Qua tìm hiểu về tình hình ứng dụng tại các doanh nghiệp triển khai ERP cho thấy: phần lớn doanh nghiệp đều gặp khó khăn và hạn chế khi triển khai giải pháp Triển khai ERP là một quá trình phức tạp và tốn nhiều thời gian, chi phí và công sức, thế nên, nếu một doanh nghiệp muốn ứng dụng ERP cần lường trước những khó khăn mà doanh nghiệp mình có thể gặp phải Ngay cả những doanh nghiệp đã áp dụng thành công ERP cũng cần xem xét và đánh giá từ đó rút kinh nghiệm cho quá trình phát triển hệ thống sau này
Mỗi doanh nghiệp tồn tại những vấn đề cần giải quyết khác nhau, tuy nhiên, sau quá trình tổng hợp, tác giả có thể đưa 6 khó khăn và hạn chế phổ biến mà các doanh nghiệp cần lưu ý như sau:
Thứ nhất, thiếu hụt về nhân sự: ERP là giải pháp đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều cá nhân trong doanh nghiệp Một số quan niệm sai lầm cho rằng triển khai ERP ch xảy ra ở bộ phận công nghệ thông tin hay phòng kế toán Kết quả là khi triển khai thực tế, doanh nghiệp bị thiếu hụt nhân sự vì số lượng thành viên không đảm bảo, công việc quá tải và thậm chí là không đủ năng lực để giải quyết nhiều vấn đề phát sinh thực tế
Thứ hai, tiến độ triển khai chậm trễ và chi phí vƣợt ngân sách:
Phần lớn các doanh nghiệp đều có thời gian và chi phí triển khai thực tế vượt so với kế hoạch ban đầu Nguyên nhân của điều này diễn ra thông thường xuất phát từ phía nhà triển khai (triển khai quá nhiều dự án, năng lực không đảm bảo ) nhưng cũng có thể là do từ phía doanh nghiệp chưa tính toán, lường trước hết các chi phí ẩn có thể phát sinh và dự trù kinh phí chưa hợp lý Khả năng của người lãnh đạo và ban dự án có ảnh hưởng rất lớn đến việc xác định mục tiêu, kế hoạch và phạm vi dự án
Thứ ba, sự phản đối của nhân viên, nhà quản lý và đơn vị cơ sở:
Triển khai ERP gắn liền với nhiều thay đổi trong doanh nghiệp: cách thức làm việc, tuân thủ quy trình, chịu sự giám sát của nhiều chức năng trên hệ thống… Thế nên, tâm lý chung khi triển khai ERP là không ủng hộ vì họ sợ thay đổi thói quen làm việc cũ Điều này tạo nên những phản ứng tiêu cực của các cấp trong doanh nghiệp đối với việc ứng dụng ERP Tuy nhiên, cùng với sự quyết tâm của người lãnh đạo và công tác truyền thông, đào tạo hiệu quả có thể giải quyết được khó khăn này
Thứ tƣ, lựa chọn sai nhà tƣ vấn triển khai và giải pháp:
Thị trường ERP hiện nay rất đa dạng về giải pháp và có sự tham gia của nhiều nhà cung cấp trong và ngoài nước Do thiếu hiểu biết và không dành thời gian hợp lý để đánh giá nhà tư vấn triển khai và giải pháp nên sản phẩm có thể không phù hợp với doanh nghiệp Một thực tế diễn ra phổ biến hiện nay khi tìm hiểu về sản phẩm ERP ở các doanh nghiệp là trách nhiệm này được giao cho phòng công nghệ thông tin. Sau khi lựa chọn xong, họ sẽ báo cáo lên ban giám đốc và tiếp theo là mời nhà cung cấp đến trình bày, thỏa thuận và ký kết hợp đồng Kết quả của việc làm này là lãng phí về thời gian và tiền bạc, tiêu chí đưa ra để đánh giá chủ yếu ch mới quan tâm đến giá cả của sản phẩm
Thứ năm, thiếu kiến thức chuyên môn, hiểu biết về ERP:
Mặc dù ERP đã phát triển nhiều năm trên thế giới, nhưng tại Việt Nam không phải doanh nghiệp nào cũng có hiểu biết đúng về ERP Nhiều doanh
nghiệp đã triển khai thất bại vì hiểu sai kiến thức về ERP Nguyên nhân của vấn đề này là do hạn chế về trình độ và công tác truyền thông, đào tạo chưa hiệu quả Muốn ứng dụng thành công ERP, sự hiểu biết này không ch có ý nghĩa đối với người lãnh đạo mà ngay cả các nhân viên trong doanh nghiệp cũng phải thật sự hiểu rõ
Thứ sáu, thiếu quy trình thống nhất chung:
Hầu hết các doanh nghiệp đều gặp rất nhiều khó khăn khi thiết lập quy trình thống nhất chung cho cả doanh nghiệp vì trước khi triển khai đơn vị không có quy trình chuẩn, các bộ phận lại không liên kết được với nhau Mỗi phòng ban làm việc theo cách riêng và có khi mâu thuẫn với phòng ban khác ERP là giải pháp quản lý theo quy trình, do đó, muốn dự án thành công thì doanh nghiệp cần phải xây dựng quy trình chuẩn cho từng bộ phận và toàn bộ hệ thống