- MKH năm= Nguyên giá TSCĐ/ Thời gian sử dụng MKH tháng =MKH năm /
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY
3.2.2. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Xăng dầu Quảng Bình
định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Xăng dầu Quảng Bình
► Về tổ chức bộ máy kế toán:
Công ty nên bố trí thêm một nhân viên kế toán phụ trách phần hành bán hàng, thực hiện các công việc liên quan đến nghiệp vụ bán hàng như kế toán doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí thu mua, phân bổ… Điều này đảm bảo cho công việc không quá tập trung vào kế toán tổng hợp, sẽ góp phần nâng cao hiệu quả bộ máy kế toán tại công ty.
► Về chứng từ và luân chuyển chứng từ:
Cần có quy định rõ ràng và đòi hỏi sự thực hiện nghiêm túc đối với các đơn vị trực thuộc công ty, đặc biệt là các cửa hàng bán lẻ xăng dầu, về thời gian tập hợp chứng từ về công ty, thời gian nộp tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng. Điều này giúp tránh cho khối lượng công việc kế toán dồn quá nhiều vào những ngày cuối tháng, cuối quý. Mặt khác, một trong những yêu cầu đối với thông tin kế toán là phải chính xác, kịp thời, nhanh chóng, việc thực hiện nộp chứng từ về văn phòng công ty theo đúng thời gian quy định sẽ giúp cung cấp cho nhà quản lý những thông tin nóng hổi, giúp đưa ra được những giải pháp hợp lý, tối ưu.
Bên cạnh đó, cần đặt ra các quy định nhằm giúp cho các thủ tục của chứng từ được đảm bảo. Số lượng chữ ký của các bên liên quan phải đầy đủ, các chứng từ cần được luân chuyển chặt chẽ theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bên có liên quan.
► Về hệ thống TK kế toán:
Để giúp cho hệ thống TK phản ánh đầy đủ, chính xác và đúng bản chất sự việc, theo em, Công ty Xăng dầu Quảng Bình nên xem xét bổ sung thêm một số TK như sau:
- TK 1562- Chi phí thu mua hàng hoá
TK này được sử dụng để tập hợp chi phí thu mua hàng hoá trong kỳ. Cuối kỳ, kế toán phân bổ hoặc kết chuyển cho khối lượng hàng hoá tồn kho cuối kỳ và hàng đã bán ra trong kỳ theo công thức sau:
Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng
bán ra trong kỳ =
Chi phí mua hàng đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ
Giá vốn hàng bán trong kỳ + Giá vốn hàng tồn kho cuối kỳ
*
Giá vốn hàng bán trong kỳ
Cuối kỳ, khi tính toán số chi phí mua hàng phân bổ cho giá vốn hàng bán ra trong kỳ, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán
Có TK 1562- Chi phí thu mua hàng hoá
- TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Việc mở thêm TK phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp cũng là một việc rất cần thiết. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cần được theo dõi riêng biệt, từ đó dễ dàng phân tích chi phí, có những biện pháp thích hợp nhằm thúc đẩy bán hàng, tiết kiệm chi phí và tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty
- TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho khó đòi
Như đã đề cập ở trên, xăng dầu sáng, dầu mỡ nhờn, gas.. đều là những mặt hàng thường xuyên có biến động về giá cả. Vì vậy, công ty cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, để hạn chế và bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra khi hàng hoá giảm giá trên thị trường .
- TK 139- Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Tương tự như vậy, công ty nên bổ sung và sử dụng TK 139- Dự phòng nợ phải thu khó đòi. TK này áp dụng đối với những khoản nợ đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng, hoặc các khoản nợ chưa quá hạn thanh toán nhưng con nợ không còn khả năng thanh toán bởi các lý do khác nhau như bị phá sản, bị truy tố….
- TK 521- Chiết khấu thương mại
Công ty Xăng dầu Quảng Bình thường xuyên có chính sách chiết khấu cho hàng bán ra đối với các khách hàng quen thuộc, khách hàng mua với số lượng lớn, các đại lý, tổng đại lý… nhằm thúc đẩy hoạt động tiêu thụ, nhưng lại trừ các khoản chiết khấu vào giá vốn hàng bán, như thế là không chính xác. Công ty nên bổ sung và sử dụng TK 521- Chiết khấu thương mại để có thể phản ánh chính xác, cụ thể, rõ ràng hơn về các khoản giảm trừ doanh thu.
+ Khi chiết khấu cho khách hàng, kế toán phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh:
Nợ TK 521- Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331- Thuế GTGT phải nộp
Có TK 111, 112, 131.
+ Cuối kỳ, kế toán kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp nhận cho khách hàng sang TK doanh thu, ghi:
Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng
Có TK 521- Chiết khấu thương mại
- Về việc chi tiết hoá hệ thống TK
Để thuận tiện cho việc theo dõi chi tiết các mặt hàng kinh doanh theo từng phương thức tiêu thụ, Công ty Xăng dầu Quảng Bình nên mở chi tiết them các tiểu khoản như sau:
+ Với mặt hàng xăng dầu sáng :
TK 6321-101: Giá vốn xăng dầu sáng
TK 6321-1011: Giá vốn xăng dầu sáng bán tổng đại lý TK 6321-1012: Giá vốn xăng dầu sáng bán đại lý
TK 6321-1013: Giá vốn xăng dầu sáng bán buôn trực tiếp TK 6321-1014: Giá vốn xăng dầu sáng bán lẻ
TK 5111-101: Doanh thu bán xăng dầu sáng
TK 5111-1012: Doanh thu xăng dầu sáng bán đại lý
TK 5111-1013: Doanh thu xăng dầu sáng bán buôn trực tiếp TK 5111-1014: Doanh thu xăng dầu sáng bán lẻ
+ Với mặt hàng dầu mỡ nhờn:
TK 6321-101: Giá vốn dầu mỡ nhờn
TK 6321-1011: Giá vốn dầu mỡ nhờn bán tổng đại lý TK 6321-1012: Giá vốn dầu mỡ nhờn bán đại lý
TK 6321-1013: Giá vốn dầu mỡ nhờn bán buôn trực tiếp TK 6321-1014: Giá vốn dầu mỡ nhờn bán lẻ
TK 5111-101: Doanh thu bán dầu mỡ nhờn
TK 5111-1011: Doanh thu dầu mỡ nhờn bán tổng đại lý TK 5111-1012: Doanh thu dầu mỡ nhờn bán đại lý
TK 5111-1013: Doanh thu dầu mỡ nhờn bán buôn trực tiếp TK 5111-1014: Doanh thu dầu mỡ nhờn bán lẻ
+ Với mặt hàng Gas, bếp gas và phụ kiện TK 6321-101: Giá vốn Gas, bếp và phụ kiện
TK 6321-1011: Giá vốn Gas, bếp và phụ kiện bán tổng đại lý TK 6321-1012: Giá vốn Gas, bếp và phụ kiện bán đại lý
TK 6321-1013: Giá vốn Gas, bếp và phụ kiện bán buôn trực tiếp TK 6321-1014: Giá vốn Gas, bếp và phụ kiện bán lẻ
TK 5111-101: Doanh thu bán Gas, bếp và phụ kiện
TK 5111-1011: Doanh thu Gas, bếp và phụ kiện bán tổng đại lý TK 5111-1012: Doanh thu Gas, bếp và phụ kiệnbán đại lý
TK 5111-1013: Doanh thu Gas, bếp và phụ kiện bán buôn trực tiếp
TK 5111-1014: Doanh thu Gas, bếp và phụ kiện bán lẻ ► Về hệ thống sổ sách kế toán:
Công ty nên mở sổ cái theo mẫu quy định của Bộ Tài chính cho các TK tổng hợp chứ không phải mở cho các TK chi tiết như hiện tại.
Ngoài ta để có thể theo dõi các thông tin về hiệu quả hoạt động kinh doanh của từng mặt hàng kinh doanh theo từng phương thức tiêu thụ, công ty có thể mở thêm mẫu sổ chi tiết như sau:
Chứng từ
Ngày
Số Diễn giải TKĐƯ
TK 5111-101,5111-102,5111-105,6321-101…Bán tổng Bán tổng
đại lý Bán đại lý Bán buôn trực tiếp Bán lẻ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Cộng
► Về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Theo quy định hiện hành, thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là vào cuối năm tài chính. Kế toán xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau:
Mức dự phòng giảm giá HTK =
Số lượng HTK tại thời điểm lập BCTC * Giá gốc HTK theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK
Chỉ lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những mặt hàng thuộc sở hữu của công ty, có chứng từ kế toán hợp lý, hợp pháp chứng minh giá vốn của hàng tồn kho. Phương pháp hạch toán nghiệp vụ dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau:
+ Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán ghi:
Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán
Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
+ Cuối niên độ sau, kế toán tính mức dự phòng cần lập, nếu mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập cao hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì lập bổ sung số chênh lệch, ghi:
Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán: Số chênh lệch cần lập thêm Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
+ Nếu mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập cuối niên độ sau thấp hơn mức đã trích lập năm trước, kế toán tiến hành hoàn nhập mức chênh lệch và ghi:
Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Số chênh lệch cần hoàn nhập
Có TK 711- Thu nhập khác ► Về lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Với những khoản nợ khác nhau, công ty trích lập mức dự phòng khác nhau. Có thể áp dụng theo các mức sau:
* Nợ quá hạn từ 3 tháng đến nhỏ hơn 1 năm: trích lập 30% giá trị khoản nợ.
* Nợ quá hạn từ 1 năm đến nhỏ hơn 2 năm: trích lập 50% giá trị khoản nợ.
* Nợ quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm: trích lập 70% giá trị khoản nợ. * Nợ quá hạn trên 3 năm hoặc không thu hồi được: trích lập 100% giá trị khoản nợ.
Với TK 139, kế toán công ty hạch toán như sau:
+ Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán trích lập dự phòng, định khoản:
Nợ TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp: Mức dự phòng cần lập Có TK 139- Dự phòng nợ phải thu khó đòi
+ Cuối niên độ kế toán sau, kế toán công ty tính mức dự phòng phải thu khó đòi cần lập, nếu mức dự phòng nợ phải thu khó đòi niên độ sau lớn hơn mức dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập năm trước thì tiến hành trích lập thêm số chênh lệch:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp:Mức chênh lệch cần lập thêm
Có TK 139- Dự phòng nợ phải thu khó đòi
+ Nếu mức dự phòng nợ phải thu khó đòi cần lập niên độ sau thấp hơn mức dự phòng đã lập năm trước, kế toán tiến hành hoàn nhập số chênh lệch, ghi:
Nợ TK 139- Dự phòng nợ phải thu khó đòi: Mức chênh lệch hoàn nhập Có TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền cho phép xoá nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi:
Nợ TK 139: Thiệt hại phải thu từ nguồn dự phòng phải thu khó đòi Nợ TK 642: Thiệt hại phải thu lớn hơn nguồn dự phòng
Có TK 131,138: Khoản nợ không đòi được
Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý (Theo dõi ít nhất 5 năm và tiếp tục có biện pháp đòi nợ)
+ Nếu khoản nợ khó đòi đã được xoá, nhưng sau đó thu hồi lại được, kế toán sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 111, 112…
Có TK 711- Thu nhập khác
Đồng thời ghi Có TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý
► Một số biện pháp nhằm tăng cường công tác tiêu thụ hàng hoá và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại Công ty Xăng dầu Quảng Bình
Để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, Công ty Xăng dầu Quảng Bình có thể áp dụng một số biện pháp sau:
- Ngăn chặn các hoạt động đầu cơ, buôn lậu:
Việt Nam đang trong giai đoạn phát triển, kèm với mục tiêu tăng trưởng kinh tế thì mục tiêu chống lạm phát cũng được sự chú trọng của Chính phủ. Xăng dầu, khí đốt là một nhiên liệu hết sức quan trọng, ảnh hưởng đến hầu hết các hoạt động của nền kinh tế quốc dân. Trên thị trường dầu thế giới, giá dầu đang ở một mức cao kỷ lục và có xu hướng sẽ tiếp tục tăng, sẽ làm ảnh hưởng đến chi phí đầu vào của các doanh nghiệp sản xuất, góp phần đẩy giá cả tất cả các mặt hàng lên cao, đặc biệt là các nhu yếu phẩm thiết yếu. Thực tế là Việt Nam đang ở trong giai đoạn “bão giá”, kiềm chế lạm phát đã trở thành mục tiêu ưu tiên hàng đầu của Việt Nam. Chính vì thế, trong khi chủ trương thực hiện cơ chế giá thị trường, xoá bỏ cơ chế bao cấp qua giá, nhưng Chính phủ vẫn quyết định không tăng giá xăng dầu đến tháng 6/2008. Một thực tế là giá xăng dầu ở nước ta vẫn thấp hơn các nước trong khu vực và trên thế giới, và hoạt động đầu cơ xăng dầu, buôn lậu qua biên giới vẫn đang diễn ra hàng ngày. Chính vì thế, công ty cần phát hiện và xử lý các hoạt động này, nhằm làm cho hoạt động tiêu thụ trở nên lành mạnh.
- Thực hiện công tác nghiên cứu thị trường
Mặt hàng chủ yếu của công ty là xăng dầu sáng, còn theo quan niệm thì các mặt hàng còn lại là các mặt hàng phụ. Nhưng chúng ta hãy nghiên cứu bảng phân tích dưới đây, lấy số liệu tháng 11/2007:
Chỉ tiêu Giá trịXăng dầu %DT Giá trịDầu mỡ nhờn%DT Gas, bếp và phụ kiệnGiá trị %DT
thuần Giá vốn hàng bán 54.665.442.245 96,79 704.702.547 87,46 1.159.333.480 92,22 Lợi nhuận gộp 1.812.390.187 3,21 100.988.309 12,54 97.826.005 7,78
Ta thấy, trên 100 đồng doanh thu thì xăng dầu chỉ đem lại 3,21 đồng lợi nhuận gộp, trong lúc đó dầu mỡ nhờn đem lại 12,54 đồng , gas đem lại 7.78 đồng lợi nhuận gộp. Như vậy, kinh doanh dầu mỡ nhờn và gas sẽ có hiệu quả cao hơn. Như vậy, công ty nên nghiên cứu thêm về thị trường các mặt hàng dầu mỡ nhờn và gas, từ đó có biện pháp xúc tiến hoạt động tiêu thụ, chú trọng phát triển thị trường các mặt hàng này, nhằm nâng cao lợi nhuận của công ty.
- Đa dạng hoá các phương thức tiêu thụ:
Công ty Xăng dầu Quảng Bình đã áp dụng khá phong phú và đa dạng các phương thức tiêu thụ. Công ty nên phát huy và tiếp tục nghiên cứu phát triển các phương thức tiêu thụ mang lại hiệu quả cao, có các biện pháp tích cực nhằm thúc đẩy hoạt động tiêu thụ như chính sách giá cả, khuyến mãi…
- Nâng cao tình hình tài chính
Công ty nên có các biện pháp nhằm siết chặt công nợ thanh toán chậm của các khách hàng, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn quá lâu, gây ứ đọng vốn, giảm thiểu các rủi ro tài chính, làm trong sạch tình hình tài chính. Công ty cần tiết kiệm các chi phi để có được kết quả hoạt động cao hơn. Một thực tế là các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu bán càng nhiều hàng càng lỗ, công ty nên có sự chủ động về tài chính, góp phần nâng cao vị thế cạnh tranh của công ty.
- Thực hiện các chiến dịch nhằm quảng cáo thương hiệu Petrolimex Hiện nay trên thị trưởng, ngoài thương hiệu Petrolimex còn có rất nhiều các nhãn hiệu xăng dầu khác như Shell, BP…. Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại quốc tế WTO, tương lai sẽ có ngày
càng nhiều các thương hiệu khác của nước ngoài gia nhập thị trường Việt Nam. Một yêu cầu nữa đặt ra khi gia nhập WTO là phải dần dần xoá bỏ trợ giá của chính phủ đối với ngành xăng dầu. Điều này đặt ra không ít thách thức với các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu, vì đa số các doanh nghiệp