2.2.1.2.1. Thủ tục tăng giảm TSCĐHH và chứng từ sử dụng
•Tăng TSCĐHH
TSCĐHH của Công ty chủ yếu là tăng do mua sắm mới. Việc trang bị
TSCĐHH phải có kế hoạch cụ thể, phải hợp lý và căn cứ vào nhu cầu thực tế và phải có sự phê duyệt của Tổng công ty xây dựng đường thủy.
- Khi có nhu cầu mua sắm TSCĐHH (những TSCĐHH lớn có liên quan đến việc nâng cao năng lực sản xuất của Công ty) thì Công ty phải có tờ trình xin phép
được đầu tư thiết bị gửi Hội đồng quản trị Tổng công ty xây dựng đường thủy quyết định. Trường hợp mua sắm TSCĐHH không lớn lắm thì chỉ cần bộ phận có nhu cầu gửi tờ trình lên Giám đốc duyệt.
- Nếu được Tổng công ty hoặc Giám đốc Công ty duyệt thì Giám đốc thành lập ban mua sắm TSCĐHH. Ban này phát thư mời chào để tìm đơn vị có đủ khả năng cung cấp thiết bị với giá cả và chất lượng phù hợp nhất…sau khi tìm được nhà cung cấp thì tiến hành ký hợp đồng với nhà cung cấp (trường hợp mua TSCĐHH lớn, phải có tờ trình đề nghị Tổng công ty ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp).
- Nhà cung cấp sẽ chuyển TSCĐHH trong một khoản thời gian nhất định, chuyển giao công nghệ, lắp đặt, chạy thử, hai bên tiến hành nghiệm thu bàn giao thiết bị và lập các chứng từ TSCĐHH, viết hóa đơn.
Trong quá trình mua TSCĐHH, giá mua và mọi chi phí liên quan đều được theo dõi, tập hợp kèm theo hóa đơn chứng từ. Đến đây hợp đồng đã hoàn thành, hai bên sẽ thanh lý hợp đồng và thanh toán tiền, đồng thời kế toán làm thủ tục ghi tăng TSCĐHH trước khi đưa vào sử dụng.
Bộ chứng từ tăng TSCĐHH gồm có:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu 01- TSCĐ) + Quyết định tăng TSCĐ
+ Các hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, giấy đề nghị, tờ trình.
Trích dẫn: Bộ hồ sơ mua sắm Cần cẩu D303.85M cho xí nghiệp công trình 18
gồm có:
- Tờ trình đề nghị cấp Cần cẩu của xí nghiệp 18 lên Giám đốc - Quyết định của Giám đốc về việc thành lập ban mua Cần cẩu - Quyết định của Giám đốc về việc sử dụng quỹ đầu tư phát triển - Biên bản bàn giao TSCĐ
- Hóa đơn GTGT, Ủy nhiệm chi - Biên bản thanh lý hợp đồng.
Biểu số 2.6: Tờ trình đề nghị cấp TSCĐHH
CÔNG TY CÔNG TRÌNH ĐƯỜNG THỦY XÍ NGHIỆP CÔNG TRÌNH 18
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 15 tháng 07 năm 2007
TỜ TRÌNH
Kính gửi: Giám đốc Công ty Công trình đường thủy Xí nghiệp công trình 18 xin đề nghị với Giám đốc một việc như sau:
Theo kế hoạch sản xuất 6 tháng cuối năm 2007, xí nghiệp công trình 18 có rất nhiều công trình cần có thiết bị để nâng vật tư, kết cấu như: Công trình Pản Pặc, Sông Thu…
Vì vậy, chúng tôi kính đề nghị Giám đốc cấp cho chúng thôi 01 Cần cẩu để thi công công trình.
Chúng tôi hứa tuân thủ mọi quy định của Công ty về bảo quản, sử dụng máy móc thiết bị.
Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn.
GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP CÔNG TRÌNH 18 Biếu số 2.7: Quyết định của Giám đốc về việc thành lập ban mua Cần cẩu
TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG ĐƯỜNG THỦY
CÔNG TY CÔNG TRÌNH ĐƯỜNG THỦY ---&--- Số:367 QĐ/TC-LĐTL CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --- Hà Nội, ngày 07 tháng 08 năm 2007
QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
V/v thành lập Ban mua cần cẩu
GIÁM ĐỐC
CÔNG TY CÔNG TRÌNH ĐƯỜNG THỦY
- Căn cứ quyết định số 601/QĐ/TCCB-LĐ ngày 05/04/1993 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải v/v thành lập lại và quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức “Công ty Công trình đường thủy”
- Căn cứ yêu cầu phục vụ sản xuất
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Nay thành lập Ban mua Cần cẩu của Công ty gồm có các ông có tên sau: 1. Ông Phạm Thế Bồi T.P Thiết bị Vật tư Trưởng ban 2. Ông Trần Duy Tĩnh P.P Thiết bị Vật tư Ủy viên 3. Ông Đặng Quốc Phòng P.P Tài chính kế toán Ủy viên
4. Ông Đỗ Văn Quyên Cán bộ Xí nghiệp 18
Điều 2: Ban mua Cần cẩu có nhiệm vụ:
- Khảo sát thị trường, mua Cần cẩu đảm bảo yêu cầu chất lượng và các thông số kỹ thuật phục vụ thi công công trình.
- Hoàn chỉnh các thủ tục, hồ sơ đưa Cần cẩu vào phục vụ thi công công trình triền đá Bến Kiều đảm bảo yêu cầu tiến độ,
- Thường xuyên báo cáo và thực hiện sự chỉ đạo của Giám đốc Công ty.
Điều 3: Các ông (bà) Trưởng phòng nghiệp vụ, giám đốc các xí nghiệp có liên quan và các ông có tên trên căn cứ phạm vi trách nhiệm thi hành quyết định này.
Nơi nhận: Giám đốc
- Như điều 3
- Lưu TC-LĐTL Mai Văn Hoạt
Biếu số 2.8: Hợp đồng kinh tế
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--***-***-***--
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Số: 00697/HĐ-TB V/v cung cấp máy móc thiết bị
Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25/09/1989 của Chủ tịch hội đồng Nhà nước và Nghị quyết số 17/HĐBT ngày 16/01/1990 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế.
Căn cứ vào nhu cầu thiết bị thi công của Công ty Công trình đường thủy và năng lực công ty cổ phần xây dựng và thiết bị công nghệ CIE.
Hôm nay, ngày 10/08/2007 tại Công ty công nghiệp và thiết bị CIE, chúng tôi gồm các bên dưới đây:
Đại diện bên mua:
Địa chỉ: 159 Thái Hà – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: 8561482 – 8561483
Mã số thuế: 010010953-1
Tài khoản số: 710A00735 Ngân hàng Công thương Đống Đa – Hà Nội Đại diện bên bán:
Ông: Đỗ Văn Vũ Chức vụ: Giám đốc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Địa chỉ: Phường Nhân Chính – Thanh Xuân – Hà Nội Điện thoại: 8544898
Mã số thuế: 01006947309
Tài khoản số: 710A000141 Ngân hàng Công thương Ba Đình – Hà Nội Hai bên đã thỏa thuận kí hợp đồng theo các điều khoản sau:
Điều 1: Hàng hóa, số lượng, giá cả:
STT Tên máy móc, thiết bị Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cần cẩu D303.85M 01 457.142.850 457.142.850
Cộng 457.142.850
Giá Cần cẩu ở đây chưa bao gồm thuế GTGT
Điều 2: Phương thức thanh toán:
Sau khi hai bên bán bàn giao máy móc cho bên mua, bên mua có trách nhiệm thanh toán chuyển khoản cho bên bán
Điều 3: Về chất lượng máy móc
Chất lượng máy móc đảm bảo đúng yêu cầu như phụ lục về thông số kỹ thuật đính kèm với hợp đồng này.
Điều 4: Thời gian, địa điểm và phương thức giao hàng
Công ty cổ phần xây dựng và thiết bị công nghệ CIE bàn giao Cần cẩu cho Công ty Công trình đường thủy tại xưởng của Công ty CIE
Công ty Công trình đường thủy chịu chi phí vận chuyển lắp đặt thiết bị Thời gian giao hàng: 15/08/2007
Điều 5: Cam kết chung
- Ngoài những điều khoản hai bên thỏa thuận trong hợp đồng, các điều khoản khác hai bên thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nước.
- Hai bên cam kết thi hành nghiêm chỉnh hợp đồng này
- Trường hợp 1 trong 2 bên vi phạm hợp đồng nếu không giải quyết được bằng thương lượng phải ra tòa án kinh tế Hà Nội giải quyết. Quyết định của tòa án kinh tế Hà Nội là cơ sở pháp lý buộc hai bên tuân thủ.
- Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký và hết hiệu lực khi hai bên thanh lý xong hợp đồng
Đại diện bên mua Đại diện bên bán
Mai Văn Hoạt Đỗ Văn Vũ
* Sau khi tiến hành ký kết hợp đồng và bên bán tiến hành chuyển chở TSCĐ đến Công ty, lập biên bản nghiệm thu và bàn giao tài sản, và hóa đơn GTGT
Biểu số 2.9: Biên bản nghiệm thu và bàn giao TSCĐ
BIÊN BẢN NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO TSCĐ
Ngày 15 tháng 08 năm 2007
Hôm nay, tại Công ty cổ phần xây dựng và thiết bị công nghiệp CIE, chúng tôi gồm có: Ông: Đỗ Văn Vũ – Giám đốc
Đại diện cho: Công ty cổ phần xây dựng và thiết bị công nghệ CIE Địa chỉ: Phường Nhân Chính – Thanh Xuân – Hà Nội
Điện thoại: 04.8544898 Fax: 04.5531433 (Gọi tắt là bên giao) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ông: Phạm Thế Bồi – Trưởng phòng TBVT Đại diện cho: Công ty Công trình đường thủy Địa chỉ: 159 Thái Hà – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: 04.8561482 – 04.8561483 (Gọi tắt là bên nhận)
Cùng nhau tiến hành bàn giao Cần cẩu D303.85M và ký vào biên bản bàn giao với nội dung như sau:
Tên TSCĐ: Cần cẩu D303.85M
I/Chất lượng cần cẩu
Cần cẩu đảm bảo yêu cầu, đã kiểm tra không có hư hỏng bên ngoài và hư hỏng bên trong, hệ thống hoạt động tốt.
Các phụ tùng và đồ nghề kèm theo gồm: 01 lốp, 01 dây cáp, 01 móc Sách hướng dẫn
II/Các giấy tờ kèm theo
1. Biên bản nghiệm thu
3. Sổ bảo hành
Sau khi kiểm trả, hai bên cùng thống nhất bàn giao cần cẩu trên với đầy đủ tính năng kỹ thuật, chất lượng xe và giấy tờ như trong biên bản.
Biên bản này được ký kết vào ngày 15/08/2007 và được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau.
Đại diện bên nhận Đại diện bên giao Phạm Thế Bồi Đỗ Văn Vũ
Biểu số 2.10: Hóa đơn GTGT
HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01/GTKT – 3LL Liên 2: Giao khách hàng Số:010245 Ngày 15 tháng 08 năm 2007
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần xây dựng và thiết bị công nghệ CIE
Địa chỉ: Phường Nhân Chính – Thanh Xuân – Hà Nội Số tài khoản: 710A-00141 Điện thoại: 04.8544898 MS:0100947309
Họ tên người mua hàng: Công ty Công trình đường thủy
Địa chỉ: 159 Thái Hà – Đống Đa – Hà Nội Số tài khoản: 710A-00735 Điện thoại: 04.8561482 MS: 0100109593-1
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
STT TÊN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ Đơn vị tính
Số
Lượng Đơn giá
THÀNH TIỀN
A B C 1 2 3=1*2
1 Cần cẩu D303.85M Bộ 01 457.142.850 457.142.850
Cộng tiền hàng 457.142.850
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 45.714.285
Tổng cộng tiền thanh toán 502.857.135
Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm linh hai triệu, tám trăm năm mươi bảy nghìn, một trăm ba lăm đồng.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Biểu số 2.11: Biên bản thanh lý hợp đồng
THỦY
CÔNG TY CÔNG TRÌNH ĐƯỜNG THỦY ---&--- Số: 859/TLHĐ NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --- Hà Nội, ngày 28 tháng 08 năm 2007 BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG
- Căn cứ hợp đồng kinh tế số 00697 ký ngày 10/08/2007 giữa Công ty Công trình đường thủy với Công ty cổ phần xây dựng và thiết bị công nghiệp về việc mua bán Cần cẩu D303.85M
- Căn cứ vào các biên bản giao nhận thiết bị giữa hai bên (có chi tiết kèm theo). Hôm nay, ngày 28 tháng 8 năm 2007, chúng tôi gồm có:
BÊN MUA: CÔNG TY CÔNG TRÌNH ĐƯỜNG THỦY
Đại diện: Ông Mai Văn Hoạt Chức vụ: Giám đốc
Địa chỉ: 159 Thái Hà – Đống Đa – Hà Nôi
Điện thoại: 04.8561482 – 04.8561483 Fax: 04.8562197 Mã số thuế: 0100109593-1
Tài khoản số: 710A-00735 Ngân hàng công thương Đống Đa – Hà Nội
BÊN BÁN: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP CIE
Đại diện: Ông Đỗ Văn Vũ Chức vụ: Giám đốc
Địa chỉ: Phường Nhân Chính – Thanh Xuân – Hà Nội Điện thoại: 04.8544898
Mã số thuế: 0100947309 Tài khoản số: 710A-00141
Cùng nhau thanh lý hợp đồng kinh tế số 00697 ký ngày 10/8/2007 với nội dung như sau:
I. Bên bán đã giao, bên mua đã nhận nguyên trạng 01 cần cẩu D303.85M với các tiêu chuẩn kỹ thuật và phụ tùng đã được bàn giao đầy đủ như trong biên bản bàn giao ngày 15/8/2007.
II.Thanh toán
Bên mua đã thanh toán một lần cho bên bán số tiền mua hàng theo trị giá hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên là 502.857.135 (năm trăm linh hai triệu, tám trăm năm bảy nghìn, một trăm ba lăm đồng chẵn)
III. Hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng số 00697 ký ngày 10/8/2007, kể từ ngày hôm nay, đến thời điểm này hai bên không còn trách nhiệm với nhau trước pháp luật về việc thực hiện các điều khoản như đã quy định tại hợp đồng kinh tế số 00697 ký ngày 10/8/2007
Biên bản thanh lý hợp đồng được lập thành 06 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 03 bản.
ĐẠI DIỆN BÊN BÁN ĐẠI DIỆN BÊN MUA
Mai Văn Hoạt Đỗ Văn Vũ
Biểu số 2.12: Hóa đơn GTGT về vận chuyển
HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01/GTKT – 3LL Liên 2: Giao khách hàng Số: 001375
Ngày 15 tháng 08 năm 2007
Đơn vị bán hàng: Hợp tác xã cơ khí 1.5
Địa chỉ: Phường Nhân Chính – Thanh Xuân – Hà Nội Số tài khoản: 710A-00141
Điện thoại: 04.838426 MS: 0100145247
Họ tên người mua hàng: Công ty Công trình đường thủy
Địa chỉ: 159 Thái Hà – Đống Đa – Hà Nội Số tài khoản:710A- 00735 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0100109593-1
STT TÊN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ Đơn vị tính
Số
lượng Đơn giá
THÀNH TIỀN
A B C 1 2 3=1*2
1 Vận chuyển và lắp đặt Cái 01 2.734.000 2.734.000
Cộng tiền hàng 2.734.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 273.400
Tổng cộng tiền thanh toán 3.007.400
Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu không trăm linh bảy nghìn bốn trăm đồng
Biểu số 2.13: Biên bản giao nhận TSCĐ BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ Ngày 15 tháng 08 năm 2007 Số: 150806 Nợ: Có:
- Căn cứ Quyết định số 369 QĐ/VT-TB ngày 14 tháng 08 năm 2007 của Giám đốc Công ty Công trình đường thủy về việc bàn giao TSCĐ
1. Ban giao nhận gồm:
- Ông Phạm Thế Bồi Chức vụ: TP Thiết bị Vật tư Đại diện bên giao - Ông Đỗ Đức Thắng Chức vụ: Giám đốc xí nghiệp 18 Đại diện bên nhận
2. Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau:
STT Tên, ký hiệu TSCĐ Số hiệu TSCĐ Nước sản xuất Năm sản xuất Năm đưa vào sử dụng Công suất thiết kế Tính nguyên giá TSCĐ Giá mua CPVC, lắp đặt --- Nguyên giá Tài liệu kỹ thuật A B C D 1 2 3 4 5 6 7 E 1 Cần cẩu D303.85M H2311801 Tiệp 2007 457.142.850 2.734.000 459.876.850 Tổng 457.142.850 2.734.000 459.876.850
Giám đốc xí nghiệp 18 Kế toán xí nghiệp Người nhận Người giao
Biểu số 2.14: Ủy nhiệm chi
ỦY NHIỆM CHI Số: 28 CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ/ĐIỆN Lập ngày: 20/8/2007 Tên đơn vị trả tiền: Công ty Công trình đường thủy
Số tài khoản: 710A-00735
Tại Ngân hàng Công thương Đống Đa
Phần do NH ghi Tài khoản Nợ
Tên đơn vị nhận tiền: Công ty cổ phần xây dựng và thiết bị
công nghiệp CIE Tài khoản Có