2. ĐẶC ĐIỂM BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ SẢN XUẤT
2.1.2. Kế toán chi tiết thành phẩm:
Do sản phẩm của công ty đa dạng về chủng loại, hơn nữa các nghiệp vụ tiêu thụ diễn ra thường xuyên với mật độ lớn. Vì vậy để tăng tính kiểm tra đối chiếu trong công tác tiêu thụ và quản lý thành phẩm, hàng hoá, công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết thành phẩm và hàng hoá.
Khi khách hàng cho nhu cầu về thành phẩm, hàng hoá của Công ty thì giao dịch với Công ty thông qua đơn đặt hàng và căn cứ theo đơn đặt hàng đó, các nhân viên ở phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng cùng yêu cầu xuất hàng.
Sau đó hợp đồng sẽ được chuyển đến phòng kế toán. Căn cứ theo hợp đồng, kế toán tiến hành lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1 (màu tím): lưu tại quyển Liên 2 (màu đỏ) : giao cho khách hàng Liên 3 (màu xanh): dùng để luân chuyển
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Đơn vị bán hang: Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung ương Địa chỉ: Số 1 Lương Đình Của - Đống Đa - Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: 04.8521503 Fax: 04.8527996 Mã số: 0101449721 Họ và tên người mua: Nguyễn Văn Quang
Đơn vị: Công ty dịch vụ Nông nghiệp Hoà Bình Điạ chỉ: Hoà Bình
Điện thoại: Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: STT Tên hang hoá,
dịch vụ
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1X2 1 Khang Dân NC Q5 NC KG 3.400 4.800 16.320.000 2 Ngô LVN 10 KG 600 4.500 2.700.000 3 KG 2.000 18.000 36.000.000 Cộng tiền hàng 55.020.000
Thuế suất thuế GTGT: 0% Tiền thuế GTGT 0
Tổng cộng tiền thanh toán 55.020.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười triệu không trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn
Người mua hang Người bán hang Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khách hàng mang hoá đơn GTGT (lien 2) cùng yêu cầu xuất kho, thủ kho tiến hành xuất kho.
Tại kho:
Căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hóa đơn GTGT, thủ kho sẽ mở Thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất theo nhập theo chỉ tiêu số lượng, chi tiết từng loại thành phẩm, hang hoá.
THẺ KHO
BIỂU MẪU 2.1: THẺ KHO
Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung Ương THẺ KHO
Kho BTPTT – Kho Thường Tín
Vật tư: KDN- Khang Dân NC, ĐVT: Kg, TK 155- Thành phẩm Từ: ngày 01/04/2007 đến ngày 30/6/2007
SL tồn: 108.257 CT
NT SH
Diễn giải Ngày N- X Số lượng Nhập Xuất Tồn 02/01 Xuất kho 01/04 550 … … … …. … … …. 03/01 Xuất kho 07/04 3.400 19/01 Xuất kho 9.700 ….. …. ….. …. …. …. …. Cộng PS 145.156 238.526 Tồn cuối kỳ 14.887 Ngày tháng năm
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU
Tại phòng kế toán:
Kế toán thành phẩm nhận được chứng từ do thủ kho chuyển lên, kiểm tra tính chính xác của chứng từ và tiến hành phân loại chứng từ. Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiêu thụ sẽ định khoản trên phiếu nhập kho, xuất kho, hoá đơn GTGT và nhập dữ liệu vào máy. Một kế toán khác được giao nhiệm vụ việc nhập dữ liệu của kế toán tiêu thụ và đối chiếu với thẻ kho của thủ kho.
Khi công việc tính gía thành của kế toán thành phẩm hoàn thành, trên các phiếu nhập, xuất kho thành phẩm sẽ tự động được điền đơn giá. Đơn gía này được tính đúng theo phương pháp tính đã đặt trong cấu hình của chương trình. Kế toán thành phẩm kết xuất các sổ chi tiết vật tư và đối chiếu với thẻ kho. Sổ chi tiết vật tư là căn cứ để chương trình Fast Accountin lên Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn và Sổ chi tiết vật tư.
BIỂU MÂU 2.2: BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN
Công ty cổ phần Giống cây trồng TW
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Kho BTPTT – Kho Thường Tín Từ: ngày01/04/2007 đến ngày31/06/2007
TT Tên vật tư ĐV Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kì Tồn cuối kỳ
SL Gía trị SL Gía trị SL Gía trị SL Gía trị
1 Nhị ưu 838 KG 9.741 152.400.000 18.552,5 293.902.103 12.765,5 199.967.901 15.528 246.349.621,5 2 Bắc thơm NC KG 17.193 43.005.878 1.480 4.212.450 15.236,5 38.806.639 3.436,5 8.411.689 3 Đậu tương DT84 KG 3.541,5 22.941.397 2500 16.100.000 5.705 36.865.860 336,5 2.175.537 4 Khang dân NC KG 54.128,5 144.943.408,5 72.578 225.318.169 119.623 355.778.566 7.443,5 14.483.011,5 … ……. …… …… …… ….. …. …. ….. …….. …… Tổng cộng 5.499.988.244 10.893.307.533 12.955.127.851 3.438.167.846 KẾ TOÁN TRƯỞNG Ngày tháng năm
BIỂU MÃU 2.3: SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Công ty cổ phẩn giống cây trồng TW
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Kho BTPTT – Kho Thường Tín
Vật tư: KDN – Khang dân NC, ĐVT: KG, TK 155 – Thành phẩm Từ: ngày 01/04/2007 đến 30/06/2007 Tồn đầu: 108.257 289.886.817 Tổng cộng: 145.156 450.636.338 238.526 711.557.132 Tồn cuối: 14.887 28.966.023 Ngày… tháng… năm…. KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU Chứng từ Ngày Số Khách hàng Diễn giải TK ĐƯ Đơn
giá NhậpSL Giá trị XuấtSL Giá trị
01/04 HĐ
99567 HTX Bạch Hạ Xuất bán cho khách 632 3.238 550 1.780.900
05/04 PX
56135 Kho văn phòng Xuất điều chuyển về kho cửa hang 155 3.238 600 1.942.800
07/04 HĐ 99625 Cty VTNN Hoà Bình Xuất bán cho khách 632 3.238 3400 11.009.200 09/04 PN31 TT
Đào Thái Học Nhập kho hang trả lại 632 3.304 390 1.288.560
19/04 PN07 Kho Thường Tín Nhập kho từ sản xuất 1541 3.655 4850 17.726.750
2.2. Kế toán chi tiết giá vốn, doanh thu
Do thành phẩm của công ty rất đa dạng và phong phú, nếu mở sổ chi tiết thì khối lượng sổ sách khá nhiều nên công ty không mở sổ chi tiết giá vốn hang bán và sổ chi tiết bán hang cho từng thành phẩm. Đến cuối tháng để theo dõi tổng quát tình hình tiêu thụ của tất cả các thành phẩm kế toán tại công ty có sử dụng Báo cáo bán hang chi tiết theo mặt hang.
BIỂU MẪU 2.4: BÁO CÁO BÁN HÀNG CHI TIẾT THEO MẶT HÀNG
Công ty CP Giống cây trồng Trung Ương
BÁO CÁO BÁN HÀNG CHI TIẾT THEO MẶT HÀNG Từ: ngày 01/04/2007 đến ngày 30/06/2007
TT Tên SP, HH ĐV Số lượng Doanh thu Thuế GTGT Tổng tiền 1 Nhị ưu 838 KG 2.153,5 38.951.500 0 38.951.500 2 Bắc Thơm NC KG 5.240 29.439.000 0 29.439.000 3 Khang Dân NC KG 83.832,5 434.182.450 0 434.182.450 … …. … … … … …. Tổng cộng: 16.733.783.500 0 16.733.783.500 Ngày tháng năm NGƯỜI LẬP BIỂU 2.2.1.Kế toán giá vốn hàng bán TK sử dụng: TK 632 – Giá vốn hang bán
Tại công ty, giá xuất thực tế của thành phẩm được tính theo phương pháp bình quân cả kì dữ trữ. Kế toán tổng hợp vào phân hệ kế toán hang tồn kho và chạy “ Tính giá trung bình”, sau đó phần mềm kế toán sẽ tự tính giá vốn trung bình cho các loại thành phẩm. Hàng ngày công ty chỉ theo dõi thành phẩm về mặt số lượng nhập, xuất, tồn. Đến cuối tháng khi giá trung bình được tính, giá sẽ được phần mềm kế toán tự động cập nhật vào các phiếu xuất điều chuyển, hoá đơn bán hàng.
Giá vốn cũng được cập nhập đồng thời vào chứng từ ghi sổ và Sổ cái TK 632 theo định khoản sau: Nợ TK 632
Có TK 155
Đối với thành phẩm bị trả lại được nhập kho, kế toán định khoản theo bút toán: Nợ TK 15
Có TK 632
Chứng từ ghi sổ được lập lần lượt trên cơ sở ghi Có các TK và được ký hiệu: Số hiệu chứng từ ghi sổ\tháng năm lập chứng từ ghi sổ
VD: CTGS 002\0107: Ghi có TK 1111, lập ngày 31/4/2007 CTGS 018\0107:Ghi có TK 1121TL, lâp ngày 31/04/2007 CTGS 054\0107: Ghi có TK 1311 lập ngày 31/04/2007 CTGS 082\0107: Ghi Có TK 141 lập ngày 31/04/2007 CTGS 104\0107: Ghi có TK 155 lập ngày 31/04/2007 CTGS 105\0107: Ghi có TK 51l1ập ngày 31/04/2007
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 1 Lương Đình Của (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ Ngày 20/04/2007 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 104\0107 Ngày 31 tháng 4 năm 2007 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5
Xuất bán cho HTX Minh Tân 632 155 19.593.467, 5
Xuất bán cho cty NN Hoà Bình
632 155 11.009.200 Xuất bán DN tư nhân Ngọc
Cường 632 155 113.687.500 …. …. … …. …. C ộng 3.467.616. 246 Kèm theo …chứng từ gốc
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU
BIỂU MẪU 2.5: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Công ty Cổ phần Giống cây trồng TW Mẫu số 02a – DN
số 1 Lương Đình Của (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ BTC ngày20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Từ: ngày 01/04//2007 đến ngày 30/06/2007 Chứng từ ghi sổ SH NT Số tiền Chứng từ ghi sổ SH NT Số tiền 1 2 3 1 2 3 002\0107 31/04 2.487.351.944 018\0107 31/04 2.450.753.155 … … … … … …. 054\0104 31/04 3.813.967.750 082\0107 31/04 34.347.000 104\0107 31/040 1.733.808.123 408\0107 31/04 2.821.143.350 … … … …. … …. Cộng 96680886154 Cộng 29.006.729.120 Ngày tháng năm
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ
BIỂU MẪU 2.6: SỔ CÁI TK 632
Công ty Cổ phần Giống cây trồng TW Mẫu số o2c1-DN
Số 1 Lương Đình Của ( Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ BTC ngày 20/030-/2006 của Bộ trưởng BTC ) SỔ CÁI
Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán
Từ: ngày 01/04/2007 đến ngày30/06/2007
CTGS
Số Ngày
Diễn giải TKĐƯ Số tiền
Nợ Có 104\0107 31/04 Thành phẩm 155 1.389.493.813 106\0107 31/04 Hàng hoá 1561 190.474.832 464\0107 31/04 Thành phẩm 155 60.847.337 464\0107 31/04 Hàng hoá 1561 26.054.077 ….. … … … …. ….. 464\0307 31/06 Kết chuyển XĐKQ 911 9.982.703.972 Tổng phát sinh Nợ: 10.565.065.963 Tổng phát sinh Có: 10.565.065.963 Số dư cuối kì: 0 Ngày… tháng…. Năm… NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
2.2.2.Kế toán doanh thu tiêu thụ
Chứng từ sử dụng Hợp đồng kinh tế Hoá đơn GTGT Biên bản thanh lý hợp đồng Bảng kê bán lẻ hàng hoá Chứng từ thanh toán
Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại
Tài khoản sử dụng
Kế toán bán hàng sử dụng các tài khoản: TK 511,TK 131, TK 333, TK 632, TK 155, TK 156…Đồng thời công ty cũng mở các TK theo qui định
TK 511 được chi tiết thành TK 5111- Doanh thu HĐSXKD
TK 5112- Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 131 được chi tiết thành
TK 1311- Phải thu khách hàng SXKD TK1312- Phải thu khách hàng dịch vụ Và được mở chi tiết cho từng khách hàng.
Sổ sách và qui trình ghi sổ
Hằng ngày, kế toán tiêu thụ nhập dữ liệu từ các chứng từ tiêu thụ vầo máy. Máy tính sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào các sổ có lien quan theo định khoản trong phần cập nhật.
Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng đã được trình bày và mô tả ở phần trước
Các bảng chứng từ bán hàng: Phục vụ cho việc kê khai Thuế GTGT đầu ra Cuối tháng chương trình sẽ lên Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, từ đó lên sổ Cái TK 511,632…
Cuối quý kế toán tiêu thụ thực hiện bút toán kết chuyển doanh thu sang tài khoản xác định kết quả tiêu thụ.
BIỂU MẪU 2.7: CHỨNG TỪ GHI SỔ KHI HẠCH TOÁN DOANH THU
Công ty CP Giống cây trồng Trung Ương Mẫu số 02a-DN Số 1 Lương Đình Của ( Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ BTC ngày 20/06/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 408\0107 Ngày 31 tháng 4 năm 2007 Trích yếu Số hiệu TK Nợ Có Số tiền Ghi chú 1 2 3 4 5
DTBH cho HTX Minh Tân2 1311 5111 12.563.000 DTBH cho Cty NN Hoà Bình 1311 5111 55.020.000 DTBH cho DN tư nhân Ngọc
Cường
1311 5111 225.000.000 DTBH cho HTX Tân Thái 1311 5111 8.550.000
………. ……. …… ……. ……
Cộng
5.642.286. 700
Kèm theo…chứng từ gốc
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU
BIỂU MẪU 2.8: SỔ CÁI TK 511
Công ty Cổ phần Giống cây trồng Trung Ương Mẫu số02c1-DN Số 1 Lương Đình Của (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC) SỔ CÁI
Tài khoản: 511- Doanh thu hang bán Từ: ngày 01/04/2007 đến ngày 30/06/2007 Số dư đầu kỳ: 0 CTGS SH NT Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Nợ Có 409 31/4 Phải thu khách hang
SXKD 1311 2.741.893.350 409 31/4 Phải trả người bán SXKD 3311 79.250.000 409 28/5 Phải thu khách hàng SXKD 1311 1.309.971.950
409 31/6 Phải thu khách hang sản xuất kinh doanh
1311 4.221.891.450
409 31/6 Phải trả người bán sản xuất kinh doanh
3311 13.885.000
31/6 KC hang bán bị trả lại 531 419.075.750 31/6 KC giảm giá hang bán 532 33.826.000
31/6 Kết chuyển XĐKQ 911 7.913.990.000
Tổng phat sinh Nợ: 8.366.891.750 Tổng phát sinh Có: 8.366.891.750 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày…. tháng …. năm …. NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
2.2.3.Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
• Bán hang trực tiếp tại các kho của Công ty
Sử dụng Hoá đơn GTGT hoặc lập Bảng kê bán lẻ hang hoá đối với trường hợp bán lẻ
Ví dụ: Xuất bán 1000 kg Khang Dân NC theo Hoá đơn GTGT số 004566, đơn giá chưa thuế 4.800 đ/kg, thuế suất thuế GTGT 0%
Kế toán nhấp dữ liệu, chọn Hoá đơn bán hang kiêm phiếu xuất kho và định khoản như sau:
+ Phản ánh doanh thu Nợ TK131: 4.800.000 Có TK 5111: 4.800.000
+ Phản ánh giá vốn: Sau khi tính xong đơn gía Thành phẩm, Hàng hoá xuất kho theo phương pháp giá trung bình,chương trình tự động điền bút toán ngay Nợ TK 632: 3.800.000
Có TK 155(BTPTT): 3.800.000
• Xuất bán tại các chi nhánh của Công ty
Khi xuất bán hang cho các chi nhánh, công ty sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kiêm lệnh điều động nội bộ. Khi bán hang, các chi nhánh sẽ xuất hoá đơn cho khách hang và định kỳ chuyển về phòng kế toán, kế toán tiêu thụ sẽ tiến hành nhập hoá đơn bán hang tại các chi nhánh vào máy tính và định khoản trên phiếu nhập liệu tương tự trường hợp sử dụng tài khoản chi tiết cho các chi nhánh.