3.1.2.1. Về hệ thống chứng từ kế toán sử dụng
Hệ thống chứng từ của Công ty được tổ chức và sử dụng hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ. Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng nói chung đều tuân theo quy định của Bộ tài chính và theo quy định riêng của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông -Việt Nam. Các chứng từ phát sinh liên quan đến các khoản mục chi phí đều được kế toán tập hợp đầy đủ để làm căn cứ vào các sổ kế toán. Các nội dung bắt buộc phải có trên chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính đều được thể hiện một cách đầy đủ và rõ ràng, các chứng từ còn được kiểm tra và luân chuyển thường xuyên, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có chứng từ gốc đi kèm giúp cho kế toán Công ty có căn cứ kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của chứng từ khi Xí nghiệp chuyển lên Công ty. Chứng từ ở các phần hành được luân chuyển theo đúng chế độ và có đầy đủ các chữ kí bắt buộc để làm rõ trách nhiệm của các cá nhân liên quan trong khâu luân chuyển chứng từ.
Trong quá trình hạch toán, Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức tương đối đơn giản và thuận tiện với những điều kiện tổ chức sản xuất của Công ty. Hiện nay, kế toán Công ty ghi sổ theo một trình tự từ chứng từ gốc đến sổ chi tiết rồi sổ cái, do đó số hiệu trên các sổ cho một nghiệp vụ là giống nhau. Cách vào sổ này thuận tiện cho việc tra cứu chứng từ, sổ sách khi cần thiết và thuận tiện trong việc thanh toán đối chiếu công nợ khi nghiệm thu.
Bên cạnh đó việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ vẫn còn một số các nhược điểm. Định kì có thể là cuối tháng, các kế toán chuyên quản yêu
cầu dưới Xí nghiệp nộp báo cáo về chi phí sản xuất của công trình đang thi công lên Công ty để hạch toán, các Xí nghiệp phải tập hợp đầy đủ chứng từ gửi kèm với báo cáo để chứng minh cho các khoản mục chi phí phát sinh. Tuy nhiên do đặc điểm của Công ty có địa bàn hoạt động rộng, các công trình thi công trải rộng khắp cả nước nên việc tập hợp và thanh toán các chứng từ của Xí nghiệp lên Công ty bị chậm trễ là điều khó tránh khỏi khiến việc thanh toán cũng như hạch toán không được kịp thời, không đưa được vào báo cáo chi phí các công trình và không kịp kê khai thuế giá trị gia tăng. Mặt khác, thời gian thanh toán các chứng từ ở các công trình từ dưới Xí nghiệp lên Công ty lại do các kế toán chuyên quản của Xí nghiệp đó quy định nên công việc thường hay bị dồn vào cuối kì làm cho việc hạch toán nhiều khi không được chính xác, dễ có những sai sót không đáng có, ảnh hưởng tới chất lượng của hệ thống kế toán, tới quá trình cung cấp thông tin ra quyết định của các nhà quản trị.
3.1.2.2. Về hệ thống sổ sách kế toán
Hình thức sổ Công ty đang sử dụng hiện nay là hình thức sổ Chứng từ ghi sổ trên máy vi tính. Việc áp dụng hình thức này với Công ty là hoàn toàn phù hợp vì đây là doanh nghiệp có quy mô vừa, có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản, dễ dàng trong khâu kiểm tra đối chiếu khi nghiệm thu công trình, thuận lợi trong việc phân công công tác cho nhân viên cũng như Xí nghiệp.
Hiện nay cả Công ty cũng như Xí nghiệp đều sử dụng hình thức sổ là chứng từ ghi sổ, theo đó căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ gốc liên quan đến các khoản chi phí phát sinh thì kế toán phải lập chứng từ ghi sổ và cần phải có sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, tuy nhiên trên thực tế thì không có ai theo dõi chứng từ ghi sổ và làm sổ đăng kí chứng từ ghi sổ. Điều này là không tuân thủ theo đúng chế độ quy định.
3.1.2.3. Về hệ thống tài khoản kế toán
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo đúng quy định của Bộ Tài chính, và có mở tiểu khoản của một số tài khoản về chi phí và công nợ phù hợp với đặc điểm của ngành xây lắp. Dựa vào đặc điểm của từng tài khoản cũng như mức độ thường xuyên sử dụng mà chúng được chi tiết thành các tài khoản cấp 2, cấp 3. Ví dụ như tài khoản 627 đã được phân ra thành 7 tiểu khoản rất rõ ràng và thuận tiện cho sử dụng trong việc hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Tuy nhiên hệ thống tài khoản kế toán của Công ty có nhược điểm là không mở các tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng tổn thất các khoản đầu tư tài chính. Trong thực tế, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới lợi ích của Công ty vì việc trích lập dự phòng là rất quan trọng. Các công trình do Công ty thi công thường kéo dài và cần lượng nguyên vật liệu lớn, trong khi đó giá cả các loại nguyên vật liệu trên thị trường trong thời gian qua liên tục tăng cao, làm tăng chi phí so với dự toán, nên đã ảnh hưởng lớn tới quá trình sản xuất, việc kế toán chi phí, ngoài ra, việc không trích lập dự phòng cũng khiến cho giá trị tài sản của Công ty không được đánh giá một cách chính xác.
3.1.2.4. Về hệ thống báo cáo kế toán
Vì Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên việc tổng hợp và in ra các báo cáo tài chính là rất dễ dàng và nhanh chóng, có thể in ở bất kỳ thời gian nào. Điều này tạo điều kiện cho hệ thống kế toán dễ dàng phát hiện những sai sót trên các báo cáo tài chính và nhanh chóng sửa chữa điều chỉnh các bút toán một cách dễ dàng.
Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty được lập đầy đủ theo đúng mẫu quy định và hàng năm đều được kiểm toán bởi một Công ty kiểm toán có uy tín trên thị trường sau đó sẽ công khai các báo cáo này cho Hội đồng quản trị,
Ban lãnh đạo, các cổ đông…. Điều này sẽ làm tăng độ trong sạch của hệ thống báo cáo tài chính của Công ty, phần nào làm tăng uy tín của Công ty trên thị trường và đặc biệt là khi Công ty phát hành cổ phiếu của mình.
Nhược điểm của hệ thống báo cáo kế toán đó là Công ty mới chỉ có báo cáo kết quả kinh doanh theo doanh thu chứ chưa có báo cáo theo sản lượng, mặt khác báo cáo theo sản lượng sẽ giúp cho Công ty thuận lợi trong việc theo dõi và kiểm soát hiệu quả họat động của từng Xí nghiệp.
Công ty cũng mới chỉ chú trọng tới hệ thống báo cáo tài chính để công khai, minh bạch cho các đối tượng bên ngoài Công ty mà chưa quan tâm tới việc lập và sử dụng hệ thống báo cáo kế toán quản trị, mặt khác hệ thống báo cáo kế toán quản trị có tác dụng rất lớn trong việc giúp các nhà quản trị ra quyết định, nhất là đối với việc sản xuất, quản trị chi phí và giá thành sản phẩm. Còn ở Xí nghiệp thì gần như chưa tổ chức kế toán quản trị chi phí và giá thành sản phẩm, phần việc của kế toán quản trị tại Xí nghiệp mới chỉ dừng lại ở việc lập dự toán chi phí.
3.1.2.5. Về đối tượng, phương pháp kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Việc Công ty xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là từng công trình, hạng mục công trình là rất phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh xây lắp cũng như yêu cầu quản lí, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát các số liệu, khoản mục chi phí, tăng cường trách nhiệm vật chất đối với các cá nhân có liên quan.
Chi phí sản xuất được tập hợp theo từng khoản mục riêng biệt một cách hợp lý, phù hợp với nội dung, đặc điểm chi phí phát sinh tại Xí nghiệp, tạo điều kiện cho công tác đánh giá sản phẩm dở dang, tính giá thành sản phẩm chính xác và chi tiết cũng như việc so sánh các khoản mục chi phí với dự toán
để tiến hành đánh giá ảnh hưởng của từng yếu tố với mức độ hoàn thành kế hoạch đề ra.
Công ty sử dụng phương pháp tính giá thành là phương pháp trực tiếp là phù hợp với yêu cầu và điều kiện của Công ty, giúp cho việc tính giá thành sản phẩm xây lắp chính xác, xác định đúng đắn kết quả kinh doanh
3.1.2.6. Về kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Công ty không mua vật tư về dự trữ tại các kho mà căn cứ vào khối lượng công việc được giao khoán và tiến độ thi công Xí nghiệp sẽ tiến hành mua vật tư, thi công đến đâu mua vật liệu đến đó nên tiết kiệm được chi phí về trông coi vật tư vừa đảm bảo được tiến độ thi công lại tránh lãng phí mất mát vật tư. Cách quản lý này không những làm tăng vòng chu chuyển vốn trong hoạt động SXKD mà còn làm tăng trách nhiệm của nhân viên quản lý công trình trong việc sử dụng số vật tư theo đúng mục đích và hạn mức tiêu hao.
Công ty giao quyền cho các Xí nghiệp mua những vật tư có khối lượng lớn gần khu vực thi công như thế sẽ giảm được chi phí vận chuyển hơn là để Công ty mua và cấp cho các đơn vị thi công. Các chứng từ trong quá trình kế toán chi phí nguyên vật liệu được tập hợp đầy đủ và kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ, sự chính xác về số liệu rồi mới tiến hành ghi sổ theo đúng chế độ và yêu cầu của công tác kế toán.
Tuy nhiên ở Xí nghiệp, sau khi công trình hoàn thành bàn giao thì các phế liệu thu hồi được không được phản ánh đầy đủ trong sổ sách chứng từ, và có thể dẫn tới việc mất mát, ngoài ra còn làm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tăng lên so với thực tế.
3.1.2.7. Về kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Thời gian lao động của từng công nhân được theo dõi qua Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương giúp cho kế toán xác định được tiền lương phải trả trong tháng cho từng đơn vị thi công, phục vụ cho công tác tính giá thành
sản phẩm xây lắp được dễ dàng và chính xác. Bên cạnh lực lượng lao động có tay nghề trong biên chế, Xí nghiệp còn tiến hành sử dụng lượng lao động thuê ngoài ngay tại địa phương nơi thi công trong việc thực hiện các công việc không yêu cầu trình độ cao, lương trả cho các đối tượng này là theo hình thức khoán gọn, đây là một chính sách sử dụng nhân sự rất linh hoạt và hợp lí .
Tuy nhiên kế toán Xí nghiệp chưa thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất. Điều này có thể gây ra biến động lớn về chi phí nhân công trực tiếp giữa các công trình, ảnh hưởng tới việc thực hiện các dự toán chi phí.
3.1.2.8. Về kế toán chi phí sử dụng máy thi công
Do đặc điểm thi công của ngành Bưu điện nên trong quá trình thi công công trình các đơn vị thi công không cần sử dụng nhiều đến máy thi công hay cũng có nghĩa là khoản chi phí này phát sinh tương đối ít. Do vậy nên Công ty không mua sắm máy thi công là hợp lý, tránh được những khoản khấu hao, bảo dưỡng máy không cần thiết khi không sử dụng. Khi cần sử dụng máy, Công ty có thể thuê ngoài rất tiện lợi mà vẫn đảm bảo được tiến độ thi công công trình và tiết kiệm được chi phí nhân công, khấu hao, bảo dưỡng máy móc… giúp làm giảm chi phí sản xuất.
3.1.2.9. Về kế toán chi phí sản xuất chung
Tại Xí nghiệp của Công ty, chi phí sản xuất chung được phân loại và hạch toán theo từng yếu tố chi phí. Để kế toán chi phí sản xuất chung thì TK 627 tại Xí nghiệp đã được chi tiết thành 7 tiểu khoản rất rõ ràng và thuận tiện cho việc hạch toán cũng như đối chiếu số liệu, giúp cho công tác kế toán cũng như quản lí chi phí chính xác và hiệu quả. Các khoản mục chi phí phát sinh tại công trình, hạng mục công trình nào thì sẽ được tính trực tiếp vào chi phí phát sinh của công trình đó. Nhưng với các khoản chi phí phát sinh và có liên quan tới nhiều công trình thì việc phân bổ chi phí sản xuất chung lại không theo một tiêu thức cụ thể nào, mà dựa trên cơ sở tổng chi phí sản xuất chung tập
hợp được, kế toán ước tính chi phí sản xuất chung cho từng công trình để gắn với giá trị được giao khoán. Do vậy, trong kỳ, có công trình không phát sinh chi phí nhân nhân viên quản lý, có công trình lại không phát sinh chi phí khấu hao… Điều này là sai với chế độ kế toán hiện hành và ảnh hưởng đến giá thành công trình hoàn thành bàn giao.