- MKH năm= Nguyên giá TSCĐ/ Thời gian sử dụng MKH tháng =MKH năm /
3.1.2.Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Xăng dầu Quảng Bình
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY
3.1.2.Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Xăng dầu Quảng Bình
định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Xăng dầu Quảng Bình
► Trong công tác quản lý:
Bộ máy quản lý của Công ty Xăng dầu Quảng Bình được tổ chức khá hợp lý theo cơ cấu trực tuyến chức năng, các phòng ban trong công ty có nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn cụ thể, rõ ràng, tạo điều kiện thực hiện tốt các nhiệm vụ và mục tiêu chung của toàn công ty, tránh tình trạng chồng chéo, không hiệu quả.
Xăng dầu là một mặt hàng trọng yếu của quốc gia, lại có những đặc tính lý hoá đặc biệt như dễ cháy nổ, dễ bay hơi, hao hụt… Chính vì thế công tác quản lý, đặc biệt là quản lý hàng tồn kho càng được chú trọng hơn bao giờ hêt. Tại Công ty Xăng dầu Quảng Bình, hàng hoá được bảo quản cẩn thận, đúng quy định, tuân thủ các quy định chặt chẽ, khắt khe về dự trữ và an ninh, phòng cháy chữa cháy…. Việc kiểm kê hàng tồn kho được tiến hành hàng kỳ, thường xuyên nên có thể bao quát được tình trạng hàng hoá, phát hiện kịp thời những tình huống bất thường để có biện pháp xử lý thích hợp. Công ty cũng nghiên cứu để quy định tỷ lệ hao hụt định mức phù hợp với từng mặt hàng kinh doanh, mã hoá các mặt hàng để có thể quản lý tốt và toàn diện hơn.
► Trong công tác hạch toán: - Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán công ty gồm 100% trình độ đại học và trên đại học, có kiến thức nghiệp vụ vững vàng, tinh thần làm việc sáng tạo, nhiệt tình, năng động, yêu nghề, có đạo đức nghề nghiệp tốt. Các cán bộ kế toán lại thường xuyên được đào tạo, cập nhật các kiến thức mới về chính sách, chế độ kế toán ban hành và áp dụng. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty được sắp xếp khá khoa học và hợp lý, nhằm đảm bảo hiệu quả công việc.
- Về việc áp dụng các phần mềm kế toán máy:
Công ty Xăng dầu Quảng Bình áp dụng phần mềm kế toán chung của Tổng công ty. Phần lớn các nghiệp vụ kế toán được thực hiện trên máy vi tính đã giảm bớt khối lượng cho các kế toán viên rất nhiều, vừa đảm bảo chính
xác, tinh cậy, nhanh chóng. Số liệu chỉ cần nhập vào một lần, còn máy tính sẽ tự động tính toán, ghỉ sổ, tổng hợp, chuyển sổ. Dựa trên đó, cuối tháng, quý, năm, kế toán tổng hợp sẽ lập BCTC vừa nhanh chóng, lại thuận tiện. Việc sửa chữa các sai sót vì thế cũng dễ dàng hơn. Mặt khác, để đảm bảo an toàn, công ty còn cho in sổ sách mỗi tháng để lưu trữ riêng.
- Về hệ thống chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ:
Công ty Xăng dầu Quảng Bình sử dụng rất nhiều loại chứng từ khác nhau để phục vụ cho việc hạch toán được rõ ràng, chính xác. Ngoài các chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính, công ty còn sử dụng một số chứng từ được thiết kế thống nhất cho toàn Tổng công ty như Bảng phân bổ chênh lệch giá... Các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá được tuân thủ theo một quy trình khá chặt chẽ. Các nghiệp vụ kế toán xảy ra được lập chứng từ đầy đủ, luân chuyển đúng quy trình. Đặc biệt đối với quá trình tiêu thụ, các chứng từ thu tiền mặt rất nhiều, công ty cũng đã có những biện pháp nhằm kiểm soát tiền bán hàng , tránh biển thủ, thất thoát… Công ty có rất nhiều đơn vị trực thuộc, số lượng chứng từ phát sinh nhiều, nhưng với sự làm việc nghiêm túc và quản lý chặt chẽ, các nghiệp vụ phát sinh đều được đảm bảo đúng trình tự và thủ tục.
Việc bảo quản chứng từ cũng được công ty thực hiện khoa học, chứng từ được sắp xếp đúng bộ, thuận tiện, hợp lý, tạo điều kiện cho việc lập, luân chuyển và kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ với sổ sách khi cần thiết.
- Về hệ thống TK kế toán sử dụng:
Hệ thống TK được công ty áp dụng theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 30/03 của Bộ Tài chính. Công ty đã chi tiết TK thành các tiểu khoản theo mặt hàng kinh doanh nhằm cung cấp những thông tin chi tiết cho việc quản lý, lập các BCTC cũng như báo cáo quản trị.
Công ty Xăng dầu Quảng Bình vận dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ khá phù hợp với trình độ của cán bộ kế toán trong công ty. Đây là một hình thức sổ có nhiều ưu điểm, tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kế toán phát sinh theo bên Có của các TK kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kế toán đó theo các TK đối ứng Nợ, kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kế toán, thuận lợi cho việc quản lý kinh tế và lập BCTC.
3.1.2.2. Một số tồn tại
- Về bộ máy kế toán:
Đội ngũ cán bộ kế toán của Công ty Xăng dầu Quảng Bình có trình độ nghiệp vụ vững vàng, tuy nhiên trong sự phân công công việc còn có một điểm chưa hợp lý. Phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá là một phần hành quan trọng, nhưng công ty lại không bố trí cán bộ kế toán phụ trách mảng bán hàng riêng, mà phân tán thành nhiều mảnh, ví dụ như có kế toán hàng tồn kho riêng, kế toán tổng hợp sẽ làm luôn về ghi nhận doanh thu và xác định kết quả. Như vậy sẽ làm cho công việc bị phân tán, vừa tập trung công việc quá nhiều cho kế toán tổng hợp, dẫn đến hiệu quả công việc không cao. Đặc biệt là vào những thời điểm nhạy cảm như cuối quý, cuối năm, khối lượng công việc rất lớn, kế toán phải làm thêm giờ, thậm chí phải làm cả đêm và các ngày nghỉ, sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả công việc.
- Về chứng từ và luân chuyển chứng từ:
Theo quy định của Công ty Xăng dầu Quảng Bình sau 5 ngày các cửa hàng sẽ phải chuyển toàn bộ Hoá đơn GTGT và Bảng kê bán hàng cũng như nộp đủ số tiền bán hàng trong tuần về công ty để hạch toán tập trung. Tuy nhiên, do số lượng cửa hàng đông, lại rải khắp địa bàn tỉnh, có những nơi thuộc địa phận miền núi, đi lại khó khăn, nên quá trình luân chuyển chứng từ và tiền không đảm bảo theo quy định. Điều đó làm cho việc hạch toán, cập nhập thông tin, số liệu không kịp thời. Chứng từ lại thường tập trung vào thời
điểm cuối tháng, nên làm cho công việc cuối tháng rất nặng, không đảm bảo cân đối giữa khối lượng công việc trong tháng.
Mặt khác, theo quy định, thì mỗi lần phát sinh nghiệp vụ bán hàng có giá trị hàng hoá lớn hơn 100 ngàn thì dù khách hàng không lấy hoá đơn GTGT doanh nghiệp vẫn phải lập, nhưng do khối lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều, lại nhỏ lẻ, nên tại các cửa hàng bán lẻ chỉ có thể lập Hoá đơn GTGT một lần cho mỗi ca trực. Điều này cũng chưa đúng với quy định của Nhà nước về sử dụng chứng từ kế toán. Trên các chứng từ bán lẻ thường không đủ chữ ký của các bên liên quan, điều này cũng trái với quy định của Bộ Tài chính.
- Về hệ thống TK kế toán:
Tại Công ty Xăng dầu Quảng Bình, chi phí thu mua hàng hoá trong kỳ không được hạch toán vào TK 1562 theo quy định, mà được hạch toán chung vào TK 641- Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp (Theo tên TK sử dụng tại công ty). Mặt khác, chi phí thu mua trong kỳ được tính cho cả kỳ đó, mà không phân bổ cho số hàng tồn kho cuối kỳ, điều này dẫn đến những hậu quả sau:
+ Chi phí thu mua là một yếu tố cấu thành giá vốn hàng bán, việc không tách rời được chi phí thu mua sẽ làm giảm giá vốn hàng bán của hàng hoá bán ra, dẫn đến chỉ tiêu lợi nhuận gộp của công ty tăng, có thể làm cho người sử dụng thông tin hiểu lầm vì không xác định được giá trị chính xác của giá vốn hàng bán.
+ Việc không phân bổ chi phí thu mua trong kỳ cho giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận trước thuế của doanh nghiệp. Nếu giá trị chi phí thu mua hàng hoá lớn, sẽ làm giảm lợi nhuận trước thuế của công ty một cách đáng kể, công ty sẽ nộp thuế ít hơn, và quan trọng là điều này không phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kế toán.
Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh tại công ty cũng được hạch toán vào TK 641. Việc không tách bạch giữa hai loại chi phí này sẽ làm cho việc phân tích chi phí gặp nhiều khó khăn, từ đó không đề ra các biện pháp khả thi nhằm giảm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Đối với phương thức bán buôn, bán đại lý và tổng đại lý, công ty thực hiện chính sách chiết khấu cho khách hàng trên số hàng bán ra nhằm khuyến khích hoạt động tiêu thụ, nhưng phần chiết khấu này lại được trừ luôn vào giá vốn, chứ không hạch toán vào TK 521- Chiết khấu thương mại. Điều này là không đúng với quy định.
Công ty Xăng dầu Quảng Bình có chi tiết các TK ra theo các mặt hàng tiêu thụ. Điều này là hợp lý, tuy nhiên, nếu có yêu cầu chi tiết hoá về doanh thu, giá vốn,… theo từng phương thức tiêu thụ thì sẽ gặp nhiều khó khăn.
- Hệ thống sổ sách kế toán:
Tại Công ty Xăng dầu Quảng Bình, sổ cái được mở cho các TK chi tiết cho từng mặt hàng kinh doanh, ví dụ như sổ cái TK 5111-101 (Doanh thu bán xăng dầu sáng), sổ cái TK 5111-102 (Doanh thu bán dầu mỡ nhờn), sổ cái TK 5111-105 (Doanh thu bán gas, bếp gas và phụ kiện)…. Điều này là không đúng theo quy định, sổ cái chỉ mở cho các TK tổng hợp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Công ty Xăng dầu Quảng Bình không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều này có thể làm công ty có khả năng chịu rủi ro khi có biến động sụt giảm giá trên thị trường xảy ra, vì xăng dầu là một loại hàng hoá thường xuyên biến động.
- Về lập dự phòng nợ phải thu khó đòi:
Công ty cũng không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Điều này cũng có khả năng gây rủi ro cho tình hình tài chính của công ty, vì tại Công ty Xăng dầu Quảng Bình, hình thức thanh toán chậm chiếm tỷ lệ khá lớn, và cũng có những trường hợp khách hàng nợ quá hạn, thậm chí mất khả năng
thanh toán với công ty. Do vậy, sự đòi hỏi phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là cần thiết.