Công ty quản lý số lượng lao động thông qua hồ sơ nhân sự được lưu trữ và cập nhật thường xuyên. Dựa trên hợp đồng lao động và các chứng từ về thuyên chuyển công tác, nâng bậc, đơn xin thôi việc,... phòng Hành chính tổng hợp sẽ lập bảng theo dõi số lượng lao động theo tháng. Trên bảng này, phòng Hành chính tổng hợp sẽ theo dõi ngày vào làm, hệ số lương, lương theo hợp đồng. Bảng này là căn cứ quan trọng để Công ty tiến hành trích lập các quỹ bảo hiểm xã hôi, bảo hiểm y tế, và các khoản phụ cấp khác. Giờ công định mức x Giờ làm việc thực tế TLHĐ = TL c
Bảng 2.5: Trích danh sách nhân viên Công ty
STT Họ tên Chức danh Lương hợp đồng Quê
quán
BAN GIÁM ĐỐC
1 Nguyễn Trí Dũng Giám đốc 15.000.000 Hà Nội
2 Nguyễn Thành Long PGĐ phụ trách Ban Xây
dựng DD & CN
10.000.000 Hà Nội
3 Nguyễn Tuấn Anh PGĐ phụ trách Ban XD
hạ tầng 10.000.000 Phú Thọ 4 Trần Đức Nhất PGĐ phụ trách lĩnh vực tư vấn QLDA 10.000.000 Hà Nội PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
1 Lế Tuấn Hùng Kế toán trưởng 7.000.000 Hà Nội
2 Nguyễn Thị Xuân Kế toán tổng hợp 4.500.000 Thái
Bình
... .... ... ... ...
PHÒNG ĐẤU THẦU
1 Trần Quốc Toàn Trưởng phòng 7.000.000 Hải
Dương
2 Nguyễn Huy Khánh Phó phòng 6.500.000 Hà Nội
... ... .... ... ...
PHÒNG QUẢN LÝ DỰ ÁN
1 Nguyễn Công Tâm Trưởng phòng 7.000.000 Hà Tây
2 Lê Trọng Nghĩa Phó Phòng 6.500.000 Thái
Nguyên
.... ... ... ... ...
(Nguồn: Phòng Hành chính tổng hợp) 2.2.2. Hạch toán thời gian lao động
Hạch toán chính xác thời gian lao động đóng một vai trò hết sức quan trọng trong việc xác định tiền lương cho người lao động. Đối với bộ phận hành chính- quản lý, bảng chấm công là căn cứ chính.
Các trưởng phòng hoặc phó phòng sẽ trực tiếp lập bảng chấm công theo mẫu có sẵn. Các bảng chấm công này phải có chữ ký của trưởng bộ phận. Cuối tháng, bảng chấm công được chuyển lên phòng Tài chính kế toán để kế toán tính lương. Đây
là căn cứ rất quan trọng cho việc tính lương. Phòng Hành chính tổng hợp cũng có nhiệm vụ hỗ trợ các phòng ban khác trong việc theo dõi thời gian lao động cho các nhân viên. Công ty hiện nay đang dùng bảng chấm công theo mẫu số 01a – LĐTL ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính. Ngoài ra Phòng hành chính tổng hợp còn căn cứ vào các giấy tờ khác như giấy xin nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ thai sản... Các giấy tờ liên quan đến việc đau ốm thì phải có xác nhận của bệnh viện.
2.2.3. Hạch toán kết quả lao động
Hạch toán kết quả lao động nhằm đảm bảo phản ánh chính xác số lượng và chất lượng công việc hoàn thành. Kết quả lao động được đánh giá thông qua bảng xếp lương năng suất. Mức độ hoàn thành công việc được thể hiện thông qua điểm số đã được đánh giá. Điểm số tối đa mà các nhân viên nhận được là 100 điểm. Nếu nhân viên đạt điểm số càng cao thì chứng tỏ càng hoàn thành tốt công việc. Đây là căn cứ quan trọng để tính lương năng suất cho đội ngũ kỹ sư ở công trường. Việc tính lương năng suất Công ty áp dụng chưa lâu nhưng đã phát huy vai trò đáng kể, có tác dụng khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên, nâng cao năng suất lao động.
2.3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật VINACONEX tư Xây dựng và Kỹ thuật VINACONEX
2.3.1.Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ trong hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật VINACONEX
Để tính toán được lương cho người lao động, trước hết Công ty phải theo dõi được số lượng lao động và thời gian lao động mà mỗi nhân viên làm được. Các chứng từ được sử dụng bao gồm:
* Hợp đồng lao động: là văn bản được ký kết giữa người lao động với công ty. Đây là loại giấy tờ quan trọng nhất, lưu trữ các thông tin về từng nhân viên trong doanh nghiệp, đồng thời trong hợp đồng lao động thoả thuận mức lương chính mà người lao động được hưởng nếu làm việc đầy đủ. Hợp đồng lao động là tài liệu được sử dụng trong công tác tính lương để đảm bảo rằng công ty thực hiện đúng các khoản lương thưởng theo như hợp đồng lao động đã ký kết.
* Bảng chấm công: Công ty dùng Bảng chấm công để theo dõi ngày công làm việc thực tế làm việc, nghỉ việc. Đây là căn cứ trả lương cho người lao động. Mỗi phòng phải lập bảng chấm công hàng tháng, sau đó chuyển lại cho phòng Hành chính tổng hợp. Hàng ngày, trưởng phòng hay ban Quản lý điều hành dự án sẽ chấm công cho các nhân viên. Bảng chấm công được lưu tại phòng Hành chính tổng hợp cùng các giấy tờ có liên quan.
* Bảng chấm công làm thêm giờ: Dùng để theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao động trong đơn vị. Mỗi phòng nếu trong tháng phát sinh làm thêm giờ đều phải lập bảng này sau đó chuyển lên cho phòng kế toán.
* Bảng thanh toán tiền lương: Bảng này được Công ty lập theo mấu số 02 – LĐTL, đây là căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài lương cho người lao động. Đồng thời, đây là căn cứ để kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động và thống kê về lao động, tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng dựa trên các chứng từ như: Bảng chấm công, Bảng xếp lương năng suất...
Cuối mỗi tháng, kế toán tiền lương sẽ lập bảng thanh toán tiền lương và chuyển cho kế toán trưởng soát xét, sau đó trình cho giám đốc ký duyệt, chuyển cho kế toán viết phiếu chi và thủ quỹ phát lương.
* Bảng thanh toán tiền thưởng: Được công ty lập theo mẫu số 03- LĐTL. Bảng thanh toán tiền thưởng là chứng từ xác nhận số tiền thưởng cho từng nhân viên trong công ty, là cơ sở để tính thu nhập cho mỗi nhân viên và là căn cứ ghi sổ kế toán. Bảng này do bộ phận kế toán lập theo từng bộ phận và phải có chữ ký, họ tên người lập, kế toán trưởng và giám đốc.
*Bảng thanh toán làm thêm giờ: Công ty lập bảng này theo mẫu số 06- LĐTL. Bảng này dùng để xác định khoản tiền lương, tiền công làm thêm giờ mà người lao động được hưởng sau khi làm việc ngoài giờ theo yêu cầu công việc.
* Bảng kê các khoản trích nộp theo lương: mẫu số 10-LĐTL: dùng để xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà đơn vị và người lao động phải nộp trong kỳ cho cơ quan quản lý và đây cũng là cơ sở để ghi sổ kế toán. Bảng này được lập làm 2 bản và phải có chữ ký đầy đủ của kế toán trưởng và Giám đốc.
Phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ tiền lương từ phòng Hành chính tổng hợp sẽ chuyển sang tiến hành hạch toán ghi sổ và thanh toán lương cho người lao động. Chứng từ thanh toán tiền lương bao gồm: Phiếu tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi...
Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ về tiền lương tại công ty
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Qua sơ đồ trên ta thấy được một chứng từ tiền lương được chia làm ba giai đoạn. Trước hết mỗi phòng có trách nhiệm ghi nhận thời gian lao động thực tế mà nhân viên đã làm trong tháng, thời gian lao động này được phản ánh qua bảng chấm công. Đối với bộ phận kỹ sư công trương, trưởng bộ phận đánh giá mức độ hoàn thành công việc mà nhân viên đã làm được để ghi vào bảng chấm lương năng suất.
Các bộ phận sản xuất - Bảng chấm công
- Bảng xếp lương năng suất
Phòng Hành chính tổng hợp
Quản lý nhân sự Tính lương
- Hợp đồng lao động - Hồ sơ nhân sự
- Bảng tính lương - Bảng tổng hợp và phân bổ tiền lương
Kế toán tiền lương
Hạch toán và thanh toán lương
- Sổ cái TK 334, 338, 642 - Phiếu chi, phiếu tạm ứng
Phòng Hành chính tổng hợp là nơi lưu giữ hợp đồng lao động và hồ sơ các nhân viên trong Công ty, kể cả nhân viên không chính thức. Hàng tháng, nhận được bảng chấm công và bảng sếp lương năng suất phòng Hành chính tổng hợp sẽ căn cứ vào hợp đồng lao động và các quy định của Công ty để tính lương cho mỗi nhân viên. Bảng tính lương cho nhân viên được trình lên ban Giám đốc để phê duyệt, sau khi đã được phê duyệt mới quyết đinh chính thức. Sau đó bảng tính lương được chuyển đến phòng kế toán để làm cơ sở để trả lương cho nhân viên và kế toán hạch toán tiền lương.
Tại phòng Tài chính kế toán, bảng lương được sử dụng để kế toán viên trả lương cho nhân viên qua TK của Công ty tại ngân hàng và dùng làm chứng từ để ghi sổ. Kế toán sẽ viết Ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng để thanh toán tiền lương.
2.3.2. Phương pháp tính thuế thu nhập cá nhân tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật VINACONEX dựng và Kỹ thuật VINACONEX
Thuế thu nhập cá nhân là khoản thuế thu nhập đánh trên những người có thu nhập cao nhằm giảm bớt sự chênh lệch giàu nghèo trong xã hội, thực hiện công bằng Loại thuế này mới được áp dụng tại Việt Nam. Hiện nay Chính phủ đã ban hành luật thuế TNCN đối với người có thu nhập cao. Luật Thuế Thu nhập cá nhân được ban hành của Quốc hội khóa XII kỳ họp thứ 2, số 04/2007QH12 ngày 21 tháng 11 năm 2007.
Hiện nay Công ty đang áp dụng Thuế TNCN theo biểu thuế luỹ tiến từng phần. Những nhân viên có thu nhập trên 5 triệu đều phải nộp thuế. Lương được ghi trong hợp đồng là lương mà người lao động nhận được sau khi đã đóng thuế TNCN (lương ròng hay lương NET). Công ty sẽ đóng thuế TNCN cho nhân viên (đối với các nhân viên có thu nhập trên 5 triệu).
Bảng 2.7: Thuế suất thuế TNCN
Thuế suất thuế TNCN đối với công dân Việt Nam và cá nhân khác định cư tại Việt Nam
Bậc Thu nhập bình quân tháng/người Thuế suất (%)
1 Đến 5.000 0
2 Trên 5.000 đến 15.000 10
3 Trên 15.000 đến 25.000 20
4 Trên 25.000 đến 40.000 30
5 Trên 40.000 40
Từ bảng thuế suất này ta có bảng quy đổi thu nhập ra thu nhập trước thuế
Bảng 2.8: Bảng quy đổi TNST ra TNTT đối với công dân Việt Nam và cá nhân khác định cư tại Việt Nam
Thu nhập sau thuế (NET) (nghìn
đồng) Thu nhập trước thuế
Trên 5.000 đến 14.000 (Lương ròng – 500)/0.9
Trên 14.000 đến 22.000 (Lương ròng – 2.000)/0.8
Trên 22.000 đến 32.500 (Lương ròng – 4.500)/0.7
Trên 32.500 (Lương ròng – 8.500)/0.6
(Nguồn:Thông tư số 12/2005/IT – BTC)
Đối với người nước ngoài cư trú tại Việt Nam và công dân Việt Nam lao động, công tác ở nước ngoài.
Để kế toán thuế thu nhập cá nhân của một số nhân viên có mức thu nhập chịu cuối năm kế toán lập bảng kê khai thu nhập để xác định số thuế phải nộp.
Trong đó:
Thuế TNCN là số thuế cá nhân phải nộp trong tháng Thu nhập trước thuế là tổng thu nhập đã có thuế
Thu nhập sau thuế là lương thực lĩnh mà nhân viên nhận được (Lương NET)
Ví dụ: Anh Trần Quang Bình là trưởng phòng Kế hoạch có lương theo hợp đồng là 8.000.000đ thuộc diện chịu thuế TNCN đối với công dân Việt Nam
Lương NET theo hợp đồng là 8.000.000đ
Thuế TNCN = 8.333.333 – 8.000.000 = 333.333 Bảng 2.9: Bảng tính thuế TNCN tháng 12 năm 2007 ST T Họ tên Chức danh Lương NET theo HĐ Lương Gross Thuế TNCN 1 Nguyễn Trí Dũng GĐ 15.000.000 16.250.000 1.250.000
Thuế TNCN = Thu nhập trước thuế - Thu nhập sau thuế
TN trước thuế =
8.000.000 – 500.000 0.9
2 Nguyễn Thành
Long PGĐ 10.000.000 10.555.555 555.555
3 Lê Tuấn Hùng TP 7.000.000 7.222.222 222.222
4 Nguyễn Huy Khánh TP 6.500.000 6.666.667 166.667
5 Trần Quốc Toàn PP 6.000.000 6.111.111 111.111
6 Nguyễn Tuấn Anh TP 9.000.000 9.111.111 111.111
... ... ... ... ... ...
Tổng 95.780.000 110.250.00
0 15.567.000
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Hàng tháng kế toán tiền lương tính thuế TNCN căn cứ theo tiền lương trêno hợp đồng. Hiện nay, tiền lương làm thêm giờ của nhân viên trong Công ty chưa được tính TNCN. Để khắc phục tình trạng trên, vào thời điểm cuối năm, kế toán tiền lương sẽ lập bảng tính tổng số thu nhập cả năm sau đó tính thu nhập bình quân các tháng (Bao gồm lương NET và thu nhập làm thêm giờ) sau đó tính và phân bổ phần thuế thu nhập tăng thêm.
2.3.3. Phương pháp hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật VINACONEX ty cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật VINACONEX
Căn cứ vào chế độ kế toán hiện hành, để hạch toán tiền lương kế toán sử dụng TK 334, TK 642, TK111, TK 112...
TK 334 dùng để tập hợp các khoản phải trả cho người lao động
TK 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”: Do đặc điểm của Công ty là đấu thầu và quản lý dự án nên tiền lương của nhân viên trong Công ty được hạch toán vào chi phí Quản lý doanh nghiệp.
Chứng từ mà Công ty đang sử dụng để hạch toán tiền lương gồm: Bảng tính lương, Bảng thanh toán tiền lương, Giấy báo Nợ do ngân hàng lập, Uỷ nhiệm chi. Quy trình tính lương của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật VNACONEX có thể tóm tắt qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.10: Trình tự thủ tục tính lương và kế toán tiền lương
(Nguồn: Phòng Kế toán tài chính)
Phòng Hành chính
tổng hợp Bảng lương
Giám đốc duyệt
Phòng kế toán Thủ quỹ chi tiền
Vào cuối tháng, sau khi tập hợp được bảng chấm công do các phòng ban cung cấp, nhân viên phòng Hành chính tổng hợp và lập bảng tính lương. Bảng tính lương được chuyển để Giám đốc duyệt sau đó chuyển cho phòng Tài chính kế toán, kế toán sẽ lập giấy đề nghị thanh toán được Giám đốc duyệt chi. Thủ quỹ căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán đã được duyệt này để viết Uỷ nhiệm chi gửi cho Ngân hàng VIETCOMBANK để thanh toán tiền lương cho nhân viên. Tiền lương được trả vào tài khoản của từng nhân viên. Đồng thời Công ty sẽ nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng chuyển về. Đây là một đặc điểm đáng chú ý trong cách trả lương của Công ty. Cách trả lương này vừa chính xác, kịp thời, tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên.
Kế toán tiền lương lập bảng trích lương vào chi phí để phân bổ chi phí tiền lương vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ.
Bảng 2.11: Bảng trích lương vào chi phí tháng 12 năm 2007 CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ KỸ THUẬT VINACONEX
BẢNG TRÍCH LƯƠNG VÀO CHI PHÍ THÁNG 12 NĂM 2007
Họ tên Lương HĐ Các khoản đóng góp Thuế TNCN BHXH (20%) BHYT (3%) Lương tháng thực lĩnh Tổng chi phí tiền lương Phân bổ lương vào Chi phí QLDN Nguyễn Trí Dũng 15.000.000 1.125.000 3.000.000 450.000 16.756.000 21.331.000 22.456.000
Nguyễn Tuấn Anh 10.000.000 555.555 2.000.000 300.000 11.056.780 13.912.335 11.612.335
Trần Đức Nhất 10.000.000 555.555 2.000.000 300.000 11.112.000 13.967.555 11.667.555
Lê Tuấn Hùng 10.000.000 555.555 2.000.000 300.000 11.756.110 14.611.665 12.311.665
Nguyễn Thị Xuân 7.000.000 222.222 1.400.000 210.000 7.650.000 9.482.222 7.872.222
Trần Quốc Toàn 4.500.000 900.000 135.000 4.650.000 5.685.000 4.650.000
Nguyễn Huy Khánh 7.000.000 222.222 1.400.000 210.000 7.650.000 9.482.222 7.872.222
Nguyễn Công Tâm 6.500.000 666.666 1.300.000 195.000 6.800.000 8.961.666 7.466.666
Lê Trọng Nghĩa 7.000.000 222.222 1.400.000 210.000 7.650.000 9.482.222 7.872.222 .... .... .... .... ... ... ... .... Tổng 400.000.00 0 18.000.000 80.000.000 12.000.00 0 450.000.00 0 549.560.23 0 480.056.000
Trên bảng tính lương
Lương thực lĩnh = Lương ngày công + Lương năng suất + Tiền làm thêm giờ
Trích lương vào chi phí = Lương tháng thực lĩnh + Thuế TNCN (nếu có)
Bảng tính lương là căn cứ quan trọng để kế toán định khoản và phản ánh chi phí nhân công vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Lĩnh vực hoạt động chủ yếu hiện nay của Công ty là Giám sát và quản lý dự án, tiền lương trả cho nhân viên