ máy quản lý đợc tổ chức theo cơ cấu trực tuyến - chức năng. Theo cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý đợc phân chia cho các bộ phận theo chức năng, mõi nhà lãnh đạo chỉ thực hiện một chức năng nhất định, nhng suy cho cùng đều phải chịu sự lãnh đạo chung của Ban giám đốc công ty. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty có thể khái quát thông qua sơ đồ số 10 nh trên :
Chức năng từng bộ phận, phòng ban:
- Đại hội cổ đông (ĐHĐCĐ) là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết. Công ty tổ chức ĐHĐCĐ mỗi năm một lần vào đầu năm tài chính. Trong trờng hợp cần thiết có thể tổ chức ĐHĐCĐ bất thờng.
ĐHĐCĐ bầu hội đồng quản trị (HĐQT) để lãnh đạo công ty giữa hai kỳ đại hội: bầu ban kiểm soát để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp trớc ĐHĐCĐ về những sai phạm gây thiệt hại cho công ty trong khi thực hiện nhiệm vụ.
-Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ. Đứng đầu hội đồng quản trị là chủ tịch hội đồng quản trị. HĐQT chỉ giải quyết những vấn đề lớn nh: tăng (giảm) quy mô sản xuất, đầu t lớn trên hai tỷ.
* Hội đồng quản trị và ban kiểm soát không tham gia trực tiếp vào bộ máy điều hành của công ty .
- Tổng giám đốc là ngời điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị về việc thực hiện quyền và nhiệm vụ đợc giao.
- Phó tổng giám đốc là: ngời chuyên trách việc điều hành giám sát hoạt động sản xuất và các chơng trình nghiên cứu sản xuất sản phẩm mới, điều hành tác nghiệp phân x- ởng.
- Phòng nghiên cứu và phát triển marrketing:
+ Kỹ thuật công nghệ: xây dựng hồ sơ kỹ thuật công nghệ, quy trình công nghệ, đăng kỹ chất lợng, thanh tra chất lợng, đào toạ công nghệ …
+ Nghiên cứu chiến lợc, nghiên cứu phân tích bên ngoài công ty, nghiên cứu phân tích bên trong công ty, nghiên cứu pháp lý…
+ Phát triển sản phẩm mới thiết kế mẫu mã bao bì, phát triển kinh doanh, phát triển thị trờng…
+ Xúc tiến thơng mại: quảng cáo, tài trợ, xúc tiến bán hàng (trình diễn, quảng cáo, khuyến mại, thởng, thi may rủi), hội trợ triển lãm…
+ Mua hàng: Vật t phục vụ nghiên cứu, chế thử; vật t nguyên liệu mới thay thế; vật t kỹ thuật phục vụ thí nghiệm, kiểm soát chất lợng.
- Phòng bán hàng: Thực hiện nghiệp vụ bán hàng; thu thập thông tin thị trờng và phản hồi qua hệ thống phân phối; tổng hợp báo cáo tình hình tiêu thụ và cung cấp thông tin hàng ngày cho các bộ phận có liên quan theo quy định; xây dựng các chính sách hỗ trợ tiêu thụ cho từng kênh phân phối, từng khu vực thị trờng; thông tin đến mạng lới phân phối và xây dựng chiến lợc phân phối.
* Văn phòng tổng công ty:
- Phòng tổ chức, nhân sự: Quản lý toàn bộ hồ sơ cán bộ công nhân viên chức; giải quyêt chế độ đối với ngời lao động; nghiên cứu xây dựng chiến lợc phát triển nguồn nhân lực, hoàn thiện cơ cấu nhân sự , cơ cấu quản lý phù hợp với hoạt động của công ty từng thời kỳ; dự kiến đề bạt, miễn nhiệm cán bộ; quy định về đào tạo, tuyển dụng lao động; thờng trực thi đua khen thởng.
- Phòng văn th: quản lý lu trữ th vad các hồ sơ khác; lễ tân; quản lý và theo dõi tình hình sử dụng các trang thiết bị thông tin.
- Phòng bảo vệ.
- Phòng y tế: thực hiện công tác y tế dự phòng và hồ sơ chăm sóc sức khoẻ.
- Nhà ăn
* Phòng kế hoạch – sản xuất: Bao gồm các lĩnh vực sau:
- Kế hoạch điều độ sản xuất. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Giá thành kế hoạch, nghiên cứu, phân tích tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế.
- Cấp phát thanh quyết toán vật t nguyên liệu .
- Điều động lao động.
Định mức lao động; thanh quyết toán, thởng phạt khoán sử dụng điên, năng lợng, nhiên liệu.
- Đảm bảo vật t, nguyên liệu sản xuất đầu vào theo kế hoạch.
- Kho vận: 3 ngời; 1 phụ trách,2 thủ kho và tổ bốc xếp. * Phòng kỹ thuật thiết bị và cơ điện thực hiện hai nhiệm vụ sau:
- Phòng kỹ thuật thiết bị: lập và quản lý hồ sơ kỹ thuật: lập và phát triển khai thực hiện kế hoạch thiết bị: đảm bảo vật t phụ tùng: nghiên cứu, hợp tác, phát triển khoa học kỹ thuật: đầu t xây dựng cơ bản…
- Phân xởng cơ điện: vận hành các tiết bị cung cấp điện, nớc, hơi nớc, nớc thải, sửa chữa máy, thiết bị.
- Ban kiểm soát chất lợng –QC: Kiểm soát quá trình sản xuất theo các văn bản ISO, kiểm soát chất lợng nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm; kiểm tra chất lợng sản phẩm của công ty trên thị trờng, do khách hàng trả lại, lu kho đồng thời lập hành động… khắc phục; lu mẫu thành phẩm; nghiên cứu, phân tích tổng hợp đánh giá chất lợng; kiểm soát thiết bị kiểm nghiệm.
2.1.2.2 Tổ chức sản xuất công ty.
Công ty Cổ phần Tràng An tiến hành sản xuất kinh doanh với mục tiêu phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong nớc và ngoài nớc nên đòi hỏi sản phẩm đạt về chất lợng, đa dạng về mẫu mã và chủng loại. Để có thể đáp ứng mục tiêu trên, phục vụ cho mục tiêu chuyên môn hóa sản xuất, Công ty đã tổ chức sản xuất theo mô hình 2 xí nghiệp:
* Xí nghiệp kẹo I: sáp nhập 2 phân xởng 1&2, gồm 4 dây chuyền. - Dây chuyền sản xuất kẹo cứng cao cấp 4000kg/ca - Dây chuyền sản xuất kẹo tổng hợp 3000kg/ca - Dây chuyền sản xuất kẹo mềm- toffee cao cấp 2000kg/ca - Dây chuyền lạc bọc đờng xuất khẩu và kẹo viên 1500kg/ca * Xí nghiệp bánh I: Phân xởng bánh trớc kia, gồm3 dây chuyền.
- Dây chuyền sản xuất bánh quế – Wafer roll 1000kg/ca - Dây chuyền sản xuất Snacks 750kg/ca - Dây chuyền sản xuất bánh quy 2000kg/ca
Mô hình xí nghiệp hạch toán ( bớc đầu hạch toán báo sổ và tiến tới mô hình công ty con). Bộ phận quản lý xí nghiệp, tính cho sản xuất 2 ca trên 3 dây chuyền.
Nhiệm vụ, quyền hạn
- Giám đốc xí nghiệp là ngời chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc mọi mặt quản lý và điều hành.
- Phó giám đốc (hoặc trởng ca) là ngời giúp việc cho giám đốc và trực tiếp quản lý các phần việc cụ thể và chịu trách nhiệm với những việc đợc giao.
- Kỹ thuật viên.
- Thống kê phân xởng: Nhiệm vụ thống kê, kế toán và tính lơng, thởng. - Công nhân sửa chữa cơ điện: mỗi ca một ngời.
Sơ đồ 11: Cơ cấu tổ chức sản xuất ở Công ty Cổ phần Tràng An.
Phòng kỹ thuật cơ
điện Giám đốc xí nghiệp
Phó giám đốc xí nghiệp hoặc trưởng ca sản xuất Chỉ đạo chuyên
môn và kiểm tra chất lượng Tổ sửa chữa cơ điện Văn phòng xí nghiệp Kỹ thuật Thống kê Kế toán Tạp vụ Dây chuyền sản xuất Hard Candy Dây chuyền sản xuất Soft Candy Dây chuyền sản xuất Toffee Dây chuyền sản xuất Coating Candy
2.1.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm:
Với đặc điểm là doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo, sản phẩm sản xuất phải đạt tiêu chuẩn kỹ thuật và vệ sinh an toàn thực phẩm, ở Công ty Cổ phần Tràng An, mỗi phân x- ởng sản xuất là một dây chuyền công nghệ khép kín từ lúc bắt đầu bỏ nguyên vật liệu vào sản xuất đến khi sản phẩm đợc hoàn thành.
Tại Công ty chủng loại sản phẩm đa dạng. Nhng kẹo là sản phẩm chủ yếu của Công ty, đem lại nguồn thu lớn cho Công ty. Do đó mà trong phạm vi bài viết này, em chỉ xin trình bày thật ngắn gọn quy trình sản xuất kẹo của Công ty.
Tùy theo cách thức sản xuất của Công ty có thể khác nhau nhng công nghệ sản xuất của tất cả các loại kẹo là giống nhau, gồm 05 giai đoạn: Hòa đờng, nấu, làm nguội, tạo hình và đóng gói.
Sơ đồ 12: Quy trình sản xuất kẹo đợc khái quát nh sau:
* Đặc điểm của từng giai đoạn. - Giai đoạn 01:Hòa đờng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đường
Nước
Nha
Hoà đường Nấu
Phụ gia
Làm nguội
Đóng
thùng Đóng túi Gói Định hình Vuốt thoi Lăn côn
đồng nhất ở nhiệt độ từ 1000o – 1100oc theo tỷ lệ quy định. Mỗi loại kẹo có yêu cầu tỷ lệ nha đờng, nớc khác nhau.
- Giai đoạn 02:Nấu.
Đây là giai đoạn thực hiện quá trình cô đặc kẹo từ độ ẩm w = 20% xuống còn w = 1% - 3%. Sau khi đã đợc hòa tan, tùy theo trang bị máy mọc của từng phân xởng mà dung dịch này cho vào các nồi nấu khác nhau, mỗi loại kẹo đợc nấu ở một nhiệt độ khác nhau:
Kẹo mềm từ 11000 – 1250oc. Kẹo cứng từ 1400o – 1650oc. - Giai đoạn 3:Làm nguội.
Khi nấu xong, dung dịch kẹo lỏng đã quánh lại đợc đổ ra bàn làm nguội kẹo từ 1000oc xuống 800o-900oc để đa vào định hình không bị dính.
- Giai đoạn 04: Tạo hình.
Giai đoạn này gồm 3 khâu chủ yếu: lăn côn, vuốt thoi, định hình ở mọi phân xởng, giai đoạn này đều đợc thực hiện trên máy.
- Giai đoạn 05: Đóng gói.
Giai đoạn này gồm có 3 khâu: gói, đóng túi, đóng thùng. Việc đóng gói có thể là thủ công hoặc bằng máy tùy thuộc vào dây chuyền của từng phân xởng. Yêu cầu của giai đoạn này là kẹo đợc đóng gói đúng quy cách, đảm bảo về trọng lợng trong mỗi túi kẹo, thùng kẹo.
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần Tràng An.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc tổ chức ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh những nội dung công tác kế toán bằng phơng pháp khoa học của kế toán, phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế, phù hợp với tình hình cụ thể của doanh nghiệp để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý vĩ mô, vi mô nền kinh tế.
2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Mỗi một doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán để phát huy đợc vai trò, nhiệm vụ cung cấp thông tin, đồng thời kết quả mà hệ thống kế toán doanh nghiệp đợc tổ chức đem lại phải nhiều hơn chi phí phục vụ cho bản thân nó. Nội dung, mọi khâu công việc của kế toán đều do bộ máy kế toán doanh nghiệp đảm nhận.
Để lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp, doanh nghiệp phải căn cứ vào hình thức công tác tổ chức kế toán, đặc điểm tổ chức là quy mô sản xuất kinh doanh, tình hình phân cấp quản lý, khối lợng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ
tập trung trên một địa bàn, chính vì thế mà Công ty chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, theo hình thức này, bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức thành một phòng kế toán trung tâm, thực hiện toàn bộ công tác kế toán và nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc làm nhiệm vụ hớng dẫn và hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới hoạt động của bộ phận đó và gửi những chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm.
Phòng kế toán là nơi thực hiện toàn bộ công tác kế toán tại Công ty: từ việc ghi chép, phản ánh, tập hợp số liệu đến việc lập các báo cáo tài chính, tất cả đều do nhân viên phòng kế toán đảm nhiệm, ta có thể mô phỏng tổ chức bộ máy kế toán của Công ty thông qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 13: Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Tràng An
Chức năng của từng kế toán viên:
- Kế toán trởng: là ngời đứng đầu bộ máy kế toán của Công ty, có chức năng giám sát
chung mọi hoạt động của phòng kế toán, là ngời chịu trách nhiệm giải trình trực tiếp các báo cáo tài chính (cùng Giám đốc) cho các cơ quan chức năng, t vấn lên Giám đốc để vận hành việc sản xuất kinh doanh và vạch ra kế hoạch, dự án hoạt động trong tơng lai. Kế toán trởng còn là ngời thay mặt Giám đốc tổ chức công tác hạch toán toàn Công ty và thực hiện các khoản đóng góp với ngân sách Nhà nớc.
Kế toán trưởng Kế toán nguyên vật liệu Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Kế toán tiền lư ơng Kế toán giá thành kiêm kế toán tổng hợp Kế toán CCDC kiêm TSCĐ Kế toán thanh toán
kế toán giá thành. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kế toán thành phẩm và tiêu thụ: Theo dõi tình hình biến động nhập – xuất – tồn kho của thành phẩm; ghi chép, phản ánh, theo dõi quá trình tiêu thụ sản phẩm.
- Kế toán tiền lơng: Có nhiệm vụ tổ chức hạch toán đúng thời hạn, số lợng, chất lợng và kết quả lao động của cán bộ công nhân viên trong Công ty, tính đúng các khoản lơng và phụ cấp cho nhân viên trong Công ty đồng thời tính toán, phân bổ hợp lý chính xác chi phí tiền lơng, tiền công và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tợng sử dụng có liên quan.
- Kế toán giá thành kiêm kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí phát sinh trong kỳ cho các đối tợng phân bổ. Tập hợp chi phí cho từng đối tợng và tiến hành tính giá nhập kho, mở sổ hạch toán chi tiết và sổ tổng hợp tính chi phí sản xuất, giá thành của Công ty.
- Kế toán công cụ dụng cụ kiêm kế toán TSCĐ: Theo dõi, phản ánh tình hình biến động của TSCĐ, mở sổ theo dõi TSCĐ, lập bảng khấu hao TSCĐ đồng thời theo dõi… sổ hiện có, phản ánh tình hình biến động của CCDC cuối tháng phân bổ cho các đối tợng liên quan.
- Kế toán thanh toán:Có nhiệm vụ giám sát việc thanh toán với ngân hàng, lập các ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, mở L/C; theo dõi thu chi tiền mặt.
- Thủ quỹ (Thu ngân): Đảm nhận các nghiệp vụ liên quan đến thu chi tiền mặt, ghi sổ quỹ hàng ngày.
2.1.4.2 Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty:
Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức kế toán, bao gồm số lợng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ đợc sử dụng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá các số liệu