- Thực hiện việc tìm hiểu thị trường, tuyên truyền quảng bá và giới thiệu sản
2.1.4 Đánh giá tính chất công việc và sự kết hợp hài hòa giữa các bộ phận
Để công việc được hiệu quả hơn thì đòi hỏi tất cả các bộ phận trong công ty phải có những chính sách hổ trợ lẩn nhau. Sự kết hợp hài hoà giữa các bộ phận sẽ là yếu tố giúp cho nhân viên làm việc có trật tự và có trách nhiệm với công việc của mình.
Tại công ty sẽ có lịch vận chuyển, nội dung để thông báo cho hướng dẫn biết ngày khởi hành, số lượng khách, tên đoàn và đi theo chương trình nào. Để nhân viên trong công ty nắm bắt được tình trạng đoàn và thông báo cho khách biết ngày khởi hành cũng như có sự thay đổi trong chương trình. Công việc cụ thể như sau:
Chương trình du lịch sẽ được khách thông qua về giờ khởi hành, tiêu chuẩn ăn uống, sản phẩm tham quan…Nhân viên Marketing lên kế hoạch chương trình bằng cách gởi thư đến khách sạn ( số lượng khách, ngày đến cùng với những dịch vụ giao kết trong hợp đồng). Liên hệ với các điểm tham quan về vấn đề giá cả, liên hệ với hướng dẫn viên địa phương…Nắm bắt được bảng giờ và múi giờ tàu, máy bay của các đối tác để thông báo kịp thời cho khách biết khi có sự cố không theo chương trình du lịch
Công việc của nhân viên điều hành thiết lập hồ sơ đoàn, kèm theo những chứng từ thông báo, giá của từng loại dịch vụ, thời gian tham quan cho bao nhiêu khách và trong bao nhiêu giờ. Cụ thể mẫu hồ sơ đoàn gồm:
▪ Trưởng đoàn: Nguyễn Văn A
▪ Số điện thoại: 01234567890 ▪ Hợp đồng số: 01234 ▪ Địa điểm đón khách: tại công ty bảo hiểm nhân thọ An Giang ▪ Số lượng khách: 40.
- Người lớn: 35 - Trẻ em: 5 ▪ Tài xế: Nguyễn Văn B ▪ Xe: 67H3- 5254 ▪ Hướng dẫn: Nguyễn Thị C
Bộ phận điều hành viết lệnh điều động xe mang biển số 67H3- 5254 cho tài xế: Nguyễn Văn B
▪ Lái từ thành phố Long Xuyên đi Miền Trung
▪ Lý do: đưa khách đi tham quan, từ ngày 24/3 đến 30/3.
▪ Ghi chú: đế nghị các trạm kiểm soát giao thông dành mội sự dễ dàng cho đoàn đi công tác đạt đúng thời gian yêu cầu.
Liên hệ với trưởng đoàn về tình trạng đoàn ( có trường hợp ăn chay hay sử dụng dịch vụ bổ sung thêm )
Viết giấy giới thiệu hướng dẫn đến đón khách:
▪ Công ty cổ phần du lịch An Giang cử hướng dẫn Nguyễn Thị C đến công ty bảo hiểm nhân thọ An Giang để đón khách, thay mặt công ty hướng dẫn Nguyễn Thị C có trách nhiệm chăm sóc và bảo vệ tài sản cho mỏi thành viên trong đoàn trong suốt quá trình thực hiện
▪ Do tài xế: Nguyễn Văn B lái từ Long Xuyên đi Miền Trung.
Đề nghị quý công ty giúp đỡ hướng dẫn Nguyễn Thị C hoàn thành nhiệm vụ
Hướng dẫn viên thực hiện nhiệm vụ do bộ phận điều hành điều động thông qua lịch vận chuyển và nhận tất cả các giấy tờ cam kết giữa công ty và khách hàng, mẩu hồ sơ đoàn, bảng sử dụng dịch vụ đã kí kết với các điểm tham, dịch vụ mua sắm, ăn nghỉ…
Sau khi kết thúc đoàn hướng dẫn viết phiếu tạm ứng đề nghị công ty thanh toán lại các khoản mà hướng dẫn đã bỏ ra trong suốt chương trình với dịch vụ ăn uống, tham quan, mua sắm…
Trường hợp kế toán lập phiếu chi cho hướng dẫn khi hướng dẫn không quyết toán về nhu cầu của khách hàng, nhưng phải có bảng hợp đồng do bên khách kí và cam kết ( cam kết tất cả về các điều khoản, không thay đồi về số lượng khách, điểm tham quan, mua sắm…). Có gì thay đổi thì bên B (phía khách hàng) phải báo cho bên A (công ty biết trước 48 giờ, sau 24 giờ bên B phải bồi thường 20% hợp đồng. Cụ thể bảng lập phiếu chi bao gồm:
▪ Lạp phiếu chi cho hướng dẫn: Nguyễn Thị C
▪ Đĩa điểm: 17 Nguyễn Văn Cưng, Phường Mỹ Long, thành phố Long Xuyên, An Giang.
▪ Lý do chi: cho đoàn công ty bảo hiểm nhân thọ An Giang, đi từ Long Xuyên đến miền trung, thời gian: 6 ngày 5 đêm
▪ Số tiền: 200.000.000VND ▪ Dịch vụ kèm theo ( nếu có) ▪ Hợp đồng thuê xe
Sau khi thống kê tất các dịch vụ trong chương trình, tổng chi phí mà hướng dẫn đã thanh toán trong suốt thời gian thực hiện chương trính thì kế toán viết giấy đề nghị thanh toán dối với phó Giám Đốc. Nội dung bao gốm:
▪ Tên hướng dẫn: Nguyễn Thị C ▪ Tên tài xế: Nguyễn Văn B
▪ Phương tiện: xe vận chuyển 45 chổ mang biển số 67H3- 5254 ▪ Hợp đồng dịch vụ số: 01234
▪ Lệnh điều động
▪ Thời gian thực hiện: 6 ngày 5 dêm từ Long Xuyên - Miền Trung ▪ Địa điểm tham quan
▪ Số lượng khách:35 khách là ngưòi lớn, 5 khách là trẻ em. ▪ Chi phí thực tế như sau:
Thời gian Ngà
y
Diển giải Chi phí
24/3/2011 1 - chi phí vận chuyển (địa điểm) - ăn uống, tham quan (liệt kê)…
10.000.000
30/4/2011 6 - vận chuyển, không ăn tối … 8.500.000
Tổng hợp đầy đủ tất cả các yếu tố, kế toán chuyển bảng thanh toán này đến phó Giám Đốc và nghị kí vào bảng thanh toán này. Kiểm tra tính hợp lệ của tờ phiếu phó Giám Đốc chuyển giao cho Giám Đốc luư giữ trong trường hợp công an đến kiểm tra.