Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức kế toán, bao gồm số lợng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ đợc sử dụng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá các số liệu chứng từ gốc theo một trình tự và phơng pháp ghi sổ nhất định, nhằm cung cấp các tài liệu có liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính phục vụ việc thiết lập các báo cáo kế toán .
Mỗi hình thức kế toán đợc quy định một hệ thống sổ kế toán liên quan. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ tài chính quy định để lựa chọn, áp dụng một hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán mà doanh nghiệp đã chọn.
Công ty cổ phần Tràng An là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh quy mô vừa, có đội ngũ quản lý giàu kinh nghiệm, trình độ chuyên môn vững vàng, cho phép sử dụng hình thức nhật ký chứng từ trong công tác kế toán của công ty.
Đặc điểm của hình thức này là các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh đợc phản ánh trong các chứng từ gốc đều đợc phân loại để ghi vào các sổ nhật ký chứng từ (NKCT), cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái các tài khoản. hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức này bao gồm:
kinh tế tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản có mối liên quan. Số liệu ghi chép vào các sổ nhật ký chứng từ đợc lấy từ các chứng từ gốc, các sổ kế toán chi tiết, các bảng kê, bảng phân bổ. Nhật ký chứng từ đợc ghi hàng ngày hoặc hàng tháng tuỳ theo từng sổ.
* Bảng kê: Đợc sử dụng trong những trờng hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên nhật ký chứng từ đợc. Khi sử dụng bảng kê thì số liệu của chứng từ gốc trớc hết đợc ghi vào các bảng kê, cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kê đợc chuyển vào các nhật ký chứng từ có liên quan. Bảng kê dợc mở theo vế Có hoặc vế Nợ của các tài khoản, có thể kết hợp phản ánh cả số D đầu tháng, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có trong tháng và số D cuối tháng phục vụ… cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và chuyển sổ cuối tháng.
* Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số D cuối tháng hoặc cuối quý. Số phát sinh Có của mỗi tài khoản đợc phản ánh trên sổ cái theo tổng số lấy từ các nhật ký chứng từ liên quan. Sổ cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng, hoặc cuối quý sau khi đã khoá sổ và kiểm tra, số liệu trên các nhật ký chứng từ.
* Sổ (thẻ) kế toán chi tiết: Đợc dùng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài khoản phát sinh một cách chi tiết cụ thể theo yêu cầu quản lý cụ thể. Sổ chi tiết đợc ghi hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc.
* Bảng phân bổ: Dùng để tập hợp các loại chi phí phát sinh nhiều lần và thờng xuyên hoặc các chi phí đòi hỏi phải tập hợp, tính toán phân bổ.
- Hình thức kế toán NKCT có u điểm là giảm nhẹ khối lợng công việc ghi theo quan hệ đối ứng ngay trên tờ sổ và kết hợp, kế toán chi tiết trên cùng trang sổ. Việc kiểm tra đối chiếu, đợc tiến hành thờng xuyên ngay trên trang sổ, kịp thời cung cấp số liệu. Tuy nhiên, nhợc điểm của hình thức này là mẫu số kế toán phức tạp nên việc ghi sổ đòi hỏi cán bộ, nhân viên kế toán có trình đọ chuyên môn vững và không thuận tiện cho việc cơ giới kế toán.
- Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã đợc kiểm tra, lấy số liệu ghi trực tiếp vào các bảng kê hoặc NKCT, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các NKCT đợc ghi căn cứ vào bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày những số liệu đó đợc ghi vào các bảng kê hay sổ chi tiết, cuuoí tháng mới chuyển số liệu tổng cộng vào các NKCT có liên quan.
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các NKCT, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các NKCT với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệuu tổng cộng của các NKCT ghi trực tiếp vào Sổ cái.
Đối với những chứng từ liên quan đến các sổ (thẻ) kế toán chi tiết thì cuối tháng căn cứ vào các sổ đó lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng TK để đối chiếuaSổ cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số sổ chi tiết trong NKCT, bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính.
* Hệ thống báo cáo kế toán:
Công ty sử dụng hệ thống báo cáo tài chính ban hành theo Quyết định số 1864/1998/ QĐ-BTC ngày 16/12/1998, Quyết định số 167/2000/ QĐ-BTC ngày 4/11/2003 của Bộ trởng Bộ Tài chính. Cụ thể hệ thống báo cáo tài chính tổng hợp của Công ty gồm 4 báo cáo:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Báo cáo lu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
Để có thể tổng hợp việc nhập xuất nguyên vật liệu đó, Công ty đã sử dụng một số tài khoản vào sổ nh sau:
TK152: “Nguyên liệu, vật liệu chính ” mở chi tiết cho các tiểu khoản : TK152.1: Nguyên vật liệu chính TK152.2: Vật liệu phụ TK152.3: Nhiên liệu TK 152.4: Phụ tùng thay thế Chứng từ ghi sổ và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký – Chứng từ Thẻ, sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi
tiết Báo cáo tài chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu cuối tháng
TK 152.5: Vật liệu xây dựng cơ bản TK 152.6: Vật liệu khác (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TK 154: “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.” TK 154.1: “ Thuê ngoài gia công chế biến ”
TK 154.2: Dùng để tập hợp chi phí sản xuất sản phẩm TK 621: “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”
TK 331: Phải trả ngời bán.
TK 331.1 : Phải trả cho nhà cung cấp vật liệu chính, vật liệu phụ. TK 331.2 : Phải trả cho các nhà cung cấp khác.
Và một số tài khoản khác nh :
TK 627.2 chi phí vật liệu cho sản xuất chung TK 641.2 Chi phí vật liệu cho bán hàng
TK 642.2 Chi phí vật liệu cho quản lý doanh nghiệp TK 111.1 Tiền Việt Nam
TK 112 Tiền gửi ngân hàng
Đặc biệt công ty không sử dụng tài khoản 151 “ hàng mua đang đi đờng ” trong quá trình hạch toán kế toán vật liệu.
* Sổ kế toán sử dụng :
- Sổ chi tiết vật liệu - Nhật ký chứng từ số 5 - Sổ chi tiết nhập vật t
- Sổ thanh toán với ngời bán - Bảng kê số 3
- Bảng phân bổ nguyên liệu , vật liệu - Sổ chi tiết TK 621
- Bảng cân đối TK 152
- Sổ tổng hợp nguyên vật liệu - Sổ cái TK 152
Và một số sổ trung gian khác.
2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tràng An: 2.2.: Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tràng An:
Công ty Cổ phần Tràng An là một doanh nghiệp chuyên sản xuất các loại bánh kẹo. Nhng kẹo là sản phẩm chủ yếu của Công ty. Kẹo là sản phẩm thuộc hàng công nghiệp thực phẩm, với khối lợng sản phẩm của Công ty nhiều, do đó nguyên vật liệu đợc dùng
Hiện nay, Công ty đang sản xuất hơn 40 loại bánh kẹo khác nhau, mỗi một tháng có tới hàng trăm loại nguyên vật liệu đợc sử dụng để sản xuất sản phẩm nh tinh dầu các loại, đờng, nha, nhãn, gói, băng dính Nguyên vật liệu của Công ty không chỉ là… nguyên vật liệu trên thị trờng trong nớc nh: đờng vàng, đờng RS, mà có một số… nguyên vật liệu phải nhập ngoại nh: tinh dầu các loại, túi, bơ Vì vậy công ty phải lập… kế hoạch thu mua một cách khoa học, hợp lý để đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất. Vì nguyên vật liệu của Công ty là sản phẩm của ngành nông nghiệp và công nghiệp chế biến. Loại sản phẩm của ngành nông nghiệp mang tính chất thời vụ và chịu sự tác động lớn của thiên nhiên nên nó có tính chất phức tạp. Do sản xuất nông nghiệp mang tính chất thời vụ nên đến thời vụ là Công ty phải mua nguyên vật liệu để dự trữ cho sản xuất, đảm bảo quá trình sản xuất đợc diễn ra liên tục tránh tình trạng thiếu nguyên vật liệu gây ngừng trệ sản xuất. Nông nghiệp thì chịu sự tác động của thiên nhiên nên giá cả sản phẩm nông nghiệp nói chung và nguyên vật liệu của Công ty nói riêng là không ổn định. Đặc biệt nguyên vật liệu chính chịu sự tác động rất mạnh mẽ của môi trờng tự nhiên, rất dễ bị h hỏng, mất phẩm chất. Chính những đặc điểm đó đã khiến cho chi phí nguyên vật liệu phát sinh.
Mặt khác, sản phẩm của ngành nông nghiệp mang tính chất thời vụ và chịu tác dộng lớn của thiên nhiên. Do sản xuất nông nghiệp mang tính thời vụ nên đến vụ mùa là công ty phải mua nguyên vật liệu để dự trữ cho sản xuất, đảm bảo quá trình sản xuất đợc diễn ra liên tục, tránh tình trạng thiếu nguyên vật liệu gây ngừng trệ sản xuất, và do chịu sự tác động của tiên nhiên nên giá cả của sản phẩm nông ngiệp nói chung, nguyên vật liệu của công ty nới riêng là không ổn định. Nên công tác thu mua, quản lý vật liệu là sản phẩm nông nghiệp rất phức tạp. Tuy nhiên với tiến độ khoa học ngày nay, tính thời vụ trong nông nghiệp cũng đợc hạn chế, do đó hầu nh không cần dự trữ nhiều nguyên vật liệu cho sản xuất, khi có kế hoạch sản xuất, tiến hành gọi điện đến nhà cung cấp, hàng sẽ chở đến tận nơi. Đây là điều kiện thuận lợi góp phần tăng nhanh tốc độ và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn,giải quyết nhu cầu về vốn ở công ty.
Nh ta đã biết, vật liệu của công ty tất cả hàng trăm loại,mỗi loại bao gồm các tiểu loại khác nhau. Do đặc điểm riêng của vật liệu nên công ty đã xây dựng mức tiêu hao vật liệu cho từng loại sản phẩmvà mức hao hụt cho phép trong sản xuất. Việc cung cấp và sử dụng vật liệu đợc căn cứ vào nhu cầu sản xuất thực tế. Khi có kế hoạch sản xuất đặt ra, căn cứ vào mức tiêu hao vật liệu đối với mỗi loại sản phẩm, phòng kế hoạch sản xuất xết duyệt và cung cấp đầy đủ số lợng, chủng loại cần thiết.
Theo tính toán chi phí vật liệu thờng chiếm tới 65%-80% tỷ trọng chi phí trong giá thành. Vì vậy sự biến động về khoản chi phí vật liệu lớn sẽ làm tăng, giảm giá thành sản phẩm từ đó tác động đến kết quả kinh doanh.Do sản phẩm của công ty phục vụ trực tiếp đời sống, sức khoả xã hội, nên đòi hỏi phải có chất lợng cao, đảm bảo vệ sinh công nghiệp cao; muốn vậy trớc tiên chất lợng vật liệu đầu vào phải tốt. Vậy ngay từ khâu thu mua phải quản lý chặ chẽ về số lợng, chất lợng, quy cách chủng loại, giá mua, chi phí thu mua, và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công tác bảo quản dự trữ phải đợc tổ chức tốt. ở khâu sử dụng, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm.
Thực tế công ty không xây dựng định mức dự trữ vật liệu, kế hoạch thu mua vật liệu, đợc lập căn cứ vào kế hoạch sản xuất.
Từ những đặc điểm trên, vật liệu đã ảnh hởng đến quy trình sản xuất và quản lý sản xuất; ảnh hởng tới vòng quay cua rvốn và chi phí nguyên vật liệu trong giá thành.
2.2.2: Phân loại nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Tràng An:
Nguyên vật liệu đợc sử dụng ở đây bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng lý hóa, phẩm cấp chất lợng. Nhu cầu kế hoạch sản xuất rất linh động nên sự biến động của nguyên vật liệu diễn ra thờng xuyên. Do nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, làm cho Công ty rất khó có thể kiểm soát đợc. Để có thể kiểm soát đợc tất cả các nguyên vật liệu đó đợc dễ dàng thì Công ty vần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu.
Phân loại nguyên vật liệu là dựa vào những tiêu thức nhất định để sắp xếp, phân chia những loại nguyên vật liệu có cùng một tiêu thức vào mỗi một loại, mỗi một nhóm khác nhau. Chính vì lẽ đó mà có rất nhiều cách phân loại khác nhau.
Căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất, toàn bộ nguyên vật liệu sử dụng tại Công ty đợ chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính (TK 152): là đối tợng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên thực thể sản phẩm nh: đợng RE, nha công nghiệp, bột mỳ, mỡ, trứng, tinh dầu các loại…
- Vật liệu phụ (TK 152.2): là đối tợng lao động không cấu thành nên thực thể sản phẩm những vật liệu phụ có tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm nh: các loại nhãn kẹo, túi đựng kẹo. Nhãn kẹo đợc làm từ nhiều loại vật liệu khác (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
túi kẹo có nhiều kích cỡ khác nhau để phù hợp với từng loại túi kẹo khác nhau nh loại túi 50g, 100g, 110g, 120g, 150g, 500g…
- Nhiên liệu (TK 152.3): là loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trinh sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu đợc dùng trực tiếp vào quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm nh xăng, dầu, than, gas…
- Phụ tùng thay thế (152.4): là những chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị mà Công ty mua sắm, dự trữ phục vụ cho từng loại xe, nh vòng bi, ổ trục, côn, dây curoa…
- Vật liệu xây dựng cơ bản (TK 152.5): gồm các loại gạch, ngói sử dụng để sửa chữa… nhà xởng, văn phòng.
- Vật liệu khác (TK 152.6): bao gồm các loại vật liệu nh tem, đề can, băng dính…
Bảng số 02: Sổ danh điểm vật liệu.
Ký hiệu
Loại, nhóm Sổ danh điểm
Tên nhãn hiệu, quy
cách vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi chú 152.1 VC Nguyên vật liệu chính VC 001 Đờng RS Kg VC 002 Nha CN loại I Kg ... ... ... ... ... ... 152.2 VP Vật liệu phụ
VP 001 Túi viên Cái
VP 002 Túi hoa quả tuyết Cái
... ... ...
Bên cạnh việc phân loại nh trên, để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán vật liệu một cách dễ dàng, chặt chẽ, tránh nhầm lẫn, công ty lập một hệ thông danh điểm vật liệu
cách đơn giản nhất, tức là đặt tên cho mỗi thứ, nhõm vật liệu bằng cách mã hoá các thứ, nhóm vật liệu bằng một ký hiệu riêng (chữ cái, hệ thống chữ số) thay thế tên gọi, quy cách kích cỡ của chúng.
Danh điểm vật t đợc sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm quản lý từng thứ vật t .
Việc phân loại và mã hoá nh trên tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức quản lý vật liệu một cách khoa học hơn, phục vụ công việc mở các sổ kế toán chi tiết nhằm kiểm tra, giám sát tình hình nhập- xuất- tồn kho vật liệu trên cơ sở phân loại tỷ mỉ, chính xác từng thứ vật liệu.
* Hệ thống kho tàng nguyên vật liệu:
Xuất phát từ đặc điểm riêng về vật liệu: nhiều loại, dễ h hỏng, mất phẩm chất công ty đã xây dựng hệ thống nội quy và kho tàng bảo quản.Kho bãi đợc xây dựng một cách khoa học, cao ráo, thoáng mát, sạch sẽ và đợc bố trí gần nơi sản xuất tạou điều kiện