II. Một số giải pháp đề xuất hoàn thiện hệthống quản lý chất lượng củaWAE
2.2.4.Xây dựng hệthống ISO online nhằm giảm thiểu thông tin không hoàn hảo giữa các bên.
2. Giải pháp hoàn thiện hệthống quản lý chất lượng theo ISO 9000:2008 1.Nhóm giải pháp trong quá trình lập kế hoạch chất lượng
2.2.4.Xây dựng hệthống ISO online nhằm giảm thiểu thông tin không hoàn hảo giữa các bên.
bên.
ISO online nghĩa là công ty có thể xây dựng hệ thống ISO trực tuyến trên một mạng để các bên liên quan có thể cập nhật và thông báo những thay đổi trong quá trình thực hiện. Công ty có thể xây dựng nên một Sharepoint chung của dự án và khi có bất cứ thay đổi nào thì các bên liên quan có thể đưa lên Sharepoint này, và yêu cầu các bên liên quan trong dự án phải thường xuyên theo dõi kiểm tra và hoàn thiện hệ thống sharepoint này, bảo đảm cho thông tin được thực hiện thông suốt, đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng. Ưu điểm của giải pháp này là:hiện nay mạng Internet đã được phổ cập rộng rãi và dần trở thành một phần không thể thiếu của các công ty, doanh nghiệp trên thị trường, do đó với việc xây dựng hệ thống ISO online cho phép người dùng truy cập ở bất cứ mọi nơi và vào bất kỳ thời gian nào.
Thêm vào đó với việc áp dụng hệ thống ISO online như trên doanh nghiệp sẽ tạo ra một môi trường làm việc hiện đại và năng động hơn cho người lao động trong việc trao đổi thông tin. Hệ thống hỗ trợ một cách tốt nhất cho việc đáp ứng nhanh các yêu cầu cập nhật và truy cập trông tin, bảo đảm tính nhất quán của thông tin và kiểm soát luồng trung gian hiệu quả ( thông tin đến trực tiếp từ khách hàng – các thành viên triển khai dự án mà không thông qua bất kỳ một trung gian nào khác ). Quản lý trên sharepoint sẽ tránh được việc trùng lặp trong việc xử lý thông tin, giảm thời gian và chi phí cho việc xử lý và lưu trữ thông tin bằng giấy tờ, giảm chi phí tìm kiếm và in ấn, giảm chi phí của bộ máy quản lý, nâng cao hoạt động sản xuất kinh
doanh. ISO online tạo ra môi trường cho phép doanh nghiệp trao đổi thông tin nội bộ một cách dễ dàng và nhanh chóng, thông tin thông suốtmọi lúc mọi nơi,giúp cho dự án có thể rút ngắn thời gian hoàn thành, tăng năng suất lao động, quản lý tài liệu một cách tập trung và thống nhất. Đặc biệt hệ thống tài liệu và hồ sơ được quản lý một cách tập trung, công khai điều này cho phép doanh nghiệp ban hành và phê duyệt tài liệu một cách công khai dân chủ trên mạng, những bổ sung đóng góp và sửa đổi có thể cập nhật một cách thường xuyên mà không hề tốn kém chi phí như cách truyền thống.
Đối với các bên liên quan, ISO online có những ích lợi rất lớn cụ thể:
Đối với các quản lý hệ thống, việc xây dựng hệ thống ISO online giúp cho những người quản lý hệ thống có thể quản lý được hồ sơ và tài liệu một cách đơn giản dễ dàng, nhanh chóng bằng cách nhập lên tài liệu lên hệ thống thì ngay lập tức những người có liên quan có thể truy cập một cách dễ dàng thông qua một dường link chung được quy định, như vậy sẽ giúp công việc của những người quản lý đơn giản hơn,nhanh hơn.
Đối với nhân viên: Thông qua hệ thống chung, nhân viên có thể tìm thấy bất cứ tài liệu nào mà mình cần tạo bất cứ thời điểm nào, có thể đọc được một hướng dẫn hay tìm thấy một quy trình sử dụng bất kỳ nào phục vụ cho công việc của mình mà không lo tài liệu ấy bị sử dụng nhầm hoặc lỗi thời. Vì việc quản lý hồ sơ tài liệu thống nhất thông qua một máy chủ và các hồ sơ tài liệu sẽ được phân loại và lưu theo từng lĩnh vực từng công việc cụ thể như hệ thống ISO 9001:2008. Cộng thêm việc tạo hồ sơ và phê duyệt và tạo hồ sơ cho phép hệ thống phân quyền truy cập và tìm kiếm hồ sơ một cách dễ dàng. Đối với người quản lý: thông qua hệ thống ISO trực tuyến có thể theo dõi và kiểm soát
được toàn bộ hồ sơ tài liệu, công việc và trạng thái của mỗi công việc đã giao xuống cho cấp dưới, cập nhật được một cách thường xuyên tình trạng các chương trình dự án đưa ra. Hơn nữa thông qua hệ thống này, nhà quản lý có thể xem lại hàng loạt các báo cáo về công việc nhân sự, khách hàng một cách tổng quát nhất tạo ra cơ sở tiền đề cho nhà quản lý đưa ra những phương hướng những định hướng mới phát triển ngắn hạn và dài hạn cho tổ chức, bảo đảm đưa tổ chức đi đúng theo xu hướng chung và phù hợp trình độ phát triển của nền kinh tế.
2.3.Nhóm giải pháp trong quá trình kiểm soát chất lượng
Tiến hành chuyên môn hóa công việc, hình thành những nhóm chất lượng trong công ty. Nhóm chất lượng này có thể là nhóm ít người , cùng trong một đội công tác trong các dự án phụ trách các vấn đề về chất lượng và liên hệ với khách hàng, bảo đảm cập nhật được những thay đổi liên tục, thường xuyên của khách hàng về mọi mặt để có những biện pháp thay đổi nhanh chóng và phù hợp.
Các hoạt động chất lượng chính là kiểm soát và cải tiến chất lượng . Biết cách sử dụng thành thạo các quy trình các công cụ và hiểu rõ nội dung bản chất của hệ thống chất lượng của công ty. Các thành viên của nhóm chất lượng này phải đóng vai trò là những hạt nhân tiêu biểu đi tiên phong trong các hoạt động chất lượng của công ty . Các hoạt động phải nổi bật, sát với thực tế, thông qua các thành viên trong nhóm dần dần đưa hoạt động chất lượng thành tác phong nề nếp của đội, của nhóm và dần dần thành tác phong của các phòng ban của các trung tâm và cuối cùng trở thành nội quy, thành văn hóa của công ty.
Mục tiêu chính về chất lượng của nhóm này là : tạo ra hạt nhân chất lượng, nâng cao ý thức của người lao động trong các hoạt động chất lượng đẩy nhanh sự cải tiến và phát triển của công ty, tạo ra môi trường hoạt động làm việc lành mạnh và năng động cho nhân viên. Đưa văn hóa chất lượng vào công ty.
2.4.Thành lập một đội, hoặc một nhóm đào tạo chất lượng
Nhằm nâng cao chất lượng đào tạo cũng như quá trình đào tạo được thực hiện một cách bài bản thì công ty nên thành lập ramột đội chuyên trách về đào tạo. Đội ngũ đào tạo này cần có những khả năng truyền đạt tốt, có kiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng về chất lượng quy trình, kỹ năng làm việc với con người thật tốt.
Thêm vào đó chính đội ngũ này cũng phải được đào tạo bài bản từ những chương trình đào tạo bên ngoài hoặc bên ngoài công ty.
Trong quá trình đào tạo thì cố gắng đến mức tối đa cho bài giảng của cán bộ đào tạo sát với chương trình với điều kiện làm việc của người lao động nhất, cho họ có thểhình dung và áp dụng tốt nhất bài giảng vào thực tế.
2.4.1. Nhóm chất lượng trong công ty
Tuyển mộ được một đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ nhiệt tình, có khả năng làm việc nhóm, có khảnăng thuyết trình tốt.
Và công ty nên tạo điều kiện tốt cho nhóm hoạt động và hoàn thành mục tiêu đã được đặt ra của nhóm, thường xuyên theo dõi và đánh giá các hoat động của nhóm, kiểm tra kiểm soát các hoạt động này, bảo đảm các hoạt động có hiệu quả.
II.4.1. Bổ sung chính sách phúc lợi cho nhân viên công ty
Việc nhân sự thường xuyên thay đổi đã ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của công ty, công ty nên đẩy mạnh các hoạt động đãi ngộ với nhân viên hơn nữa . Có thể tăng lương, thưởng hoặc trợ cấp cho người lao động. Thêm vào nữa việc tạo môi trường tốt cho công ty bằng các đợt thi đua trong các nhóm các bộ phận trong công ty là rất cần thiết.